探析企业档案管理中的保密问题.doc

探析企业档案管理中的保密问题 【摘要】随着现代经济的高速发展档案保密管理工作十分重要本文从强化档案保密意识提高档案管理人员的专业素质明确规定档案管理人员的工作职责建立健全档案管理管理制度加强档案库房的安全建设准确确定档案的保管期限做好档案密级的调整工作加强绝密档案的管理和保密八个方面提出了如何做好档案管理中的保密工作 【关键词】企业;档案管理;保密工作 随着现代经济高速发展企业间合作的日益增进企业档案承载着企业的安全、生产、经营、管理等诸多方面的商业秘密所以档案保密工作管理是档案管理中的重中之重 所谓档案管理中的保密工作是指档案管理过程中对涉密档案的管理主要包括涉密档案存放的硬件建设要求、涉密档案管理制度的健全、档案管理人员的保密责任、档案保密管理与利用的关系等如果档案管理工作中某些不规范的行为会对企业商业秘密和安全构成威胁能否做好企业档案管理过程中的保密工作直接关系到企业的安全和利益谁的保密工作做得好谁就能在竞争中掌握主动取得优势因此档案保密工作正面临着一系列新问题作为档案管理人员必须强化档案安全意识加强档案保密管理做好档案密级调整、档案利用监督、档案开放中的保密等工作以及严格落实档案保管人员职责确保档案保密管理工作规范有序那么如何做好档案管理中的保密工作在具体实践工作中就以下八个方面阐述自己的几点粗浅认识 1、强化档案保密意识 企业领导及档案管理部门要不断增强做好档案保密工作的责任感和使命感切实重视和不断强化档案保密工作要加强档案保密、宣传工作的力度经常开展对档案法、保密法的宣传教育组织观看泄密案例教育等形式多渠道、全方位地宣传档案保密工作提高员工的保密观念、保密工作的自觉性和责任感自觉履行保守国家秘密的义务要认真贯彻“预防为主”的方针政策防止和克服麻痹大意的的思想和侥幸心理要经常开展安全教育工作讲明、讲清档案安全工作的重要性讲足、讲透档案泄密的危害和后果让档案安全意识真正深入人心对涉密档案的借阅、保管、销毁等环节要严格遵守档案保密制度把安全责任意识贯穿于档案工作的始终牢固树立“保密工作无小事”的责任意识提高保密工作的自觉性和责任感 2、提高档案管理人员的专业素质 档案管理工作是一项政策性和业务性较强的工作档案管理需要各种高素质的人才由于对档案的安全负有直接责任一方面档案管理人员要具备较高的政治思想品德和职业道德认真客观地、辩证地、全面地研究和分析工作中存在的问题要热爱档案工作发扬不求索取的无私奉献精神做好档案管理每个环节的工作一丝不苟精益求精;同时要解放思想勇于创新创造性地开展工作及时提出工作新思路使工作取得新突破另一方面档案专业人员要有一定的档案基础理论和专业知识档案工作是一门管理科学要实行科学化、标准化、规范化管理档案必须努力学习和掌握好档案学基础理论基础和专业知识要懂得档案学、档案管理学、档案保护技术学等基础理论要熟悉和掌握管理学的一般原理和档案管理学知识及其在管理工作中的应用档案管理人员还要熟悉本单位及其业务各部门的职能范围、业务分工和业务知识熟悉和掌握自己所管档案的内容及与内容相关的文史等方面知识 3、明确规定档案管理人员的工作职责 档案管理人员的职责就是要维护档案的完整与安全这既是档案保管工作的基本任务也是档案保管工作的目的档案保管工作中要做到“四不”即不坏、不丢、不散、不乱“不坏”.就是使档案保管碍完好无损.不致因各种不利因素而使档案毁坏：“不丢”.就是使档案绝对安全.不致因工作疏忽而使档案遗失或被盗不仅保证档案实体安全.也要保证档案内容的安全：“不散”.就是要求档案的管理相对集中.不致因档案的分散保管而使档案管理不便：“不乱”.就是要求档案保管工作有条不紊.整齐规范.有规可循.有目可查 现在企业档案管理已进入信息化时代档案管理人员作为涉密信息的保管者要增强责任感和紧迫感充分认识到信息化条件下加强保密工作的重要意义不准将涉密计算机或存储介质接入互联网;不准用非涉密计算机、传真机处置涉密信息档案保管工作的任务是艰巨的也是光荣的这是一项重要的基础工作档案保管人员要持之以恒时刻警惕防止档案的损坏确保档案的安全为档案工作提供物质基础 4、建立健全档案管理管理制度 制度防线是维护档案安全的根本保障要建立健全和不断修订、充实、完善档案实体安全与档案信息安全的管理制度在规章制度建设的基础上应结合实际建立一套规范、科学的规章制度如档案实体安全的保管、保密、利用、交接、销毁制度、档案信息安全的学习培训制度、电子文件与电子档案的保管、利用制度和计算机档案信息系统网络应急预案及电子文件与电子档案异地备份制度等制度建立后要狠抓落实加强对执行档案安全制度情况的监督检查层层落实档案安全责任制落实分管领导、责任人员责任到人 5、加强档案库房的安全建设 档案库房是做好档案保密、维护档案安全的基本保障首先档案库房应配备防盗门、铁栏窗、报警器、电子监控设备等防盗设施并随时做好各项设施设备的检修、维护工作其次档案库房应指定专人负责管理落实双人双锁等严格的库房管理制度无关人员一律禁止入内其三涉及企业及国家秘密的档案应单独保管要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等从保管条件上确保档案的安全其四应减少档案的破损率延长档案