拟办涉及询价、采购业务的培训讲义.doc

郑州银基商贸城有限公司 培训讲义拟办单填报及涉及询价、采购、验收业务工作的要点汇总行政部 2014年3月一、拟办单签批流程1、申购部门填写拟办事项单，部门经理签字确认，主管副总审核签字；2、询价专员根据所需购买物资进行询价，询价单经行政部负责人签字确认；3、财务部根据行政部询价单，签字确认同意款项支出；4、常务副总或总经理签批；5、联系询价单上所确定供应商是否有现货或备货时长，若不能满足我公司要求的，则需及时与询价专员沟通，变更供应商，保证物品供应；6、到确定供应商处查看物品或查看所送样品，是否与申报标准一致，若不一致，要求供应商更换物品或样品，如该供应商不能按要求供货，则与询价专员沟通选择备选供应商并共同在询价单上做备注说明；7、由确定供应商送货或采购专员到供应商处取所购物品；8、物品采购到位后由申请部门、行政部、仓库联合验货、办理入库手续。二、相关程序文件1、行政部关于提高询价速度的申请（2012年1月3日获批后下发执行）2、关于拟办事项签批流程时间控制的通知（2013年6月10日下发执行）3、郑州银基商贸城合同条款约定工作执行规范（2013年11月15日下发执行）附件一、行政部关于提高询价速度的申请（2012年1月3日获批后下发执行）根据实际工作需要以及公司日常计划外的事项比较多，需协助询价的事项也就比较多，这样事必会影响到正常各部门拟办事项申请单的询价工作，继而造成了部分询价延后也给工作造成了一定的被动。为了解决此项问题提高询价速度，建议如下：一、需采购物资或材料总金额在200.00元以下的拟办事项申请单，不询价三家直接在原供应商处（择优选择供应商）进行采购；二、常用物资或材料单项单价在100.00元以下数量在5以内，不询价三家直接在原供应商处（择优选择供应商）进行采购；三、常用物资或材料单项单价金额在50.00元以下数量在10以内的拟办事项申请单建议在原先供应商处（择优选择供应商）采购。四、可在就近正规大型超市或正规商场采购到的物资或材料，直接就近采购；一来减少询价次数，二来可方便采购，提高采购速度；五、能在正规网站上进行采购的（如京东商城、淘宝网、苏宁电器等）直接在网站上进行采购，提高采购速度。附件二关于拟办事项签批流程时间控制的通知（2013年6月10日下发执行）针对近期出现的拟办事项办理时间过长、影响公司正常工作开展的现象，对拟办事项签批流程的时间节点做以下要求：一、拟办事项单发起至部门经理审批结束在当日完成；二、主管副总对发起部门的拟办事项审批在24小时内完成；三、除月度计划，一般常用物资的询价在24小时内完成，须到市场调研或带回样品的询价在三日内完成，大宗物资的采购或需签订采购合同的询价在一周内完成；四、 询价结束至财务经理审批在24小时内完成；五、拟办事项申请单的传递由需求部门进行，需求部门须及时将拟办事项申请单传递至下一审批环节并做好沟通解释工作；六、各审批责任人的签批要表明审批意见并注明时间（要具体到时刻）。审批责任人不在公司的，由工作接受人（职务代理人）电话请示后代签。审批责任人于回公司后及时补签，不得因此拖延签批时间（固定休不在期限内）； 附件三郑州银基商贸城合同条款约定工作执行规范（2013年11月15日下发执行）一、关于“预付款”条款的约定工程改造类合同原则上不支付预付款，首付款必须依据工程进度及材料进场进度决定；二、关于“定金”条款的约定（一）订制采购类合同等公司有特殊要求的产品加工、制作合同，如水箱采购、工装制作，需要支付定金的，支付比例一般不超过20%；（二）设备采购类合同、材料采购类合同等涉及的大型设备采购、大宗材料采购，如水泵、电缆、精密仪器的采购根据谈判进展情况决定定金的支付比例。三、关于“质保金条款”的约定（一）必须留取质保金的合同1、公司确定的工程改造类合同，留取质保金比例不少于5%，质保期不少于1年；2、总金额超1万以上的设备设施维修类合同，留取比例不少于5%或最低1000.00元，质保期不少于6个月；3、其他行业惯例需要验收合同执行效果的合同，如：防水工程合同；（二）根据实际情况可以免收质保金的合同1、涉及配电班组需求电气元件、设备设施的采购合同、维保合同；2、涉及办公后勤类供应的电器采购类合同，诸如电脑、服务器、交换机、办公家俱类；3、营销服务类合同、管理服务类合同，如清洁服务、消杀服务、网站服务、管理咨询、车辆维修保养等；4、在京东商城、淘宝网等网站、省内大型商场、卖场的采购物资，签订的合同；5、采购格力、海尔、联想、IBM、HP等知名品牌电器，签订的购销合同以及后续的维保合同；6、长期合作供应商、（本年度合作标的金额累计达到10万元，且未出现合同违约的）或合作单位在我公司尚有质保金未支付且该单位出具承担合同连带责任保证的。