A6 V2.83企业版 操作手册(下).doc

中国协同软件市场连续五年占有率第一 图-统计图说明：在查询结果区，显示的数据包括各个象限中的事件数量、耗时量、以及事件比例（比例含义举例：已完成事件中重要紧急事件的比例=已完成的重要紧急事件数量/已完成事件总数量）1.1 会议管理【功能】发起人新建会议，会议消息直接发到与会人；会议的记录人可以对已召开的会议添加会议记录。点击一级菜单“日程/计划/会议”，选择“会议管理”，进入会议的操作界面。图-会议管理功能键【新建会议】发起人新建一个会议。【会议撤消】发起人将未召开或未结束的会议进行撤消，并在【待发】中显示。【删除】删除选中的会议。【归档】发起人对已召开的会议进行归档。【刷新】刷新本页面。【】上下视图。【未召开】显示会议召开时间未到达的会议。【待发】显示待发出的会议。【已召开】显示已经召开的会议。 新建会议图-新建会议功能键【立即发送】将填写的会议发送到与会人。会议显示在会议列表中是不可编辑状态，发起会议后会议人员处会收到会议消息，同时也会在会议人员首页的待办事件和会议管理页面中显示。【保存待发】新建会议后并不直接发送时可以先进行保存，以后可以在待发中双击打开该会议进行编辑和发送。【另存模板】将会议保存为模板，以供以后新建会议时可以直接调用。【调用模板】直接调用已经建立好的会议模板。【添加附件】上传会议发起中需要的附件。数据项【会议名称】会议的标题（注：禁止标题为空或输入特殊字符）。【主持人员】会议主持人。【与会人员】参加会议人。【记录人员】会议记录人。【所属项目】选择会议所属的项目，以便在查看项目时可以看到项目相关的会议。【开始时间】会议的开始时间。【结束时间】会议的结束时间。【与会提醒】定时的提醒会议所有人员有会议参加（不参加的人员处不会收到会议提醒）。【跟踪】默认选择跟踪，跟踪的会议显示在首页跟踪事项中。【与会资源】会议的相关资源，例如会议室、投影仪等。【格式选择】选择已在系统管理员页面中设置好的会议格式。 会议回执会议发起后，与会人员、主持人和记录人收到会议通知并点击消息中的会议链接进入到会议页面，在会议未召开前，可以点对会议进行回执。图-会议回执参加：会议人员选择参加会议后，该人员在“资源/与会人”中显示的图标为；该会议将会自动成为该人员的日程事件并显示在首页“我的日程事件”和日程事件的“事件管理”中；到达会议提醒时间时可以收到消息。不参加：选择不参加会议后，该人员在“资源/与会人”中显示的图标为；会议不会转为该人员的日程事件；到达会议提醒时间时也不会收到消息。待定：选择待定会议后，该人员在“资源/与会人”中显示的图标为。注：对会议未作任何回复的人员在“资源/与会人”中显示的图标为。上传附件：选中要上传的附件进行上传.跟踪：设置会议的跟踪状态，设置后可收到其他人回执信息的消息提醒. 会议纪要当一个会议结束后，记录人可打开会议并点添加会议纪要并保存后，会议人员在查看会议时可以查看到该会议纪要。图-会议纪要功能键【保 存】将填写的会议纪要保存起来，一旦保存不能修改。【插入附件】上传会议纪要中添加的附件。数据项【会议标题】填写会议纪要时，会议的题目会显示在页面上,此栏不能修改，会议纪要内容写在编辑框中。此外， 会议主持人和记录人可以将会议中的会议纪要直接转协同发送。图-会议纪要转协同 会议查询用户可以根据会议标题和会议的召开时段查询相应会议。图-会议查询 会议正文补充会议发起人可以对未召开，待发和已召开的会议进行会议正文补充，只需点击该会议中的按钮进行会议补充操作即可。图-补充会议正文2 电子邮件提供基于Web的Email发送、阅读和存储功能。在实现邮件的收发之前，首先进行邮箱地址的设置，在个人首页的顶部菜单“个人设置”下的“邮箱设置”中进行设置操作。2.1 新建邮件允许在Web页面上书写Email；可以上传使用者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人。 功能键：【立即发送】进行发送邮件。【存为草稿】可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改。【私人地址薄添加】外部联系人地址。【公共地址薄添加】连接常用工具内的员工通讯录上的人员全体地址。【添加附件】邮件允许携带多个附件，但每次只能加入一个附件，如有多个附件，需多次添加。【打印】对邮件内容进行打印处理。数据项【收件人】接收信件人的邮件地址。【抄送】抄送人的邮件地址。【密送】密送人的邮件地址。【主题】信件的题目。【信体】信件的正文。【附件】列出信件所要携带的附加文件。图-新建邮件【操作步骤】第一步：当用户准备发送新邮件时，选择写邮件，进入页面如上图所示，输入收件人的地址，抄送，密送，主题后，书写信件。地址可以通过地址本选择。图-公共地址薄添加第二步：如果用户需要在邮件中附加文件，按“添加附件”键添加文件，信件书写完毕。图-上传文件第三步：按“立即发送”发送邮件；用户也可以不发送，将邮件保留在草稿箱，以后发送。