招新宣会活动策划案.doc

自强、弘毅、求是、拓新武汉大学学生会2012年招新宣讲会策策划案主办单位：共青团武汉大学委员会 武汉大学学生会承办单位：武汉大学学生会人力资源部一、 活动时间及地点安排时间宣讲区详细地点2012年9月20日19：00-22：00文理学部教五多功能报告厅信息学部教室1教室22012年9月21日19：00-22：00工学部教室1教室2医学部教室1教室2 二、 活动前期准备（一） 准备时间：9月10日9月19日（二） 准备事项1、 联系其他部门（1） 抽签安排9月15日进行，注意之前打印场次表，做好记录，同时向各部门分发宣讲会注意事项（附表1）（2） 联系媒体 自强网、未来网、校会新闻部记者提前采访、参与前期宣传与现场报道2、 物资准备现场物资负责人完成时间备注一组二组现场各部门签到共11份张璐王安琪9月19日下午五点前各场地均分席卡6个（各位到场主席）欧阳坤刘宇事先确定好各位主席到哪个场地工作证领取（不知道需不需要）欧阳坤刘宇备用电脑5台张璐和其余4人，尽量为PPT播放人员电脑要求详见下文附注相机两部张益玮赵喆交由场控人员携带话筒电池张璐齐燕妮事先到场地了解签到桌子李吉振王凯各个场地场控人员负责小瓶农夫山泉矿泉水10瓶张益玮戴民杰部门介绍宣传单欧阳坤刘宇中性笔每场3支（共6支）、剪刀每场2个（共4个）、大胶带每场2个（共4个）、黑色文件夹每场3个，（共6个）刘婷田悦所有物品务必在第一天宣讲之后妥善保存，保证第二天继续使用；黑色文件夹为主持人及人资宣讲人员准备桌围2个张卓平赵喆台花张璐仅教五使用3、 宣讲及串场材料准备 材料负责人完成时间串场PPT张璐9月18日晚9点之前主持稿张璐主席致辞稿自备宣讲PPT张璐宣讲词齐燕妮校会宣传片张璐暖场音乐张璐4、 人员分工（待定） 主持宣讲人PPT播放场控备注一组（文理&工）张璐张益玮张卓平张益玮李吉振此表按每天四个场地（最多）安排，如只需两或三个，每组第一行人员优先。宣讲人同时也是场控人员刘婷欧阳坤二组（信息&医）刘宇齐燕妮田悦齐燕妮戴民杰赵喆王安琪王凯三、活动开展（一）场前准备时间准备工作负责人备注17：0017：30工作证发放卫生打扫调试设备（话筒、投影、灯光、音响）挂横幅台花其余物品摆放（水、席卡）签到布置（桌椅、桌围、笔）17：3018：30现场PPT修改18：30部门简介的发放（二）宣讲流程时间活动备注18：30观众入场，循环播放宣传片19：00宣讲会开始，主持人致欢迎词19：05校会宣传片播放19：10主席致辞19：15各部门展示（前六个）张益玮、戴民杰负责拍照20：25各部门展示（后六个）21：2512个部门代表陈词21：35自由问答除拍照人员外全体场控人员负责递话筒 21：50主持人宣布宣讲会结束（三）后期安排工作负责人备注现场清理物资归还照片整理并发布人人主页整理签到资料次日送至樱顶经费报销注意应开发票而非收据四、经费预算具体经费预算详情如下： 物资单价数量总价台花80？80签到表0.111中性笔1.56横幅？席卡？6矿泉水1.510话筒电池？部门介绍宣传单？桌围302黑色文件夹5？3剪刀52总计：五、应急与注意事项1、 红色字体为未确定项。2、 如调研后遇新生临时因事不能观看宣讲，时间地点安排可作调整， 但尽量保证以下几点：（1） 文理学部的宣讲影响面最大，尽量放在第一天，利于增加第二天宣讲的到座人数 。（2） 信息学部和工学部在一个学部要设两个宣讲点，耗费人力较大，尽量不安排在同一天。3、 联系其他部门必须确定好固定的负责人，并制作通讯录。附表一 各部门宣讲人员注意事项1、 各部门需确定本部门负责人，随时与人力资源部副部保持联系。2、 宣讲会现场提示：（1） 宣讲时间必须严格控制在8分钟之内。（2） 宣讲材料要求：a. PPT必须保证为03版与07版兼容格式；视频格式保证为mp4或wmv，所有材料的文件名都要加上本部门名称。b. 各部门宣讲的ppt及所有附带材料（视频、音乐等）以及宣讲安排（宣讲人员、PPT播放人员等，宣讲人员需留联系方式）请于9月19日（宣讲会前一天）下午5点前发给人力资源部副部长张璐，联系邮箱593007875.逾期责任自负。c. 已发送材料请保证为无需改动的最终版本。（3） 各部门宣讲人员请与宣讲当日下午6：00（提前一小时）准时到达宣讲现场。附表二 人力资源部副部长备用电脑要求1、 苹果电脑不得作为备用电脑2、 必须安装07以上版本office（WPS不可以）3、 电脑中自备多首暖场音乐4、 桌面背景朴