公文写作大纲-1.doc

11公文写作知识一、公文的四个特点公文，即公务文件，习惯上统称文件。是国家机构与其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件。其特点如下：1、法定的作者和法定的权威性。2法定的现实执行效用。 3具有规范的体式。4履行法定的程序。这种程序性主要体现在制发和生效两个方面。二、公文的六个功能公文的基本功能是能够逾越时间与空间有效地记载、传递与存贮公务活动所需的信息，是机关行使职能的重要工具，具体表现为：1、领导和指导功能 2、纵向联系功能 3、行为规范功能。4、横向联系功能 5、宣传教育功能 6、依据和凭证功能三、我国法定的通用公文文种，即公文的名称，用以表明公文的性质、适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等。我国法定的通用公文文种，主要包括：1、规范性文件，含条例、规定、办法、决定四种。2、领导指导性文件，含命令(令)、指示、批复、通知、通报五种。3、公布性文件，含通告、公告两种。4、呈请性文件，含议案、请示、报告、调查报告四种。5、商洽性文件，即函(公函)。6、会议性文件，即会议纪要。四、公文的文体特征公文的文件，指公文的表达方式。公文属应用文体，除具备直接应用性、全面真实性、格式规范性这些基本属性之外，还有以下特殊属性：1、公文被规定以现代汉语的书面形式作为必须使用的符号的系统。2、公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。五、公文的格式公文格式，指公文的数据构成与对各数据项目的编排。公文格式具有相对稳定性和规范性的特点。公文必须具备的基本数据项包括：发文机关、标题、正文、印章或签署、成文期。公文供选择的数据项目包括：发文字号、签发人标志、主送机关、附件说明、附注、主题词、抄送机关、印发说明、份号、密级、紧急程度、无正文说明、题注。公文数据项目的编排次序为：发文机关、份号、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(标记)、署名、印章(签署)、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间。在公文形成过程中，将有多种文稿产生，它们包括：草稿、定稿、正本、副本、试行本、暂行本、修订本。六、公文的行文规则行文规则是国家制定的控制行文及行文方向、行文方式的有关规定。其内容包括：1根据机关之间的工作关系准确行文。机关之间的工作关系有四种类型，即领导与被领导的隶属关系、业务指导与被指导的关系、平行关系和不相隶属关系。这四种关系决定了公文传递的方向，处领导、指导地位的上级机关(部门)可以向被领导被指导的下级机关(部门)发送下行文，反之则为上行文，具有平行关系或其它不相隶属关系的机关之间相互传递平行文。2选择适宜的行文式，一般不越级行文。行文方式计有逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等。在一般情况下不得越级行文。3正确选择主送机关与抄送机关。4坚持党政分开的原则。即党政机关应在各自的系统内发布文件。5联合行文时，作者应是同级机关。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。6行文之前必须对有关问题协商一致。其目的是为了维护政令一致。7严格控制公文数量，简化行文手续。即机关行文应注重实效，坚持少而精的原则。上、下级各业务主管部门尽量直接对口行文。第三章公文写作要则一、公文写作要则公文的写作，不仅要遵从公文作为主体之一种的写作通则，而且它作为一种有其自身特殊性的文体，在写作上有与其它文体不同的特殊要求。 1公文的写作要与竞和国家的方针政策及法律、法规不相抵牾 公文是传达、贯彻党和国家方针、政策、法律及法规的重要工具，这要求其内容必须与党和国家的方针、政策、法律和法规一致，不应有矛盾、互相抵捂之处。机关制发公文，是为了产生效用。但公文如违背党和田家的方针政策、法律等，也就没有其合法性，从而公文现实执行效用，也就无从谈起。 