总公司合同管理办法.doc

南昌道桥工程总公司合同管理暂行办法目 录一、总则二、合同管理机构、人员职责三、合同的拟定及谈判四、合同的评审、签订及履行五、合同的变更及解除六、合同编号设置七、合同备案及归档保存一、总 则第一条 为加强对总公司合同的管理，维护总公司的合法权益，减少经济纠纷的发生，使总公司的合同管理制度化、规范化，特制定本办法。第二条 本办法是根据中华人民共和国合同法及国家其他有关法律、法规并结合总公司的实际制定。第三条 本办法所称合同是指总公司作为一方当事人与其他法律关系主体所签订的各类型合同（包括总承包、专业承包、劳务分包、物资采购、设备采购合同等），及其他具有合同性质的意向书、协议书等。总承包合同指总公司作为乙方承接的合同，专业承包合同指总公司作为甲方发包的工程合同，劳务分包合同指总公司作为甲方发包的劳务作业合同，物资设备采购合同指总公司作为采购方的采购合同。本办法所称评审委员会、评审小组参照南昌市市政工程管理处（南昌道桥工程总公司）物资采购及各类项目比价谈判评审管理办法规定。第四条 本办法所称的合同管理是指总公司对签订的合同进行拟定、谈判、评审、签订、登记归档等处理。具体包括资信调查、商务谈判、合同的签订、履行、变更等全过程的管理。二、合同管理机构、人员职责第五条 总公司合同管理工作由各业务承办部门或项目实施部门负责：预决算评审中心负责总承包合同（不包括各分公司、项目部自接的总承包工程）及具有合同性质的意向书、协议书管理；设施科负责设备采购合同管理；工程材料科负责工程物资采购合同管理；各分公司(项目部）负责专业承包合同、劳务分包合同、自接的总承包合同管理。第六条 合同的拟定、洽谈根据合同管理职责由各业务承办部门或项目实施部门负责人委派专人负责，并应设立合同管理员，具体负责本部门合同管理的日常工作。 第七条 合同管理员职责：1. 负责承办的合同（包括需要变更、解除、作废的合同）整个评审过程的辅助工作；2. 负责合同备案工作；3. 建立合同管理台帐及统计报表，对合同签订、履行、变更、纠纷处理等情况进行登记；4. 及时掌握和检查合同履行情况，向领导通报在履行过程中发生的问题，提出解决问题的建议。三、合同的拟定及谈判第八条 拟定合同前，除总承包合同外，依据金额大小不同（具体参照合同评审金额分类）由业务承办部门或项目实施部门对专业承包、劳务分包、物资设备采购合同相对方进行资信调查，具体要求如下： 1.物资设备采购合同需要审核的资料：（1） 营业执照复印件加盖公章；（2） 税务登记证复印件加盖公章；（3） 授权委托书原件（若为授权人）；（4） 合同签字人身份证复印件加盖公章；（5） 类似项目业绩证明材料；（6） 以上资料在签订合同前检查原件。2.专业承包、劳务分包合同需要审核的资料：（1） 资质等级证书复印件加盖公章；（2） 安全生产许可证复印件加盖公章；（3） 营业执照复印件加盖公章；（4） 税务登记证复印件加盖公章；（5） 授权委托书原件（若为授权人）；（6） 合同签字人身份证复印件加盖公章；（7） 组织机构代码证复印件加盖公章；（8） 类似项目业绩证明材料；（9） 以上资料在签订合同前检查原件。 各业务承办部门或项目实施部门完成资信调查后，形成资信调查报告，并将资信调查报告的原件（或复印件）提交评审。第九条 各业务承办部门或项目实施部门拟定的合同应做到：条款齐全、责任明确、逻辑性强、文字表达清楚。合同应包括的基本内容及应注意的问题如下：1.首部。包括：（1） 合同名称；（2） 与本合同关联的上一级主项目名称（如有）；（3） 合同当事人的名称；（4） 签订的日期。2.正文。详细内容及要求如下：（1） 合同标的、范围、数量、质量标准、验收程序、价金或酬金、工期、履约期限、履约地点、履约方式及违约责任。（2） 应包括根据法律规定或按合同性质必须具备的条款及当事人双方要求订立的条款。（3） 数量和质量标准条款应符合国家计量法规和质量法规的规定。（4） 价金条款一般应写明单价、总价、计价单位、支付手段和支付方法及日期，暂定价应有暂定预算书作为合同附件。（5） 对于违约责任条款，如该类合同有法定违约金规定的，按规定予以明确。否则，应具体写明约定的违约金额或计算方法。（6） 确定合同争议的解决方式。根据具体情况和协商结果，确定合同争议的解决途径以及管辖条款。3.