档案管理办法(新).doc

档 案 管 理 办 法第一章 总则第一条 为规范公司的档案管理工作，提高公司档案管理使用效率，特制订本管理办法。第二条 本办法所称档案是指公司所有部门在公司经营过程中形成的具有保存价值的文件、资料以及对外往来的文件、报告、信函等，具体包括公司的组织档案、人事档案、对外投资档案、固定资产投资档案、存货投资档案、会计档案、行政档案等。第三条 公司的档案管理实行分部门整理、办公室统一领导、集中保管的原则，确保公司档案的完整、准确、系统和安全。第二章 档案的分类第四条 组织档案：是公司法人治理结构及公司经营管理组织的相关资料档案，具体包括：公司注册、公司证照、权利机构、股东及股东权证、公司印鉴以及法定代表人等董事会确定人员档案等六类（具体内容见“附表一：归档内容、移交部门及保管期限明细表”）。第五条 劳动人事档案：是公司劳动人事管理工作中形成的有关劳动人事、薪资福利、考核晋升奖惩等资料，具体包括：人员编制、人事任免、人员薪资、人事考核、劳动纪律、劳动福利等（具体内容见“附表一”）。第六条 对外投资档案档案：主要是公司对外投资业务的工作资料，档案分为股权投资、债权投资、土地投资及其他投资四类（具体内容见“附表一”）。第七条 固定资产投资档案：是公司在进行固定资产投资活动形成的资料档案，按业务种类分为新建投资、改造投资及其他投资三类（具体内容见“附表一”）。第八条 存货投资档案：公司在主要的存货投资业务中所形成的各类报告、表格、文件等。按照业务类别分为：经济档案、建设档案、营销档案、资金业务档案等（具体内容见“附表一”）。第九条 会计档案：专指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料和验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件等。具体包括：会计制度、会计档案、投资及费用资料、银行往来资料、税务资料、股东权益资料、审计资料、清算资料及其他资料（具体内容见“附表一”）。第十条 行政档案：是公司日常行政管理工作中形成的资料。具体包括：公司文件、会议资料、往来函件、内部往来函、行政费用、固定资产、公司大事记和荣誉资料、声像档案等（具体内容见“附表一”）。第三章 档案的管理第十一条 公司的档案管理工作由办公室统一负责，办公室主任分管。第十二条 办公室设档案管理员一名，具体负责：1、 负责公司归档文件材料的收集、文书档案的立卷和各类档案的接收工作。2、 按密级划分的有关规定，及时准确地对公司档案进行密级划分，严格按保密制度履行查阅、借阅手续。3、 整理和保藏档案，科学地分门别严，系统地编目编号，并达到规范标准。4、 保管本公司各种门类和载体的档案材料，并编制检索目录（附表二），搞好档案提供利用的服务工作。5、 做好库房管理工作，保护档案安全，并定期核对清点档案，保持账物相符。6、 办理领导交办的其他档案业务工作。7、 档案管理员只能接收档案，无权翻阅、查看公司档案，不得私自复印、传播档案内容。第十三条 档案的收集、整理和移交工作由各部门根据“附表一”的规定办理。各部门可指定一人为部门兼职资料员，负责本部门各类资料、档案的收集、整理和移交工作。第四章 档案的移交第十四条 档案的移交：1、 本办法第四条至第八条所涉及的档案移交时间和移交责任人如下：（1） 当年的组织档案和劳动人事档案由办公室于次年第一季度整理后移交。（2） 业务档案由业务部门和相关管理部门于每项业务执行完毕后收集整理并移交。（3） 当年的会计档案由财务部于次年第一季度完成当年财务审计工作后办理移交。（4） 当年的行政档案由办公室于次年第一季度整理后办理移交。以上档案的具体移交时间和移交责任人详见附表一。2、 若一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，应由主办部门收集整理后移交存档。会议文件由会议主办部门收集整理后移交存档。3、 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与主管部门召开的会议等公务活动，相关人员购置技术资料、工具书、购置设备仪器核报费用时，应在一周内将有关的文件、资料等整理完毕并向办公室档案管理员办理归档手续，且档案管理员签字认可后，财务部才予以核报费用。4、 公司召开会议时，由会议主办部门指定专人整理会议材料、音像资料，并在会议结束后一周内向档案管理员办理移交手续，档案管理员签字认可后财务部才予以核报费用。第十五条 档案移交的标准：1、 存档资料必须全部是原件。如有特殊情况，在提交书面情况说明并经办公室主任同意可将复印件存档。特殊档案存复印件须经总经理批准。2、 存档资料必须由业务经手人、部门经理和分管领导签字确认。