2.2 收件箱主要功能：提供邮件预览功能，在用户浏览邮件目录时显示Email的前若干行；智能识别HTML格式邮件并予以原样显示，包括背景图案、插图、正文格式等，已显示的图片不会再当作附件；提供GB和Big5两种中文内码转换功能，自动HZ内码翻译。可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动、复制等操作。实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同。图-收件箱功能键【收邮件】对当前设置邮箱邮件进行导入及更新。【回复】对选择邮件进行回复。【转发】对选择邮件进行转发协同和转发邮件处理。【永久删除】对邮件进行删除处理。【移动】将所选择邮件移动到收件箱，发件箱，草稿箱，垃圾箱。图-邮件移动【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。接收邮件步骤:第一步: 点击“收邮件”, 选择邮件域，进行接收邮件，接收的新邮件为深色字体表示。第二步: 点击邮件主题,读取邮件内容。转发邮件: 系统提供邮件有两种转发方式,可以通过邮件转发,也可以转入到协同中。图-收件箱注意：回复邮件有两种方式：1回复邮件是表示收件人回复发件人。2回复全部是表示收件人回复发件人，抄送人和密送人。2.3 发件箱保存已发出的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作。图-发件箱【转发】对选择邮件进行转发协同和转发邮件处理。【永久删除】删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。【移动】按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。2.4 草稿箱保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改。图-草稿箱【写邮件】可以进行邮件书写，发送给接收者。【永久删除】删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。【清空草稿箱】将所有草稿箱内存放的邮件一次性删除。【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。2.5 垃圾箱存储通过移动操作转进垃圾箱的邮件；提供邮件回收站功能，邮件移动到此回收站，然后可以根据用户提出请求执行不可恢复删除操作；即垃圾箱允许清空，清空垃圾箱的所有邮件。图-垃圾箱功能键【清空草稿箱】将所有草稿箱内存放的邮件一次性删除。【永久删除】删除邮件，点击“删除”前需先勾选一个或多个邮件。【移动】按用户所选邮件箱，将邮件转移到其他邮件箱内。【下载邮件】对邮件进行压缩打包下载处理。2.6 查找邮件根据邮件主题、发件人等信息指定对邮件箱进行多种方式的自动查找。【查询】用户根据情况输入查询条件，允许查询条件进行组合方式。选择所要查询的邮件箱，最终根据查询条件在邮件箱内进行查询，罗列所有符合查询条件的邮件，点击邮件标题可以进行该邮件具体内容的阅读。图-邮件查询查询功能条件【主题】通过邮件主题查询邮件。【发件人】通过邮件发件人查询邮件。【收件人】功过收件人查询邮件。【查找范围】在收件箱，发件箱，草稿箱，垃圾箱范围内查询邮件。【日期】功过日期设置查询邮件。3 人事档案管理主要功能: 对单位的人员的基本档案信息做记录，并对人员的调动、离任等事件进行记录。功能包括：档案管理、业务管理、查询统计、自定义信息、日志管理、HR操作员管理和工资管理。注：人事档案管理只有HR主管和HR操作员才能使用（HR主管在系统管理界面组织模型设置系统角色设置页面中进行设置）。首先设置HR主管，再由HR主管在自己的帐号中设置HR操作员和其操作的权限。3.1 档案管理HR主管点击左侧抽屉菜单“人事档案管理”（若左侧没有配置则可以通过左菜单下方的“菜单设置”将“人事档案管理”菜单配置到左侧中），选择“档案管理”，进入人事档案信息的操作界面。 功能键【新增人事档案】进行单位人员基本信息的记录，包括“基础信息”、“联系信息”、“教育培训”、“工作经历”、“扩展信息”五个信息分类【自动导入】可以将系统管理组织模型设置人员及权限页面中的人员信息自动导入到档案管理页面中【全选】对当前页面中的记录进行勾选或反选【删除】对已勾选的记录进行删除操作【刷新】对整个档案管理页面进行页面刷新操作【打印】对整个档案管理页面中的记录进行打印 新建档案基础信息【功能】进行单位人员基本信息的记录。可以有两种方法进行：第一是点击“自动转入”，将系统管理员设置的人员及权限导入进来，再双击导入的人员姓名进入基础信息的操作界面；第二是点击“新建人事档案”，自行录入人员信息。注：人员信息自动转入后，对人员信息的编辑删除等操作不会影响系统管理员界面的原有权限设置的。