结尾和附则。（1） 合同结尾部分包括：经相关部门审核的预算书、与合同关联的质量保修书和安全协议，注明合同正本及副本的份数、合同有效期限、签约地点和日期，并须有双方代表签名及盖章。（2） 合同文本超过两页的，应加盖骑缝章。（3） 应将合同的附件作为合同的组成部分，具有与合同同样的法律效力。第十条 合同双方协商变更、修改合同条款的补充协议、文书等是合同的组成部分。合同双方履行合同过程中的各种书面往来文件（包括传真、图表、单据、确认书、对账单等）也是合同的组成部分。 第十一条 总公司有格式合同的，应统一使用格式合同，合同格式须经法律顾问审查。使用格式合同，应做到：条款齐全、内容具体、用词准确、字迹清楚，严格按示范文本的要求填写。第十二条 合同谈判参照南昌市市政工程管理处（南昌道桥工程总公司）物资采购及各类项目比价谈判评审管理办法规定。第十三条 负责履行或参与履行拟签合同的部门，应当参与合同谈判。第十四条 进行合同谈判时，业务承办部门或项目实施部门应当记录合同洽谈情况。合同洽谈记录须随合同一并评审。合同洽谈记录应当包括以下内容：1 合同编号、工程名称、洽谈部门名称、洽谈对方名称；2 洽谈双方参加人员；3 洽谈次数，洽谈时间、地点、方式；4 洽谈内容摘要；5 洽谈对方意见及洽谈部门负责人意见；四、合同的评审、签订及履行第十五条 合同谈判结束并落实全部合同条款后，各承办部门或项目实施部门应当制作合同文本，连同合同谈判文本、对方资信调查报告及相关材料组织评审。评审分总公司一级和分公司（项目部）一级。总公司一级评审由评审委员会或评审小组负责，分公司（项目部）一级评审由分公司（项目部）领导及相关职能部门负责。具体合同评审按性质、金额大小分类如下： 1. 总承包合同评审规定：（1）1000万元以下的合同，由承办部门组织总公司一级评审小组汇签评审并报分管领导批准；（2）1000万元及以上或不满1000万元但事关重大的合同，先由承办部门组织总公司一级评审委员会会议评审，再经法律顾问审查出具意见后，报主管领导或办公会议批准。2.专业承包工程、劳务分包工程合同评审规定：（1）10万元以下的合同，由分公司（项目部）一级评审、分公司（项目部）领导批准；（2）10万元及以上不满20万元的合同，由项目实施单位组织总公司一级评审小组汇签评审并报分管领导批准；（3）20万元及以上不满50万元的合同，由业务承办部门组织总公司一级评审小组会议评审并报主管领导或办公会议批准。（4）50万元及以上或不满50万元但事关重大的合同，由业务承办部门组织总公司一级评审委员会会议评审，再经法律顾问审查出具意见后，报主管领导或办公会议批准。3.工程物资采购合同评审规定：（1）5万元以下的合同，由分公司（项目部）一级评审、分公司（项目部）领导批准；（2）5万元及以上不满20万元的合同，由项目实施单位组织总公司一级评审小组汇签评审并报分管领导批准；（3）20万元及以上不满50万元的合同，由业务承办部门组织总公司一级评审小组会议评审并报主管领导或办公会议批准；（4）50万元及以上或不满50万元但事关重大的合同，由业务承办部门组织总公司一级评审委员会会议评审，再经法律顾问审查出具意见后，报主管领导或办公会议批准。4. 设备采购合同评审规定：（1）5万元以下的合同，由分公司（项目部）一级评审、分公司（项目部）领导批准；（2）5万元及以上不满10万元的合同，由项目实施单位组织总公司一级评审小组汇签评审并报分管领导批准；（3）10万元及以上不满50万元的合同，由业务承办部门组织总公司一级评审小组会议评审并报主管领导或办公会议批准；（4）50万元及以上的合同，由业务承办部门组织总公司一级评审委员会会议评审，再经法律顾问审查出具意见后，报主管领导或办公会议批准。签订合同的时间规定：经合同标的确定后1个月之内。第十六条 使用格式合同（已有类似合同）不需再组织评审，但需提供已评审过的格式合同评审记录表复印件及格式合同（类似合同）评审记录表，由相关职能科室审核后，根据性质、金额大小报分管领导或主管领导或办公会批准。第十七条 承办部门应当填写完备的合同评审记录表或格式合同（类似合同）评审记录表（见附表），其中评审附件包含合同拟稿、资信调查报告、预算控制价或比价记录、质量保修书及安全协议等。