档案调入流程范文.doc

档案调入流程范文 一、档案调入 (一)所需材料 1、员工本人身份证(驾照、军官证等)合法、有效身份证件原件; 2、本人人事档案(包括：学籍档案、工作档案、党团档案等); (二)办理流程 1、确认员工入职手续已办理，依据员工基本情况登记表中“档案所在地”一栏填写情况，办理档案转入手续; (1)档案为“自带”的，经审核符合存档要求后接收人事档案，并让其签订单位委托管理人事档案合同书及填写代理人员信息卡(或让员工在规定期限内持单位委托管理人事档案合同书，直接将档案托管至西安市人才服务中心人事代理部档案科室); (2)档案在其他单位或他也、托管机构存放的，出具西安市人才服务中心商调函(商调函期限为：同城10天，异地30天)，通知员工限期内办理档案调入手续(或让员工在规定期限内持单位委托管理人事档案合同书，直接将档案托管至西安市人才服务中心人事代理部档案科室); (3)档案原在西安市人才服务中心托管的，让员工在规定期限内持单位委托管理人事档案合同书及原存档凭证，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理转存手续; (4)档案已由原档案管理部门寄至安市人才服务中心的，让员工在规定期限内持单位委托管理人事档案合同书至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理存档手续;(注：签订单位委托管理人事档案合同书一式三份，填写代理人员信息卡一张);转档案流程2、审核员工人事档案，接收档案人员应严格遵照档案法及中心接收档案相关规定，仔细审核档案是否符合接收要求。 (注：在收取档案时，办理档案托管的人员所持档案必须密封，个人不得随意打开，如档案已经开封，让其将档案带回原档案所在地从新加盖密封章。) (1)符合存档要求的 1)完全符合要求，档案材料齐全的，将档案编号、登记入册; 2)符合要求，但缺少材料的，将档案编号、登记入册，并为其开具档案材料补充单要求限期内将所缺材料交齐; (2)不符合存档要求的，退其本人并告知其不能接收的原因，要求限期补齐档案材料，办理存档手续; 二、档案交接 1、员工档案由员工所在用工单位的服务专员负责接收，并于接收当天下午16：30前移交至“档案管理员”，由“档案管理员”统一将档案复核、编号、登记入册后，妥善保管; 2、将所收的员工档案，填写惜才档案材料移交明细表(一式两份)，限期与中心档案管理部门进行交接(双方签字确认); 3、将中心档案部门返回盖章、编号的单位委托管理人事档案合同书“红联”(委托单位留存)归置其员工资料中，“蓝联”(个人留存)返于存档员工;将惜才档案材料移交明细表移交至“文档库管理员”，办理材料入库工作; 三、档案调出 (一)所需材料 员工提供： 1、员工本人身份证(驾照、军官证等)合法、有效身份证件原件; 2、员工所持的单位委托管理人事档案合同书“蓝联”; 3、新档案接收单位(机构)开具的商调函; 4、员工所在用工单位开具的离岗确认书; 惜才公司提供： 5、惜才公司所持的单位委托管理人事档案合同书“红联”; 6、惜才公司为派遣员工开具的终止/解除劳动合同证明书; (二)办理流程 1、确认员工离职手续已办理，依据员工提供情况，办理档案转出手 续; (1)派遣员工的办理 1)有档案接收单位的派遣员工，让其持本人有效身份证件、调档 函、终止/解除劳动合同证明书、单位委托管理人事档案合同书“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理档案转出手续; 2)无接收单位的派遣员工，并符合中心个人托档要求的，让其持本 人有效身份证件、调档函、终止/解除劳动合同证明书、单位委托管理人事档案合同书“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理个人托管手续; (2)代理员工的办理 1)有档案接收单位的代理员工，让其持本人有效身份证件、调档 函、单位委托管理人事档案合同书“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理档案转出手续; 2)无接收单位的代理员工，并符合中心个人托档要求的，让其持本 人有效身份证件、调档函、单位委托管理人事档案合同书“红、蓝”两联等，至西安市人才服务中心人事代理部档案科室办理个人托管手续; (注：员工为代理