如何做工作计划.ppt

1 如何做工作计划 电话多 会议多 工作越来越没效率 救火成为常态工作 条理不清 职责不明 文件积压越来越厚 事情越积越多 每天预定的目标貌似仅完成了一半 下班了却发现自己忙了一天却没预想的成就感 2 1 无目标 无计划 工作没有规律2 缺乏有效的授权3 做事拖拉 时常抱着 还有明天 的想法4 时间管理不善 做事不分先后 主次5 自我管理能力不佳 做事无法兼顾始终 3 凡事预则立 不预则废计划是效率的保证盛年不重来 一日难再晨 及时当勉励 岁月不待人 陶渊明 4 5 计划是为了完成一定的目标而事前对措施和步骤作出的部署 让工作变得更为有序 高效 是为了迅速 准时 圆满地达成目标而进行的策划 6 计划的特性 前瞻预见性 可以实现的 决策性 要求实现的 目标导向性 为了实现目标 需要做什么 计划的类型目标型 有特定的目标非例行性的 项目管理计划 项目鉴定会策划 客户座谈会策划 装置扩产改造 员工文体活动策划 问题型 处理程序 问题的处置计划 吸附装置投用事宜 事故处理及原因分析过程 锅炉自保 烟囱冒黑烟原因分析等 例行型 例行工作的 日常管理计划 9 计划的要素清晰的目标明确的方法与步骤必要的资源可能的问题与成功关键 计划误区 计划赶不上变化 做计划没用计划可以消除变化 降低灵活性人无远虑 必有近忧 做工作计划的原因 意义 1 工作计划可以提高工作效率 写工作计划是对个人工作的一次盘点 是帮助我们走向积极式工作的起点 积极式工作 主要表现特征是 找事做 不等领导安排 按照自己或本单位的目标 提前计划将要进行的工作 也叫 防火式 的工作 消极式工作 主要表现特征是 等事做 等待上级领导安排工作 等待下属请示工作 出现意外时去补救 也叫 救火式 的工作 13 2 工作计划可以周密思考将要做的工作 通过对将要进行的工作的时间 分工 资源 步骤 可能遇到的问题等因素的预测 及根据预测可能的结果制订的应急预案 来确保顺利完成计划 少走弯路 3 工作计划可以避免遗漏重要工作工作计划是一个阶段性工作的全面盘点 可以提前考虑哪些工作该做了 避免遗漏重大事项 15 4 工作计划可以把要做的工作界定出轻重缓急工作计划不仅是对工作事件的罗列 同时也是一次时间和人力资源的整体分配 做工作计划时就可以分清 重要且紧急 重要不紧急 紧急不重要 不重要不紧急 四种类型的工作 根据这种情况再分配时间资源和人力资源 这样就可以做到游刃有余 5 分解计划可以化繁为简 化难为易 计划分解的过程是将工作事件剖析的过程 如果把一个复杂的事件分成三个步骤和三个人共同完成 就可以顺利实现 6 工作计划是上级协调和分配资源的依据 上级领导把每个单位的工作计划收集整理之后 为了推动整体工作目标的实现 会将企业资源进行协调和分配 以有助于计划的完成 18 7 工作计划是上级组织工作计划的分解 完成工作计划是上级组织完成工作计划的有力保障 如果有一个单位的计划完不成 就有可能影响到整个组织的目标完成 8 计划能力是各级管理层管理水平的体现 9 做工作计划是企业管理层最为重要的职业素养之一 也是必备的素质之一 想下来的事情记录下来 记录下来的事情行动起来 做完的事情总结出来 管理者的主要职能之一就是做计划 并实施监督 1 计划可以给出方向 减少变化的冲击2 计划是一种协调的过程3 计划可以减少不确定性4 计划还可以减少重叠性的活动5 计划设立目标和标准便于过程控制6 变被动 等事做 为自动自发式 做事 变 要我做 为 我要做 即 个人驱动 系统驱动 22 如何制定工作计划 23 一 明确目标的意义和作用1 提供持久的动力2 衡量工作进展的尺度3 分清轻重缓急4 关注结果而非工作本身 24 二 明确六个问题 5W1H 1 为什么要制定此计划 Why 2 计划的目标是什么 What 3 何处执行此计划 Where 4 何时执行此计划 When 5 何人执行此计划 Who 6 如何执行此计划 How 另 个别情况下会有Howmuch 25 令人惊讶的是 当我用足够的时间计划后 我可以完成很多事情 而同样令人惊讶的是 如果不经过计划 我只能完成一点点事情 我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度 而不愿一直做而没有进步 富兰克 贝格计划是联接我们当前所在之处与将来所去之处的桥梁 26 计划的详细内容是什么 要达成什么样的标准和要求 实现怎样的目标 27 要进行计划中的项目工作 可能要有场地地的需求或是哪个部门负责 也要一一表示清楚 28 依完成任务的日期 时间 进行反推并标出各阶段 节点 的时间点 加强检查和控制 确保任务按期完成 29 为了完成在规定的时间内做所要做的事 就要把工作分配给适当的人去执行 并让对方了解目的何在 时间何在 包括配合的部门是谁 要一一通知到位 30 采用什么样的方法去完成计划 是决定计划完成的关键 在编制计划时就应该考虑全面和仔细 把各种可能出现的困难考虑清楚 并提出对应的应急措施 31 三 制定计划的步骤1 明确角色1 职务分析 找出最重要的角色每个人都有不同的角色2 环境分析 SWOT 外在的机遇 挑战 外部环境 竞争对手 