PowerPoint2003演示文稿精讲班第11讲讲义.doc

PowerPoint2003演示文稿精讲班第11讲讲义文档工作区第8章 PowerPoint2003的协同工作8.1文档工作区文档工作区是Microsoft Windows Share Point Services网站,可集中一个或多个文档。不管是通过直接处理文档工作区副本,还是通过处理自己的副本,用户都可以很容易地协同处理文档。用户可以使用【任务】列表来彼此分配待办的项目,使用【链接1列表来创建指向相关资源材料的超链接,以及在文档库中存储相关的支持文档,还可以通过更改已保存到文档工作区网站上的副本,来更新自己的副本。8.1.1创建Web上的演示文稿用户可以通过使用内容提示向导,很方便地创建应用于Internet的HTML格式演示文稿,具体步骤如下:(1)执行【文件】-【新建】命令,在窗口的右边会出现【新建演示文稿】任务窗格。(2)在【新建演示文稿】任务窗格中,单击【根据内容提示向导】选项,出现【内容提示向导】对话框(3)在【内容提示向导】对话框中单击【下一步】按钮,出现【内容提示向导一通用】对话框,如图8-3所示。(4)在对话框中选择将要使用的演示文稿的类型,如【论文】类型。单击【下一步】按钮,出现询问相应的输出类型对话框。(5)选择【Web演示文稿】选项,单击【下一步】按钮。(6)在出现的对话框中对横示文稿进行设置,对【演示文稿标题】和【页脚】内容进行设置。然后单击【下一步】按钮。(7)最后在弹出的对话框中执行【完成】命令,即可生成二个可用于Web上的演示文稿。在编辑幻灯片的时候,用户要考虑目标观众的计算机硬件配置。在大多数情况下,尽量不要使用过多的动画和过大的多媒体文件,以防止影片文件影响观众的浏览速度。编辑好幻灯片后,保存为Web格式，对于一个已经编辑好的普通演示文稿,用户也可以通过修改其格式来实现Internet浏览,具体步骤如下:(1)打开编辑好的演示文稿。(2)执行【文件】|【另存为网页】或【另存为】命令,出现【另存为】对话框。(3)在【另存为】对话框的【保存类型】下拉列表中选择【单个文件网页】或网页】选项。(4)单击【保存】按钮,则演示文稿的格式改为Internet格式。实际上,修改格式为网页或单个文件网页,就是将该文稿拆开分别保存为一些相应的图片和HTML代码,然后存放在同一个文件夹中。如果要浏览该网页效果,可以直接选择【文件】|【网页预览】看到实际效果。如果需要对演示文稿在网页上浏览的内容等进行修改,可以选择【发布】命令,执行此命令,出现【发布为网页】对话框。在对话框中有三项设置:发布【发布为网页】对话框内容、浏览器支持和发布一个副本。用户可以根据实际情况选择要发布的内容、浏览器支持以及网页的存放位置。如果在左下角选中【在浏览器中打开已发布的网页】复选框,则单击【发布】按钮后,就立即可以看到最终效果。8.1.2在浏览器上浏览PowerPoint演示文稿浏览网上的演示文稿如果用户需要在网上浏览演示文稿,可以将演示文稿链接到网页上的一个超链接,用户单击该链接,就可以浏览演示文稿了。此外,用户还可以通过Office2003中的Web工具栏来浏览,具体步骤如下:(l)执行【视图】|【工具栏】|EWeb】命令,出现【Web】工具栏。(2)单击【前往】按钮,出现下拉菜单,如图8-10所示,在下拉菜单中执行【打开超链接】命令。(3)出现【打开Internet地址】对话框,如图8-11所示,在【地址】文本框中输入演示文稿的地址。(4)单击【确定1按钮,就会出现如图8-8所示的Web页。8.1.3联机会议Microsoft Window sNet Meeting(联机会议)集成在Microsoft Office中,使用户可与不同地点的人员实时地进行联机会议。用户既可以主持联机会议,又可以应邀参加会议。联机会议主持人和所有参加入的计算机上都必须安装NetMeeting,但只有主持人需要具有共享文档并安装其相应的程序。另外,主持人应确保所有参加人都知道会议将使用哪个目录服务器,并且可以访问该服务器。当通过Office程序开始联机会议时,NetMeeting将自动在后台启动,使用户可以共享文档的内容。开始联机会议之后,即可共享程序和文档、通过发送文本消息、传送文件,以及通过白板进行工作。通过与主持人共享文档,参加人可以查看和更改文档。在联机会议期间,一次只能有一个人可以更改文档。如果主持人正在更改文档,并不妨碍其他用户通过【闲谈】或【白板】进行交流。要安排一个联机会议,具体步骤如下:(l)准备好演示文稿,作为联机会议的资料。(2)执行【工具】|【联机协作】命令,在子菜单中执行【现在开会】命令。(3)打开NetMeeting程序,单击【在目录中找到某人】理j按钮,打开【找到某人】对话框。(4)在【找到某人】对话框中选择参加会议的某个联系人名称,单击【呼叫】按钮。