功能键【确定并继续】将填写的数据存入到系统中，并进行下一个人员的人事档案录入【转发协同】将人员的基本信息记录以协同形式发送给相关人员【上传简历】人员的基本简历以附件形式上传【清楚简历】清楚上传的简历附件数据项【人员编号】必填项，新增人事档案该项有系统赋值，也可自行更改，禁止输入非法字符【性别】必填项，系统默认为“男”，可自行选择“男”或“女”【真实姓名】必填项，输入人员姓名【曾用名】可省略，曾用的姓名【民族】可省略，填写所属人属于的民族【籍贯】可省略，填写所属人所在的籍贯【出生日期】可省略，填写所属人出生的年月日【年龄】可省略，不可手工填写，系统根据出生日期自动计算所属人的年龄【身份证号】必填项，填写所属人的身份证的号码【最高学历】必填项，手工选择所属人的学历主要包括：初中、高中、中专、大学专科、大学本科、硕士研究生、博士、博士后【婚姻状况】可省略，填写所属人的婚姻状况主要选择有：未知、未婚、已婚、离异、丧偶【政治面貌】可省略，填写所属人的政治面貌，主要有：群众、团员、党员、其他党员【所在部门】必填项，手工选择【人员状态】必填项，选择人员目前状态是正式、离职、试用等【职务级别】必填项，手工选择【主岗名称】必填项，手工选择【副岗名称】可省略，手工选择【入职日期】必填项，手工选择【工龄】可省略，不可手工填写，系统根据入职日期自动计算【档案工资】可省略，填写所属人的工资【备注】可省略，填写所属人其他补充说明描述基础信息操作第一步：选择“新建人事档案”， 进行单位人员基本信息的记录，记录的信息包括基础信息，联系信息，教育培训，工作经历，扩展信息五个信息的录入。第二步：选择“基础信息”，依次输入人员的基本信息图-基础信息第三步：上传人员照片（图片格式为GIF或者JPEG格式），若需修改照片可以点击“清除照片”后再重新上传或不上传第四步：将人员基本简历以附件形式上传第五步：如有需要可以将基本信息以协同形式转发给相关人员，可以点击“转发协同”来实现。图-基础信息转发协同 新建档案联系信息【功能】进行单位人员联系信息的记录。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“档案管理”，点击“联系信息”，进行联系信息的操作界面图-联系信息数据项【移动电话】可省略，填写所属人的手机号码【住宅电话】可省略，填写所属人的家庭住宅电话号码 【商务电话】可省略，填写所属人的办公座机电话号码 【商务传真】可省略，填写所属人的办公传真号码 【电子邮件】可省略，填写所属人的电子邮件，格式类似：【居住地址】可省略，填写所属人的现在居住家庭地址【户口地址】可省略，填写所属人的户口所在地的居住地址【其他方式】可省略，填写所属人的其他临时的居住地址等 新建档案教育培训【功能】记录人员的所有教育培训的经历，分成教育学习经历记录和单位学习培训的经历记录，。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“档案管理”，点击“教育培训”，进行信息的操作界面:图-教育培训操作步骤第一步：点击“添加”或“修改”按键，进行信息录入或修改第二步：点击“确定”按键，确认数据输入完毕 新建档案工作经历【功能】记录人员的所有教育工作经历的经历，分别在以往工作经历和现在工作经历中记录。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“档案管理”，点击“工作经历”，进行信息的操作界面图-工作经历操作步骤第一步：点击“添加”按键，进行信息录入第二步：点击“确定”按键，确认数据输入完毕 新建档案扩展信息【功能】对人员的其他信息，可以在“自定义信息”中设置了信息后进行设置，自定义信息设置的信息全部在扩展信息中显示并提供录入，人事专员可以进行信息的录入。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“档案管理”，点击“扩展信息”，进行信息的操作界面图-扩展信息3.2 业务管理点击一级菜单“人事档案管理”，选择“业务管理”，进入业务的操作界面。【功能】在“人事档案管理” “业务管理”中，对于人员的各种调入调出等工作上的变动进行记录。包括：人员转正单、人事变动单、离职单、人事变动记录查询 业务管理人员转正单【功能】进行人员转正单的填写，确认人员转入正式人员。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“业务管理”，点击“人员转正单”，页面展现转正单的操作界面。图-人员转正单 业务管理人事变动单【功能】进行人员人事变动单的填写，确认人员转入变动部门及相关的日期及现工资的调整等事项。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“业务管理”，点击“人事变动单”，进行转入单的操作界面图-人事变动单 业务管理离职单【功能】进行人员离职单的填写，确认人员离职类型及相关的交接事项。