公文写作必须符合作者所在系统及该机关主管业务方面的方针、政策和重要规定，并为作者所在机关的实际结合，以保证所制发的公文不仅内容切实，而且充分地体现出有关方针、政策的基本精神。 2实事求是，讲求实效 制发公文，旨在沟通信息，及时处理问题，收到实效，指导和推动当前的工作，挽回工作中的失误。收到公文所具有的现实执行效用，撰写公文必须坚持实事求是的原则，力求收到实际效果。 达到以上的目的，撰写公文应该坚持以下三原则： 必发才发原则。这是指制发公文要从实际出发，确有必要才制发公文。公文写作有很强的目的性、针对性，撰写公文必须根据机关行政管理活动的实际情况而定。没有特别的需要，切忌不可动辄制发公文，堆砌“文山”。 忠于原貌原则。是指撰写公文必须忠于事物的本来面貌，符合客观实际。这是公文内容的精髓。公文具有法定的权威性，是机关上传下达，沟通情况的重要手段。公文制发后，能否收到其法定的效用，在很大程度上取决于公文的内容是否符合客观实际，以及所提出的工作原则、方法和措施是否切实可行。 做到忠于原貌，要求写作的材料不许随意杜撰，弄虚作假，欺上瞒下，而是要加强调查研究，深入实际。 注重时效原则。指公文撰写要保证所制发的公文具有较强的针对性，必须把握时机，保证做到及时迅速。公文根据实际情况制发，与行政管理活动同步运行，井对行政管理产生效用，因而公文撰写时间性极强，有的公文甚至要争分夺秒，如果不能把握时机，时过境迁，就全降低或丧失公文应用的价值。 3主题突出，条分缕析 公文的主题是公文制发者所要表达的主张、意见。 公文的主题应鲜明突出。主题含混不清或多主题，受文者便不知所云，因而很难准确快捷地领会所受公文的意图，导致所制发的公文不能产生现实执行效用。 那么该如何突出主题，突出主题在表达上有几点应予注意： 首先，公文撰写应开门见山，不事曲笔，不拐弯抹角，不含蓄委婉。 其次，一件公文，只一个主题；公文撰写一事一文，不可一文多事。最后，材料的取舍由主题而定；运用语言亦紧扣主题。 合理安排正文结构 合理安排公文正文的结构，做到层次清晰，条分蝼析，言之有序。 4结构完整，格式规范 公文的结构和格式要求，均有国家统一的规定，不可自行其是。 公文的正文，是公文的主体和中心。正文有其结构上的要求。其逻辑结构大致可分三个部分： 提出问题，这一部分又称引据部分，要求简明扼要，说明制发该文件的根据和意义即可。 分析问题，这是正丈的中心部分。针对提出的问题，根据发文的目的和要求，突出重点，将需要解决问题的理由讲述清楚。 解决问题，这是公文正文的结尾部分。制发公文旨趣是为了解决问题，故在这一部分应明确具体示知解决结果、结论。 5用语得体，表达简洁得体，是指公文的用语与语气和作者的职权、所代表的机关及发文目的一致，遣词造句恰如其分。 周密，是指公文的表述准确中肯，不生歧义，没有漏洞，失当之处。否则会造成思想上的混乱或行动上的偏差。 简明，是指表意简洁、明确，没有含糊不清、摸棱两可之处。 畅通，是指公文用语要求文理通顺，畅达上口，符合语法、逻辑规律。 二、公文写作前的准备 动笔撰写公文之前，要经过写作前的准备阶段，这个阶段包括思想酝酿准备，材料收集整理分析准备、文种选择表达方式的选择准备等。 1、明确行文目的与要求 制发一个公文总是为了解决一个或几个问题，提出这个问题的根据是什么?有怎样的必要性和重要意义?采取什么样的措施方可解决问题?用些什么材料来说明自己的意图?对这些问题，公文撰写者在动笔前必须在思想上理清楚。 制发公文的目的和要求，一般由机关党政负责人在制定工作决策时，已经确定下来，然后授意给执笔人。领导授意时务求清晰具体，明确交待行文的对象、行文主要内容与目的要求。 2、确定主题 有些公文，属于如公布事项，阐明规章内容，发布指示，布置工作等，其主题可以由领导人授意，根据领导的意图直接表述。 对于调查报告之类复杂公文，其主题不可根据领导人授意而定，应在深入调查研究的过程中，随着对客现实际情况全面而深入地探索逐步提炼与明确。 确立主题的要求有： 正确、集中、深刻、鲜明四点。 文种，即公文名称。其作用是用以概括表明公文的性质。用途和制发机关的职权范围。所以，作者在动笔撰写公文之前，一定要选好文种。选择文种的主要依据有四点： 政策法规依据公文种类有命令、议案、决定、指示、公告、通知、报告等，制发公文应根据规定选用文种。 