(5)NetMeeting程序会自动呼叫指定联系人,并出现在程序窗口的【名称】列表框中(6)切换程序到演示文稿窗口,会出现【联机会议】工具栏。(7)在参加人名单的下拉菜单中,会显示已参加会议的联系人列表。在列表的右边的几个按钮依次是:【呼叫联系人】按钮、【删除联系人】按钮、【允许他人编辑】按钮、【显示闲谈窗口】按钮、【显示白板】按钮和【结束会议】按钮。执行相应的命令,可以使用相应的功能。l)【联机会议】所指的【闲谈】是Microsoft NetMeeting的一种功能,使用该功能可以打开一个单独的窗口,供参加联机会议人员键入文字消息,并互相发送。其操作步骤如下:执行【显示闲谈窗口】噩按钮,出现【聊天】窗口。在【发送给】下拉菜单中选择发送对象。在【消息、】框中输入文字信息,点击噩按钮发送各种信息。2)【联机会议】中的【白板】是指Microsoft NetMeeting中的一种功能,它打开一个独立的窗口,联机会议参与者可在该窗口中键入文本,绘制图形,复制、粘贴和删除对象以及突出显示或指向文本和图形。其操作步骤如下:执行【显示白板】国按钮,出现【白板】窗口。通过这个窗口,用户可以像使用黑板一样共同在上面进行绘制图形、输入文本等操作。(8)单击【结束会议】圄按钮,结束联机会议。8.1.4发布到Web通过将读示文稿发布至1lweb服务器或另一台计算机(目标用户可使用Web浏览器访问其中的内容),用户就可以使用Web让其他人访问自己的演示文稿。发布演示文稿时,将在用户所选的文件位置创建它的一个副本。可以发布为*.ppt格式的演示文稿,也可以发布保存为网页或单个文件网页的演示文稿。将演示文稿发布到网站或另存为网页时,演示文稿自动包括以下内容:(1)导航框架,即演示文稿的大纲。(2)幻灯片框架。(3)显示或隐藏演示文稿大纲的控件。(4)显示或隐藏备注窗格的控件。(5)全屏查看选项,用于隐藏浏览器控件,类似于Microsoft PowerPoint中的幻灯片放映视图。如果在演示文稿中布自定义放映,则只能以全屏显示模式查看。8.1.5信息检索使用Microsoft Office System,用户可以快速参考联机信息和用户计算机上的信息而不必离开Office程序。用户可以很容易地将定义、股市报价和其他检索信息插入到自己的文档中,以及通过自定义设置来满足信息检索的需求。具体操作如下:(1)执行【工具】|【信息检索】命令,打开新的【信息检索】任务窗格(2)在搜索栏中输入所要寻找的信息,按回车键或单击右边的【搜索】按钮。(3)在下面的信息显示栏里就会出现所能查到的信息。从【信息检索】任务窗格中,可以搜索多个信息或选择某个特定的信息。从【信息检索】任务窗格中还可使用以下信息检索服务:【同义词库】:在工作时查找同义词并将它们从【信息、检索】任务窗格直接插入到文档中。还可以单击某个结果来查找更多的单词,并可以在另一种语言的同义词库中查找单词。【翻译】:使用用户的计算机上联机的双语词典快速地获取翻译,或者使用网站上的机器翻译。可以使用双语词典翻译单个的单词或短语。机器翻译服务可以翻译词组、段落或整个文档。【第三方服务】:将第三方重要内容添加到用户的信息检索服务列表中,并且MicrosoftOfficeSystem会根据用户的搜索范围和问题为用户提供最相关的信息。8.2宏安全性与个人信息如果在Microsoft PowerPoint中需要反复执行一些相同的任务,可以将这些操作定义为宏,在以后的操作中使用宏自动执行该任务。宏是存储在Microsoft VisualBasic模块中的一系列命令,且无论何时需要执行任务都可以运行宏。8.2.1安全性宏可能包含病毒,因此在运行宏时要格外小心。请采用下列预防措施：在计算机上运行最新的防病毒软件；将宏的安全级别设置为【高】，清除【信任所有安装的加载项和模板】复选框，使用数字签名，维护可靠发行商的列表。安全性设定的主要操作步骤:(l)执行【工具】|【宏】|【安全性】命令,弹出【安全性】对话框。(2)单击【安全级】选项卡(3)在【安全性】对话框里,可以选中相应的安全级来设置宏的安全等级,设置的等级不同,在以后打开演示文稿时计算机会自动采取不同的处理方式。为了提高安全性,用户需要选购并安装专门的杀毒软件。用户在安装、注册和使用MicrosoftOffice2003时,会将许多个人信息保留到软件中,一些Microsoft Office文档可将该信息存储在文档中。8.2.2个人信息个人信息包括:(1)文件属性:这些属性包括【作者】【经理】【单位】和【上次保存者】。(2)其他隐藏信息:例如,隐藏的修订文本、批注或字段代码,可保留在文档中,即使用户无法查看此信息或希望在最终版本中保留此信息。(3)在注册软件时输入个人信息,例如:姓名、电子邮件地址和其他信息,为文档添加的自定义字段中所包含的信息(例如,作者或所有者字段)不会被自动删除。