采购部门业务流程.doc

上海华艺幕墙系统工程有限公司北京分公司上海华艺幕墙系统工程有限公司北京分公司工程材料采购业务流程上海华艺系统工程有限公司北京分公司2011年3月编制：马汉林工程材料采购业务流程一. 部门构成材料采购部由一名经理、一名或若干名采购员组成。二. 部门职能以技术部下发的经过技术总监批准的材料采购计划单为依据，在公司商务部核准的合格分承包商范围内按期完成材料的采购工作。同时配合财务完成采购过程中的成本控制及帐款统计工作。三. 分工1. 材料部经理1.1负责材料采购部人员分工及本部门人员考核。1.2 分解下达采购任务，并监督各项采购计划的完成情况。1.3 协同商务部审核采购价格，采购合同和采购结算书。1.4 配合财务做好帐务统计工作。1.5 根据公司财务下达的资金使用计划，赊欠和还欠。1.6 负责公司各项制度的落实。2. 材料采购员2.1按收付实现制和责权发生制两条主线建立两套帐；分别分工程、分厂家、分材料统计定额、到货、付款、欠款及发票情况，即时发生即时统计。2.2按公司工程成本预算审核采购任务单，发现超成本采购计划立即 报分管副总处理。2.3记流水帐：详见材料到货、付款与返发票情况流水帐。2.4填统计表：详见材料到货、付款与欠款统计表和单项工程材料定额、到货、待进货与欠款情况统计表。2.5负责按收付实现制和责权发生制两条线完成材料的到货、付款与欠款统计工作，并于当日到公司财务报帐。2.6协同商务部负责价格谈判、签订合同并按采购合同审批程序报审采购合同。合同审批程序见合同审批表中栏目。2.7负责材料到货后的初验与数量核实。2.8负责向工程项目部报验及办理入库。2.9负责报帐和办理付款。（报帐工作必须在材料到货48小时内完成）3.0负责货到公司后各阶段发现的不合格材料的退换货。3.1负责依据技术部核准的工程预算及其调整单统计单项工程、单项材料的采购定额并与实际采购量（按单项工程单价累计法进行统计）进行核对，即时掌握供货情况。3.2负责编制材料到货结算单并按合同审批程序送审。四. 工作依据1 采购依据1.1采购数量依据1.1.1总量依据：单项工程成本预算及其调整单中的总数量。1.1.2批次采购量依据：技术部下达的材料采购计划单。1. 2价格依据：单项工程成本预算中的单价。13质量依据：技术部图纸及技术文件中的质量要求，尺寸公差要求同国标。1. 4时间依据：技术部下达的采购计划单中的时间要求.1. 5付款依据：财务应付款额及财务下达的(赊欠和还欠)资金计划1. 6计量依据：材料计量标准单位及其换算方法规定。2. 记帐报帐依据2.1收付实现制记帐依据实际到货量及总价值(与是否报检入库财务挂帐无关)，实际付款，实际欠款(此欠款是指实际到货价值与已付款之差额)2.2责权发生制依据是完成了报检入库并已到财务挂帐后的到货量及总价值, 付款及外欠(此外欠是指按采购合同的到货挂帐后的应付款)。五. 材料采购、报验、入库、报帐、付款工作程序1. 建帐摘要单项工程成本预算中相关部分建立单项工程单项材料采购台帐帐页；2. 商务洽谈以四、1中的的采购依据为前提进行商务洽谈，力求低价；3. 订货根据公司标准采购合同文本编写采购合同，按合同审批表中栏目规定送审，经批准后盖章生效；4. 跟踪定期了解（电话或传真）材料生产情况，随时向分管领导反馈；5. 到货到货后材料采购员负责接货、初验、清点。按收付实现制记入台帐，并即时向公司财务报帐登记。此项工作必须在到货后48小时内完成。6. 报验填写进货检验单向工程项目部报验。（附质保文件及材料发票）7. 入库工程项目部验收后到库房办理入库。8. 报帐办理完入库手续后，将入库单、材料发票贴好填写清楚，经财务审批，采购员记帐（责权发生制）本人记台帐后送分管领导审批，分管领导审批后到财务部挂帐。