3、 存档资料的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整并按顺序排列。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，应立在一起，依序排列，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统地排列。4、 存档资料必须完整、清晰，无破损现象，对破坏的文件应托裱，对字迹已扩散的应复印并与原件一并移交存档。5、 存档资料应当统一按A4纸型大小装订成册，图纸等也应按A4纸型大小折叠后装订。6、 存档资料移交时，移交部门同时应向档案管理员提供存档资料的电子文本；若无电子文本的，提供扫描文本，同时将自身电脑储存的电子文本删除。第十六条 档案的移交程序：1、 档案移交责任部门清理好应归档资料后，打印归档资料目录，交部门负责人确认后，填写档案移交清单（附表三）。2、 办公室档案管理员对照档案移交清单清点移交档案，并按照本办法第十一条、十二条的规定查看档案质量，对符合要求的档案办理接收手续，在档案移交清单上签收并向办公室主任报送一份。质量不符合要求或清单不明的退回，不予接收。第十七条 电子档案的收集、移交、保管、利用由公司另行制订相关办法进行管理。第五章 档案的立卷第十八条 档案资料的立卷：1、 为统一立卷规范，保证案卷质量，由办公室档案管理员统一立卷、组卷、编目。2、 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。3、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷，其它文件的立卷按照有关规定执行。4、 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角打印页号。5、 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整，卷内目录应放在卷首。6、 有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责，备考表应置卷尾。7、 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。8、 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：（1） 案卷装订前，卷内文件材料要去掉金属物，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。（2） 案卷各部分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）文件封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。第十九条 档案室保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当在在报请总经理批准后会同财务部共同拆封整理。第二十条 单项业务档案：1、 土地、建设、营销、资金等业务档案按每个可单独成立的单项业务编制。2、 档案的建立工作由该业务的承办人完成，档案必须按照“业务立项合同招投标合同立项合同签订合同执行合同结算合同变更合同验收合同标的移交合同质保合同决算工作总结工作移交”的流程建档（业务档案的立档清单见“附表四：单项业务档案清单”）。在同一业务立项申请范围内的多个单项业务档案按时间顺序排列。第六章 档案的使用第二十一条 档案的查阅制度：1、 档案室保存的各种门类和载体的档案均属使用范围，主要为领导决策和公司各项工作服务。2、 查阅档案必须履行登记、注销和检查手续，当面点清。如发现差错、损坏，应及时追查责任，并采取补救措施。3、 本公司工作人员查阅档案，仅限于本人工作范围内所需要的档案材料，在填写档案利用审批单（附表五）且经其所在部门经理书面证实。查阅超出本人工作范围的档案材料时，应经办公室主任书面批准。4、 查阅公司组织档案、人事档案和其他保密档案时，必须经公司总经理批准。5、 查阅公司财务档案时，必须经财务部经理、监事同意后报请公司董事长书面批准，并由档案管理员和财务部指定人员陪同查阅。6、 外单位查阅档案时，必须持有介绍信，经办公室主任同意后方可查阅介绍信中指定的内容。查阅重要档案时，按本条第四款、第五款的规定办理。7、 查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、拆毁、剪载、增删档案；对摘抄的档案不得私人保管或者转借传阅，更不能翻印、公布、倒卖。