工作关系依据 公文撰写者受文者之间构成的工作关系，是选择文种的依据之一。 职权范围依据 公文撰写机关的职责权限范围是选用适当文种的依据之一，制发公文应在自己的职责权限范围内进行丈种选择。 行文目的依据 公文为达到一定目的而制发，应根据行文的目的选择适当的文种。 调查研究，收集材料。巧妇难为无柬之炊。材料是公文写作的基础。应深入实际，做细致的调查工作，多方了解情况，广泛收集材料。 调查研究不应先带观点，应竖持客观性和全面性原则，摒弃调查研究前及调研过程中的思单定势，揖弃诱导式的调研方法，多方听取意见，注意听取不同意见或反面意见，全方位、多角度、系统地获取贵料。 调查研究应注意将纵向(历史的)调查和横向的 (现实的)调查相结合。 材料的收集要当有心人，注意平素的观察，日积月累。 公文的撰写者应统帅材料，不为材料所累。应将所收集的材料进行分析、筛选，去粗取精。 分析、筛选和取用材料方法很多，主要有五点： 选取经柱实无误的材料。 选取能反映事物基本状况的材料。 选取最能服务于主题的典型材料。 从多方面选取对事物特征最有说服力的材料。 选取最能说明事物性质、明确是非界限和制定决策的依据的材料。 调查的方法很多，主要有会议调查、访问调查、书面调查、文献调查、问卷调查等。 根据公文性质和行文目的要求，在选用表达方式上有所侧重。 工作报告、通报、大事纪要、会议纪录等碉重用叙述法1 行政法撮、规章、公告、布告、合同、协议书偏重说明； 决定、讲话稿等侧重议论。 三、公文语言的运用 1公文的语言特色 (1)语言风格庄重。语言端庄，格调郑重严肃。主要藉助庄严的语言表明严正的立场和严肃的态度，要对受文者产生必要的强制性。用语不能轻佻。精确。表达意思务必真实确切，是非分明，爱憎分明，无虚假，无措漏，褒贬得当，语言明确，没有它种理解和歧义，无懈可击。 朴实。用语平实自然，通俗易懂，明白通畅，通俗易懂。遣词造句不浮华夸饰，无权力渲染之能事，不矫操造作，剔除想象成份。忌堆砌词藻，滥用辞格，半文半白。精炼。简明扼要，精当不繁，每一字句都有实实在在的意思。要务去浮辞，当详则详，当简则简，忌冗长空泛，但又不苟简。 严谨。含义确切，文句严谨，细致周密，分寸得当。忌语意模糊，含混不清。 规范。符合现代汉语规则及一般逻辑规律(少数民族的公文为民族语言)。 (2)词语特点公文所用词语，为规范化的书面词语。忌生造词语，忌半文半白词语。 词语含义确切。一般以双音节词为主，少数庄重、典雅、含义精确的单音节词，如此、何、悉等。使用频率稍高。应使用词形确定、含义精确的特定的公文专用词语。 介宾词组、联合词组、“的”字词组使用频率较高。 (3)语句特点 语句应完整确切，在丈中有较强的独立性、关键性的文句，脱离上下文仍不生歧义、不易被曲解、歧解。 纯粹起启承转合作用的语句极少。有专门表达公 文主题的主题句。用陈述句多，祈使句居其次，疑问、感叹句式又其次。单句常有较多限定性、修饰性成份。泛指性无主句较多。用“是的”判断句式较多。复句用得较少。 (4)表达特点 议论、说明、叙述三种基本表达才式在不同文种中侧重点不同。 要求直陈其意，不渲染、不娩曲。反映问题全面真实，不事虚构加工。只表述对解决现实具体事务有价值的事理。 并且有较强的程式化、规范性。 所使用的符号系统统一通用。 2公文词语的选择 (1)措词准确 认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际。 (2)褒贬适度 注意分辨词语的感情色彩，正确表达作者的立场观点。 (3)防止音调害义 注意词语和语调时语义的影响，以提高表达效果，避免产生歧义误会。 (4)遵循语言法则(下略)。 3公文语句组织(略) 4公文中若干事物和概念的特殊表达要求 (1)时间的表达 公文时间的表达应准确，日期应标明年、月、日，不可用笼统的时段：“今年”、“本月”、“上半年”。有的公文在特殊情况下应标示出确切的时、分等。 年份一律使用公历年份的全称。 (2)空间的表达 地名第一次出现的，属国外的应冠以国别，国内的应冠以所属省市名称。 国名地名应用标准名称、标准译名，不用别称、简称。 填空使用表示处所的代词，以防止误解或费解。 (3)职务、姓名的表达 各种职务和姓名均用全称；遇一身多职时，只列与文件内容相关者；列一身多职的职务时，国内的应先列党内，再列党外，由高至低排序；国外的则尊重对方习惯； 国外人士以新华社公布的标准译名为准，后用圆括号注明其外文名称；若干人并列出现时，按一定标准来排序。 (4)数量的表达 公文中数目概念应用确数表示，一般不用约数、概数。表示增加时，用倍数或分数；表示减少，只用分数而不可用倍数； 在“增加、提高、增长”等或“减少”、“降低”、“缩小”等词语后，谨慎用“了”宇； 度量衡单位必须使用国家法定计量单位和国家公布妁中文名称。 (5)范围、程度、语气、神态表达(略) 5、修辞格在公文中的运用 修辞方式只有少部分适用于公文写作，公文更主要的是依靠选词与炼句来提高语言表达效果，而修辞格的运用，则处于辅助地位。 之所以并非所有修辞格均适于公文，这是因为有些修辞格在公文中有妨害直接表意、易生歧义、平增文字符号数量等缺陷，所以夸张、双关、反语、比拟、象征、婉曲、含蓄、幽默、讽刺等修辞格在公文中是不能使用的。公文中常用的只有引用、比喻、借代、排比、反复、对比、换算等几种修辞格。(1)引用。 通过援引现代语言材料的方式来提高表达效果的一种修辞格。使用的频率极高。(2)比喻。 在两种具有某种相似之处的不同事物中，用其中的一种来描写和说明另一种。其作用可将道理讲得浅易懂，可增加表达的形象性。 (3)借代。 不直接说出事物的名称，而用另外一种与本体事物密切相关的事物(借体)名称来代替。 (4)排比。 将内容密切关系，结构相同或相似，语气一致的三个或三个以上的词组、句子连珠炮般一起说出。其作用有助于气势贯通，条理清晰；语言结构整齐，和谐流畅；抓住特点做重点的勾画。 (5)反复。 有意让同一词、语、句重复出现。 (6)对比。 将互相对立的事物或同一事物两个对立的方面放在一起进行比较，使得事物的性质更加分明，加深人们对其理解和认识。 (7)换算。 将难识的或需特别强调的数量加以折算，以更加具体、可感、直观形象的方式加以表达。 6公文专用词语 由于表意和表现特殊色彩的需要，公文中有一些使用频率较高的词语。这些词语的词形确定，词义精确特定，用途稳定专门，成为公文的专门词语。 (1)称谓词语 即公文中表示称谓关系的词语。如“XX同志”、“本”、“贵”、“该”以及外国人常用的“陛下”、“殿下”、“阁下”、“先生”、“夫人”等。 (2)领叙词语 即引导文件直接叙述根据、事实或主张的词语。如根据、据、本着、奉、欣悉、为特、现如下等。 (3)追叙词语 引出被追叙事实时所使用的词语，用于引出对有关事件办理过程的叙述和说明。如经、业经、即经、并经等。 (4)补叙词 补充叙述文件主要内容之外的其它内容时使用的开端词。如“另：”、”、“再：”等。 (5)承转词语 承接上文转入下文的关联词。如为此、据此、有鉴于此等。 (6)祈请词语 表示请示或希望的敬词。如敬请、谨请、恳请、务请、烦、敬希、尚望等。 (7)商洽词语 有礼貌地征求意见时用的带探询语气的词语。如妥否、当否、是否可行、是否得当等。 (8)受事词语 因得到有关支持、鼓励等，向对方表示感激用词语，如蒙、承、承蒙、多蒙、荷、是荷。 (9)感盼词语 希望对方尽快满足某方面愿望时使用的表示激、盼望之情的词语。如深表感意、谨致谢忱，以为感，以为盼，切盼等。 (10)令知词语 表示命令的词语。如着、着令、特令、责令、责成、务须、切勿、严禁、不得、毋庸等。 (11)告诫词语 表示叮咛告谓和训诫的词语。如切切、毋违、不得有误，以为要，以为宜等。 (12)见解词语 表示对事物认识、态度、主张的词语。如应、理应、确应、应予、本应、似应、准予、照准、拟于、缓议等。 (13)判定词语 表示裁断的词语。如系、显系、以论等。 (14)时态词语 表示时间状态或时间方面要求的词语。如兹、嗣后、片刻、行将、届时、值此、如期、展期、亟待、俟等。 (15)目的词语 直接交待或强调行文目的的词语。如特予公告、此布、此令、此复、以示训诫、立此存照、特备案存查等。 (16)报送词语 表示文、物上报过程、方式或要求的词语。如呈请、报送、报请、报批、呈上、附上等。 (17)颁行词语 表达公文颁发、执行方式、过程或要求的词语。如颁布、发布、下达、颁行、参酌执行。 (18)核查词语 表示审核、督查方式、过程或结果的词语。如审核、审议、核准、查验、壹询、核发等。 (19)结尾词语 表示正文结束的词语，如此令、毋谓言之不预、望执行、此复、按办理、由起施行、特请查第四章常用公文的写作要点一、公文写作的原则 1、合法性(1)符合党的基本路线和国家的宪法、法律；(2)符合本系统、本机关主管业务方面的有关法规、规章；(3)了解同层次有关系统、机关的重要决策并与之保持一致。 2、实效性。(1)根据需要发文，反对形式主义与文牍主义。(2)公文的内容务求符合客观实际。(3)注重时效。 3、规范性。要求主题明确，结构完整，格式规范。 4、严谨性。要求用语庄重严谨，简明通顺，平实得体。 二、公文写作的程序 1、写作前准备：(1)明确要求：(2)确立主题；(3)选择文种；(4)收集资料；(5)选择表达方式。 2、撰拟文稿。(2)安排结构；(3)拟写提纲；(3)撰写文稿。 3、审核修改。三、选择文种的依据公文文种主要根据下列依据进行选择：1、国家关于公文处理法规中有关文种的规定；2、发文者与受文者之间的工作关系；3、制发机关的职责地位；4、行文目的。四、公文开头(导语)的主要形式 1、文体制发根据和目的；2、概述制发背景 3、揭示全文主题4、阐明基本观点；5以提问的方式写明公文的结论；6表明批准、批转或转发执行的态度；7表明贺意、谢意、敬意。五、公文结尾(结语)形式举要1、使用专用词语、总结全文； 2、概括与深化主题； 3、再次强调行文目的或陈述具体要求； 4、发出号召，提出希望要求； 5、说明公文生效、施行时间或宣布原公文废止以及处罚措施等有关事项。六、书写文稿的要求1、撰拟文稿应用具有规范格式的发文稿纸。2、文字、图形、符号均应写在图文区内。3、使用碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁等，原则上不使用圆珠笔和铅笔。4、对人名、地名、时间、数字、引文必须准确具体。5、引用公文须先引标题，后引发文字号。6、日期应写具体的年、月、日并使用国家法定计量单位。7、结构层次序数依次为一、(一)、1(1)。8、文内使用简称一般应先用全称，并注明简称。9、公文数字，除成文时间、部分结构序数和作为词素的数字必须使用汉字外，都应使用阿拉伯数字。七、规范性文件的特点： 1文件所针对问题具有普通性。 2文件内容具有强制性。 3生效程序严格。 4语言运用规范。 5效用上具有独立性。 八、条例、规定、办法的结构 1标题。一般由内容加文种构成，必要时可在文种前加暂行、试行、实施、补充等限定词。 2发布或通过或生效日期。标注于标题之下用圆括号括入。 3正文。(1)总则，阐明制定目的、依据、适用范围，有关定义、主管部门。(2)-分则，阐明具体的规范内容(3)附则，阐明施行程序与方式、施行日期、有关说明事项。 九、规范性文件的写作要求 1维护文件的高度一致性。 2维护文件的高度严密性。 3维护文件的条理性。 4维护文件的简明性。 5维护文件的稳定性。 6维护文件的连续性。 十、命令(令)的适用范围 命令(令)用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门、省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区政府发布规章；国务院及其各部门，县级以下(含县)人民政府采取重大行政性强制措施、奖惩有关人员、撤销下级机关不适当的决定。 十一、命令(令)的特点及结构。 1特点：(1)具有法定的强制力(2)限定发布权限。(3)限定内容 2结构：命令(令)的总体结构由标题、正文、发布机关名称、发布日期、印章或领导人签章五部分构成。标题由发文机关、内容和文种构成，根据不同的内容性质命令、令、嘉奖令、特赦令、通令等。 十二、命令(令)的分类与各类令的撰写要点 1发布令。用于发布行政法规与规章，赋予所发布的法规、规章以立即生效并予以施行的法定效力。 2行政令。用于采取重大强制性行政措施，实施行政领导和指导。 3任免令。用于发布任免事项。一般以令的名称颁布。 4嘉奖令。用于嘉奖有关人员。 5惩戒令。用于惩戒有关人员或撤销下级机关不适当的决定和命令(令)。 十三、决定的特点与结构 决定是国家行政机关用于重大事项或重要行动作出安排时使用的具有规定性与决策性的公文，决定有三大特点：即规定性、指导性、稳定性。 