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EXCEL秘技荟萃 1 第一部分 编辑及打印技巧 2 一 自动调整字号 在使用EXCEL编辑文件时 用户经常要使某一列宽度固定 但由于该列各单元格中字符数目不等 因此会有某些单元格内容无法完全显示 为让这些单元格中的数据完整显示 用户就要对这些单元格重新定义较小的字号 其实可以让EXCEL自动完成这项工作 3 一 自动调整字号 步骤 1 选择需按单元格宽度自动调整字号的单元格区域 执行 格式 单元格 菜单命令 在出现的对话框中选择 对齐 选项卡 2 在文本控制栏中选择 缩小字体填充 复选框 单击确定 3 当在这些单元格输入数据时 会自动缩小超长的内容以适应列宽 4 二 设置纯数字单元格的上 下标 为纯数字单元格输入上 下标有一定技巧 如需输入83 步骤如下 1 在单元格中输入 832 选中单元格中的3 执行 格式 单元格 命令 5 二 设置纯数字单元格的上 下标 3 在弹出的 字体 选项卡中选择 上标 4 单元格中出现了83 6 三 为换页表格加标题 在制作表格时经常会遇到表格很长无法一页输出的情况 不过使用自动分页后 如何使打印出的每一页都有标题行呢 7 三 为换页表格加标题 步骤 1 执行 文件 页面设置 命令 在出现的对话框中选择 工作表 选项卡 2 在 打印标题 栏中 顶端标题行 R 右边文本框中可输入行引用 如A1 H1 或者直接用鼠标选取标题的单元格区域 最后单击 确定 按钮 8 四 巧用双击 在 格式刷 上双击 格式刷可重复多次使用 再次单击 格式刷 按钮或按ESC键时 可取消 格式刷 功能 在窗口左上角EXCEL标志上双击 则退出EXCEL 如文档未保存 会提示保存 在菜单上双击 即可将菜单中的所有菜单项 包括不常用的菜单项 全部展开 将鼠标移至垂直滚动条上端与编辑区交界处成双向箭头状时 双击即可把窗口分割成上下两部分 再双击分隔线可恢复 同样 可以双击水平滚动条把窗口分割成左右两部分 9 五 快速输入大量含小数点的数字 输入大量带有小数点的数字时 如按普通输入方法的效率很低 其实可使用EXCEL中的小数点自动定位功能 让小数点自动定位 从而提高输入速度 10 五 快速输入大量含小数点的数字 步骤 1 执行 工具 选项 菜单命令 在对话框中选 编辑 选项卡 2 选择 自动设置小数点 复选框 并在 位数 中键入需显示的位数 单击 确定 3 随后可直接输入不带小数点的数字 如输入0 06 可直接输入6 回车后会自动变为0 06 11 六 快速处理多个工作表 如何同时处理多个工作表 只需按住 SHIFT 或 CTRL 并配合鼠标单击多个工作表标签 随后即可进行各类批量处理操作 1 通过执行 页面设置 命令 可将多个工作表设置为相同的页面模式 2 通过 编辑 菜单的有关命令 可在多个工作表中进行查找 替换 定位等操作 3 可对多个工作表同一单元格输入相同数据 12 七 快速处理日期和时间 一 任意日期与时间的输入通过 或 配合可快速输入日期 而数字键与 配合可输入时间 二 当前日期与时间的快速输入选择单元格 按 CTRL 键和分号键 后回车即可插入当前日期 同时按 CTRL 键 SHIFT 键与分号键后回车即可输入当前时间 13 八 巧输特定文本 自动更正法 适用于大量相同较长文本的输入 步骤 1 执行 工具 自动更正选项 菜单命令 出现 自动更正 对话框 2 在 替换 中输入 G300 在 替换为 中输入 建筑安装工程质量检验评定统一标准 GBJ300 88 然后按 添加按钮 最后 确定 14 八 巧输特定文本 