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探析人事档案管理的重要性论文 人事档案在企业中具有很高的参考价值和利用依据人事档案在企业中记录着企业员工的个人经历、功德业绩、工作表现等资料是一个通过文字、表格和图像等形式的、以个人为基础的历史记录人力资源的管理发展经历了四个阶段分别是人事管理阶段、人力资源管理阶段、战略人力资源的管理阶段和后战略人力资源的管理阶段人力资源管理主要是负责管理员工之间的关系对于挖掘员工潜能增强企业核心竞争力有着重要意义档案管理是人力资源管理的重要环节是企业员工各种信息的重要载体同时也是识别、选拔人才的重要依据 一、人力资源管理与人事档案管理 （一）人力资源管理概述人力资源管理是一种实现员工价值和企业目标的过程其中在企业战略的指导下运用科学的方法以人力资源的规划、战略以及职业分析等为基础对其进行获取、配置、培训、开发、考核与激励、安全与保障、规范与约束、整合与凝聚等的工作人力资源管理包括很多方面如人力资源规划、培训与开发、绩效管理、招聘与配置、劳动关系管理和福利与薪酬管理等 （二）人事档案管理概述人事档案是在人事活动中形成的并且以个人为单位集中保存备查阅的文件资料人事档案不但记录着员工的个人基本信息、家庭情况和工作情况等内容和信息而且还可以反映出个人的能力、品德、才能和其工作表现人事档案管理则是企业对人事档案进行实体管理并且对档案中的信息、内容进行利用开发档案的收集鉴定、保管整理和登记统计等部分都是人事档案实体管理的重要内容而人事档案信息和内容的开发利用则包含了检索编研、登记统计和提供利用等工作 （三）人力资源管理和人事档案管理的关系人力资源管理和人事档案管理主要存在两大关系： 1、人事档案管理是人力资源管理的重要工作形式和组成部分促进人力资源管理的顺利进行人事档案是企业选用人才、考核业绩的重要依据也是了解员工基本信息、技能特长的重要途径 2、人事档案是员工信息和发展情况的重要载体记录着员工的各种资料另外员工的内部招聘、调动晋升、薪酬水平变化等的人力资源管理活动又是人事档案的重要内容来源人力资源管理和人事档案管理两者相互促进、相互依赖 二、企业人事档案管理的缺陷 （一）企业对人事档案管理不够重视现阶段我国很多企业仍认为人事档案管理是一件简单静止的工作在思想意识上对人事档案管理工作存在片面的理解错误的认为在人事档案管理工作上面投入更多的财力和物力是没有必要的事情正是在这种错误的思想意识作用下导致了人事档案管理工作人员工作不认真业务素质较低人员更换频繁等问题这种工作状态不利于人事档案管理工作的科学化和标准化的发展 （二）灵活的用人机制与企业人事档案管理工作不适应在社会主义市场经济背景下一些企业在招聘人才时只注重人才的能力和技能合同和协议是招聘的主要形式而没有做到用人事档案管理来对聘用人才进行有效的管理这是企业人员流动频繁的主要原因之一甚至有些企业员工为了自身发展出现“跳槽”的现象而原企业也为了维护自身利益不放员工人事档案的情况导致了社会上的“死档”、“档案克隆”、“虚假档案”等情况的发生总之灵活的用人机制和人事档案管理体制的不相适应是现在企业人事档案管理工作的一个重要缺陷 （三）企业人事档案利用价值不高现阶段很多企业在进行人事档案管理还是沿用的过去的管理模式只是注重对员工姓名、性别、年龄和文化程度等基础信息的管理而对员工技能水平、专业特长等复杂重要的问题收集不够全面致使人事档案不够完整不利于人事档案管理工作的开展人事档案的不完整另一方面导致了企业人员与档案的分离使得人事档案的利用价值变低 三、人事档案管理的重要性 （一）人事档案管理提升人力资源利用率人事档案是企业选用、提拔人才的重要基础企业可以通过人事档案加强对人才的了解不仅包括了姓名性别、兴趣爱好等基本信息还包括了对专业技能等更深入的了解对员工人事档案进行科学的管理才能为人才找到更合适的岗位使各类员工扬长避短最大限度的发挥组织内人力资源的效力 （二）人事档案管理有利于促进人力资源的合理整合和配置术业有专攻人都有各自的擅长领域通过对人事档案管理对人才专业特长进行了解才能根据不同人才的能力和特点在企业内部对人才进行合理的配合整合才能够把人才放在可以发挥其主动性和工作积极性的岗位更好地促进组织之间、部门之间人才的合理流动防止人才利用不当或者人才积压的问题发生人事档案管理在促进人力资源的合理整合配置方面有着积极的作用 （三）人事档案管理帮助企业更有针对性的设定员工培训项目企业可以根据教育背景、年龄经历等员工信息资料在进行培训之前设置相应的培训项目对员工进行有针对性的培训比如企业中有年龄较大的员工这些员工可能不太喜欢纯知识理论的培训可以针对他们进行一些健康保健培训让他们的身体健康得到保障这样不但调动了员工的积极性而且促进了员工更好的工作 （四）人事档案管理促进企业跨地域文化管理企业员工可能来自祖国各地不同地域的人有不同的文化、观念、习俗等不同文化背景的员工在工作中可能会产生冲突、沟通困难等情况企业员工人事档案中有籍贯、经历等资料这样档案管理人员就可以根据档案分析员工的文化特质对其在未来工作中可能会发生的不愉快进行预测并设定相应的机制和解决办法另外企业在安排文化背景不同的员工进行合作之前可以先了解其地域文化信息提前做好沟通和心理交流 （五）人事档案管理有利于员工进行职业生涯规划员工的人事档案中记录了员工的调动情况员工受教育、离职情况职务职称工作表现工资薪酬和专业特长等企业管理者可以根据员工的信息为员工制定合适的职业生涯发展道路 （六）人事档案管理推动企业奖罚机制马斯洛需求层次理论指出了人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求不同人在不同的阶段有着不同的需求不同需求的满足程度对员工的激励效果也是不同的企业可以根据员工的人事档案了解员工的切实需求并采取针对性的手段针对性需求的满足可以大大提高员工的积极性为企业创造更多价值 四、加强人事档案管理工作 目前企业的管理中人事档案管理工作也要进行相应的现代化使人事档案管理工作能够适应新形势下的新要求要做好人力资源管理首先要对企业的人事档案制度进行改革在人事档案的收集、整理、归档、装订、传阅的过程中都要有专人进行监督和管理目前我国企业的人员结构组成越来越多样化传统的人事档案归档和管理工作肯定会对企业管理人员查阅档案带来较大的不便人事档案的科学化、信息化进程迫在眉睫应尽快建立人事档案的信息化系统方便人力资源管理部门和人员对信息随时进行及时有效的检索 此外人事档案管理工作也是社会保险体制建立的重要基础工作社会保险制度作为市场经济体制的重要支柱作用相当巨大每一个参加工作的人员都要有相应的保险来对其进行保障社会保险主要有养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险等组成每种保险都有不同的作用目前统一的职工基本养老保险制度已经建立它涉及各行各业如养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上在缴纳养老保险金和退休后保险金的发放问题上个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都会成为最主要的依据因此做好人事档案管理工作与维护职工的基本权利关系重大只有解决了企业职工的后顾之忧才能更好地促进企业发展也就达到了人力资源管理的最终目的 五、结束语 人力资源管理是企业管理的重要组成内容是企