我的秘书情结.doc

我的秘书情结我于2003年7月毕业于洛阳工业高等专科学校自动化系，通过一个多月的现场实习，被幸运的分到公司办公室从事秘书工作。也许大多数人眼里的秘书应该是坐在电脑前，偶尔品尝着浓香的“雀巢”咖啡的“白领”。对我而言，却意味着更多的考验和挑战。公司文档管理、来访客人接待、公章、接听电话、日常文件处理、办公楼卫生管理都是我的主要工作职责。这些看似简单、平常的事情，真正要做到井井有条，也不是一件容易的事情。对于从事非专业的我，各项工作的开展都不是很顺利，在工作的过程中，我仔细的体会接触到的每一个名词，并慢慢积累，让我懂得了很多在学校根本接触不到的概念。对秘书的分类、秘书的职责也有了一定的认识，渐渐明白了秘书要做什么，不应该做什么。办公室繁忙的事情，使刚刚参加工作的我手忙脚乱，在忙乱中我想到了一种办法，我找到一个小本本，把每天要做的事情先记录下来，如果当天临时交办了很多事情，我也先记下来，逐一的去完成。这样下来工作就有序多了，工作起来也显得轻松了不少。单是文档管理这一项就没有想象中的那样轻松。每类文件都有一定的处理流程，文档的整理是一个繁琐和慢慢积累的过程，面对各种各样的文件，我一一将他们的处理流程记下来。各类文档都要有清单，我将所有的清单输入电脑，这样，在查找文件的时候，让计算机来帮忙，输入文件中包含的一个词组，查找起来既省时间又少费很多力气。刚毕业的我对文件的格式及处理流程一无所知。在领导的指导和同事的帮助下，我逐渐掌握了集团公司的各种文件标准格式及处理流程，使以前眼高手低的我第一次知道文档管理也不是很简单的事情。它并不是简单的打字，每一个文件都要经过拟稿、校对、审批，然后才可以盖章、印发。这期间校对是一项很认真、细致的工作，不能有丝毫的马虎。领导耐心的教导，我铭记在心中，以后每次发文之前我都想想曾经出现的错误，渐渐的，文件出错率逐步下降，我有种很喜悦的感觉。办公室的工作比较繁杂、琐碎，而文档管理和其他工作相比，有其自身的特点。与其他部门之间的工作联系较多。所以，秘书作为纽带的作用表现得十分突出。这就要求秘书要有良好的沟通能力和协调能力。接听电话、盖公章、收发E-mail和传真是我与外界联系最为频繁的工作。接听电话除了热情、耐心与亲和力外，更多的是语言的技巧。哪些需要提供咨询，哪些需要上传下达，都要视情况正确对待。同时，还要注意保密工作。每天除了电话的接听外，盖章的工作量也不小。而且，公章管理是一件严肃、认真的事情，要求谨慎、细心。尤其是合同、协议，要严格按照公章的审批制度进行。有的因为事情紧急而来去匆匆，这个时候就得保持清醒、冷静的头脑，不能因为外界的催促而手忙脚乱，不坚持原则，要忙中有细；有的因为不理解办理程序，认为手续繁忙而影响到态度的，就需要你作出耐心的解释。接触不同的人，面对各种情况，秘书需要机智灵活，沉着应对。在这个过程中，我学会了如何待人接物，这是在学校没有的体会。我公司刚刚步入正常生产阶段，来访人员很多。每天要面对不同的人，而且基本上都是陌生的面孔。有的是市政府领导，也有集团公司领导，还有一般的工人，每人的目的都不同，所处的位置也不同，我就需要不同的态度和方式去应对。对于一些领导不愿见的人就婉言谢绝，这就要求随机应变的能力很强。对于刚刚步入工作的我，这方面做得很不好。不过在慢慢的接触中，也能大概分清楚来人的目的，在接待中大的差错还是很少的。现在，我已能胜任自己的工