家居卖场广告及活动管理流程.docx

家居卖场广告及活动场地管理流程一、目的1、提升广场整体形象，突出品牌形象宣传，租赁商家活动宣传效果最大化，保证实现公司收益最大化；2、建立标准化的工作程序，确保商场室内外广告位策划，招商，广告发布，现场管理等工作有条不紊地进行，明确各部门职责。二、主管责任部门1、长期广告位审批：招商部2、短期广告位审批：商管部3、广告内容审核：企划部三、 执行部门及职责1、企划部全面主导广场广告位管理工作：1.1广告位排期1.2广告位的制作和策划1.3安排新广告画面的覆盖和安装1.4广告内容是滞符合季节性和时效性1.5常备经公司审批过的企业宣传广告画，以便必要时填补广告空位；1.6负责梳理和统计所有室内外广告位资源1.7负责对商家广告设计效果以及发布内容审核，对不合规定的广告发布要求其进行修改或建议修改，直到符合相关规定后方可制作安装。2、招商部负责公司所有长期广告位招商广告位信息发布，合同签订（包括新签，续签，变更、撤除等）3、商管部对现场广告的巡查和接收3.1广告位射灯、灯箱广告灯管是否正常照明。3.2广告画面是否退色或卷边、脱落、毁坏等现象。3.3对于首次安装的广告，负责检查和保证商家活动场地/广告位申请表己获公司审批，方可允许安装。四、商场广告位界定1、短期性广告位：充气拱门、立柱、桁架、地贴、吊旗、舞台背景、LED等2、长期性广告位：外墙广告、灯柱广告、广场看板、户外T柱广告等六、长短期广告位申请原则（1）场内商家优先：公司的广告位方要服务于场内商家的经营需要，优先出租给场内商家使用，室内广告位原则上不向场外商家开放。（2）价高者优先，户外广告位招商部采取公开招投标的原则，在品牌条件同等情况下，优先出租给承租价格高的商家。七、广告位使用管理1、商场广告位实行有偿使用，租期分为：一年、半年、三个月、单月和临时使用等。2、商场广告位原则上只对场内品牌招租。3、商户、品牌厂家租用商场临时广告位的，需提前一个月向商管部提出书面申请（商家活动场地/广告位申请表）。商管部接收后，按活动场地/广告位审批流程审批手续。4、商户、品牌厂家需在发布日期前七天提供广告设计稿件，并按流程确定稿件和缴费。5、商管部对广告牌安装拥有监督、检查权。6、广告内容不得违反国家法律和社会公德，有伤风化。8、在活动期内，商家不得私自更改广告内容，确需更换的，须报商管部审批。9、广告位租用期内，商场承担对广告牌的维护责任，商管部进行监督。10、租用期满，商场按期拆除广告牌；需要续签租用的，需提前7天向商管部提出书面申请，逾期视为本广告位原租户放弃优先续签权。11、因不可抗因素造成广告位暂停或不得继续租用的，商场退还组商户未到期时间段的租金。八、广告位收费标准1、商场广告位按广告设置的位置、面积和使用时间等制定收费标准；楼体外墙广告、重点广告位实行投标收费。招商部发布投标公告为准。2、商户、品牌厂家租用商场广告位，应一次性交纳广告使用费。3、具体收费标准见商场内部广告位及活动场地收费标准。八、违规处罚1、商户、品牌厂家未经审批擅自张贴、悬挂广告牌的，商管部有权拆除该广告；同时对商户、品牌厂家进行处罚2、商户、品牌厂家未经审批擅自拆除己有广告牌的，商管部视情况给予责任商户或品牌厂家处罚。3、商户、品牌厂家未经审批擅自更换广告内容的，商管部有权拆除该广告。一、活动场地/短期广告位审批流程商家提出申请商管部商管员租赁商家在商家活动场地/广告位申请表注明需申请的活动场地及广告位和布置方案商管员接到申请表了解情况进行初审，上报主管确认排期商管主管收到申请表，根据活动力度及宣传影响力判断是否符合给予广告位的原则并咨询企划部活动排期是否冲突；查询该申请的广告位是否有空档，在有空档的情况下签批广告位，如没有空档应告知商家或协商调整位置及发布时间。分管副总/营运总监审查该商家品牌合作情况，是否符合合作原则，如符合情况就签批，并要求商家缴纳活动保证金。商管主管财务部分管副总/营运总监在商家后缴费后签批，商家活动布置时需向现场管理人员出示本申请单，如现场管理人员发现实际布置位置与审批位置不同，应及时纠正处理。由商管部通知商家按标准到财务交费。