【培训课件】会议沟通.ppt

会议沟通 为什么会议如此重要 为什么会议会失败 如何在会前作充分的准备 如何计划会议影响会议成效的因素有哪些 什么是有效会议沟通的策略 经常困惑人们的会议沟通问题 群体或组织中相互交流意见的一种形式 它是一种常见的群体活动 会议的定义 交流信息通过会议 管理者可以将有关政策和指示传达给下属或员工 同时 管理者也可以从他们那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息 给与指导企业通过把员工组织起来进行培训 以提高他们某个方面或某些方面的技能 使他们更好地适合工作环境 解决问题会议可以帮助澄清误会 处理各种冲突并利用他人的知识和技巧来解决问题 作出决策会议可以帮助营造民主的气氛 给管理者提供共同参与和共同讨论的机会 最终作出良好的决策 会议的目的 谈判目的是解决双方在利益上的冲突 采用互动的方式讨论 力求达成一致的意见 通知目的是为了传播信息 采取单项的方式 一般没有讨论 解决问题目的是为了利用团体的力量解决问题 通常 要将待解决的问题摆在桌面上 与会者应提出解决的方法 在这类会议上 人们夺回未探求解决的方法而努力 不会停留在过去的状态中 决策目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择 与会者不仅会讨论和决策 而且还要遵守会议的决议 交流目的是在于集思广益 常采用 头脑风爆法 讨论 即安排5 7人 每一位与会者都可以将自己对问题的看法 并从相互间的发言中得到启发 激发灵感 产生创意 这类会议鼓励讨论 会议的种类 会议的组织 会前准备会议过程控制会后工作 会前准备 明确会议的必要性确定会议的目标准备会议文件确定会议主持人确定与会人员预定会议场所 会议过程控制 宣布会议的主题和目的根据会议议程顺序提出议题给予每个人阐述观点的机会控制讨论进程遵守预定时间讨论结束后概括观点确定下次会议议题和时间 会后工作 会议记录应该准确无误下发会议记录或会议简报决议要突出任务责任人姓名 时间及验收标准表明下次会议的日期和时间对执行工作进行监督和检查 不开会的原则 如果已经有每周的例会如果会议的成本过高如果还有比开会更好的方法如果没什么特别重要的事如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人 如果必须把信息同是传达给很多人如果需要当众表扬或批评一些人如果要让多些人参与决策的问题如果需要听取部门汇报工作如果要给小组委派任务 开会的原则 会议文件 会议议程会议记录 会议议程的设计原则 表明议题确定主次注重实效适时调整提供背景资料 会议议程的设计步骤 突出问题提出新议题选择重要议题分清主次顺序确定时间表明顺序结束议程 会议记录 会议名称地点 日期起止时间主办者出席人员缺席人员会议主席致开幕词并宣布会议议程会议过程会议决议下次会议的时间及地点 会议记录必须注意 充分了解会议主题 目的及议程可以采用多种记录方式紧跟会议进程及时确认要点避免主观意识会后及时打印并校对 会场布置 礼堂型 U型 圆桌型 长桌型 课堂式 V型 会议中的角色 会议主持人会议秘书其他与会者 主持人的素质 思维清晰敏锐善于言词表达良好的沟通能力积极倾听的能力较强应变能力很好的分析能力公正公开幽默 主持人的主要职责 做好会前的准备宣布会议准时开始提出会议的议题控制会议进程总结会议追踪会议的结果 会议秘书的职责 准确记录会议要点发放会议纪要确认执行人 完成时间以及所需资源在主持人右手落座 其他与会者 明确会议目的了解会议内容作好发言准备遵守会议制度 会议沟通中常见的障碍 外在环境传递过程语言 影响会议成效的因素 会议时间不当会议目的不明确会议持续太久简单问题复杂化发言者过于健谈 繁忙的周一OR周五下午会议时间冲突已经有约在先准备不充分或根本来不及准备 会议时间不当 有效会议的策略 不搞形式主义明确会议的目的和目标选择合适的与会者合理安排会议议程合理安排会务控制好会议分发会议简报 会议沟通的技巧 建立正面态度学会倾听消除抱怨与不满培养良好情商尽量鼓励掌握提问技巧强化个人沟通能力 会议实例 掌握会议完善流程 开会的问题 开会是是一种自我表现欲的外在表现 开会的通病其实就是影响会议沟通的障碍 会议的有效改善 1 谁参加 参加的人分为必须参加 随意参加 2 谁主持 导言人 主席 观察员共同主持 随意参加 主席 导言人 观察员 必须参加 会议的有效改善 3 谁控制4 谁先发言 主席 控制秩序 导言人 控制时间 观察员 控制全程 由内而外 由下而上 真正了解市场的一线人员 会议的有效改善 5 谁负责及谁追踪确定具体负责和追踪的人6 谁在浪费时间7 谁结论 没有解决的方法 门不准打开 没有更好的解决方法 就用 主持人 的方法 导言人 主席 观察员 资料提前阅读 只讲方案 分粥 有七个和尚曾经住在一起 每天分一大桶粥 要命的是 粥每天都是不够的 一开始 他们抓阄决定谁来分粥 每天轮一个 于是每周下来 他们只有一天是饱的 就是自己分粥的那一天 后来他们推选一个德高望重的人来分粥 强权就会产生腐败 大家开始挖空心思去讨好他 贿赂他 搞