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“业务管理”，点击“离职单”，进行转入单的操作界面图-人员离职单 业务管理人事变动查询【功能】进行人事变动记录查询，首先确认查询类型，人员及办理时段后进行查询。点击一级菜单“人事档案管理”，选择“业务管理”，点击“人事变动记录查询”，进行转入的查询界面图-人事变动查询3.3 查询统计【功能】进行人员档案的查询统计，根据设置的数据域以确定查询出来的表格显示的列的内容. 点击一级菜单“人事档案管理”，选择“统计查询”，进入人事统计查询的操作界面。 花名册可以选择指定查询的部门，设置相应的数据域进行人员信息的查询，最后形成花名册列表。图-花名册 人事档案查询可以选择指定查询的部门，设置相应的数据域进行人员信息的查询，最后形成列表。图-人事档案查询 人事档案统计【功能】系统根据人事记录的信息，分别按照年龄结构、人员数量、学历情况对人事档案中的人员进行分类统计。图-人事档案统计【打印】对当前显示的统计结果进行打印。【转EXCEL】将当前显示的统计结果转成EXCEL文件。 【转发协同】将当前显示的统计结果以协同形式发送。【统计图】将当前显示的统计结果以图形（柱状图和饼状图）形式表现出来。图-统计图3.4 自定义信息点击一级菜单“人事档案管理”，选择“自定义信息”，进入自定义信息的操作界面。图-自定义信息【功能】是定义档案信息的信息分类和具体的信息数据项，定义的数据项作为档案的扩展信息进行信息录入。功能键【自定义扩展信息】将建立人事档案中的扩展信息。【自定义枚举信息】自定义扩展信息中枚举类型所需要的枚举数据。数据项【信息类别名称】扩展信息可进行分类，类别名称，必填项，禁止输入非法字符。【信息名称】扩展信息的名称，必填项，禁止输入非法字符。【类型】指扩展信息是数字型、字符型、日期型、大文本、枚举型；数字型只允许进行数字的录入，日期型只允许进行日期的录入，字符型可以少量文字，大文本可以录入大量文字信息，枚举型通过设置的枚举值进行选择的。【长度】指可以录入部分的文字有多少个，汉字一个字占用2个字符长度。【默认值】系统设置初始录入的数据。【小数位数】当类型是数据型时，其允许输入的小数位数。自定义信息操作：第一步：选择“自定义扩展信息”，在系统中列出所有的扩展信息列表。第二步：点击“分类管理”进行信息类别的设置，如果信息无需分类可以不进行该步骤操作。第三步：点击“添加”按键，弹出录入界面，依据数据项进行数据录入，点击“确认”键验证通过，设置完毕。图-自定义扩展信息设置第四步：修改数据项，点击“修改”按键，弹出修改界面，依据数据项进行数据修改（对于“数据类型”一项系统不提供修改功能，如需要进行修改，必须先进行删除再通过“添加”操作新增），点击“确认”退出编辑页面并保存当前页内容。图-修改自定义扩展信息自定义枚举信息操作：第一步：选择“自定义枚举信息”，系统列出所有的枚举信息列表（注：只能在“HR人事枚举”中进行新增和删除操作，对“用户枚举”和“系统枚举”无操作权限，但可以调用这两个枚举类型中的枚举项）第二步：点击“新增”按键，弹出类别录入界面，输入类别名称。图-新增枚举第三步：点击枚举类别名称，进行枚举分类定义。图-人事枚举设置第四步：点击“枚举值设置”，显示枚举数据，也可以通过“新增”或“删除”对枚举值进行添加和删除（注：已经被用户调用的枚举值不能被删除）。图-枚举值设置3.5 日志管理点击一级菜单“人事档案管理”，选择“日志管理”，进入日志管理的操作界面。图-日志管理【功能】系统自动记录所有人事档案操作员的操作日志，在“日志管理”中可按操作员、操作类型、操作时段等条件自行设置日志查询，并可将查询的结果转发协同或打印。数据项【操作员】选择需查询的操作员姓名，默认显示全部【操作类型】选择需查询的操作类型，具体操作类型包括：转正办理、调动办理、离退办理、教育培训经历、以往工作经历、新增人员档案、删除人员档案、修改人员档案，默认显示全部【操作时段】选择需查询的操作时段的起止日期，默认显示当天日期功能键【查询】设置操作员、操作类型、操作时段查询条件后，点击该按钮，显示日志查询结果【转发协同】将查询出的当前日志作为协同正文并转入到新建协同界面，设置标题、流程等协同要素后发送协同【打印查询结果】将查询出的当前日志打印出来操作步骤第一步：选择“人事档案管理日志管理”，进入日志管理界面。第二步：选择需要查询的操作员、操作类型、操作时段。第三步：点击“查询”按钮，显示查询结果。第四步：点击“转发协同”按钮，可将当前的查询结果转发协同。第五步：点击“打印查询结果”按钮，可将当前的查询结果通过打印机打印出来。3.6 HR操作员管理点击一级菜单“人事档案管理”，选择“HR操作员管理”，进入HR操作员管理界面。图-hr操作员管理【功能】新增HR操作员，通过此配置，可对人事档案模块进行有选择性的授权，被授权的用户在个人界面的左侧抽屉菜单中会增加“人事档案管理”模块。