结构一般由标题、成文时间、主送机关、正文、制发机关几大部分组成。 十四、决定的写作要求 1决定的内容要求合法并符合实际。 2决定的结构必须合理，文字必须精炼。 十五、决定的分类与各类决定的撰写要点 1对重要事项(事件)作出处理或安排的决定。撰写这类决定，要求主题集中，重点突出；根据充分、事实准确；观点明确、入情入理；词语概括、简要。 2对重大行动作出安排的决定。撰写这类决定，首先要讲清形势；其次要具体清楚地阐明重大行动的方针政策、原则、措施和步骤；最后要求层次分明，词语严谨、庄重，词义明确，语气肯定。 3规定重要管理原则、办法的决定。撰写这种决定，一般按条款形式安排内容，重点写明应当做什么和怎样做，词语概括庄重，准确有力，语气坚决肯定。 十六、指示的适用范围和特点 指示用于布置工作，阐明工作活动的指导原则，是上级领导机关制发的指导性公文。有如下特点： 1法定作者广泛，不限定制发范围。 2具有强制约束作用。 3内容广泛、具体 十七、指示的结构与写作要求 指示的结构由标题、主送机关、正文、制发机关名称和成文时间构成。 指示的写作要求是： 1有明确的政策依据和法规依据。 2从实际出发，具有明确的针对性。 3指示的内容要求明确具体，即工作原则明确政策界限清楚，措施与方法具体；文字表述简明易懂，条理清晰。 十八、通告的适用范围及其特点 通告，用于在一定范围内公布需要各机关、团体、企事业单位广大人民群众需要遵守或周知的有关维护社会主义国家秩序，加强经济建设与行政管理的政策、措施与行为规范或其他需要引起警觉与注意的事项。具有两大特点：一是具有知照性与约束力，二是具有专业性。 十九、通告的结构与写作要求 通告的总体结构由标题、正文、发布机关名称与成文日期构成。其写作要求有三： 1 内容明确具体. 2 分条列项表述,用语简明易懂 3 勿滥制发通告,维护其严肃性. 二十、通知的适用范围和特点 通知，是机关常用的公文，主要用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文；要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。 其特点为： 1应用广泛，使用频率高。一是不受内容轻重繁简的限制；二是通知的作者广泛。 2内容单纯，行文简便。 3具有执行性。通知多用于下行文。 二十一、通知的写法 1指示性通知。写作时，要求明确交代制发通知的政策依据、法规依据及行文目的，并说明需布置的工作任务与执行要求。在写作上与指示的区别是，一般不用命令和告诫的语气。 2知照性通知。在写作时要求将说明的事项简要而周密地原原本本交待清楚，不必予以议论评价和阐发意义。 3转发公文的通知。有两种写作方法：(1)以简要的文字写明所转发公文的制发机关、标题与转发机关的原则要求。(2)结合实际工作情况，对受文单位提出如何贯彻执行的指示性意见。 4批转公文的通知。在撰写时，也有两种方法： (1)对批转的公文表明态度或作出评价与简要批示。 (2)在表明态度之后，还要针对批转公文的内容，作进一步的阐述与论证，指出意义、执行重点与执行要求以及注意事项等。 5发布规章的通知。在写作时一般需要说明印发的意义和施行的要求，用以履行发布生效的程序。 6会议通知。在撰写时一般有三种形式： (1)人数较少的一般性会议、只需简要写明会议的名称、目的、时间、地点、与会人员、准备事项即可。 (2)内容比较复杂、日期较长、与会人员较多的会议，要写清楚名称、期限、报到时间、地点、与会范围、差旅费报销方、准备事项与注意事项、入场凭证、联系单位、联系人、联系电话号码等。 (3)对于十分隆重的会议，在会议通知之后，还应附上会议日程安排和有关证件。 7任免与聘用干部的通知。在撰写时，需以简要文字分条列项写明任免的机关(会议)、日期与被任免、聘用人员的姓名与职务。 二十二、通报的特点及结构 通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。其特点为： 1具有教育性质。 2通过事实与数据来表达作者的观点和意图。 3具有较强的时效性。 其结构为： 1标题。由发文机关、事由、文种三部分构成。 2主送机关。(有时可以省略) 3正文。