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Office办公软件技巧培训 2010 8 培训项目 Word篇Excel篇PowerPoint篇其他 Word篇 附加段落格式的去除若想去除附加的段落格式 我们可以使用一组快捷键Ctrl Q 此时 如果对某个使用了正文样式的段落进行了手动调节 增加了左右的缩进 那么增加的缩进值就属于附件的样式信息 若想去除这类信息 可以将光标置于该段落中 并按Ctrl Q快捷键即可 如有多个段落需做类似调整 可以首先选定这多个段落然后再使用上述的快捷键 Word篇 附加字符格式的去除有的人喜欢在自己编辑的文档中试验各种字符外观 比如加粗 斜体 下划线 甚至空心 阴文 阳文等等 这是与专业的字符排版原则相违背的 专业的字符排版原则中 正文的字体及样式都会被限制在很有限的种类之内 如果你想去除这些附加字符格式 不必一个一个的查找与更正 Word为此提供了快捷键 我们可以选择使用Ctrl Shift Z来完成这一工作 Word篇 分隔符换页时不再频繁敲回车键在编辑文档时 经常会遇到换页的情况 大多数的用户都会敲很多次回车键以生成新的页面 这实际上是一个非常不好的习惯 因为当用户对前面的内容再作修改时 会直接影响到版面 所以用户应当使用下面的方法 当编辑到需要换页的位置时 按住 Ctrl 键后再按下回车键 插入一个分页符 这样就完成了换页的工作 Word篇 分隔符巧用换行符在编辑文档时 换行的情况是必不可少的 大多数用户都会敲回车键生成新的一行 这实际上也是一个不好的习惯 因为回车后的代表以下是一个新的段落 会对后续排版编辑产生影响 所以用户应当使用下面的方法 当编辑到需要换行而不是新起段落的位置时 按住 Shift 键后再按下回车键 插入一个换行符 这样就完成了换行的工作 Word篇 巧用多级列表功能编号实际上多级列表与加项目符号或编号列表相似 但是多级列表中每段的项目符号或编号根据段落的缩进范围而变化 多级列表是在段落缩进的基础上使用Word格式中项目符号和编号菜单的多级列表功能自动地生成最多达九个层次的符号或编号 使用方法如下 Word篇 巧用多级列表功能编号选中需要编号的段落 在 格式 菜单中选择 项目符号和编号 单击 多级符号 命令 在预先规定的多层次编号样式中选择需要的多级列表样式 如果需要接着文章前边的段落编号应该选择 继续前一列表 需要单独编号则选择 重新开始编号 选择确定如图 Word篇 快速输入大写中文数字在一些特殊领域 例如财务等金融相关 经常需要输入中文的数字 一次两次可以 但是输入次数多了未免太麻烦了 这里介绍一种快速输入中文数字的方法 执行 插入 菜单上的 数字 命令 在弹出的 数字 对话框中输入需要的数字 如输入123 然后在 数字类型 里面选择中文数字版式 壹 贰 叁 单击 确定 中文数字式的 壹佰贰拾叁 就输入好了 Word篇 在Word中插入当前的日期和时间用户可以随时使用快捷键在Word文档中插入当前的日期或时间 方法很简单 只需要将光标置于需要插入日期或时间的位置 按下Alt Shift D组合键即可插入日期 而按下Alt Shift T可插入当前时间 用户也可以执行 插入 菜单上的 日期和时间 来完成同样的工作 按下Ctrl F11组合键 这样就可以锁定时间和日期了 按下Ctrl Shift F9组合键使时间和日期变为正常的文本 Word篇 使用 以上的数字序号以前在Word中输入10以带圈序号非常困难 现在WordXP中可以轻松插入带圆圈10以上的序号 点击工具栏上的 字按钮 在 文字 T 栏输入 11 圈号 Q 栏中选 点 确定 即可完成 如图 当然输入中文也是可以的 Word篇 使用格式刷重复复制格式格式刷的用法相信广大用户都会 但是每次只能调整一次格式是不是很不方便呢 其实只要双击 格式刷 按钮 用户可以将选定格式复制到多个位置 