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会议接待流程 严蕾 第一篇会议前 一 前期准备 活动时间 会议规模 参会人数 酒店要求 其他接待要求 二 前期考察 如事业部有考察要求 接待科需配合事业部 供给部共同进行会前考察 出差人员需按公司要求正常办理出差及借款审批程序 1 了解当地所有星级酒店 包括酒店新旧程度 地理位置等 了解当地旅行社情况 2 考察内容 房间 新旧程度 床的大小 床间距 窗外环境 洗手间设施 五星级酒店浴缸配置 电视新旧程度 淋浴 写字台 水果等配备情况 及房间含早情况 会议室 会场的层高距离 顶灯 舞台大小 舞台背景尺寸 会场中间是否有柱子 LED背景墙 投影 腰幕 是否能免费提供茶歇或纸笔水 音响设备等 晚宴是否与会场在一个地方 了解会场摆放会议桌 课桌式 剧院式 U形桌 圆桌式 鱼骨式分别能容纳多少人 餐厅 中餐厅还是西餐厅 位于酒店几层 最多能容纳多少人同时就餐 自助餐情况 及早餐容纳量 酒店 在酒店考察时 留存酒店的简介和经理的联系方式 了解酒店所标门市价 如果酒店有提供矿泉水 可带回酒店矿泉水标签样签供公司设计用 在考察期间必须要多考察几家酒店 以备某一酒店房间不够时备用 同时在酒店附近留心考察工作人员需要入住的普通酒店或快捷酒店 环境 考察酒店周边情况 是否有适合会务人员用餐的餐厅 交通是否便利 有没有银行或自动取款机 自然环境如何 以及酒店周边有没有复印店及物料制作的店铺等 了解当地有名小吃夜市大型商场等 旅行社 考察3 4家旅行社 看旅行社的规模 营业执照是否齐全 了解接待能力及成功接待案例 注意 在考察期间不要带有公司LOGO的东西 不要轻易泄露公司名称 工作身份以及此次会议的规模和时间 三 整理信息 1 根据考察情况选出2家适合此次会议的酒店 2 通过对旅行社的现场考察情况 初步甄选三家旅行社 3 确定备选酒店及旅行社后 给三家旅行社发招标函 ThemeGalleryisaDesignDigitalContent ContentsmalldevelopedbyGuildDesignInc 约定谈价时间 并预约会议室 组织谈价 整理报价资料制作比价表 整理比价资料 由领导签字确定中标旅行社 四 比价 谈价 核价 六 通知中标旅行社 通知中标旅行社预订酒店房间并准备合同 隔天再通知未中标旅行社 七 合同的签订对旅行社所报合同的价格进行核对 合同价格与签字版比价表价格一致 价格无误后根据合同签订流程进行合同的签订 八 付款合同签订后 给事业部提供合同复印件 以便事业部做活动预算 由事业部负责付款相关事宜 第二篇会议中 会议分组 1 提前问事业部要专家名单 及要求入住的特殊房型 统计后与旅行社联系预留酒店房间 预留时多留几间房备用 注意公司领导用房中时候有套房 2 每天随时统计人数变换及房间数量变化做好登记并及时通知旅行社房间数量的变动情况 3 房间一般分为专家用房 公司领导用房 以及工作人员和地办陪同人员用房三部分 工作人员及地办陪同人员有可能与客人不在同一酒店入住 4 提前准备好签到所需物品 签到表 专家签到表 地办签到表 纸 笔 便签 文件袋 5 提前与酒店协商 由客人持签到组负责人签字确认的便签房号在前台出示身份证领取相应的房卡 6 客人到达前 提前在酒店前台统计入住房号 将所有房号登记在纸上 并标明房间情况 标间 大床房 套房 净房 脏房 7 接送站组在接到客人时通知签到组做准备 8 签到时与地办带队确定客人性别 人数及要求入住房间的数量 写好房号便签由签到组负责人签字确认后 同时在签到表上标明房号 并在留存的房号统计单上将已分配过的房号进行标记 如有单住房间要求标明 单男单女 或 拼男拼女 由地办带队持房号便签及专家身份证 在酒店前台领取房卡 9 各办事处根据实到人数 在签到组领取会议资料 物品及餐劵 并由地办签字确认 10 签到时告知地办陪同签到地点 地办安排好专家入住后 前往会务房办理地办陪同签到及缴费手续 如有专家家属入住 签到组需在签到后电话告知地办签到处人员向地办收取家属费用 地办陪同持签到组签字后的房号便签或收款收据 提前与会务陪同酒店协商入住方式 前往会务陪同酒店前台办理入住 11 签到过程中 随时留意剩余房间数量与未签到人数 若房间不够或是剩余房间过多立刻联系旅行社订房或退房 12 每天晚上统计入住房间的数量 并与前台进行核对 并通知酒店第二天的叫早时间 包括退房房间叫早时间 13 退房时 拿着房号名单在前台统计退房房号 如产生损失 查清房号对应的地区和办事处 与带队经理沟通赔偿情况 如地办有异议 联系事业部相关负责人协助沟通 活动结束当天下午2 00前要求催促所有地办办理完退房手续 注意 签到表多复印一份 一份交事业部 一份自己留存 做好详细记录 方便自己查询和退房时用 会议中 每天的用房数量及房间分配情况必须清晰记录 并要求各小组组长签字确认 接送站组 1 提前向事业部要接送信息 并按照到达地点 机场 火车 汽车 及到达时间顺序统计接送站信息表 表中要求标明接送车辆信息 车辆信息与旅行社提前沟通 2 提前与司机或导游沟通好接站细节 并提前到达接站地点 3 接站方式 分固定时间发车 或是按时间按人数分车型接送 根据会议实际情况确定接站方式 注意 如有办事处电话告知你接送站人数有变动时 请告知办事处联系事业部负责人 接待科人员只与事业部负责人对接 所以信息必须以事业部提供的信息为准 餐饮组 1 提前与旅行社联系拿到菜单 审核菜单及菜品 2 接站当天根据签到人数及到站时间统计用餐人数 给旅行社报用餐保底人数 保少不保多 浮动人数按50人左右来报 3 自助餐凭签到组发放的餐劵进行就餐 核帐时 以餐厅收到的餐劵数量为准 4 如有晚宴安排 所有人员进行提前分桌 主桌人员必须有具体名单 其他人员为10人一桌 分桌时尽量将同一地区人员分在一桌 若无法安排在一起 遵循以下桌号排列顺序 1号桌6号桌7号桌2号桌5号桌8号桌3号桌4号桌9号桌依次类推 物料组 会议开始前 清点核对会议所需服装 礼品 胸卡 餐劵 车卡 会议资料等是否齐全 会场组 在会议开始前 协助会场组组长进行会场的布置 包括 会议资料 纸笔 水 展架 桌签 台花 会场背景板的安装摆放 会议开始后 需对参会人员进行会场的引导入座 会后对会场进行清理 资料 展架等物品的回收 旅游组 1 旅游组要提前拿到事业部提供的旅游人员名单 并按照区域和旅游线路进行分车统计 并制作分车安排表 2 与旅行社提前沟通上车地点 在签到时 根据分车安排表 告知地办带队旅游时的车号及上车地点 同时在签到时 统计各地办进景点参观的具体人数 将统计人数提前告知旅行社 以便旅行社购买门票 注意 在整个活动当中 出现任何合同外项目 必须由接待科人员第一时间告知供