文书与档案管理-复习题.pdf

1 二 简答题 1 简述文书收文办理的基本流程简述文书收文办理的基本流程收文办理的主要工作程序包 括签收 登记 审核 分送 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办环节 2 简述行政公文的基本格式 简述行政公文的基本格式 文头 正文 文尾 版记 一 文头 又称眉首 公文份数序号 秘密等级 发 文机关标识 发文字号 二 正文部分 公文标题 主 送机关 正文 成文日期 签发人 印章 三 文尾部分 版记 主题词 抄送机关 印发机关 和印发日期 3 简述档案整理工作的基本原则 简述档案整理工作的基本原则档案整理工作的原则是 遵 循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 充分利用 原有基础 区分不同价值 便于保管和利用 4 简述档案收集工作的基本要求 简述档案收集工作的基本要求 1 齐全完整 2 准确 系统 3 及时归档 4 针对性强 5 保证质量 5 简述请简述文书分类与组卷的关系 简述请简述文书分类与组卷的关系 联系 时间上 前后相继 逻辑上 分类是组卷的基础 组卷是分类的目的 区别 阶段 先分类 后组卷 方法 分类方法有年度法 问题法等 组卷方法有 特征法 作者法 性质 分类是分析 组卷是综合 7 承办承办一般指贯彻落实文件精神和要求 按领导人批示执行 具体的工作任务 办理有关事宜的过程 8 用印用印是指在印好的文件正本的落款处 正确加盖单位公章 以示文件生效的过程 9 公文发文字号的组成要素公文发文字号的组成要素 发文机关代号 发文年份和该 年的发文顺序号 10 公文的行文规则公文的行文规则 一 按机关隶属关系和职责范围行文 的规则二 授权行文的规则 三 联合行文的规则 四 一 般情况下不越级行文的规则 五 不越权行文的规则 六 请示 不直接报送领导者个人的规则七 请示 应 一文一事 只主送一个机关 不抄送下级机关的规则 八 报告 中不得夹带请示事项的规则 九 公文由文秘机 构统一处理的规则 11 档案鉴定档案鉴定 是指按照一定的原则 标准和方法 鉴别档案 的保存价值 挑选有价值的档案予以 对无需保存的档案 予以销毁的过程 12 文书发文办理的基本流程文书发文办理的基本流程 发文处理程序主要有草拟 审 核 签发 编号 复核 缮印 校对 用印 登记 分发 等环节 13 简述鉴定档案价值的具体方法简述鉴定档案价值的具体方法 一 来源方面 二 内 容方面 三 形式特征方面 四 相对价值方面 14 文书立卷的方法文书立卷的方法 一 按问题特征立卷 二 按作者特 征立卷 三 按名称特征立卷 四 按时间特征立卷 五 按地区特征立卷 六 按通讯 者特征立卷 15 批办和拟办的区别和联系批办和拟办的区别和联系 拟办 对需要办理和答复的收文提出初步的办理意见 以供 领导人批办时参考 批办 领导人将来文和附送来的拟办一起审阅后 对文件如 何办理 办理原则和办理过程中应注意的问题 做出最后决 定并在文件办理单上加以批示的程序 区别 二者所具有的法定效力是不一样的 拟办不具备法定 效力 联系 拟办是批办的准备阶段 为批办做策略上的准备 批 办是对拟办的措施的落实 使之产生法定效力 2 三 论述题 民 政 局 文 件 滨民政办 2005 32 号 滨海市民政局关于全市民政工作会议纪要 3 各县民政局并抄报省民政厅 现将全市民政工作会议纪要发给你们 请贯彻执行 5滨海市民政局 二零零五年八月八日 1 2005 那个小括号改成方括号 2 滨海市民政局去掉 3 会议纪要后 面加 通知 4 并抄报省民政厅去掉 5 抄送附件 6 零零改成 2 请阅读以下材料后 回答问题 1 小王小王是选择什么方法管理文件选择什么方法管理文件的 1 建立稳定的文书收发文处理流程和岗位 2 收发文登记簿 3 文书流通的环节监督 4 文书立卷归档制度 2 通过这段材料 谈谈你对文书处理工作有什么认识谈谈你对文书处理工作有什么认识 文书处理是指公文在机关内部依次运转处理的一系列工作步骤 具体讲 文书处理工作就是机关 企事业单位在公务活动和经 营管理过程中 围绕公文的撰写 印制 收发 办理及立卷 归档等一系列环节所进行的许多具体文书工作 一个机关能够科 学的组织与安排文书处理的程序 对于机关各类公文的正常运转处理 建立机关正常的工作秩序 提高机关的办事效率 都是 非常重要的 3 小王小王的工作经历 对你做好日常文书管理工作有哪些启示做好日常文书管理工作有哪些启示 在文书处理过程中 无论是收文还是发文 都存在一个科学管理的问题 做好文书的日常管理 做到文书既不遗失 泄密 又 便于查找 调阅 方便工作 是机关实现其职能的一项重要工作 要实现文书的全面管理 应完成以下几方面的工作 1 控制 文件的数量 2 提高文件的质量 3 对文件传递运转过程进行管理 4 建立健全各项管理制度 3 阅读下面的材料 回答问题 1 结合材料谈一谈日常档案业务基础工作的重要性档案业务基础工作的重要性 首先 档案的两个基本作用是凭证作用和参考作用 再次 档案是历史的真凭实证 是第一手的原始参考 材料 档案记录了本事件的真实经过 对于人们查考既往情况 掌握历史材料 研究有关事物的发展规律 3 都具有重要的参考作用 2 本案例中 应当在哪些环节加强文书和档案的管理哪些环节加强文书和档案的管理 领导批示后 A 县县委办公室应作文书立卷并归档 以形成档案 接下来是统一领导 分级管理 并做到 维护档案的完整与安全 方便社会各方面的利用 3 论述收 发文登记的作用收 发文登记的作用 收文登记就是对收进的文件在收文登记薄上编号和记载文件的来源 去向 以保证文件的接受和处理 目 的是便于收文数量进行统计以及今后的查考利用 收文登记是文书工作中的一项重要环节和程序 发文登记 是在文件发出之前对文件的主要内容和基本要素的记录 以便对发出的文件进行统计 核查等 管理 4 阅读以下材料 回答问题 将 某乡进行民主建政的试点报告 定为定为 短期短期 保保 存的合理性存的合理性有哪些 定为短期是因为对于当时的民政厅来说 这份报告 的 试点 性质 不必长期保存 按照这个意思答 自己做一些发挥 只是论述题 不要只写一句话 1 机关档案人员在没有发现后一卷案卷的时候 拟 将 某乡进行民主建政的试点报告 定为定为 永久永久 保存的合理性保存的合理性有哪些 这是出于对档案价值因素的考虑决定的 正如稳重 所述 机关档案人员认为在解放初期的民主建政 是一项很重要的工作 所以 在没有发现后一卷 案卷的时候 把它定为 永久 是合理的 2 机关档案人员在发现后一卷案卷后 为什么放弃为什么放弃 了将某乡进行民主建政的试点了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为改为 永久永久 保存保存的打算 结合材料谈谈你的看法 以该厅名义向上级机关报告的工作总结中已经包 含所有全省民主建政工作情况 还有各个试点乡的 民主见证情况 这中间当然含有该工作组写的某乡 的民主建政的试点报告 没有必要重复做 永久 保存 5 阅读以下材料 回答问题 从本案例中 我们应当在文书处理程序的收文处理部分如何如何 有效监管有效监管 传阅传阅 环节环节 传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件 传阅文件有以下要求 1 有密级的文件 应严格按 照保