功能键【新增HR操作员】增加使用人事档案管理模块的用户及权限。图- hr操作员设置【全选】将列表显示的所有操作员全部选中【删除】删除被选中的操作员，删除后，该用户无任何人事档案管理功能【刷新】刷新当前页面【打印】将当前列表中显示的HR操作员资料通过打印机打印出来数据项【操作员】必填项，单击，并在弹出的选人窗口中选择【权限】必填项，单击进行勾选【备注】可省略操作步骤第一步：选择“人事档案管理HR操作员管理”，进入HR操作员管理界面。第二步：点击“新增HR操作员”按钮，显示“HR操作员设置”界面。第三步：在“HR操作员设置”界面中点击“操作员”输入框，选择人员。第四步：勾选该操作员需要的权限。第五步：填写备注信息后点击“确认”按钮3.7 工资管理工资管理功能是一个简单的工资信息发送工具，不提供工资信息修订等操作，具有工资表操作权限的操作者可自定义工资表构成 工资管理【功能】可进行工资查询设置、工资条的删除、工资条批量导入、工资条导出exce以及标准模板下载图-工资管理1.导出excle【功能】将当前工资管理中所展示的工资表条目以及工资数据一并导出，便于用户在本地进行编辑后再批量导入。【操作】点“导出excle”。图-导出excel2.批量导入【功能】在excel工资模板中录入相应的数据后，可将该excel工资数据导入到系统中，并可以在工资管理页面中查看到导入成功的数据（注：人事档案中不存在的人员，其工资条数据不能被导入）【操作】点“批量写入”，在弹出的对话框中选中本地需上传的excel工资表。图- excel工资表保存到本地3.标准模板下载【功能】下载系统预置的excel格式工资条模板，模板中只有预置的工资条目，系统中已导入的工资条数据不会一并下载，从而便于用户重新建立工资数据。图-标准模板下载4.工资查询设置【功能】用户根据需要，可在查询条件设置区设置一定的条件来查询所需要的结果。功能键【查询】设置一定的查询条件后，点击“查询”即可得到查询结果【重置】对当前的查询条件清空（注：录入时间显示为当前时间）【删除结果项】对当前所查询到的结果项进行批量删除数据域【姓名】独立条件，手动输入需查询的人员名称（可以是全名或关键字）【岗位】独立条件，选择需查询的岗位【职务级别】独立条件，选择需查询的职务级别【部门】独立条件，选择需查询的部门【录入时间】独立条件，选择需查询的工资条录入时间 工资条定义【功能】完成工资条中目录的设定图-工资条定义【操作】点“新增条目”即出现以下输入界面图-编辑工资条条目填写好新增的工资条目后，点“确定”即可。系统默认为“启用”，对不需要显示的条目可选择“停用”【条目显示名】即为工资条中目录名称【默认值】 默认值可为空或用户自定义，系统默认值“0.00”。导入的工资条中没有该工资条目时则显示为默认值【排序号】对当前工资条目进行顺序排序【是否启用】点“启用”表示工资表中显示，“停用”则不显示【统计方式】“不统计”表示工资条中不显示统计一行；“累加”表示工资单最下面增加一行对单项的统计；“直接显示”表示工资单最下面一行直接显示上一行的内容。 密码保护【操作】首次进入“工资管理”不需密码，为了加强工资条的保护性，可进行密码设置并进行确定，也可以通过旧密码重新设置新密码即密码的修改；同时Hr主管可对他人密码进行重置即清空该人员的工资条密码。图-工资管理密码保护功能键【密码保护】首次进入“工资管理”不需密码，此时可以设置密码。设置密码后可以通过旧密码再重新设置密码或取消密码。图-设置密码【密码重置】Hr主管点击此按钮后，系统弹出一确认该操作的对话款，点击“确定”后弹出选人界面，此时选择需重置密码的人员点击“提交”即可完成对他人工资条密码重置的操作。：图-密码重置4 系统初始设置系统管理员主要功能是维护协同管理系统的正常运行。系统管理员登录可以对系统进行初始化设置，包括基础设置、应用设置、管理维护、公文应用设置。【系统管理员】系统管理员是A6协同系统的管理者，指负责建立系统基础档案，分配给用户的操作权限，维护系统功能、配置关联系统，使系统能够正常工作的人员。系统管理员有菜单、用户管理，模板定制等各项功能。【系统文档管理员】由系统管理员指定的唯一角色。负责系统中：文档系统的管理，包括规划系统的文档体系结构，授权分级的文档管理员，分配文档管理权限到部门和各级组织，也可将文档专项授权给各种系统的角色。【HR主管】对单位的人员的基本档案信息做记录，并对人员的调动、离任等事件进行记录。HR主管可以自行指定hr管理员并分配相应权限。【登录页图片】用户可以在系统中自行替换登陆页图片，图片大小要求为839*450，格式为JPG或GIF。4.1 填写公司信息【操作步骤】第一步：点击IE浏览器，在浏览器地址栏内输入协同管理服务器的地址，例如：21:8080第二步：输入系统管理员用户名、登录密码；系统管理员名称固定为：system系统管理员登录密码：系统初始密码为system，在系统管理界面管理维护系统管理员密码设置处修改，建议在系统安装完毕后修改。