内在的优势 劣势 自我评估 资源 2 确立目标 找到射箭的靶 原则 1 是自己的2 是切合实际的3 是具体可衡量的4 具有期限的5 最好是书面的6 是平衡和谐的 32 重要重要不紧急的重要紧急的多投资尽量避免扩大不紧急紧急不重要不紧急的不重要紧急的尽量避免尽量减少不重要 33 3 制定策略分解1 重要性原则 2 次序原则 4 计划的实施与控制 PDCA 计划制定后立即行动 不做 寒号鸟 34 1 对照当月重点工作 找出工作重点做周计划时要对照当月计划 不要把阶段性的重点工作内容遗漏了 周计划工定要与月计划相对应 2 对照上周工作计划 看哪些计划没有完成 上周没有完成的工作计划 写在本周工作计划内 不能把没有完成的工作丢弃了 3 梳理本周重点工作 提炼出重点工作内容 避免写每周都要做的常规性 重复性的日常工作 4 收集本周需要关注和重点事件的进展和即将进行的重点事件 35 1 把每天要做的事列一份清单2 确定优先顺序 从最重要的做起a 把已确定的会谈 会议安排在日程中b 把待做的事情列出 标明重要性和所需要时间c 将临时接到的指令加入日计划表d 做完事情勾掉 未完成注明原因列入次日计划3 日日如此 持之以恒 36 37 80 20原则 80 精力置于重要紧急项目 38 重要的任务能够给投入的时间以很高的回报 并能对我们的长远目标和任务起到不可忽视的作用 39 如果我们能在脑海里动地浮现出自己达到目标的情景 我们就能更快 更好地实现计划 而问题的关键在于我们想象和专注的程度如何 40 强化断言 他人监督 坚守承诺 41 不要过于沉湎于制定计划的过程 这会妨碍我们判断应该开始着手实施的时机 42 如果不经过努力的实践 计划的成功只可能出现在字典当中 充分了解自己的能量周期 最佳时间完成艰巨的任务 其他时间完成程序化的工作 43 世界唯一不变的原则 唯一不会过时的计划就是多样性和灵活性 44 在我们的身边寻求能够取得成功和发展的重要因素 我们的态度 技能与知识与同事 对手及他人相比 是否具有抗衡的品质 是否能运用到我们的计划之中 45 1 认识上的错误 不注重计划的制定2 缺乏相关知识 制定的计划缺乏支撑和可行性3 固守计划 不能适应环境的变化4 运用不当 缺乏明确的交流和授权 46 1 工作忙 没时间做计划越工作忙 越需要做计划 需要理顺各项工作的时间关系 2 每天等事做 不需要做计划消极式的工作 等上级领导安排或下级请示 3 代劳即可 没必要亲自动手做计划让下属帮写一份就行了 4 工作计划在心里装着 没必要写出来有计划 但是觉得没必要写出来 只要心里想着就行了 5 周计划是月计划的分解 月计划又是年计划的分解 47 管理层员工重点关注的事情就是工作计划 作为一个公司 一个部门 一周内关注的工作至少有三到五个 如果工作划只有两三条 证明这名管理层本周内没有重点关注的对象 5 计划四个要素 1 工作内容 做什么 2 工作方法 怎么做 3 工作分工 谁来做 4 工作进度 什么时候做完成 注意 工作计划不是写出来的 而是做出来的 计划的内容远比形式来的重要 简单 清楚 可操作是工作计划要到的基本要求 以上四个内容缺少其中任何一个要素 那么这个工作计划就是不完整的 不可操作的 不可检查的 48 6 注意工作总结的写法工作总结是工作计划完成情况的说明 工作总结要针对工作计划逐条注明完成与否 或完成的量 如果没有完成 注明没有完成的原因 并列入下周工作计划 对于领导交办的临时工作 对于未列入工作计划 在工作总结时添加注明 49 1 养成制定计划的习惯 日常小事 人生目标 工作计划2 找到办法 环境 适当的方式3 得到帮助 他人帮助4 力求准确 实事求是 以事实为基础5 感觉敏锐 察觉新的机遇6 办求简便 简单 严谨 易于理解7 不断完善 完善自我的知识与能力8 更改或修正过时的计划 防止思维僵化 50 1 保证公司经营目标的实现2 提高执行力3 提高工作效率和协作效果决策能力和执行能力是企业发展不可或缺的两种基本能力 而计划管理就是企业执行能力的具体表现 再好的决策也需要公司的全体员工去正确 有力地执行 企业的战略必须清晰 部门的计划必须能体现公司的战略和年度经营目标 51 工作计划写出来 目的就是要执行 执行可不是人们通常所认为的 我的方案已经拿出来了 执行是执行人员的事情 出了问题也是执行人员自身的水平问题 执行不力 或者无法执行跟计划其实有很大关系 如果一开始 我们不了解现实情况 没有去做足够的调查和了解 那么这个计划先天就会给其后的执行埋下隐患 同样的道理 我们的计划能不能真正得到贯彻执行 不仅仅是执行人员的问题 也是制定计划的人的问题 52 1 要结合实际情况 根据本部门结合企业现实情况 做出的计划才会被很好执行 2 本部门每月的重点工作计划应公开 目的有两个 其一 通过每个人的智慧检查方案的可行性 其二 本部门的工作难免会涉及到其他部门 通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作 3 工作计划是可以调整的 当工作计划的执行偏离或违背了的目的时 需要对其做出调整 不能为了计划而计划 4 在工作计划的执行过程中 管理层要经常跟踪检查执