再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷 Word篇 利用不间断空格使两个单词保持在同一行文字里用户在录入一段文字时 经常会遇到这样的情况 一个由多个单词组成的词组 如人名 被分隔在两行文字里 如果遇到这种情况 可以通过一个不间断空格使该词组保持在一行文字里 方法很简单 选中词组中每个单词 除最后一个单词 后的空格并按下Ctrl Shift Space组合键即可 Word篇 巧用 选择性粘贴 中的 无格式文本 用户在制作文档时经常会用到复制和粘贴的方法 但是直接粘贴的文本有时会出现不希望的格式 如从复制的网页文字粘贴到文档后 四周留下了表格边框 从其它文档粘贴过来的文字延续了源文件中的格式 通过 选择性粘贴 我们可以让这些文字按照设置好的格式出现 将需要的文字复制到剪贴板后 执行 编辑 菜单上的 选择性粘贴 命令 在弹出的对话框中选择 无格式文本 如图 单击 确定 按钮后 粘贴的文字就是无格式的 也就是说它会按照粘贴光标位置的格式出现 另外注意粘贴后的 Word篇 插入和改写的切换用户在录入文字时往往会遇到这种情况 在段落中间加入文字的时候 新录入的文字覆盖了原有的文字 而这并不是我们所需要的 这时就用到了 插入和改写 将鼠标移至下方工具栏区 双击 改写 或者使用键盘上的 Insert 键 当其为灰色时即为插入录入功能 Word篇 插入和改写的切换还有一种情况是我们画选了一段文字 想通过打写新的文字去替换它们 但却还是插入其中 画选文字并没有删除这时是因为选项设置中出了问题 Word篇 使用通配符进行模糊替换如果想把整篇文档中引号 内的文本全部设置成黑体 可以采用通配符替换的方法实现 用 编辑 替换 命令 打开 查找与替换 对话框 并点击下面的 高级 按钮 再选中 使用通配符 选项 在 查找内容 框中填入 后 号代表任意字符 号代表1个字符 点击 替换为 框 再按下端的 格式 按钮 并选 字体 选项 在弹出的 查找字体 对话框将字体设置为黑体后确定 按 全部替换 按钮 即可将全文引号内的文本一次性设置为黑体了 使某页横向显示在我们编辑文件的过程中也许会遇到某页为表格图片等 而纵向的版面无法满足其格式要求 这时我们可以单独把这一页设为横向而不影响整体格局 将光标移动到需要改版的这页第一个字符之前文件 页面设置选中横向及应用于插入点之后 确定光标移动到下一页需继续纵向的首字符前重复以上动作纵向后即可 Word篇 Word篇 流程图的制作流程图是由一些图框和流程线组成的 其中图框表示各种操作的类型 图框中的文字和符号表示操作的内容 流程线表示操作的先后次序 Word篇 流程图的制作注意 否 是 流程开始用此框体 判断时用此框体 菱形框内多行文字时可调整行距 按住Ctrl 上下左右对图形位置进行微调 Word篇 组织结构图的制作组织结构 OrganizationChart 是最常见的表现雇员 职称和群体关系的一种图表 它形象地反映了组织内各机构 岗位上下左右相互之间的关系 组织结构图是组织结构的直观反映 也是对该组织功能的一种侧面诠释 Word篇 组织结构图的制作 Word篇 微调各边距用户在进行排版时 通常都会使用鼠标左键来调整页边距 左右缩进 制表符 表格边框线等 但有时由于各种原因 如鼠标不灵敏 屏幕分辨率较低等 效果不尽人意 不能精确的移到理想的位置 这时可以在调整的过程中加按鼠标右键 不释放左键 来进行微调 可以达到理想的效果 另 按Alt 鼠标左键效果等同且适用于表格长宽尺寸调节 Word篇 为部分文档创建不同的页眉或页脚创建页眉或页脚时 Word自动在整篇文档中使用同样的页眉或页脚 要为部分文档创建不同于其他部分的页眉或页脚 需要对文档进行分节 然后断开当前节和前一节中页眉或页脚间的连接 如果尚未对文档进行分节 需要在要使用不同的页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符 