第三步：点击“登录”按钮即可进入到系统管理界面首页。图-系统登录页面第四步：点击首页组织机构设置，修改公司名称，建立公司基本信息。图-组织机构设置机构图如下：图-系统机构系统管理主界面。图-系统管理主界面4.2 组织模型设置4.2.1 组织机构设置主要功能：根据单位的实际情况，建立单位的组织机构。功能键【新建部门】选择上级部门点击“新建部门”出现新建部门名称对话框，输入新建部门名称和编号点击“确定退出”即可。同级别部门系统可以连续添加，按“确定继续”键即可。图-新建部门【删除】先选择需删除的部门，然后点击“删除”即可，如果该部门中有在职人员或未停用的部门，则系统提示不能删除。【移动】在组织结构树形图中选择需移动的部门，然后点击“移动”，出现移动到对话框，选择需移动到的部门后点击“确认”按钮即可，被移动部门中的全部人员关系将同时移动。图-移动部门【显示停用部门】将被停用的部门显示到组织结构树形图中【隐藏停用部门】将被停用的部门隐藏，不显示到组织结构树形图中【部门列表】将单位中所有部门名称及对应的部门的编号、排序号、公文收发员、公文督办员、部门主管、部门管理员、部门状态等信息以列表形式统一显示。图-部门列表注：选择部门名称后进入到部门信息编辑页面，可以修改部门信息。【重排序号】单击该按钮可对单位所有部门进行排序并显示最新的排序号。图-重排序号【树型结构】点击“组织结构”树型结构图-组织机构注：选择部门名称后进入到部门信息编辑页面，可以修改部门信息。数据项【部门名称】必填项，填写部门的名称。【部门编号】可省项，部门的编号, 。【排序号】部门在整个组织结构的排列序号,可修改, 修改后按照新的序号排列。【部门公文收发员】负责接收发给部门的公文。可从全单位中选择一人或多人设定为部门公文收发员，在以后的公文管理中进行公文的收发，公文收发支持竞争执行。【部门公文督办员】负责督办本部门的公文。可从全单位中选择一人设定为部门公文督办员，在以后的公文管理中进行公文的督办。【部门分管主管】可从全单位人员中选择一个设定为部门分管主管。【部门主管】可从全单位人员中选择一个或多个设定为部门主管。【部门描述】简单的部门介绍。图-部门信息填写4.2.2 职务级别设置主要功能：建立使用单位的职务级别, 职务级别指单位的管理级别，是一个线性结构。功能键【新建职务级别】建立的新的职务。【插入】选择某职务级别，可以在该职务级别和它的下级职务级别间插入新的职级。点击“插入”出现新建职务级别对话框填写职务级别名称点击“确定”即可。【删除】选择要删除的职务点击“删除”即可，如果该职务级别或其下属职务级别有人或其他相关记录，系统提示不能删除。【调整顺序】调整职务级别的顺序。数据项【职务级别名称】职务级别名称，不能为空。【职务级别描述】职务级别的具体职责。【操作步骤】新建职务级别：第一步：点击“新建职务级别”出现对话框，填写职务级别名称，点击“确定按钮即可，系统缺省在最低级别下面挂接新建的职务级别。第二步：需要修改职务级别，点选某职务级别，可以修改该职务级别信息。图-更改职务级别4.2.3 岗位名称设置主要功能: 对实际使用中的岗位进行设置。图-修改岗位名称功能键【新建岗位类别】建立新的岗位分类，可以讲未分类或已分类的岗位归纳到岗位类别中，便于岗位的管理。【新建岗位】建立新的工作岗位。【删除】选择某一岗位点击“删除”即可，如果所选岗位名称已被员工信息引用，则该岗位不能删除。【打印】对当前页面中所显示的岗位进行打印数据项【岗位名称】必填项，填写岗位的名称。【岗位描述】简单的岗位说明。【岗位类别】必填项，填写岗位类别的名称。【类别说明】简单的岗位类别说明。【操作步骤】新建岗位第一步：点击“新建岗位”按钮后，显示新建岗位编辑页面，填写岗位名称、岗位描述，点击“确认”按钮即可。第二步：如果需要进行修改, 点击某一岗位名称可以修改岗位。图-新建岗位新建岗位类别第一步：点击“新建岗位类别”按钮后，页面展现岗位类别的编辑页面，填写岗位类别名称、岗位描述，在岗位选择框中选择需归类到本类别中的岗位后点击“确认并继续”或“确认并退出”即可第二步：如果需要对某个岗位类别进行修改, 点击该岗位类别名称即可在展现的编辑页面中进行修改。第三步：若需删除某个岗位类别，点击该岗位类别名称后，在展现的编辑页面中点击“删除”即可（前提是该类别下的岗位已全部移除）图-新建岗位类别4.2.4 人员及权限设置【功能】可以通过新增或批量导入人员操作建立一定的人员信息，便于用户登录使用。图-人员及权限设置新增人员主要功能：新增需要的用户信息，便于用户登录使用。功能键【批量导入】可以一次性导入大量用户信息，减少新增人员工作量。【新增人员】增加用户，分配用户各种权限，指定其职务岗位等。【删除】勾选需删除的人员后点击此按钮即可删除。【转excel下载】将当前已建立的人员信息以excel表格的形式下载到本地。【权限修改】支持人员权限的批量修改。【在职/离职】系统默认显示在职人员；选择“离职”后将显示离职人员列表。