7、软件购买、技术开发类合同，如：用友管理软件、办公管理平台、短信发送平台等；8、根据谈判工作进展，书面请示董事长同意不留取质保金的合同。（三）可以免收质保金合同的处理1、合同尾款支付在验收合格后一定期限内支付，通常不少于3个月，且办理支付前有使用部门、工程管理部门、行政部、施工单位一同到现场验收确认；2、质保金的免收或提前支付不代表质保责任的免除，合作方仍需按国家法律、行业规范及合同约定承担质保责任；（以上条款必须在合同款项支付条款中予以注明。）（四）质保金的退还1、质保金在支付前必须有使用部门的书面使用报告以及保养、检查、维修记录作为结算依据，由合同相关部门签字认可，确保无质量异议；2、行政部负责建立客户黑名单，采购设备或在建工程发生一次质量异议未解决的将该合作单位纳入黑名单。纳入一次黑名单的供应商、施工单位，如果再发生一次质量异议，公司对其预留的质保金将不作结算，并终止合格供应商资格。四、 合同涉及各部门职责1、发现合同执行存在或可能存在损害公司利益、加大我方义务或减轻对方义务的现象时，在合同审批阶段，职能部门有权向组织合同审批工作的行政部或所在部门经理指出；在合同签订后，向合同甲方代表指出。2、合同约定的“甲方代表”为公司授权进行合同履行监督执行代表。甲方代表依约负责合同履行监督，职责包括：与施工方的技术交底，进度、质量及风险的管控，发现异常情形的处理、总结与汇报，进场材料的验收，施工工艺的确认，以合同约定各项费用的支付发起，工作质量的验收及相关资料的收集，施工现场的安全管理、签证，验收的发起，竣工决算资料的初审以及甲方工作指令通知。3、甲方代表依公司管理制度、合同约定，合同期间在约定的工程进度节点或付款节点向本部门负责人书面汇报工程进展情况，并报品质部、行政部备案，汇报内容包括不限于：工作进度、质量验收管控情况、出现的异常问题、需要协助处理的事项等。以上管理制度自颁布之日起执行。 业务流程图一 、办公用品（物品）采购流程部门：行政部名称：办公用品（物品）采购流程总耗时：60小时关键节点总数：7个流程图：A部门填写 申购单B部门主管审核 C行政部文员汇总统计G入库单交财务部备案 F审批后采购E行政部询价D行政部经理审核 G办理入库序号任务程序或内容权责单位时间 限制相关资料A各部门统计申购办公用品或物品名称、数量、规格、型号等。各部门8小时依据部门需求B各部门统计申购单交部门负责人审核。各部门4小时依据申购单审核C行政部结合仓库库存量汇总统计各部门提交的申购单。行政部8小时依据各部门申购单D行政部经理、主管副总审核后，财务审查。行政部 财务部24小时依据行政部人员的统计表，财务部审查确认。E常务副总或总经理审批行政部8小时依据行政部经理审核后的统计表F行政部采购行政部G入库单交财务部备案行政部各部门4小时流程说明文本二、拟办事项单流程目的：提高拟办事项签批效率，提高人员循章做事意识，便于公司有效管理。C询价A经办人填写拟办内容，部门经理审核。B主管副总审核事项的合理性，方案的严密性E主管副总审核D财务审核G采购购买F常务副总以上级领导审批 流程说明文本流程序号任务程序或内容权责单位时间节点A经办人接到任务填写拟办内容，注明最迟批复日。经办人1天B部门经理签字并审核拟办事项的合理性相关部门C主管副总审核（于E项财务审核完毕后，经办部门将询价结果报备主管副总）主管副总D询价员询出价格、供应商存货、备货信息。涉及大型配电材料（1万以上）以及拟办金额10万以上的，同时启动行政部根据采购类型决定E财务审核财务部24小时F常务副总审批1天无法面签的，由提报部门微信等能有效证明的形式联络签批权人。G总经理签批I董事长签批采购购买行政部按照询价载明购货周期，跟进供货商的供货时间各节点职责规范如下：一、经办人：部门指定经办人填写拟办事项单内容，内容涉及办公用品类的，提前查询仓库库存情况；内容涉及设备设施类（购买、维修等），提前查询设备部仓库库存情况。其他类申请（如广告制作等）由相关部门提报；经办人申请购买的，须事先通过仓库查询该物品库存情况，经查实确无库存的按规定填写询价单（仓库于拟办单上签署确认意见），并需与询价单位密切配合，及时沟通；经办人申请设备设施维修的，须事先寻定维修人员到现场勘察，估出价格，再由询价员另询出三家维修队价格，最终确定维修人员。