财务部按标准对商家活动申请进行收费，并开具收款单给商家商管主管备注：商场公共区域（包括外广场、内大堂、内外通道等）的活动场地商家活动场地/广告位申请表（第一联企划营销部、第二联商管部、第三联商家）二、商场长期广告位审批流程招商部+企划部租赁商家参加广告位投标招商部审核招商部发布长期的广告位招投标公告，通知商家前来投标，同时与企划部会同组织投标工作。招商部按照广告位招投标流程规范，每个广告位选一个品类，按价高者得与中标商家签约广告位招商部收到申请表，对广告的准确性和合理性进行审核，安排广告位排期，如需广告制作详见长期广告位制作流程招商部+财务部招商部通知商家按标准到财务交费，并开具己缴费工作单给企划部存档三、现场活动布置施工商家现场活动布置施工商管部监督协助商家进行布置施工企划部商家活动申请表审批完后要在商管部复印核对登记留档。商管部要在现场监督商家是否按照规范进行布置施工，如发现有超出审批范围或对商场营业有严重影响的，要及时制止和调整。企划部审查商家布置宣传是否符合商场标准，商家提供足够的物资，产生的相关费用由商管部通知商家按标准至财务处交款招商部+企划部商家活动布置施工完工，商管部发家居商场展厅验收申请单，由企划部和商管部共同验收。四、外来异业活动申请外来单位提出活动方案营销部招商部外来单位递交相关活动方案与营销组讨论商议，外来单位填写商家活动场地/广告位申请表针对外来单位递交的活动方案，根据活动力度及宣传影响力判断是否符合给予广告位的原则，同时看广告位排期，在有空档的情况下签批活动，如没有空档应告知或协商调整，如需企划部制作广告的情况下，详见相应的广告位制作流程 商管部+营销部+财务部商管部收到申请单，查阅审批申请，产生的相关费用通知外来单位按标准至财务处交款，商管部和营销部共同监督活动布展及撤展。五、公共区域广告位制作流程 广告位经审批后，招商部/商管部通知商家至少在广告发布日前7天将可修改广告设计源文件（cdr、ai、psd）和效果图文件（jpeg）发至企划部。（如需修改文字需提供文字内容） 企划部接单后2日内，将设计纸制文本小样及费用交给招商部或商管部，告知商家费用由商家确认无误后签字。 如有修改，企划部与商户沟通进行修改，无误后企业部发给制作公司打成品小样。 打出成品小样2日内，企划部通知商家确认验收和内容无误后签字。 如有修改，企划部与商户沟通进行修改，无误后进行下一步。 企划部发送稿件制作并在广告发布日前安装到位，如遇不可抗力延迟安装的要提前向商家解释。 企划部会同商管部验收广告，企划部报审结算费用。活动采购/设计制作审批及结算流程企划部根据年度活动计划，在每阶段活动前30天草拟活动方案，会同招商部、商管部、行政部、财务部等部门讨论会签后报总经理，经总经理审批。活动定案企划部根据总经理审批的活动方案制作物料需求表和费用审批表，需要询价的报人事行政部询价。预算报批人事行政部根据活动物料需求表进行询价，货比三家后在费用审批表上签注询价结果交给企划部。企划部经部门主管、营运总监、财务部会签后上报总经理。费用核准费用审批表经总经理签批后报董事长核准。核准后的费用审批表复印给行政部和财务部备案。企划部设计制作类物料确稿后发去制作单位，凭费用审批表到财务部做费用支付申请，跟进到位进度。企划部采购制作人事行政部凭费用审批表到财务部预支现金或填写费用支付表，经财务经理和总经理签批后，根据物料清单和询价表进行采购，跟进采购物品进度和到货。设计制作类一次性使用物品，由商管部和企划部共同验收，商管部取证留档。商管部企划部物品验收活动赠品由服务台、行政部共同验收入库，可重复使用设计用品由企划部入库登记。服务台整理费用支出单据，原则上需要开具发票，没有发票的在支付费用前向财务部说明报备另行做账，经过批准后由财务部签注。附上由经办人和商管验收的物料清单交企划部经理签字审核。企划部制作费结算发票/物料清单财务部审核费用支出凭证是否齐全及符合要求，如果不齐全由经办人补办。经过财务审核后，交总经理和董事长审批。将费用报销单/支付单交财务部核销预支款或支付款项。企划部人事行政部采购费结算经过财务审核后，交总经理和董事长审批。将费用报销单/支付单交财务部核销预支款或支付款项。审核费用支出凭证是否齐全及符合要求，如果不齐全由经办人补办。整理费用支出单据，原则上需要开具发票，没有发票的在支付费用前向财务部说明报备，经过批准后由财务部签注。附上经办人和仓管或服务台签字的物品入库单交人事行政部负责人签审。发