Office办公软件使用教学讲义.doc

Office办公软件使用教学讲义 一、Office2003简介 4二、Word2003概述 4三、word2003的操作 51.启动和退出 5（1）启动 5（2）退出 52.新建空白文档并进行页面设置和保存文件。 5（1）新建空白文档 5（2）页面设置 5（3）保存文件 63文档编辑。 6（1）定义对象 6（2）设置字符属性 7（3）设置段落属性 7（4）撤消、重复、复制、粘贴 7（5）分栏 8（6）设置边框和底纹 8（7）插入页码、页眉和页脚 8（8）插入特殊符号 8（9）插入公式 8（10）使用样式和插入目录 94、图形操作 10（1）插入剪贴画 10（2）插入来自文件的图形 10（3）插入自选图形 10（4）插入艺术字 10（5）设置图形格式 10四、Excel2003概述 11五、Excel2003操作 111启动和退出 112新建和保存工作表 113数据录入 124表格编辑 125函数公式 12(1)自定义公式 12(2)调用系统内部公式 136、数据排序 137、数据筛选 148、数据图表化 149、设置工作表的格式。 1410、打印表格。 15六、PowerPoint2003概述 15七、PowerPoint2003的操作 151、启动和退出 152、新建和保存文件 153、演示文稿的制作 15（1）制作张幻灯片 15（2）设置播放效果 16Office办公软件使用教学讲义一、Office2003简介（出示第一张演示文稿：office介绍）Office2003是Microsoft公司推出的新一代办公自动化软件，它汇集了文字处理、电子表格、幻灯片制作、网页制作等各类信息管理软件，可以方便地完成文档、图表、图片编辑、排版工作，是迄今为止应用最广泛、功能最强大的办公自动化软件之一。我们在日常工作和生活中应用最多的是Word2003、Excel2003、PowerPoint2003这三款软件。一般情况下，我们所购买的电脑已经安装好了office 系列软件，我们只需要使用即可。Word2003二、Word2003概述（出示第二张演示文稿：word介绍）Word2003是Office2003中最主要的程序之一，word翻译成中文是“单词”或“文字”的意思，顾名思义，它是一个文字处理程序。它具有友好的用户界面，方便快捷的操作方式，易学易用的特点。适用于制作精美的文档，它能够集文字、图形、图像以及其他多媒体对象于一体，制作出各种商务函件、机关公文和其他实用文档。三、word2003的操作1.启动和退出（1）启动（出示演示文稿：启动）在桌面上双击“word”程序图标单击“开始”按钮，依次选择“程序microsoft officeword”在资源管理器中选中需要打开的word文档双击。（2）退出（出示演示文稿：退出）单击word程序窗口左上角的关闭按钮。依次单击“文件退出”菜单。利用“AltF4”组合快捷键。2.新建空白文档并进行页面设置和保存文件。（1）新建空白文档就像拿来一张白纸，我们就可以在纸上任意发挥。（出示演示文稿：新建）依次点击“文件新建”菜单。直接单击“新建空白文档”工具按钮。利用“ctrln”组合快捷键。（2）页面设置（出示演示文稿：页面设置）页面设置也可以在文字输入完成后进行。依次点击“文件页面设置”菜单，就可以进入“页面设置”对话框。这个对话框有“页边距、纸张、版式、文档网格”四张标签。（分别参照演示文稿讲解每张标签的设置）（3）保存文件依次单击“文件保存（如果需要以别的名称命名，请选择“另存为”）”。直接单击工具栏上的“保存”按钮。利用“ctrl+s”快捷组合键。建议在使用word编辑文档的过程中输入一些文字后及时保存。3文档编辑。（1）定义对象对文档进行编辑首先必须选择要编辑的对象，这些对象可以是一个字、一行字、一个段落或者整篇文章。我们也称为“选中对象”。可以用鼠标拖动：将光标移动到需要选中的文字的开头单击，然后按住鼠标左键不放，拖动到需要选中的文字的结束处松开，就可以选中对象。在一行字上双击鼠标左键，可以选中由标点或数字隔开的若干个字。在一个段落上单击鼠标三次，则选中该段落。将鼠标移到页面最左边，这时光标变成右上箭头，单击则选中所在行；双击则选中所在段；三击则选中整个文档。在需要选中对象的开头单击鼠标，按住“shift”键不放，然后在结束的位置再单击鼠标，则选中开始到结束的这一部分。