在将文档副本交于其他人员之前,最好审阅一下个人和隐藏信息,确定是否需要包括这些信息。在与其他人员共享文档之前,可能需要删除文档和文档文件属性中的一些信息。从演示文稿中删除个人信息操作步骤如下:(l)执行【工具】|【选项】命令,弹出【选项】对话框。(2)单击【安全性】选项卡。(3)在【个人信息选项】之下选中【保存时从文件属性中删除个人信息】复选框。(4)单击【确定】按钮,再保存j寅示文稿。8.2.3宏宏由一系列命令组成,而这些命令是根据用户执行的操作命令产生的,因此,定义一个宏就好像是用录像机记录用户的操作过程一样。(l)录制宏录制宏时,PowerPoint实时存储用户执行一系列命令时的每一步信息。然后,用户可以运行宏以重复或【播放】这些命令。如果用户在录制宏时出现错误,则所作的更改也被录制下来。VisualBasic会将每个宏存储在附加到演示文稿的一个新模块中。录制宏的具体步骤如下:l)执行【工具】|【宏】|【录制新宏】出现【录制新宏】对话框。2)在【宏名】文本框中输入宏的名称,宏的名称第一个字符必须为字母或汉字,其他字符可以是字母、汉字、数字和下划线,但不能有空格。3)在【将宏保存在】下拉列表框中,选择所要保存宏的演示文稿名称。4)在【说明】文本框中,用户可以输入一些文本对宏进行说明。5)单击【确定】按钮,开始录制宏。6)执行所要录制的一系列操作,注意在录制过程中切不可出错。此时会出现一个【停止录制】工具栏7)操作完毕后,单击【停止录制(2)运行宏用户可通过从【宏】对话框的列表中选择宏来运行它。具体步骤如下:1)打开一个含有要运行宏的演示文稿。2)执行【工具】|【宏】|【宏】命令,出现【宏】对话框。3)在【宏名】列表中选择一个宏。4)单击【运行】按钮,运行选择的宏。如果要在宏完成动作之前中断宏,可以按下Ctrl+Break键。(3)管理宏录制宏之后,可以使用MicrosoftVisualBasic编辑器查看宏代码以更正错误或更改宏所执行的操作。按钮,完成一个宏的录制。VisualBasic编辑器是一个为使初学者易于编写和编辑宏代码而设计的程序,并提供了大量的联机帮助。用户不必学习如何编程或使用VisualBasic语言就能对宏进行简单的更改。通过VisualBasic编辑器,用户可以编辑宏,将宏从一个模块复制到另一个模块,在不同的演示文稿之间复制宏,重命名存储宏的模块或重命名宏。(4)宏的安全性PowerPoint提供的保护措施可防止由宏传播的病毒。如果用户与他人共享宏,可使用数字签名证明它们,以便其他用户可验证其来源的可靠性。无论何时打开包含宏的演示文稿,都将在启用这些宏之前验证其来源。8.3与特定语言相关的功能8.3.1语言设置Unicode是指Unicode Consortium开发的一种字符编码标准。该标准采用多个字节代表每一字符,实现了使用单个字符集表示世界上几乎所有书面语言。Microsoft Office2003程序使用Unicode文本编码标准,可用80多种语言编辑和查看文档。如果处理包含多种语言文本的文件,在跨国机构中工作,或者与在其他语言系统上运行Office的用户共享文件,Office众多的多语言功能将提供非常有益的帮助。用户可以自定义Office以处理专用于每种语言的转换和需求,还可以将特定语言的命令和功能添加到Office中。(1)安装多语言系统支持若要安装多语言支持，执行下列操作:l)在WindowsE开始】菜单上,单击【控制面板】2)再单击【日期、时间、语言和区域设置】。3)双击【区域和语言选项】图标,再单击【语言】选项卡。4)单击【详细信息】按钮,在弹出的【文字服务和输入语言】对话框里,选中与要使用的语言相应的复选框,进行语言设定(2)更改默认语言设置用户可以在Microsoft Office中更改默认设置,使之与其他语言的默认设置相匹配。1)在Microsoft Windows XP中,在Windows【开始】菜单上,依次指向【所有程序】,指向【Microsoft Office】,再指向【Microsoft Office工具】,然后单击【MicrosoftOffice2003语言设置】2)单击【可用语言】选项卡。3)在WindowsXP中,在【请选择定义MicrosoftOffice应用程序默认方式的语言】框中选择所需语言,再单击【确定】按钮。4)出现一条描述该更改所带来的影响的消息。若要继续,请单击【继续并丢失自定义设置】否则单击【取消】按钮。8.3.2Unicode支持Microsoft Office基于Unicode文本编码标准。这样,无论文档以何种语言撰写,只要操作系统支持该语言的特殊字符,Office程序都能正确显示文档。许多与Office一起提供的TrueType字体均支持使用不同写入系统的大量语言