【重排序号】对已建立的人员进行重新排序，从而获得一个新的，无重复的排序号。【查询】选择所需的查询条件进行人员信息的查询操作。数据项基础信息部分【人员编号】系统自动生成。【人员序号】人员排列的序列号，系统默认输入顺序为排列顺序，缺省为999999，当用户改变该序列号时，系统自动按照序号进行人员排序。【真实姓名】用户真实名称，不允许重名。【登 录 名】用户使用的登录帐号，不允许重复。【密 码】用户登录的密码，系统管理员可以统一设置为一个初始值，在用户第一次登录使用后，用户可自行修改密码。【所属部门】选择该用户所在的部门。【兼职部门】选择用户所兼职的部门，可选择多个。【主岗名称】选择该用户的主岗名称。【副岗名称】选择该用户的副岗名称。【职务级别】选择该用户的职务。【帐号是否启用】选择该账号是否启用。个人权限部分【部门主管】确定用户是否为所在部门的部门主管。【部门管理员】确定用户是否为所在部门的管理员【部门公文收发员】确定用户是否为所在部门的公文收发员。【部门公文督办员】确定用户是否为所在部门的公文督办员。【项目创建权限】有：表示可以进行项目创建；否：表示不可以。扩展信息部分【性别】选择用户性别。【身份证号】输入用户的身份证号，要求数字和字母。【出生日期】选择用户的出生日期。【电子邮箱】输入该用户的邮件地址。【公司电话】输入用户的公司电话号码。【家庭电话】输入用户的家庭电话号码。【移动电话】输入用户的移动电话号码。【家庭住址】输入用户的家庭住址。【备注】对用户进行简单的描述。权限设置解释：权 限 名 称含 义普通权限一般用户操作权公文发起权普通权限新建公文全部功能系统全部功能操作权【操作步骤】第一步：点击“新增人员”出现新增人员信息表格，填写完了，如果想继续新增人员，可点击“确认并继续”；如果不想再新增人员，可点击“确认并退出”。第二步：如果需要删除人员，选择要删除的人员点击“删除”即可；如果人员有相关数据，系统会提示不能删除。第三步：如果需要进行启用、停用账号员工的查询，选择查询条件查询：可按员工姓名或岗位名称查询。第四步：修改人员及权限：选择某一人员，可对该人员信息进行修改，修改完了点击“确认并退出”按钮进行保存。注意：1人员基础信息必须填写。2如果要开放该用户短信接收功能，请填写其手机号码。3为保证单位信息完整性，员工档案不能删除。批量导入人员主要功能：实现人员的批量的导入, 解决大批量用户录入的工作，在进行批量“保存人员”时，可选择在没有匹配到岗位的情况下，是否自动增加岗位等。图-批量导入人员功能键将模板下载到本地进行人员信息的批量编辑【导入人员】导入本地已录入人员信息的模板【删除】对列表中不需要的记录进行删除操作。【保存人员】对列表中已选中的人员信息进行保存，保存成功后将显示到“人员及权限设置”页面中。【全选】列表中的信息将被全部选中。【返回】点击此按钮后则返回到“人员及权限设置”页面中。【操作步骤】第一步：点击“下载模板”按钮，将模板保存到本地；第二步：在模板中录入人员信息；第三步：点击“导入人员”，上传本地已录入人员信息的模板；第四步：逐一点击调整用户信息，若确认导入的人员信息无误，也可直接点击“全选”，然后点击“保存人员”。4.2.5 外部人员设置【功能】建立一定得外单位联系人便于不同单位间的信息互通。图-外部人员设置外部人员单位主要功能： 建立所需的外部单位信息，以便后续外部人员的新增。图-外部人员类别设置功能键【新增外部人员】新增外单位联系人【重排序号】对已建立的外部人员进行重新排序。【转内部人员】将已选择的外部人员转为本单位人员，并出现在“人员及权限设置”页面中。【新建类别】系统预置有四个类别，用户也可根据需要自行新增，填写类别名称及类别描述后点击确认即可。类别也可以设置“启用”和“停用”（若改该类别下有外部人员时则不能停用）【新建单位】建立需联系的外部单位信息，包括单位名称及单位描述。【删除】对已选择的外部人员或类别或单位进行删除【查询】以单位或姓名为条件进行外部联系人的查找。【操作步骤】第一步：没有建立任何外部单位的情况下，点击“外部人员单位”进入到单位和类别新增页面，新增外部单位信息并保存；第二步：返回到“外部人员”页面后，点击“新增外部人员”，填写外部人员姓名、登录名、密码以及设置所属单位、内联人员、权限范围后点击“确认”即可；第三步：若需将已建立的外部人员转为内部人员，只需勾选所需要转入的外部人员后，点击“转内部人员”即可。4.2.6 系统角色设置主要功能：对单位文档管理员、单位公文收发员、单位公文督办员、单位领导（分管领导）等系统角色进行设置图-系统角色设置注意：1单位文档管理员只能设置一人，被设置后可以更换人员，但不能为空。2Hr主管只能设置一人，可以更换人员也可以为空。4.2.7 系统组设置对于长期工作合作的人员组，系统管理员将其组成小组。此处定义的组即为系统组，个人定义的组为个人组，在“员工通讯录”中进行管理（请参照操作手册）。图-新建系统组功能建【新建组】建立新的合作组。