第二十二条 档案的借阅制度：1、 公司各类档案资料一律不外借，特殊情况需借出的，填写档案利用审批单经其所在部门经理证实并报请公司总经理批准后办理登记签字手续，并限期归还。2、 公司组织档案、人事档案和其他保密档案需经董事长签字批准方可外借。会计档案经财务部经理、监事和公司董事长签字批准后方可外借。3、 借阅时间不得超过三天，如有特殊原因，应在登记归还日期前一天办理续借手续，并经借阅批准人书面同意。4、 借阅档案材料应在公司进行，不得带离公司。5、 借阅者应按登记归还日期及时归还，不能及时归还的，档案管理员应督促归还。6、 借阅者在借阅时严禁复印。第二十三条 公司档案不得复印。有特殊情况必须复印的，应办理书面审批手续，并经办公室主任书面批准；公司组织档案、人事档案和其他保密档案经公司总经理批准；会计档案须经财务部经理、监事和董事长书面批准。档案复印申请经批准后，由档案管理员提供档案复印件，并加盖资料专用章方为有效。领取档案复印件必须登记签字，并注明用途。第七章 档案的鉴定销毁第二十四条 档案的鉴定销毁：1、 档案的鉴定销毁工作由办公室主任、档案管理员、有关档案的专业人员共同进行鉴定。2、 办公室每年对各类档案清理鉴定一次，按规定将需处理的档案材料提交鉴定。3、 对已超过保管期限、但经重新鉴定仍有保管价值且需延长保管期限的档案，应重新划定保管期限。4、 凡已超过档案保管期限且经确定已无保管价值的档案应予以销毁。5、 凡销毁档案应编制清册并填写档案销毁审批表（附表六），由公司经理办公会审批后才能销毁。特殊档案到期需要销毁的，必须经公司董事长签字批准。6、 凡销毁档案，应由办公室和销毁档案涉及部门派人共同销毁。监销人在销毁档案以前认真进行清点核实，销毁后，要在销毁清册上签字并将销毁情况报告公司经理办公会。特殊档案的销毁情况应上报董事长。7、 会计档案的保管期限，应按财政部、国家档案局联合颁发的会计档案管理办法规定执行，保管期满需要销毁时，由办公室提出销毁意见，会同财务部共同审查鉴定，并编制“会计档案销毁清册”，报公司经理办公会审核并经公司董事长批准后方能销毁。若其中有未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由办公室保管到结清债权。8、 销毁会计档案时，应由办公室和财务部共同派员监销。监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况向公司董事长汇报。第八章 档案的保密第二十五条 非因工作不得随意谈论档案内容，不准在私人交往和通信中泄露属于公司秘密的档案、资料。第二十六条 不得擅自提供、翻印、复印、抄录、携带、销毁属于公司的秘密档案材料。第二十七条 严禁将个人保管的公司档案、资料带离公司。下班时应及时清理办公区域，不得随意放置公司档案、资料、文件，避免泄密。第二十八条 员工调换工作岗位时，应将手头保管的所有公司文件、资料、档案与岗位继任者或部门负责人办理交接手续。员工离职时应将手头保管的所有公司文件、资料、档案或其他属于公司的资料交还公司，并办理交接手续。第二十九条 严格控制档案资料的查阅范围，严格遵守档案利用和借阅管理规定。第三十条 档案管理员应按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁。第三十一条 加强档案室管理，非档案管理员严禁入内。第九章 处罚第三十二条 因客观原因或历史原因导致应存档文件遗失原件，只留存复印件的，属工作失误，对具体经手人给予罚款50元的处罚。第三十三条 有下列行为之一的，对具体经手人给予罚款100元的处罚。1、 因客观原因或历史原因导致应存档文件遗失的。2、 借阅档案未按期归还，又不办理续借手续的。3、 查阅或借阅档案时，在档案上勾划的。4、 借阅档案时，私自复印的。5、 未经批准擅自进入档案室的。第三十四条 未按本办法规定时间移交档案的，延期未超过一个月的，对部门负责人和具体责任人分别给予罚款100元的处罚，并责令在十个工作日内办妥档案移交手续。延期超过一个月的，对部门和当事人给予通报批评，对部门负责人和具体责任人分别扣发当月工资的5%和10%，并责令在十个工作日内办妥档案移交手续。第三十五条 有下列违纪行为之一的，对档案管理员给予通报批评、扣发当月工资的10%，取消年度评优资格。1、 在档案提供利用过程中，不及时清点或核查，导致档案损坏或丢失的。2、 未经审批，擅自向外提供查阅、借阅、复印档案服务的。第三十六条 公司员工有下列行为之一的，必须做出情况说明和书面检讨，并对其给予记过处分、扣发当月工资的25%、行政职务和工资降一级并取消其下年度的晋升资格的处分；对责任人所在部门经理给予扣发当月工资10%的处分；对所在部门通报批评、并丧失当年评优资格，年度奖金降级发放。1、 借阅档案期间造成档案遗失的。2、 因玩忽职守导致应存档资