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公文管理 昌平区档案局王金颖联系电话 69709438 206 公文管理 第一节 公文的概念第二节 公文格式与稿本第三节 公文处理第四节 公文整理第五节 公文归档 第一节 公文的概念与分类 这节主要讲三方面内容 一 公文的概念 二 公文的种类 三 常用的公文文种 公文即公务文书 是国家机关及其他社会组织为处理公务行使职权而按规范体式形成的具有法定效用的信息记录 44页 公文的概念 公文概念的含义 主要有四个方面 一 由法定作者制发 法定作者制发是指公文必须以国家机关及其他组织的名义或其领导人的名义制发 制发公文包括两种形式 以机关名义制发 以机关领导人名义制发 公文概念的含义 二 法定的权威性 就是指公文代表了制发机关的法定权威 对受文者产生的不同程度的强制性影响 主要体现在两个方面 发文者 要依据有关的法律法规行文 受文者 要遵照执行 公文概念的含义 三 效用的现实性 即特定的效用 指公文的法定权威性 具有明显的时间性和空间性 比如 关于举办2013年档案业务培训班的通知 这是公文与档案作用的重要区别 四 体式和处理程序规范性 规范的体式包括文体的规定性和格式的规定性 处理程序规范性是指公文从制发到办理程序都有明确的规定 公文具有规范的体式和处理程序是公文区别于其他文字材料的明显标志 公文概念的含义 公文与文件 文书之间的联系和区别 1 联系 从内涵上讲 三者没有本质的区别 都是同一种事物 2 区别 它们的不同之处在于外延有一定的区别 文件指某一份公文 文书包括公文和文书 公文指国家机关和社会组织形成的文件材料 公文概念的含义 公文的种类 公文种类 即根据公文功能属性进行的分类 简称文种 文种具有概括表明公文性质 行文方向 行文目的和公文特点的重要作用 公文的种类 目前 全国通行的公文系统有四类 党的机关公文 行政机关公文 人大机关和军队机关公文 2012年 党政机关公文处理工作条例 规定 公文种类主要有15种 也就是我们常用的公文文种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要等 记一下 文种的分类 1 按性质不同 分为指令性 告知性 规范性 报请性 商洽性 记录性公文 17页2 按行文方向不同 上行文 指向直属的上级机关报送的文件 下行文 指上级机关对所属的下级机关发送的文件 平行文 指同级机关或者不相隶属机关之间相互往来的文件 3 按发文机关不同 18党的机关专用行政机关专用党政机关通用 文种的分类 常用文种的具体应用 适用范围 发文机关 行文方向18 1 决议 2 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖励有关单位及人员 变更或者撤销下级不适当的决定事项 表彰 奖励 下行文 常用文种的具体应用 3 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 首脑机关发布 下行文 4 公报 5 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 一般通过广播 电视 报纸等 下行文 6 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 下行文 7 意见 适用于对重要问题提出见解和解决办法 上行文 下行文 平行文 8 通知 是机关的常用公文 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 既属于下行文 又属于平行文 通知对受文对象具有一定的强制执行性和明显的时间性 比如会议通知 只是在指定的一段时间里有效 批转性和转发性通知是针对被批转或转发的公文而发的 通知成了主件 原公文成了附件 正件 附件一起 组成了批转性或转发性通知 9 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 下行文和机关内部行文 10 报告 适用于向上级机关汇报工作 答复上级机关的询问 上行文 报告种类很多 可分为工作报告 情况报告 答复报告 报送文件的报告等 11 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 具有强制执行性 与报告区别 请示一般由请示事由 请示事项 结尾三部分组成 结尾常以请求语作结 习惯用的有 以上意见是否妥当 请批示 妥否 请批示 等 撰写请示应注意 要一文一事 切忌把不相关联的问题放在一个请示里 使上级无法批复 影响工作 要按级请示 确实必须越级请示的 也应同时抄送直接的上级机关 12 批复 适用于答复下级机关的请示事项 下行文 结尾处要加 特此批复 13 议案 适用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 平行文 14 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 平行文 15 纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 无固定行文方向 注意 只能取舍 提炼 概括 比如 几种常用文种的区别 1 命令 令 决定 通报 都用来表彰先进 发布层次逐级递减 2 公报 公告 通告 通知 通报 都属于公布性公文 发布层次和发布范围不同 3 请示和报告 如何正确选用文种 一看行文方向 二看行文目的 三看公文内容 常见错误 1 缺少文种2 生造文种3 错用文种 机关其他常用文书 1 规章制度类文书 如条例 规定等 2 计划类文书 如计划 规划等 3 总结类文书 4 简报类文书 如简讯 工作通讯等 5 合同类文书 如租赁合同等 6 记录类文书 如电话记录 会议记录等 7 讲话类文书 如领导讲话 开幕词等 以上就是第一节的主要内容 公文的概念 公文的种类 常用的公文文种 第二节 公文格式 主要包括二方面内容 公文格式27 54 发文稿纸 一 公文格式 组成 包括公文的组成要素 公文介质及公文数据的格式标准等 公文具有统一 规范的格式 这是公文区别于其他文字材料的显著特点之一 目前我区机关公文格式主要依据的文件有 1 2012年 党政机关公文处理工作条例 2 中共北京市昌平区委办公室北京市昌平区政府办公室关于关于进一步精简文件和简报的实施意见 公文的组成要素 根据2012年 党政机关公文处理工作条例 规定 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 页码等18项元素组成 公文的介质 纸型 国际标准的A4版心 装订 公文组成要素的格式标准 公文的组成要素主要分为 版头 主体 版记3个部分 公文的版头部分 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等6个要素 公文的主体部分 包括标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件等9个要素 公文的版记部分 抄送机关 印发机关和印发日期等2个要素 以上是第二节公文的格式与稿本的主要内容 公文格式 发文稿纸 第三节 公文处理 公文处理通常称为文书工作 主要包括公文办理和公文管理 公文处理工作基本要求 公文处理工作的原则是 公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全