西软X5系统说明书-公关销售.doc

1 公关销售公关销售 1 第一节第一节 档案档案 1 1 1 客户档案主窗口 1 1 2 新建公司档案 2 1 3 公司档案与预订的关联 6 第二节第二节 协议管理协议管理 9 2 1 销售员管理 9 2 2 房价码类别 11 2 3 房价码 12 2 3 1 新建房价码 12 2 3 2 房价码列表窗口 15 2 4 房价明细 19 公关销售公关销售 公关销售部分主要针对饭店公关销售部的实际职能 实现协议管理 客房与各餐饮娱 乐点预订以及酒店各类信息及相关报表查询等功能 第一节第一节 档案档案 档案是酒店关于客人 公司 旅行社 订房中心 团队的信息汇总 包括基本信息 住店历史 当前预订 房价折扣等 1 11 1 客户档案主窗口客户档案主窗口 主窗口下 按 CTRL L 打开 客户档案列表 窗口 如下图所示 档案分成五大类 宾客 团体 会议 公司 旅行社 订房中心 2 图 组合条件查询 窗口输入查询条件 单击 确认 显示查询结果 双击某记录 可打开 查询常用条件有 名称 单位名 销售员等 1 21 2 新建公司档案新建公司档案 操作步骤 1 客户档案列表 窗口 退出 组合条件查询 窗口 2 单击 新建 打开档案类型选择窗口 单击 公司 打开档案主单 3 图 3 输入公司 本名 名称 2 注意注意 本名 必须正确输入 外国公司的名称请注意大小写 才能保证客户档案 的正确匹配 相关单据 如帐单 登记单 的正确显示 4 使用 Tab 键 回车或者鼠标移动光标至下一项目 输入信息或者从帮助菜单 下拉单或帮助窗口 中选择相关信息 5 基本信息录入完整后 单击 存盘 自动生成档案号 4 图 档案信息 1 主要信息 公司主要信息 2 附加信息 公司附加信息 图 3 优惠策略 房价 餐饮等消费优惠 一般由销售部建立 维护 预订 接待 员查询使用 5 图 4 统计分析 公司历史消费统计 图 5 图像资料与相关人 联系人 签单人 负责人签名 照片等资料 6 图 6 Guest Info 卡及其纪念日 7 预订信息 未来预订 8 销售日记 一般销售人员使用 9 投诉记录 记录客人投诉 注意注意 旅行社 订房中心档案的建立同公司 1 31 3 公司档案与预订的关联公司档案与预订的关联 比较新建预订时 有无公司档案的区别 若宾客是某一协议单位的 宾客预订单中要求输入该客人对应的公司 系统将根据 公司档案 自动显示与之匹配的房价码 操作员选择房类后 系统将自动显示对应房类的 协议价 操作步骤操作步骤 1 宾客预订下 公司 处 按 F1 打开 客户档案查找 输入公司名等可查询 的条件 单击 查询 显示查询结果 如下图所示 7 图 2 单击选择公司 单击 确定 预订主单 公司 处 显示该公司档案号 房 价码 处显示该公司对应房价码 公司 旅行社 订房中心档案下 单击选择 预订信息 标签页 可以看到有 餐饮预 订 散客预订 团体预订 会议预订 四个按钮 可直接操作不同的预订 8 图 单击 散客预订 打开预订主单 由于是该公司档案下新建预订 系统自动导入 公司 房价码 等基本信息 如下图所示 图 9 第二节第二节 协议管理协议管理 协议管理中房价明细 房价码 消费码间的关系可用下图表示 2 12 1 销售员管理销售员管理 X5 系统可将全体销售员分成几类 每个类别下又可设置具体的销售员 管理销售员时 一般先设置类别 再设置或修改销售员 执行公关销售公关销售 销售员设置销售员设置 打开如下图所示的 销售员维护 窗口 图 上图界面风格与操作方法与 WINDOWS 中的资源管理器相仿 窗口中部工具栏各按钮的功能依次是 上一级 打开 协议单位销售员 协议码 房价码 消费码 房价明细 模式明细 10 增加 修改 存盘 删除 退出 操作者可以利用这些按钮完成销售员的管理 销售员设置好后 协议档案中 销售员 项可选择对应销售人员 便于对销售员业绩的统计 对某一销售人员的所有协议在酒店的 消费额进行统计即为该员工的销售业绩 下面以实例说明 实实 例例 增加前厅部销售员扬帆 分分 析析 假设未设置前厅部这个大类 因此 必须首先设置前厅部这类 再增加销 售员名单 操作步骤操作步骤 1 销售员维护 窗口下 如上图所示 单击 增加 光标定位在编辑区 如 下图所示 图 2 代码 处输入 B 这个由操作者决定 也可以是 C 01 等 描述 中输入前 厅部 如下图所示 单击 存盘 即可 图 3 双击 销售员维护 窗口左边显示的 前厅部 打开编辑区 4 单击 增加 光标定位在编辑区 销售员号 处 如下图所示 图 5 销售员号 处输入 YF 也可以是其他代码如三位数字等 名称 处输入扬 帆 电脑工号 处输入 YF 电脑工号 和 销售员号 可以相同 也可以不同 系统建 议使用相同代码 单击 存盘 或回车继续增加销售员 图 11 2 22 