单击要为其创建不同页眉或页脚的节 单击 视图 菜单中的 页眉和页脚 命令 出现 页眉和页脚 工具窗口 单击 页眉和页脚 工具栏上的 同前 按钮 如图 修改已有的页眉或页脚 或为该节创建新的页眉或页脚 Word会自动对后续各节中的页眉或页脚进行同样的修改 Word篇 为部分文档创建不同的页眉或页脚注意 此时若插入页码仍为连续上面的序号若想一个新的开始此时点击 插入 页码 格式 起始页码 更换您想作为开始的页号即可首页不同 Word篇 修改表格的垂直对齐方式通常情况下 Word表格中的文字采用的是顶端对齐方式 即无论表格内容的多寡 其文字的排列都是向 顶 看齐 这在各个表格项中文字的数量差不多的情况下到也没什么 可当不同表格项的文字数量相差较大时就显得不太美观了 我们若能将表格中的第一列文字全部放在单元格的中间位置进行打印 则要美观得多 为此 许多用户都采用了手工插入空行的办法来加以解决 操作麻烦不说 效果也不太好 其实我们只需利用Word表格的垂直居中功能即可解决这一问题 具体步骤为 Word篇 修改表格的垂直对齐方式执行Word 表格 菜单的 绘制表格 命令 或单击快捷工具栏上的 表格和边框 按钮 激活Word的 表格和边框 工具栏 如图将光标移到需要垂直居中的单元格上 或将这些单元格定义为块 单击 表格和边框 工具栏上的 垂直居中 按钮 如图 表格中的文字就会居中排列 这就较缺省的顶端对齐方式要美观得多 当然 用户如果需要也可将文字设置为 底端对齐 方式 Word篇 绘图技巧1 不打折画直线技术画一般直线 点击绘图工具栏上的 直线 命令 然后按住Shift键拖动 2 旋转技术 选中对象 单击工具栏的 自由旋转 命令 用环型箭头指针套住一绿控点 牵引对象绕其质心旋转 如图若需以15 为角度改变单位旋转 可在牵引同时按住Shift键 3 微移技术 为更轻松地绘出细节 或控制对象以极微小步距移动 可以采用下面的方法 按住Alt键拖动 Ctrl 上下左右 Word篇 将图片移到合适的位置当用户在Word文档中放置图片时 它会自动与一个可见的网格对齐 以确保所有内容整齐的排列 如果图片不需要与文字对齐 用户可以使用这一技巧 为了确保该功能可用 请用户双击该图片 然后选择 版式 选项卡 选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式 最后单击 确定 按钮即可 在调整图形或图像的位置时 使用鼠标进行拖动不太精确 往往无法达到满意的位置 用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用 的方向键来进行精确微调 此时图片就可以在文档中任意移动旋转了 Word篇 Word的复印机缩放功能当用户编辑了一篇Word文档 需要打印到A3 29 7 42厘米 的纸张上 而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4 21 29 7厘米 的幅面 怎么办呢 其实 如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同 用户可以使用Word提供的 复印机 缩放功能 就是说用户可以通过 缩放 命令 让Word为文档设置格式 使其符合打印机的纸张尺寸 操作步骤如下 单击 文件 菜单中的 打印 命令 系统弹出 打印 对话框 在 缩放 下 在 按纸型缩放 下拉列表框中 选择要使用的纸型 比如我们选择A4纸型 单击 确定 按钮 如图 这时 Word将调整文档的页面使其适合所选纸型 在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档 通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上 这类似于复印机的 缩小 放大 