按住“alt”键不放，然后拖动鼠标，则可以选中需要的若干列。利用“ctrl+a”快捷组合键，可以选中全部文档。（2）设置字符属性选中需要的对象，然后单击“格式字体”菜单，弹出“字体”对话框进行系列设置。也可以在选中的对象上右击，选择“字体”菜单。或者直接利用工具栏上的工具按钮。（3）设置段落属性选中需要的段落，然后单击“格式段落”菜单，弹出“段落”对话框进行系列设置。也可以在选中的对象上右击，选择“段落”菜单。（4）撤消、重复、复制、粘贴撤消：在编辑的过程中，往往会出现一些错误的操作或操作后又觉得不妥，就需要使用“撤消”操作。可以选择“编辑撤消”菜单；也可以单击工具栏上的“撤消”按钮；还可以利用“ctrl+z”快捷组合键。重复：对某些操作撤消后又觉得没有必要这样做，就需要使用“重复”操作（也称为恢复）。可以选择“编辑重复”菜单；也可以单击工具栏上的“重复”按钮；还可以利用“ctrl+y”快捷组合键。复制：选中需要复制的对象，单击“编辑复制”菜单，就可以将对象复制到windows的剪贴板中备用。也可以右击，选择“复制”菜单；还可以利用“ctrl+c”快捷组合键。粘贴：将光标移动到需要粘贴的地方，单击“编辑粘贴”菜单，就可以将剪贴板的复制好的内容粘贴到目的地。也可以右击，选择“粘贴”菜单；还可以利用“ctrl+v”快捷组合键。（5）分栏分栏是指将一个页或段落按横或竖的方向分割成几个小页。选取需要分栏的段落，依次选择“格式分栏”菜单，就会弹出“分栏”对话框，我们就可以进行分栏设置。一般情况下，对段落进行分栏左右两边的文字是均等的，如果需要对某一个段落强行分栏，可以在需要强行分格的地方插入“分格符”，依次选择“插入分格符”，然后选择“分栏符”即可。（6）设置边框和底纹在word2003中，可以对选取的文字、一个或几个段落以及页面设置边框或底纹。先选取对象，然后依次选择“格式边框和底纹”进行设置。（7）插入页码、页眉和页脚依次选择“视图页眉和页脚”可以进行相应的设置。（8）插入特殊符号在使用中，一些特殊的文字或符号我们无法利用键盘进行输入，就可以用到word2003为我们提供的一个特殊字符库。依次选择“插入符号”菜单，就可以打开“符号”对话框进行选择。（9）插入公式将光标放在需要插入公式的地方，依次选择“插入对象Microsoft 公式3.0”即可。例如编辑如下公式： （10）使用样式和插入目录在一篇完整的文档里，一般包括有大标题、小标题、正文等对象，可以事先分别对这些对象的字符、段落、编号等属性进行设置，然后保存起来，这些保存起来的信息就称为样式。在录入某部分文字之前先选择一种样式，然后再进行录入，那么录入的这些文字就具备所选样式的属性，这样，在录入的同时Word2003对录入文字自动进行编辑，可以大大提高效率。依次选择“格式样式和格式”菜单，在弹出的对话框中选择要应用的某种格式，也可以将鼠标移到这种样式上，单击右边的下拉箭头，选择“修改样式”进行修改；如果需要自己设定某种格式，可以单击“新样式”按钮进行设置。如果用户已经用样式的标题来进行编辑，那么，就可以轻松、快速地提取文档的目录。将光标移到需要插入目录的地方，依次选择“插入引用索引和目录”，选择“目录”标签就可以进行目录提取。因为目录通常需要占用单独的页面，所以我们需要在目录的最后插入一个分页符将页面强行分页。在目录上，我们可以按住“Ctrl”键，再单击需要浏览的章节，就可以达到轻松跳转的目的。4、图形操作在word2003中可以通过多种方式插入图片（艺术字也属于图片类型），我们一般使用的有四种方式。（1）插入剪贴画依次选择“插入图片剪贴画”，然后选择一张系统自带的剪贴画单击即可。（2）插入来自文件的图形依次选择“插入图片来自文件”，然后在“插入图形”对话框中找到需要的图片，单击“插入”按钮即可。（3）插入自选图形依次选择“插入图片自选图形”，（也可以依次选择“视图工具栏绘图”，打开绘图工具）然后选择一种自选图形样式即可。（4）插入艺术字依次选择“插入图片艺术字”，然后选择一种样式就可以进行相应的编辑。 （5）设置图形格式选中插入的图片，依次选择“格式图片”菜单（页可以在图片上右击，选择“设置图片格式”），就会弹出“设置图片格式对话框”进行系列设置。如果插入的是“自选图形”或者“艺术字”，菜单和弹出的对话框的名称会不同。