此项工作应在到货后48小时内完成。9. 付款9.1预付款：依据采购合同填写借据，登记台帐，送采购部经理审批后经材料采购员登记并签字，财务签字登记，分管副总批准后到财务部办理付款。9.2还欠：依据财务应付帐款额报经理审批，本人登记台帐，材料采购员登记并签字，财务签字登记，分管副总批准后到财务部办理付款。9.3 根据本公司财务制度及实际情况，规定还欠时间为每月第四周下午14：0016：00，由材料采购人员办理手续。注：直发现场材料的办理以现场项目经理反馈的经验收后的现场到货情况反馈单为依据，办理入库及后续工作。六. 工作规范及奖罚1. 规范：1. 1不得超成本采购；1. 2不得私定分承包方;1. 3不得“吃、拿、卡、要”出卖公司谋取个人利益;1. 4不得擅自降低采购质量标准;1. 5不得擅自改变材料计量标准;1. 6不得私自延后到货时间;1. 7帐目必须清楚, 必须按规定时间方法记帐、报帐;1. 8应严格遵守公司其它各项规章制度。2. 处罚2. 1超成本采购视情节可另行罚款直至除名。2.2私定分承包未造成损失的视情节可批评教育直至罚款500元; 给公司造成损失的按价赔偿, 并处以500元以上罚款直至追究法律责任。2.3有出卖公司利益, 谋取不正当个人利益者一经发现立即开除,情节严重者送司法机关处理。2.4擅自降低质量标准, 改变计量标准者罚款1001000元, 情节严重者予以除名处理。2.5帐目不清, 报帐不及时者每次罚50元。2.6延期到货并且未及时反馈者每次罚款50-200元。2.7采购工作按时完成, 为公司降低成本的按公司制度给与奖励。2.8违反公司其它规章制度按相关制度规定另行处理。七. 主要材料采购控制要点材料部采购员在工作中除按基本工作制度及原则完成外，针对不同材料的特性，把握如下要点：（一） 钢材采购要点1 材质、化学成份检测报告；2 断面尺寸应符合国家标准；3 表面质量良好，无锈蚀情况；（二） 不锈钢材料1 化学成份；2 表面处理的技术要求；3 产地；（三） 铝材1 模具情况，一批型材模具是否同一供货商，注意不同厂家的色差；2 合金牌号；3 合金状态（T5还是T6）；4 结算方式，双方确认的密度；5 表面处理形式（素材、氧化色、亚光、喷涂、颜色）；（四） 铝单板1. 铝板厚度； 2.色卡号； 3.原板产地； 4.表面漆的牌号； 5.面积核算方式(展开还是投影, 异形板如何算) ； 6.编号, 要求厂家必须按公司细目编号做好标识 ；7.尺寸公差要求 ； 8.色差要求； 9.应按甲方封样的色板订货 ； 10.漆的附着力检测报告； 11.要求板纹理方向标志清楚； 12.破损的承担者； 13.补板时间； 14.装卸费规定；15.保护膜的要求;(五)复合板1.色卡牌号; 2.纹理方向标志;3.内外层铝板的合金号厚度; 4.芯层材料;(六)玻璃1.凭样片订货; 2.组合方式(钢化、中空、夹胶LOW-E); 3.备片的补片速度; 4.必需设置编号标志; 5.相容试验样片提供; 6.尺寸精度要求;7.倒角磨边的要求; 8.破损自爆的费用承担; 9.检测报告、合格证等资料 ; 10.装卸费用约定明确; 11.保护膜要求;(七)石材1.样板; 2.编号标志; 3.平整度及尺寸公差要求; 4.磨边、倒角、开槽的费用要明确; 5.备板及补板要求; 6.装运、卸车费用要明确; 7破损责任要明确;( 八)胶类1.相容试验; 2.胶的保质期; 3.使用特性说明; 4.剩余的退换;5.配套的工具、设备（打胶机、胶枪）;（九）标准件、五金件、化工类辅件1.公称尺寸是否合格(螺距内外径、长度、紧固槽口等); 2.材质是否合格, 不锈钢件需特别注意其材质; 3.包装单位与实际是否