功能 Word篇 文档中插入文件有些时候 我们在一篇文档中会提到一些与其相关的信息 这时不妨使用插入功能将这个 相关信息 的文件黏贴进此文档 使材料更清晰明确 此时 浏览者双击这个文件图标即可查阅 注意 一般不要勾择 链接到文件 选项 因为那样你的插入对象仅为一个快速链接 而当你将整篇文档发送给别人看时 其他人将无法找到你电脑上的这个链接了 Word篇 修订审阅当你需要为别人批阅文件的时候 如果你想让别人了解你都修改了哪些地方 那么可以做如下操作 右键菜单区域空白处勾选 审阅 在审阅菜单栏中点选 修订 此时 您对文档进行任何的操作它都将会被记录下来 注意 这种带 审阅修订 的文件保存之后操作标记就会一直存在 下次打开之后仍会显示这些标记也许会对使用造成困扰 这时就需要做如下操作来解决 1暂时性取消标记2永久取消 Word篇 如何执行 全部保存 当用户打开了多个文档后 如果想全部保存似乎找不到这个命令 其实它是隐藏起来了 按住 Shift 键 然后在打开 文件 菜单 就会发现菜单上多了一个 全部保存 命令 执行即可完成全部保存的操作了 对比如图另外 细心的用户也一定发现了 菜单中也多了 全部关闭 的命令 配合 全部保存 命令 Word操作会更加容易和快捷 Word篇 Word快捷键Shift F4 重复上次查找命令 Shift F5 跳转到文档中的上一次编辑位置 F6 在文档和任务窗格或其他Word窗格之间切换 Ctrl F6 在打开的文档之间切换 Alt F8 显示 宏 对话框 F12 打开另存为 F8 打开Word的选择模式 Ctrl B组合键 使字符变为粗体Ctrl I组合键 使字符变为斜体Ctrl U组合键 为字符添加下划线 Word篇 Word快捷键F1 帮助F2 移动文字或图形用回车确认F4 重复上一次的操作F5 编辑里的定位F12 选择 文件 菜单上的 另存为 命令Shift F2组合键 复制文本Shift F3组合键 改变字母大小写Shift F4组合键 重复 查找 或 定位 Shift F12组合键 选择 文件 菜单上的 保存 命令Ctrl F2组合键 打印预览Ctrl F4组合键 关闭窗口Ctrl F12组合键 选择 文件 菜单上的 打开 命令Ctrl Shift F12组合键 选择 文件 菜单上的 打印 命令 Word篇 Word快捷键关于字体及字号的快捷键Ctrl Shift F组合键 改变字体Ctrl Shift P组合键 改变字号Ctrl Shift 组合键 增大字号Ctrl Shift 组合键 减小字号Ctrl 组合键 逐磅增大字号Ctrl 组合键 逐磅减小字号Ctrl Shift C组合键 复制格式Ctrl Shift V组合键 粘贴格式Ctrl 1组合键 单倍行距Ctrl 2组合键 双倍行距Ctrl 5组合键 1 5倍行距Ctrl 0组合键 在段前添加一行间距 Ctrl E组合键 段落居中Ctrl J组合键 两端对齐Ctrl L组合键 左对齐Ctrl R组合键 右对齐Ctrl M组合键 左侧段落缩进Ctrl Shift M组合键 取消左侧段落缩进Ctrl T组合键 创建悬挂缩进Ctrl Shift T组合键 减小悬挂缩进量Ctrl Q组合键 取消段落格式Ctrl Enter组合键 分页符Alt Ctrl C组合键 版权符号Alt Ctrl R组合键 注册商标符号 Word篇 Word快捷键关于字体及字号的快捷键Alt Ctrl T组合键 商标符号Alt Ctrl 组合键 省略号Shift 右箭头 右侧的一个字符Shift 左箭头 左侧的一个字符Ctrl Shift 右箭头 单词结尾Ctrl Shift 左箭头 单词开始Shift End组合键 行尾Shift Home组合键 行首Shift 下箭头 下一行Shift 上箭头 上一行Ctrl Shift 下箭头 段尾Ctrl Shift 上箭头 段首 Shift PageDown组合键 下