《电算化会计档案的内容、生成及保管》的档案管理论文.doc

电算化会计档案的内容、生成及保管的档案管理论文 【摘要】会计电算化的发展使得事业单位会计档案的收集和管理呈现出新的特点了解电算化会计档案的内容、生成、保管对促进事业单位会计档案的科学管理和利用具有重要意义 【关键词】事业单位；会计电算化；档案 事业单位单位会计档案是记录和反映自身经济业务的会计核算专业资料具有重要的经济意义和法律意义事业单位单位实行会计电算化后会计档案的内容、载体、生成、传输、保管呈现出新的特点这需要我们不断深入研究与总结 1.电算化会计档案的内容 1.1机制会计档案 包括从会计电算化系统打印输出的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等纸介质档案也包括应当依法保存的会计档案移交、保管、销毁清册等其他类档案 1.2机读会计档案 包括以计算机硬盘、软盘等磁性介质或光盘等其他介质存储的、只能以电子数据状态保存的会计数据包括会计凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式与计算公式）等数据和会计数据库 1.3计算机系统档案 包括计算机硬件系统型号、存储空间和外部设备类型及其增减变化；计算机操作系统及网络操作系统型号；会计电算化软件系统名称、版本号与之配套的安装光盘、磁盘、用户服务卡以及用户手册等全套文档资料 2.机制会计档案生成的控制 2.1机制会计凭证类生成的控制 会计电算化操作员向会计电算化系统输入记账凭证前首先应认真审核原始凭证的合法性、正确性；编制记账凭证时做到科目使用正确数字准确无误审核记账员（由复核人员兼任）应在计算机屏幕上直接对系统内记账凭证一张一张进行审核不能等到期末使用“成批审核”功能集中审核；同时复核机制记账凭证并签章二者同步完成后系统内审核后的记账凭证方可用来登记账簿而机制记账凭证除由制单人员、复核人员签章外还应由记账人员及会计机构负责人或会计主管（兼任会计电算化主管）签章收付款记账凭证还应由出纳人员及领款人签章方可作为有效的会计档案保管1 机制记账凭证的编号应由计算机自动顺序产生必须连续编号间断时应在断号后第一张凭证上说明断号原因并由有关人员签章现金、银行存款、转账凭证的分册科目汇总表每本凭证打印一张连同该本记账凭证及其所附原始凭证一起装订保管 2.2机制会计账簿类生成的控制 现金日记账每天在计算机内登账并打印输出后由出纳人员核对现金库存核对无误后由出纳人员、记账人员、复核人员、会计机构负责人或会计主管在账簿上签章按月连续编页码并装订成册以防账页的散失或被抽换年终再将各月现金日记账按顺序装订成册加盖封印妥善保管同样银行存款日记账也应每天登账并打印输出绝不能等到期末集中登账和打印其审核签章、装订、保管与现金日记账相同 此外出纳人员每月月末编制银行存款余额调节表由出纳人员及会计机构负责人或会计主管签章后与银行对账单一起保管 总账、其他明细账定期打印输出连续编号经审核后装订成册同样应由记账人员、打印人员、装订人员、会计机构负责人或会计主管在账册封面上签章并加盖封印一般可根据事业单位单位实际情况和工作需要按月或按季、按年打印但最迟至次年1月末应全部完成此项工作当然也要根据税务、审计等管理部门要求及时打印输出有关账簿 2.3机制财务会计报告类生成的控制 事业单位的会计报表和部分财务分析结果由会计电算化系统产生但要求向有关各方提供的财务会计报告应符合事业单位财务会计报告条例的规定事业单位在有必要向有关各方同时提供书面形式以及电子数据的财务会计报告时两者数据应当完全一致此外由会计电算化系统打印输出的会计资料发生缺损时应补充打印并同样要有关会计人员签章 3.