民营企业档案管理工作探析.doc

民营企业档案管理工作探析 导语：要使民营企业档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。 民营企业档案真实地记录了民营企业诞生、发展的历史过程，这些档案对于民营企业和社会发展都具有重要价值。民营企业要发展，要进步，要生存都离不开档案，民营企业只有管好、用好本单位的档案，才能更好地为民营企业的建设和发展服务。但由于多种因素的影响，过去对民营企业档案管理工作发展重视不够，导致民营企业档案管理水平不高，远不能适应新形势发展的需求。因此，一定要从民营企业发展的战略高度来认识民营企业档案管理工作，并采取得力措施不断完善、规范民营企业档案管理工作，充分发挥其在促进民营经济发展方面不可替代的作用。 一、民营企业档案的重要作用 (一)是了解民营企业发展历史的原始材料。民营企业档案是民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的反映民营经济发展的历史记录，是反映民营企业各项活动和历史面貌的第一手材料，一套完整的档案就是一部民营企业发展的历史教科书，也是民营企业发展的历史写真，可以真实再现民营企业创业的艰辛、成长的脚步，对了解民营企业发展历史具有不可替代的价值。 (二)是民营企业生产经营的重要依据。民营企业档案是民营企业生产经营管理的重要组成部分，民营企业的一切活动和民营企业发展的全过程都反映在民营企业档案上。民营企业在生产经营、资质认证、融资上市、会计审计、项目验收等环节中需要提供大量的民营档案作为凭证和参考。如果民营档案丢失严重，关键时刻拿不出原始的档案，将会造成无法弥补的经济损失。 (三)是保护民营企业合法权益的有效佐证。民营企业档案作为民营企业资产权益的原始凭证，是维系民营企业生存和发展的生命线和保护神，直接关系到民营企业的合法权益，建立健全民营档案对民营企业维护企业和职工合法权益具有重要作用。 二、民营企业档案管理工作存在的不足 (一)档案意识较为薄弱。由于民营企业管理者经营以追求利润最大化为目的，一般都较注重短期和现实利益，精力和资金主要放在生产经营上，加之档案管理工作带来的经济效益不明显，不容易引起人们的注意，从而导致民营企业管理者的档案意识普遍不够强，对档案管理工作的关注不到位、重视不够，无专门的档案机构和档案管理人员，相当一部分民营企业的档案管理工作还处于无人看管的混沌状态，影响了民营企业档案管理工作的开展。 (二)管理制度不够健全。民营企业普遍存在着档案规章制度不健全的情况，缺乏必要的规章制度，档案管理的随意性很大。少数民营企业甚至都没有档案管理制度，甚至档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度都没有建立，有的虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严，不能坚持严格考核，使档案管理制度形同虚设，无法落到实处，档案管理工作无章可循。 (三)收集归档差强人意。民营企业在发展中虽形成了大量的档案材料，但由于收集归档意识淡薄，档案收集归档不规范，没有及时整理归档，档案内容贫乏，室藏不丰富的状况普遍存在，严重影响了档案的齐全完整，民营企业档案的收集归档工作远远跟不上民营企业发展的步伐。 (四)管理手段相对落后。民营企业在经费本就紧张的情况下，认为花钱建档案是一种负担，对投入属于边缘的档案设施设备的投入就更加不足，造成民营企业档案基础设施滞后，设备老化、配套不齐，很多民营企业档案手工操作居多，计算机、网络技术并未得到普及，软硬件设施严重滞后于民营企业的发展，管理手段较为落后。 三、提高民营企业档案管理水平的建议 (一)增强民营企业管理者的档案意识。民营企业管理者的档案意识是决定民营企业档案管理成败的关键，没有民营企业管理者的重视一切都无从谈起。所以，要加大对民营企业管理者的宣传力度，尤其是要强化民营企业管理者的档案意识，使民营企业尽快完成“要我建档”到“我要建档”的转变。只有民营企业管理者体会到档案管理工作与民营企业发展密切相关，才能取得民营企业管理者的重视和认可，才能重视档案管理工作，保证档案管理工作的健康发展。 (二)建立健全民营企业档案规章制度。制度是行动的保证，只有好的制度，才能有好的行动，因此制度建设很重要。在实际工作中，要建立健全民营企业档案管理各项规章制度，使民营企业档案管理工作有法可依，按章办事，确保民营企业档案归档齐全、整理规范、保管齐全、利用便捷，为民营企业档案管理工作良性运行提供制度保证。 (三)加强民营企业档案的收集归档。民营企业文件材料的收集归档是伴随各项民营企业活动的结束而自然开展的一项工作，民营企业文件的收集归档是保证文件材料齐全、完整的重要手段。要结合民营企业的实际情况，加大对民营企业相关的文件材料的归档力度，特别要注意民营企业在科技、生产、管理活动中形成的文件材料的收集归档，千方百计做到该收集的一定要收集，该归档的一定要归档，确保民营企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料的齐全完整。 (四)采用先进技术手段管理民营企业档案。要使民营企业档案最大限度地发挥作用，必须把先进的科学技术手段应用于档案管理，以达到提高工作效率和延长档案寿命的目的。要做好民营企业档案管理工作，不仅仅是要求档案管理人员的素质比较高，还要有