为数据输入设置下拉列表 适用于需要统一输入的场合 步骤 1 选中需要设置的单元格 执行 数据 有效性 菜单命令 2 选择 设置 选项卡 在 允许 中选择 序列 这时会增加 来源 项 在其下面的输入框中 输入供用户选择的序列 不同的选择项用 号分开 是在英文输入法状态下的逗号 15 八 巧输特定文本 3 如在 来源 中输入 制造事务 情报统合 原价管理 ISO 单击 确定 按钮 4 这样设置后 当用鼠标单击单元格时 在单元格右边会出现一个向下的黑色箭头 单击该箭头就会弹出一个选择输入列表了 16 九 让格式自动变化 为了让不同的数据分别突出显示 我们经常会对这些单元格设置一些特殊的格式 可以通过条件格式使此功能自动实现 并一劳永逸 步骤 1 选择需设置条件格式的单元格 执行 格式 条件格式 菜单命令 2 在对话框的 条件1 中设置单元格数值大于0 单击 添加 在 条件2 中设置单元格数据等于0 同样方法添加 条件3 17 九 让格式自动变化 3 条件设置好后 再分别单击三个条件所对应的 格式 按钮 在对话框中设定相应的格式 可以设置字体 边框和底纹格式 4 最后按 确定 按钮完成 可以看到不同的数据已经按不同的格式显示了 18 十 不复制隐藏内容 在复制时 如果选择的区域包括了隐藏单元格 隐藏单元格同样会被复制 下面方法可以避免这些隐藏单元格的复制 实现 所见即所得 步骤 1 选择需复制的区域 执行 编辑 定位 菜单命令 出现 定位 对话框 2 单击 定位条件 按钮 出现 定位条件 对话框 19 十 不复制隐藏内容 3 选择 可见单元格 单选按钮 单击 确定 返回 定位 对话框 再单击 确定 完成 4 此时按下CTRL C键复制时发现 所选区域处于多重选择状态 按CTRL V粘贴后会发现 已按照 所见即所得 的要求进行了粘贴 20 十一 在单元格中设置斜线 表头中出现斜线是我国表格常用的格式 下面方法可完成此要求 步骤 1 在单元格输入若干空格后输入 数量 按住 ALT 键同时按回车键 光标即转到下一行 再输入 课别 2 右键单击该单元格 再将此单元格设置成斜线格式 这样一个带斜线的表头就完成了 21 第二部分 函数及公式技巧 22 一 自定义函数 EXCEL提供的强大的函数功能 为用户带来了极大方便 虽然EXCEL内置了200多个函数 但有时为了实现特定功能 可能要将多个函数嵌套 非常麻烦 其实对于经常用到的功能 用户可以创建自定义函数 运行方法和EXCEL内置的函数完全相同 下面以判断员工的入社年限为例进行说明 23 一 自定义函数 步骤 1 自定义函数a 执行 工具 宏 VisualBasic编程器 中执行 插入 模块 菜单命令 在代码窗口中输入如下程序 b 退出并返回EXCEL界面 将该文件保存为 MicrosoftExcel加载宏 类型 24 一 自定义函数 2 使用自定义函数a 执行 工具 加载宏 菜单命令 在出现的对话框中单击 浏览 按钮 选择保存的加载宏 单击 确定 按钮 b 执行 插入 函数 菜单命令 选择 用户定义 项 选择编写的函数 单击 确定 后即可调用 25 二 高效办公排序法 数值排序 按数值大小排出名次 RANK函数语法 Rank number ref order 其中number代表参与计算的数字或含有数字的单元格 ref代表参与计算的数字单元格区域的绝对引用 order表示排序的方式 如为零或省略 表示降序 反之表示升序 26 二 高效办公排序法 如在右例中计算A列数值的次序 输入如图中公式 即可计算出各个数值的名次 27 二 高效办公排序法 文本排序如果需要按姓名的姓氏笔划排序 方法如下 1 