经办人书写拟办内容要求简明扼要，突出重点。涉及部门月度大项工作的，附带主管领导签批的实施方案拟办单注明此项工作实施的拟定预算标准。二、部门经理：审核事项的真实性、合理性、必要性；对事项的完成情况负全责，保证拟办事项按规定时间节点完成。三、主管副总：核查事项的真实性、合理性、必要性，并愿意对此事项负责。定期对本部门拟办单进行抽查，必要时到达现场，月抽查率不低于总数的10%。四、询价员：对拟办单涉及产品进行询价，有固定供应商的，进行对物品价格确定。无固定供应商的，至少进行三家询价，并注明厂家信息（名称、联系方式）。五、财务人员：核查此事项属计划内事项。如发生借款，确认涉及的额度合理。对拟办事项的内容审核（相关凭证、票据），查询库存确认并注明。六、常务副总、总经理：纵观全局，整体把控，依据权责最终确定事项。七、采购员：与询价员有效沟通，及时采购相应型号、品牌的物品，建立采购台帐（包括维修、其他事项），定时与财务部对接，采购物品需要入库的与仓管员配合按规定办理出入库手续。采购到位将完成情况通知主管副总和经办部门。会同仓管、提报部门办理采购验收手续。流程注意事项：一、各部门在审批、监管、验收等程序中应认真履行岗位职责，严格把关，严格控制流程时间节点。违者视依据公司制度进行考核。二、询价原则上要按规定时间节点询出价格，确因实际情况无法询出产品信息的，经公司审批同意，可延长询价时间。三、签字过程，各时间节点相互监督，为避免压单现象，要求各节点签字人员在签字栏写明接单日期和确切时间，否则负连带责任。若发生签字当事人请休假情形的，须在请休假之前指明职务代理人或交接人，严格控制时间节点。四、品质部负责拟办事项单办理过程的审查，并对签批后的拟办事项单落实情况进行抽查。对经办人、各部门经理、主管副总、询价员、财务人员和采购人员的工作完成度和相关记录进行抽查。五、各部门应严格遵守以上规定，对公司或员工造成损失的由责任人承担。附件:拟办事项单中询价表填写注意事项1、 广告印务类：1 工作日常记录本等印刷类纸张的克数、纸张的材质、纸张的大小、装订要求(封皮、每本页数)；2 广告类类型：喷绘（精喷、简喷）、写真、条幅、材质、KT板、展架等3 安装类安装的难易程度；比如:高度2、 钢管类：（角钢、金属硬管、铝塑管）数量、单位(根)、每根的长度、管的直径、管的厚度(铝塑管)；名称规格单位数量备注金属硬管2mm根75每根4米3、 筛网类：密度、厚度、材质：(尼龙类、棉纺类等) 提供样品；4、 标准件类： 国标 非标(每根长度) 不锈钢 铁质螺栓：(螺帽、螺杆、塑料垫)、单位：(套、根)拉铆钉、自攻丝：平角 圆角 每盒数量 5、 电器类品牌：正泰、德力西、人民、华通、施耐德、西门子、LG名称 、规格型号、塑料外壳式断路器：规格型号、电压、回路（1P-10P）名称型号品牌备注电压、电流微电脑时位开关KG316T正泰8开8关根据需要6、 油漆类：a) 品牌、每桶的重量(L/桶、KG/桶)；b) 当不要求品牌时，根据历史所用油漆选择；7、 单位是：包、盒、箱的小配件：在备注里填写每箱、每包的数量；比如: 自攻丝：每盒400、800个 金属软管：每箱12、50米8、 电线电缆类：型号、标称截面、每盘的米数；例1 名称型号标称截面数量备注聚氯乙烯绝缘电线RVV3*2.5m2盘100米/盘8、 五金工具类胶布类：胶布的宽、厚度；铁丝类：名称型号单位数量备注铁丝8#盘1每盘18公斤工具类：名称品牌规格备注钢丝钳山特斯13*15把柄：木柄、塑料9、 电梯、空调配件类： 配件的名称、规格型号、配件所对应的电梯型号、电梯的类型(扶梯、直梯)；拟办事项单的交接流程1、询价员对拟办事项单询价表的物品名称、规格型号无疑时、在询价单上填写接收日期，交接完成；2、询价员询价完毕递交拟办事项单到各申购部门，交接完毕，拟办单的审批传递工作由申购部门落实；3、传递环节的各时间节点要求按公司既定制度执行。十二、物品采购流程部门：行政部名称：物品采购流程总耗时：4.5个工作日流程图：B 联系确认供应商A 检查拟办事项单和询价单填报是否合格，签批流程是否完毕F验货并入库C到供应商供货地点查看货物或查看所送样品是否符合要求D送货E维修(加油),如维修增加项目，则重新申请 合格E重新选择样品、核对直至合格，如不能满足要求，重新选择供应商 不合格流程文本说明序号任务程序或内容权责单位时间限制相关资料A采购专