浅谈现代企业制度下企业档案管理.doc

浅谈现代企业制度下企业档案管理 【摘要】步入新世纪以来，市场经济竞争日益严峻，为了应对竞争白热化的市场，企业纷纷转变了原有企业管理模式，进入现代化管理模式。企业在经历了近20年的发展后，不断的完善了自身的管理制度，而这个发展过程中，对企业在信息来源、企业发展、制度完善起到关键作用的是企业的档案管理。现代企业发展中，很多企业对企业的档案管理不足够重视，本文就现代企业制度下企业档案管理进行研究分析。 【关键词】现代企业企业制度企业档案管理档案研究 企业档案管理在企业运转过程中起到的作用很重要，一个企业的发展历程在企业档案中被记录的清清楚楚，特别是技术创新、企业改革等重要措施也会被企业档案记录在案，企业的销售、进货渠道等等统统会在企业档案信息中出现，所以企业档案管理在现代企业制度下有着举足轻重的作用。 一、现代企业档案管理核心职能 在过去的企业模式管理制度中，企业档案管理的职能主要围绕行政管理部门开展的，进入现代企业管理制度后，核心变更为以资产为纽带的企业资产档案的管理，通过企业资产的比重来确定资产档案管理的隶属关系，企业可以自由选择符合企业发展需要的档案管理模式，其最终要将企业在经营活动中的资产划分以及权责变化的档案资料作为档案管理职能的核心部分。 二、现代企业档案管理的准则 真实性、系统性、全面性、有效性四部分为现代企业档案管理的准则，这四部分相互优化互相结合，其能够快速、有效的为企业的发展提供全面信息保障。 (一)真实性 现代企业能否做出正确的商业决策取决于企业档案管理能否为企业提供正确、真实的信息，如果企业档案管理中出现虚假信息，会直接对企业的决策和企业本身造成严重损失。因此，在企业进行的档案管理时，要将信息进行核实、落实，保障信息来源的真实性、可靠性，充分排出虚假信息，为现代企业决策提供真实性信息有利于企业的决策和发展。 (二)系统性 (三)全面性 现代企业档案管理工作的范围与以往大不相同，在市场经济新格局下，现代企业的交流贸易范围极为广阔，不再局限于国家、地理等范围的影响，特别是在互联网介入市场经济的环境下，企业的贸易范围实现了世界化，很多企业通过外贸公司将产品销往海外，在这种范围广、复杂化的情况下，现代企业档案管理工作更面对着挑战性，企业档案管理不再局限于原有的档案收集范围，其要对企业背景、企业文化、知识产权、商业秘密、外贸出口、当地法律法规、企业信用等方面进行全面性的收集，这样才能够为现代企业的发展和贸易提供保障性服务。 (四)有效性 现代企业档案管理在收集信息时，需要注意信息的有效性。信息的有效性极为重要，通常分为信息时间有效率以及价值有效性。 (1)时间有效性。现代企业已经步入互联网时代，企业的需求或者招标上通常会在互联网进行发布，如果有企业在互联网上发布需求或者招标公文时，企业档案管理在第一时间进行信息采集，提供给销售部，有利于销售部门更快的找到意向客户，可以促使企业快速销售产品，为企业在销售方面挣得优势。 (2)价值有效性。当企业档案管理在收集信息时，会进行大范围信息收集，在收集到的信息中要进行分类塞选，对于有价值的信息资料进行保存，对于无效信息应该进行排除，这样既不浪费储存资源又能够在利用时提供有价值的信息，是充分发挥档案管理价值的体现。 三、现代企业档案管理工作中存在的理由 (一)企业档案管理工作不被重视 在企业的发展过程中，企业的档案管理工作并不与企业的经济效益有直接联系，很多企业在看待档案管理工作时，皆认为此工作可有可无，实则是因为大家对企业档案管理工作缺乏认识，并不了解企业档案管理工作在现代企业中的重要性。很多工作人员因为档案管理工作不受重视，在工作中没有了责任感、没有了奉献精神，再加上工作人员在信息收集工作上的知识缺乏，更不能发挥企业档案管理工作在现代企业中的重要性。 (二)档案管理理念、工作方式落后，危害企业自身安全 当前企业已经步入互联网时代，很多企业中档案管理机构的工作人员仍然是通过人际关系来获得信息，而这种信息的真实性、有效性并不能够被充分利用。还有的企业对企业档案管理上的资源投入甚少，很多企业档案管理工作的工作人员是有办公室勤杂人员兼任，这些人员在变动上较为频繁，所以他们掌握的各种信息来源都会导致档案信息混乱，编错号、盖错章、信息不准确、假信息等理由在很多企业层出不穷。也正是为此企业对档案管理工作的资源投入更为少之又少。同时，因为内勤人员的更换还有可能将企业自身的商业秘密对外透露，会极大的造成企业自身的损失。互联网时代的来临，企业档案管理应该由原来的纸质媒介向信息智能化网络转变，而很多企业仍然停留在大量纸质资料的收集和整理上，在企业作决策时不能够充分的提供详尽资料，甚至因为纸质资料发霉而导致信息缺失。有的企业实现了电脑办公数字化，但因为纸质资料不能详尽的储存到数字化电子档案中，而造成企业利用率大大的降低，不集中、不完善的资料对企业的发展具有极大的不利因素。 四、结束语 现代企业制度下企业档案管理工作的存在是极为重要的，企业档案管理工作虽然不与企业的经济效益有直接联系，但是在信息时代的背景下，企业在面对市场经济激烈竞争的环境下，企业档案管理工作能够使企业突破恶劣的市场竞争环境，能够为企业的产品提供新型技术的创新信息，能够为