四、Excel2003概述Excel2003是Microsoft公司最新推出的电子表格软件，是Office2003办公系列软件的重要组成部分，具有强大的数据管理与分析功能，是现代办公中处理数据、制作表格经常使用的一种软件。五、Excel2003操作1启动和退出Excel2003的启动和退出与Word2003大致相同。需要了解的几个基本概念。工作簿：在Excel2003中每次创建的一个Excel文件称为一个工作簿。在一个工作簿中可以包含若干个工作表。（一个工作簿中最多只能包含255张工作表）工作表：在默认情况下，一个工作簿包含三张工作表，（用户可以修改默认包含的张数），每个工作表由256列和65536行组成。第一张工作表的默认标签名为sheet1，第二张标签名为sheet2，第三张为sheet3，如果需要修改标签名，请双击标签名即可。单元格：每个工作表的一个格子称为单元格，单元格是工作表中最小的单位。引用单元格一般通过列号+行号来指定单元格的坐标。如：B2、E5等。2新建和保存工作表与Word2003大致相同，通常情况下保存为默认的“Microsoft Excel工作簿”。3数据录入在工作表的单元格中可以输入两种类型的数据：文本数据和数值数据。默认情况下，文本数据沿单元格左对齐、数值数据右对齐。如果需要输入分数，比如9/10，应先输入0及一个空格，然后再输入9/10；如果需要输入一个负数，则需要在数值前面加一个减号或将其用括号括起来。4表格编辑以“学生成绩统计表”为例，具体讲解序号填充、合并单元格、文字格式等内容。5函数公式能够用函数公式来计算单元格的数据，是电子表格出李处理软件的特点。Excel2003最具魅力的就是提供了很多强大的函数计算功能，这些功能为我们分析和处理工作表中的数据提供了极大的方便。只要输入了正确的计算公式后，就会立即在单元格中显示计算结果。如如果工作表中的数据有变动，系统会自动将变动后的答案算出。(1)自定义公式单击需要输入公式的单元格,输入公式前缀符号“=”，然后输入自己编写的公式，回车即可得到计算结果。引用运算符号：“冒号”用来定义单元格区域。“空格”是交集运算符，由它连接起来的两个或多个单元格区域，其重叠部分作为函数的运算区域。“逗号”是并集运算符，由它连接的两个或多个单元格区域都是函数的运算区域。(2)调用系统内部公式单击需要输入公式的单元格，单击工具栏上的“插入函数”按钮（也可以依次选择“插入函数”菜单），就会弹出“插入函数对话框”。在这里我们可以选择自己需要的函数。Excel的内置函数有300多个，在公式中灵活使用这些函数，可以极大地提高公式解决问题的能力，轻松胜任各种复杂的任务。这些函数的使用方法我们可以利用Excel2003的帮助菜单或者在Internet上搜索这方面的资料。6、数据排序我们可以根据需要对工作表中的行或列按某种标准进行排序。先选择需要排序的某行或某列，然后依次选择“数据排序”菜单，在弹出“排序警告”对话框时，一般选择“扩展选定区域”，然后单击“排序”按钮，就会弹出“排序”对话框进行设置。需要按照行来进行排序，可以在“排序”对话框中单击“选项”按钮进行设置。7、数据筛选有时工作表中包含很多数据，这时从中查找一些数据可能很困难，而且有时可能并不需要将所有数据都显示出来，“筛选”就是一种用于查找工作表中有用数据的快速方法。首先选定需要筛选的列，然后依次选择“数据筛选自动筛选”菜单，就可以进行筛选。如果需要其它方式筛选，请选择“自定义”，然后进行相应设置，就可以按照设定的方式进行筛选。8、数据图表化利用图表可以将抽象的数据形象化，使用户一目了然。Excel2003在图表功能上新增了许多功能，可以方便地帮助我们绘制出表格的各种数据图表。首先选择需要制作图表的区域，然后单击“插入图表”菜单（也可以直接单击工具栏上的“图表向导”按钮），就可以按照向导的步骤制作出需要的图表。9、设置工作表的格式。表格制作完成后，需要对工作表的格式进行设置，使工作表更加美观、实用。内容包括有：设置数据格式、字体、字型、字号、对齐方式、设置边框、合并拆分单元格等。（制作一张表格后分别讲解）10、打印表格。我们需要对已经完成的工作表进行打印，在打印工作表之前，需要进行一些必要的设置，才能达到完美的效果。（依据样表进行页面设置和打印的预览等操作）六、PowerPoint2003概述PowerPoint2003是Office2003的组件之一，主要用于制作屏幕演示、投影幻灯