【操作步骤】第一步：点击“新建组”出现系统组信息，填写组名、选择使用范围和组成员，然后点击“确认”按钮。第二步：如果需要删除：选择组点击“删除”即可，有数据的组信息不允许删除。第三步：需要修改组信息：点击某一组信息可以修改该组信息。第四步：可利用查询功能对系统组进行查询4.3 业务设置4.3.1 预置包导入 系统管理员登录到系统后台，可通过顶部菜单、左边菜单和首页中的【预置包导入】进入到预置包页面中：图-预置包导入操作图-预置包导入操作界面预置包的启用：选择预置的表单或公文单进行启用（此动作可重复，并有相应提示信息）：图-启用预置包图-启用成功提示启用公文时可能会遇到如下提示：图-启用公文失败提示此时只需要在【公文应用设置】【公文基础设置】【公文元素管理】中将预留字符、预留整型、预留日期和预留文本进行相应的启用，此后预置的公文单在启用时能够保存成功。预置的公文单被启用后，可在系统后台的【公文应用设置】【公文基础设置】【公文单定义】中查看到已启用的公文单，同时可对预置公文单进行处理样式的设置和保存。另外，还可以在此页面中对预置公文单进行删除操作。若重复启用时，系统会给出提示：图-重复启用提示点击【确定】则表示重复启用成功；点击【取消】则表示本次重复启用失败。预置包的删除目前在系统后台的【预置包导入】页面中没有提供【删除】功能，只能通过手动删除产品安装目录OAusercfgdataInit预置包 下的文件或文件夹（可全部删除，也可根据需要只删除表单或公文文件夹中的文件）。预置包的调用预置表单的调用：有表单制作权限的用户在制作表单时选择【样表调用】，在样表中可查看到系统后台所启用的预置表单。图-样表调用 选中双击所需的表单后，该样表表单则被调用到表单制作页面中，此时可以对表单中的单元格属性、名称、公式等进行相应的修改和调整。图-表格属性表单编辑完成并对其保存后，用户可以对该表进行表单流程绑定（表单绑定和表单调用的具体操作步骤可参看用户手册中的“表单应用”说明）。另外，还可以对所保存的表单进行删除操作。预置公文单的调用：预置的公文单有签报单、发文单和收文单三种文单。具有公文发起权限的用户在调用公文单时，可选择已启用的预置公文单。以下均以签报单为例进行介绍。图-调用签报单选择预置的公文单并填写好其他公文要素后，发起公文预置公文单模板：在系统后台的【公文应用设置】【公文模板设置】页面中可以将预置的公文单设置成公文模板进行流程绑定。在【公文模板设置】页面中选中签报模板后，再点击【新建模板】按钮。进入到新建页面中后，选择已启用的预置签报单后，再进行流程等信息的绑定（具体可参看用户手册【公文应用设置】【公文模板设置】中的说明）。自定义预置库：用户可以自建预置数据并可通过【导入】功能将自定义的表单或公文导入到产品中。4.3.2 协同模板设置 功能键【新建模板类型】创建模板的种类，创建后会在左侧以文件夹的形式显示。【更改模板类型】选中已创建的模板类型，再点更改模板类型，可以对模板类型进行更名。【删除模板类型】选中已创建的模板类型，再点删除模板类型，即可将已存在的模板类型删除，当下面有下级模板类型或模板，应先删除下级模板类型和模板后再删除此模板类型。【新建模板】建立在新建协同时套用的模板，主要包括填写标题、设定流程、表单调用、添加附件、授权、保存等。【移动】将模板由一个模板类型移动到另一个模板类型中，勾选模板后点击“移动”，再选择要移动的目标类型，确认即可。【删除】删除已创建的模板。【刷新】刷新当前列表。【全选】将当前列表中的所有模板全部选中。数据项【标题】模板的名称。【流程】用户创建新的流程，具体创建方式请参看“流程查看”。【常用格式】指协同事项正文的常用格式，包括个人格式和系统格式。个人格式由普通用户自己创建，系统格式由系统管理员建立。【预归档至】为调用此协同或公文系统模板的用户指定最终协同事件的归档保存位置，事件流程结束后系统会自动归档到“预归档至”中设置的某一单位文档的文档夹里，不需要再手动设置存储位置。【期限/跟踪】设定协同事项每个接收者的处理期限，还可以进行跟踪。【重要程度】表示该流程的紧急重要性。【操作步骤】第一步：点击新建协同模板, 填写完标题。第二步：建立流程, 管理根据实际工作的情况建立流程模板，可以根据职务、岗位、部分、人员分别进行建立。第三步：点击“流程查看”，根据流程的实际情况定义流程中每个节点的权限。第四步：点击“添加附件”，一个协同事项可以携带多个附件，但每个附件的大小不能超过51Mbytes。第五步：点击“授权”，进行模板授权，模板必须授权，只有被授权，用户才能调用模板。可以同时授权给具体的人员、一个或多个部门、岗位、组等。注：当授权的部门下包含子部门时，选择时，系统会弹出提示信息“是否添加下级部门”，如果也需要授权给子部门下的所有人员，那么要选择添加下级部门。第六步：根据实际情况选择“重要程度”， 设定是否进行跟踪，建立预归档。第七步：点击“保存”按钮，保存后，被授权使用的用户将可以在创建协同时调用该模板。保存