2 房价码类别房价码类别 房价码的定义可分四步完成 1 房价码类别设置 2 房价码代码及名称的定义 3 房价明细项目定义 4 给房价码选择房价明细 房价码类别用于对房价码分类 如设置 GVT 类 所有与政府相关的单位用的房价码 归入这类 便于以后的统计 若酒店没有对这方面的要求 可以只设置一个房价码类别 所有的房价码都属于该类 执行公关销售公关销售 房价码类别房价码类别 打开 房价码类别 窗口 如下图所示 图 增加 GVT Government Rate 类 方法如下 上图窗口下 单击 增加 光标定位于 代码 处 输入 GVT 回车 描述 处输 入政府房价 描述 1 处输入 Government Rate 系统代码 停用 两个参数选择系统 默认值即可 输入 序号 如下图所示 存盘 房价码类别设置成功 12 图 删除 用于删除当前选中的类别 表示当前选中 2 32 3 房价码房价码 2 3 12 3 1 新建房价码新建房价码 房价码也可以称为房价优惠包 它是由各种房价明细组成的 实实 例例 建立一名称为 L99 的房价码 其中包含的房价明细如下表所示 房间类型门市价实价Package备 注 标准间1200720含双早 单人房1100680含单早 豪华商务房18001100含双早 套房23801760含双早 豪华套房52004080含双早包括两卧 两卫 表 本例只说明如何建立房价码 房价明细的说明将在 2 4 节说明 操作步骤操作步骤 1 执行公关销售公关销售 房价码房价码 打开 房价码设置 窗口 如下图所示 该窗口显示 当前已有的房价码列表 操作员可按照类别查询房价码 也可使用描述 代码查询 13 图 2 单击窗口下方 新建 按钮 打开 房价码定义 窗口 图 3 代码 处输入 L99 私有 处如打勾表示该房价码为私有房价码 如是门市 价等公共房价码 需将勾去掉 类别 处 打开下拉单 选择对应类别 描述 处输入 14 中英文描述 选择 开始 结束 市场码 来源 等其他信息 输入 排序 存 盘 如下图所示 图 4 退出 该窗口 房价码设置 窗口中增加一记录 房价码设置 窗口中找 到该记录 单击选中 如下图所示 15 图 注意注意 1 代码 可自由定义 一般建议酒店事先有个比较系统的编制 2 描述 应尽量体现该房价码的特点 2 3 22 3 2 房价码列表窗口房价码列表窗口 房价码列表 如下图所示 2 3 1 节我们着重说明如何新建房价码 下面将对该窗 口做一个比较全面的介绍 图 查询 查询房价码的条件有 类别 代码 描述 可以选择一个或多个条件查询 单击 类 别 处 打开下拉单 单击选择类别 单击 查询 显示某类房价码 若 已经房价 码描述 则可输入 描述 再 查询 功能按钮 新建 单击 打开 房价码定义 窗口 新建房价码 编辑 单击 打开当前蓝色选中房价码定义窗口 可修改相关信息 注意 代码 是无法修改的 删除 单击 弹出确认窗口 确定后即可删除当前蓝色选中的房价码 16 图 复制 用于复制房价码 假设 A 单位的房价码与 B 单位的房价码基本相同 只 有个别明细不同 操作员可复制 A 单位房价码 修改之后即可成为 B 单位房价码 操作步骤 1 单击 复制 弹出输入窗口 输入复制后的代码名称 假设为 L2 图 2 单击 确认 弹出代码为 L2 的 房价码定义 窗口 修改相关信息 增删 房价明细 新的房价码改建成功 17 图 明细 单击 打开 房价码明细定义 窗口 可查阅 修改当前房价码的房价 明细 图 包价 单击 打开 Package 帮助 窗口 蓝色选中的为当前房价码含有的包 价 18 图 信息 单击 打开 房价码信息 窗口 可查阅当前选中房价码的基本信息 19 图 2 42 4 房价明细房价明细 在实际应用中 不同的协议有不同的房价优惠 一个房价优惠可以包含不同房类的明 细优惠 对不同时段设定不同的优惠房价 系统中的房价码即为各种房价优惠 房价明细 项目就是各房类针对不同协议的明细优惠 下面我们用实例说明如何新建房价明细 实实 例例 假设某公司协议房价如下表 请设置房价明细 房间类型房间类型明细代码明细代码门市价门市价实价实价Package备备 注注 标准间BZ7201200720含双早 单人房DR6801100680含单早 豪华商务房SW110018001100含双早 套房TF176023801760含双早 豪华套房HTF408052004080含双早包括两卧 两卫 表 操作步骤操作步骤 1 执行公关销售公关销售 房价明细码房价明细码 打开如下 房价明细码列表 窗口 该窗口显示了当前已经定义好的房价明细 操作者可以通过窗口上方的代码 描述 房类等条件 查询现有的房价明细 20 图 2 单击 新建 打开 房价明细设置 窗口 代码 处输入 BZ720 描述 处输入中英文描述 选择 有效期 包价 处 按 F1