机读会计档案生成的控制 机读会计档案只能以电子数据状态保存而通过会计数据备份的方式生成根据有关规定会计档案的载体以纸介质为主以磁、光电等其他介质为辅但发展方向是以方便、可靠而经济的磁性或光电等介质取代纸介质会计电算化工作规范已经允许在征得同级财政部门同意后事业单位采用磁性介质等存储会计数据不再定期打印输出会计账簿（总账、现金日记账和银行存款日记账除外）2而会计档案管理办法第12条也规定“具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的由国务院业务主管部门统一规定并报财政部、国家档案局备案”3 目前大多数会计电算化软件主要支持计算机硬盘及软盘备份备份次数应视事业单位会计业务量大小而定但每月不应少于两次每次除在本机硬盘备份外同时还应制作两份软盘并使用两套软盘循环比如月中做一次（两份）备份月末在记账后结账前做第二次备份时要启用一套空白软盘以防备份失败 系统管理员以及会计电算化操作员应及时制作数据备份各种备份软盘均要标明类型、备份期间、备份时间和备份人员等有关标识以便查找备份软盘必须写保护、装入盘套、放进硬盒存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低温的场所且至少存放在两处不同的建筑物内当需要对备份磁盘进行操作而又可能危及该磁盘的完整性时应制作复制件使用复制件进行操作 对使用中的会计电算化软件进行修改、版本升级或计算机硬件设备更换时为保证会计数据的连续和安全也应事前制作软盘备份因为会计电算化系统不仅存有当期的会计数据而且存有以前年度的历史会计数据硬盘数据备份也保存在计算机内系统管理员应在现场全程监督事后还应核查确认会计数据的连续和完整升级前的旧版本会计电算化软件系统不应删除而应存储在计算机内 尽管软盘在会计数据备份中广为使用但是并非最佳选择会计电算化工作规范中建议“大中型事业单位应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据尽量少采用软盘存储会计档案”2 现在很多事业单位使用存储量大、价格逐步下调的光盘备份会计数据而庞大的、关键性的事业单位则有必要利用现代信息技术建立基于网络的数据备份与传输系统实现异地实时备份以确保会计数据不会丢失会计数据备份有一个致命的缺陷：按规定会计资料经有关人员签章后才可存档但在备份软盘或光盘标签上手工签章根本不能保证会计电子数据不被人为删改也就不能保证会计档案的、完善以及使用该备份进行数据恢复后会计信息的正确性因此采取加密码的“数字签名”才是有效的解决方法 4.电算化会计档案的保管 事业单位负责人对本事业单位电算化会计档案的性、完整性负最终责任会计机构负责人或会计主管对未移交本事业单位档案管理机构的电算化会计档案的性、完整性负直接责任电算化会计档案管理作为事业单位一项基础工作应由电算化会计档案管理员专人具体负责且不能由出纳人员兼管 其岗位职责有：按规定期限向会计电算化系统各类有关人员催收会计数据备份及存档资料并填写存档清单；负责保管存档的机制会计档案、机读会计档案和计算机系统档案；负责会计档案的安全保密不能擅自借出经会计电算化主管和事业单位负责人批准允许借阅、复制的会计档案应办理登记手续并注意避免调用者越权使用或改动数据；存储于磁介质的会计档案调用后归还时应进行检查、杀毒工作 会计档案管理办法要求“我国境内所有单位的会计档案不得携带出境”3但事业单位外部人员尤其是事业单位竞争对手可以通过事业单位外联网和国际互联网窃密给事业单位造成难以估量的经济损失为了对付此类威胁可采取的措施包括：在事业单位内部设置防火墙；安装信息网关和安全路由器；设计授权和身份认证系统；进行信息加密；加强安全监测预警系统的实时监控等 至于电算化会计档案的保管期限机读会计档案应当与会计档案管理办法所规定的相应的机制会计档案保管期限一致值得注意的是根据规定机制会计凭证类和会计账簿类档案应当保管15年但相应的机读会计档案即会计数据备份（尤其是软盘备份）的磁介质寿命有限因此需要定期转储数据以