选择需要排序的姓名列的第一个单元格 执行 数据 排序 菜单命令 出现 排序 对话框 2 单击 选项 按钮 在出现的 排序选项 对话框中选择 方法 下的 笔画排序 项 选择 按列排序 按 确定 键返回 排序 对话框 3 设置 主关键字 为 姓名 选择 升序 后按 确定 完成 28 二 高效办公排序法 自定义排序 如需按照 日本式样 北美式样 欧洲式样 的顺序排序 1 执行 工具 选项 菜单命令 在出现 选项 对话框中选择 自定义序列 选项卡 选择左边 自定义序列 下的 新序列 光标就会在右边的 输入序列 框内闪动 2 输入 日本式样 北美式样 欧洲式样 的自定义序列 每个序列之间要用英文逗号隔开或每输入一个序列就回车 29 二 高效办公排序法 3 如序列已存在于工作表中 可选择序列所在的单元格区域单击 导入 这些序列即可自动加入 输入序列 框 4 排序时 只需打开 排序 对话框中的 选项 自定义排序序列 下拉列表 选择前面定义的排序规则 其它选项保持不动 按 确定 返回 排序 对话框 选择 升序 或 降序 即可完成排序 30 三 提高分布统计的效率 怎样用EXCEL统计出某些数值在指定范围内的分布 如学生成绩各分数段的人数分布 如需统计60分以下 60分 70分 70分 90分 90分 100分各分数段的人数 可以用进行频度分析的FreQuency数组函数 31 三 提高分布统计的效率 步骤 1 在一空白区域内输入要求统计的分数段 2 选中其右侧单元格 在编辑栏内输入 FREQUENCY A2 A8 B10 B14 3 按下CTRL SHIFT 回车组合键生成数组公式 即可完成统计 32 四 如何制作永恒的求和 用SUM函数求和的报表有很多 SUM的参数是一个范围 在此范围内的数字都会相加 但如果你在SUM函数的上方插入一列 那么你会发现求和的结果并没有加上你新加的这个数值 这时你只能修改函数的范围 其实可以用INDIRECT 这个函数 再配合R1C1引用样式解决这个问题 33 四 如何制作永恒的求和 INDIRECT 函数的作用 可以让你不用直接写出一个单元格的地址而使用一个单元格的数值 只需把地址放在一个文字字符串里就可以 例如 INDIRCT B1 得到的就是B1单元格的值 而且不管把这个公式复制到哪里 都会显示B1单元格的值 不会改变 34 四 如何制作永恒的求和 步骤 将求和公式改写为 SUM INDIRECT R2C R 1 C FALSE 注意 FALSE是一个参数 表示使用R1C1格式 35 五 如何增加项目编号 在EXCEL里有时需要给数据添加编号 大家都知道用自动填充的方法给所有的行加上编号 但如果在中间插入了新行后 表格就会变得零乱不堪 这时通常会采用的方法是重新使用自动填充功能 有没有其它方法呢 36 五 如何增加项目编号 可以用ROW 这个函数来实现这个功能 ROW 可以返回所在行的行号 我们在用它来计算编号时 只需在所有需写编号的位置输入 ROW 1 37 第三部分 其它类 38 一 受损文件急救 格式转换法该方法将受损的工作簿重新保存 并将保存格式选为SYLK格式 适用于无法进行编辑 打印但可以打开的EXCEL文件 通常将文件另存为SYLK格式后可筛选文件中的损坏部分 39 一 受损文件急救 直接修复法可以利用EXCEL中自带的打开并修复功能来直接检查和修复文件中的错误 该方法适用于用常规方法无法打开的受损文件 40 一 受损文件急救 偷梁换柱法当EXCEL无法打开受损的EXCEL文件时 可以尝试用WORD打开EXCEL文件 适用于文件头未损坏的文件 步骤如下 1 运行WORD程序 在文件打开对话框中选