会议活动策划.ppt

会议活动策划 会议的概念 凡研究事理而为之解决 一人谓之独思 二人谓之对话 三人以上而循有一定规则者 则谓之会议 孙中山 民权初步 会议是人们怀着各种不同的目的 有组织地聚集在一起的议事活动 会议分类 1 按会议的地域范围和影响力分类国内会议vs国际会议 标准 2 按会议的性质分类营利性会议vs非营利性会议 举例 3 按主办者性质分类 最主要的分类 协会 行业 会议vs公司会议vs其他组织会议4 按会议活动的内容商务会议 文化交流会议 专业学术会议 政治会议及培训会议 5 按会议的组织形式分类论坛vs研讨会vs报告会6 按会议的规模分类小型会议少于100人中型会议100 1000人大型会议1000 10000人特大型会议大于10000人 会议策划的组成要素 1 会议主题2 会议目的3 会议时间4 会议地点5 会议组织6 参会人员 会议主题与议题 开什么会 what 会议主题 围绕会议目标确定并贯穿一次会一直各项议题的主线 是会议的灵魂 会议议题 紧扣主题付诸会议讨论或解决的具体问题 议题策划原则 时代性前瞻性适度性主次性充分性集中性 会议目的 为什么 why 会议的目标 会议组织者的期望和会议所要完成的具体任务 它制约着会议的议题议程 决定会议的类型 引导会议的结果 会议时间 什么时间开会 when 会议时间策划 什么时间召开会议 会议时间长短时间策划原则 时机原则 成熟时机 合理原则 符合人的身心规律 可操作性原则 行业特征 与会者时间 会议时间长短的考虑因素 一是实际需要二是会议的成本和效率 会议地点 在哪里开会 where 会议地点包括会议的举办地和场所 会议的地点策划是一个系统的工程 需要综合考虑 考虑因素 声誉和环境接待能力 住宿 交通 基建 服务 花费安全与应急措施 G20峰会世界互联网大会 会议组织 会议的利益主体 1 主办者 出资举办会议的组织 协会等会员 雇主 公益性组织 2 协办者 连带责任 提供支持 包括经费人力物资智力支持3 承办者 具体落实组织任务 参会人员 谁参加会议 与会者 参加活动的对象会议主持人嘉宾特别与会者 会议策划的流程 会前准备策划 会议期间服务策划 会后评估与整理策划 会前准备策划 会场布置 1 背景台布置2 主席台布置3 会场座位布置4 安排试听设备 会议宣传推广 会议流程进度 甘特图 甘特图内在思想简单 即以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间 基本是一条线条图 横轴表示时间 纵轴表示活动 项目 线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况 它直观地表明任务计划在什么时候进行 及实际进展与计划要求的对比 管理者由此可便利地弄清一项任务 项目 还剩下哪些工作要做 并可评估工作进度 会议预算 交通安排 住宿安排 餐饮安排 会议日程安排 会议的议程是指会议主要活动顺序安排 不同类型的会议议程有较大的差异 日程表设计考虑因素 1 在一个对大多数听众都比较方便的时间开始 2 预留充足的登记时间 3 由会议主席作简要介绍或致辞以正式开始活动 4 会议时间应长短适中 5 会议间歇休息时间应充分 6 确保充足的茶点供应 7 安排一次总结性的全体会议