第十八条 评审内容：1 该合同项目是否符合总公司发展计划及总公司领导的工作部署；2 合同拟稿中条款、内容的合法性、严密性、可行性；3 资信调查报告；4 合同标的预算（控制价）及比价谈判记录等相关附件；5 质量保修书、安全协议；6 其他合同相关内容。第十九条 评审后由评审委员会或评审小组提出修改意见，承办部门应根据评审意见对合同文本进行相应的解释说明或修改。第二十条 承办部门负责人得出评审结论，如需法律顾问审查的先由法律顾问出具意见，报总公司领导审批，由承办部门或项目实施部门印制正式合同文本或合同相对方印制经承办部门核对，再由委托代理人及总公司领导签字后交办公室加盖公章，合同按评审权限由最终批准者签字。第二十一条 合同盖章时必须提供以下资料：1 合同正副本；2 填写完备的评审记录表及附件。第二十二条 所有合同必须以南昌道桥工程总公司名义签订。 第二十三条 合同签订后，承办部门应及时给相关合同参与履行的部门及项目实施部门进行合同交底，并保存交底记录。项目实施部门为各分公司（项目部），总公司在每季度及年终考核中对各分公司（项目部）合同履行情况进行考核。五、合同的变更和解除第二十四条 变更、解除合同的审批权限和程序，与原合同签订的审批权限和程序相同。第二十五条 需要变更、解除合同，应在法律规定或合同约定的条件下，在合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告，限期答复。第二十六条 项目实施部门在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函、电报后，应由项目实施部门处理，及时上报主管部门及总公司领导。第二十七条 合同的变更、解除应注意以下事项：1 主体变更，应征得合同各方书面同意；2 有担保条款的合同变更，应征求原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位的印章；3 经公证的合同，所达成的变更、解除协议，应报原公证、鉴证机关备案。第二十八条 变更、解除合同的各方在尚未达成协议以前，原合同继续有效，仍应履行。第二十九条 合同期限届满，各方未就合同续期达成一致的，合同自行失效。六、 合同编号设置第三十条 分类编号设置：根据合同的不同类型，将其合同进行分类，由合同类型前3至4个大写字母的简写组成，如总承包合同简写ZCB，专业承包合同简写ZYCB，劳务分包合同简写LWFB、物资采购合同简写WZCG、设备采购合同简写SBCG。第三十一条 日期编号设置：根据日期构成，以签定合同的日期做为编号的来源。如：2014年4月23日签定的总承包合同，那么编号应该为ZCB-20140423。第三十二条 数目编号设置：对一年当中签订的合同，采取三级目录对数目作为区别。如2014年04月23日签定的总承包合同，是当年的第11份合同，那么编号可设置为：ZCB2014042311。第三十三条 关联合同编号设置：对一项由总公司签订的总承包合同，相应的专业承包合同、劳务分包合同、物资采购合同、设备采购合同的编号应附上对应总承包的合同编号。如专业承包合同签订的日期是2014年4月24日，是当年的第8份合同，总公司签订的总承包合同是2013年12月23号签订的第22份主合同，那么专业承包合同编号可设置为：ZYCB2014042408（ZCB-20131223-22）。第三十四条 合同编号统一在办公室编制。七、 合同备案及归档保存第三十五条 总公司承接的工程总承包合同在预决算评审中心备案；以总公司名义签订的各分公司（项目部）自接代办工程合同在工程科备案；分公司（项目部）作为承办人承办的价值在5万元（含）以上发包合同都要在相关主管部门备案：专业承包、物资采购合同在工程材料科备案（涉及养护方面需同时在设施科备案,），劳务分包合同在综合部备案，设备采购合同在设施科备案。总公司作为乙方的所有承包合同同时在财务科备案。备案形式为合同原件或复印件。第三十六条 承办、备案部门应对合同登记、归档、保存并列具清单，清单内容包括：合同编号、名称、发承包方名称、金额、开竣工日期等。同时，承办、备案部门应建立合同台账，每年至少清理核对一次。 南昌道桥工程总公司2015年10月13日合同文件评审记录表合同名称 南昌市洪都大道快速路改造工程交通疏解道路施工合同甲方南昌城市建设投资发展有限公司乙方南昌道桥工程总公司合