礼品管理办法发布文件.doc

(公司名称)201403号 签发人： 关于修改公司办公用品、礼品、耗材管理规定后 发布的通知公司各部门、各员工：为加强公司办公品、礼品耗材管理，减少浪费，降低办公成本，将公司原管理规定修改，请参见附件。最新执行礼品领用流程及相关附件表格请参见 “公司2014年流程文件”。特此通知！二一四年四月十四日附件：办公用品、礼品、耗材管理规定3.4.1总则第1条 为合理利用分配资源，统一采纳管理，降低办公成本，特制定“办公用品、礼品、耗材管理规定”及购需流程；办公用品应以充分利用、减少浪费为原则；第2条 适用范围：各部门。3.4.2管理办法第3条 公司办公用品、礼品、耗材统一由行政部采购、管理；产品市场部礼品由产品市场部定制，附礼品价格清单，统一出库到行政部进行管理；第4条 各部门及员工应本着节约、有效的原则使用办公用品、礼品及耗材；第5条 办公礼品的使用按部门属性或项目属性计入各自部门或项目费用，办公耗材的使用计入行政部公费用；第6条 在所领用的办公用品、礼品、耗材由于某种原因未使用完，应当将余下部分退回行政部门；非耗损类物品，以旧领新、已坏换新；第7条 行政部礼品管理员做好礼品台账，每周一下班前发出上周业务部门礼品领用台账给关联部门；每月2号前，行政部与财务完成礼品盘点，形成每月“礼品采购及领用明细表”，经盘点人员与行政部经理签字确认后交由财务留存。3.4.3流程指导第8条 办公品、耗材、礼品采购申请：1) 办公品、耗材采购申请：行政部管理专员提出采购申请，经行政部经理审核、分管副总审批，总经理批准后开始执行采购；2) 办公礼品日常采购申请：行政部根据公司现有库存与业务部门需求情况提出礼品采购申请，经行政部经理审核、分管副总审批，总经理批准后开始执行采购；3) 产品市场部礼品日常定制申请：行政部根据公司现有库存与业务部实际需求情况提出礼品领用申请，经行政部经理审核、分管副总审批，总经理批准后，将礼品领用计划申请单交由产品市场部定制；4) 节假日礼品采购领用：各部门按需填写礼品领用计划表，经部门经理审核，分管负责审批，总经理批准后，同一交由行政部汇总。行政部礼品管理员根据各公司现有库存与需求部门的礼品领用计划表形成礼品采购申请单，经行政部经理审核、分管副总审批，总经理批准后开始执行采购；第9条 办公品、礼品、耗材采购：行政部管理专员选定至少3家以上供应商综合比价，经由行政部经理审核，总经理批准后，确定最终办公品、礼品、耗材供应商，完成采购；第10条 办公品、礼品、耗材入库：行政部管理员根据到货实际情况完成办公品、礼品、耗材入库单，经由行政部经理签字确认后，办理入库，入库单同时留存财务一份；第11条 办公品、礼品、耗材领用：1) 办公品、耗材领用：领用人在行政部管理专员处登记，行政部办公品管理员依据登记情况完成办公品、耗材发放；2) 日常礼品领用：礼品申领总价值在200元以下（不含200元），领用人经部门经理批准后，需经分管副总审批，到行政部办公用品管理员处领用；价值在200元以上的，领用人经部门经理审核后，分管副总审批，总经理批准后，到行政部办公用品管理员处领用；3) 节假日礼品领用：各部门按需填写礼品领用计划表，经分管负责审批，总经理签字批准后，报送行政部。行政部礼品管理员根据各部门提供的礼品领用申请单协助办理礼品领用，超出礼品领用计划表部分按照条例礼品“日常领用”规定执行。第12条 凡涉及公司对外送礼时，申请人必须在“申请事由”中做特别说明，并同时留下关联人职务、电话等重要信息；如没有相关申请单据，视为“个人借用”；第13条 部门临时性礼品采购领用：部门临时性提出礼品需求，行政部库存无法满足时，礼品实际使用部门提出礼品采购申请，经所在部门经理审核、分管副总审批，总经理批准后，由礼品使用部门执行礼品采购；随后礼品使用部门将相关单据提交行政部，由礼品管理专员办理礼品入库、领用及费用报销工作。第14条 办公品、礼品、耗材退还：在所领用的办公礼品未使用完，填写“礼品退还单”经部门经理