秘书模块四2会中工作.ppt

会务工作 二 会间服务工作 做好会议的接站和报到工作 案例分析 天一公司定于2003年2月15日在广州召开为期两天的新产品推广会 邀请了国内外十几家合作公司的管理人员 技术人员近百人参加 秘书李萌负责安排接站报到工作 但因春节后客流较大 她又缺乏一定的经验 致使部分与会者没能找到接站处 费了很大周折才找到报到地点 因而损害了企业的良好形象 做好接站工作 1 要有统一的指挥系统 掌握到会人员的名单以及飞机 火车的班次及抵达的准确时间 掌握到会人员的联络方式 2 要备足够的车辆和接站人员 3 对自备交通工具的人员 要通过传真或电话告诉报到地点的详细路线图 4 在车站 机场设接待站 制作醒目的牌子 写上公司的名字 5 介绍宾主双方 做好会议报到工作 1 会议报到的方式参加会议人员报到时 秘书人员要做好下的工作 1 查验证件2 填登记表3 接收与会者带来的材料4 分发会议文件 证件 文件袋等会议用品 做好会议报到工作 2 如果会议根分发礼品 应同资料一起发放 如果不是所有参加会议的人员都有礼品 或不同的人员有不同的礼品 接待人员要细心区分 切忌出错 讨论 在某次会议上 正式代表有高级礼品 列席代表有普通礼品 旁听人员没有礼品 而所有人都有会议资料 该如何操作 做好会议的签到 1 会议签到的目的是为了及时准确地统计到会人数 以及缺席情况 做好会议的签到 2 选择恰当的签到形式 准备好签到登记簿 签字笔等用品 请与会者按照会前安排好的座位或区域就坐 做好签到工作应注意的事项 负责签到的人员应训练有素 照顾周到 负责签到的人员要提早到岗 热情主动地迎接与会者 并按礼仪规范将客人引导入场 秘书应站在上司或来宾的左侧 做好座位引导 日常的小型会议 与会人员一般都有自己的习惯座位 但多数会议需要与会者按照会前安排好的座位就座 有些会议在桌上摆置名签 并同时印制 座次表 发给与会人员 与会者第一次入场时 会议人员应做好必要的引导 以便与会人员找到座次 在会议进行时的工作 1 检查会场准备情况1 设备安全工作情况2 桌椅数量是否足够3 烟灰缸的准备4 水和水杯的准备5 会标花卉的准备 案例 不协调的烟灰缸 某日 一位深受爱戴的老领导不幸去世 在治丧委员会的会议上 气氛非常庄严肃穆 忽然间 一位领导发觉会场中的烟灰缸都是大红色的 会场气氛一时非常尴尬 这位领导十分不快 会后 批评了秘书办事不力 另一方面 秘书也觉得很委曲 会议室里的烟灰缸一直都是红色这一套 还是去年庆功时买的 为了一次会议就买一套新的 未免也太浪费了 于是 在下一次采购烟灰缸时 这位秘书选择了无色的玻璃烟灰缸 在会议进行时的工作 2 会场的安全保卫与保密会议的交通服务 在会议进行时的工作 3 做好会议记录1 会议记录的内容2 会议记录的方法3 会议记录的要求例文 做好会议记录应注意的事项 了解公司的业务情况 掌握专业领域的基本术语 记录原稿要统一编号 便于装订和复制 会议主持人需向记录员明确机密事项的范围及处理的要求 记录原件要由专人负责保管 做好会议的信息工作 收集会议信息 编写会议简报 搞好对外宣传 做好会议期间的协调工作 案例讨论 天一公司的新产品发布会即将开始 总经理秘书高叶站在会议大厅的入口处 她一边做着最后的检查 一边在等着嘉宾的到来 她发现主席台上放置的名签有问题 一位董事因故不能前来 名签却没有撤掉 而另一位嘉宾刚刚来电话说要来 名签还没准备好 这时她的手机又响了 原来是接电视台记者的汽车在路上抛锚了 重新派车已经来不及了 同时 会议秘书组的人员来报 宣传材料不太够 此时嘉宾已陆续到来 高叶该怎么办 做好会议期间的生活服务工作 及时订购回程票打印并分发会议代表通讯录组织拍摄会议集体照及活动照旅游 娱乐与陪同工作餐饮服务1 种类 一般用餐 特殊用餐2 宴会服务 作用 程序 案例分析 宏达公司年底为表示对客户的谢意 召开了客户联谊会 会后共进晚餐 负责接待工作的秘书王大海根据上司的指示和宴会惯例 安排桌次座位 这次宴会共设3桌 为方便来宾入席 王大海特意做了座位名签 并摆放在桌上 但由于