开头写明批评或表彰对象的基本情况；中心部分写明需批评或表彰的事实；结尾部分写明批评或表彰的决定，同时提出希望、要求。若情况通报则写明针对情况所提出的对策。 4通报的日期 二十三、通报的写作要求 1内容必须典型。 2材料必须真实 3应使用说明与叙述的表达方式，叙事平实具体，分析入情入理。其中：表彰性通报，重在把事迹写深写细；批评性通报除要求平实准确之外，还要注意不良影响；情况通报，应写明通报的情况，应采取的对策和希望与要求。 二十四、报告的适用范围及特点 报告，是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议及答复上级机关的询问的使用的陈述性公文。根据内容可分为工作报告、调查报告、答复询问的报告。其特点如下： 1使用普遍，适用面广。 2报告不需要批复。 3报告一般使用叙述的体裁。 二十五、工作报告的写作要求 1宜采用概括叙述的表达方式。避免逻列具体事实与数字。 2重点突出，中心明确。 3报告的内容应具有信息价值。 4点面结合。 5实事求是。 6不能夹带请求事项 二十六、调查报告正文的写法及要求 1写法： (1)开头部分。说明调查工作的基本情况；概述调查对象的情况；以议论、提问的方式揭示全文主题。 (2)主体部分。按内容分列若干问题或若干方面，分别叙述；按时间顺序或工作发展阶段安排层次；按照对比的方式安排层次；综合两种方式安排层次。即纵横结合式。 (3)结尾分。以简要的文字概括全文，进一步点明主题；展示前，寄托希望，发出号召；对报告内容作必要的说明；不写结语，让报告自行结束。 2写作要求：(1)深入地进行调查研究。(2)在调查研究中提炼正确的主题(3)必须真实而准确地反映事物的本来面目。(4)文字表述要求灵活、生动。 二十七、答复询问的报告的写作要求 答复询问的报告，是下级机关答复上级机关询问时使用的文种，写作要求如下： 1在开头处照应有关询问的内容和来文日期。 2内容集中。有针对性地回答上级机关询问的问题。 3内容准确。不夸大成绩，不掩饰过失。 4用语简明、得体、分寸适宜。 二十八、请示的特点与结构 请示，属于下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性公文。其特点如下： 1是一种使用比较广泛的上行文。 2属于要求领导机关必须予以回复的公文。 3内容属于本机关职权范围内无权处理或难以处理的问题或事项。 4表达方式上采用叙述和说明，忌用议论。 请示由标题、主送机关、正文、附件标记、制发机关名称与成文时间五大部分组成。 二十九、请示的写作要求 1观点明确，申请的理由与事项清楚具体。 2层次清楚，文字表述明确具体。 3主题集中，一文一事。 4正确选择主送机关，不要多头主送。 5文字表述简明、简体。 三十、批复的特点及写作要求 1特点：(1)权威性。(2)被动性。(3)针对性。 2写作要求：(1)行文前认真地进行调查 (2)批复的意见应明确、具体可行。(3)批复的内容必须围绕请示的事项逐一答复。三十一、批复的结构 批复的总体结构由标题、主送机关、正文、制发机关与成文时间四大部分构成。 1 标题。标题要写明发文机关、内容和文种，与其它公文的不同在于，批复一般在标题中标明作者对所请示问题的态度。 2主送机关。批复的主送机关与请示的发文机关对应。 3正文。开头部分写明来文(请示)的日期和内容。中心部分写明批复的内容。结尾部分，用专用语结束全文。 三十二、函的特点结构 函，指公函，用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函具有以下等点： 1灵活简便 2种类多、使用的频率高。 3具有公文的法定效用。 函的结构包括标题、主送机关、正文、发文机关与成文时间几大部分 1标题通常写明发文机关、内容与文种。 2主送机关是对函负办理或答复责任的机关。 3正文一般包括三部分内容：(1)制发函的根据与理由。(2)商洽或询问(答复)以及请求批准具体事项。(3)结尾。 三十三、函的写作要求 1以简要的文字、将需商洽、询问(答复)、申请、知照的事项(问题)明确、具体地交待清楚。 2用语谦和，讲究礼节。 3函是正式公文的文种，必须行文郑重。一切按正式公文的格式进行。 三十四、函的分类与各类的撰写要点 函按内容可分三大类： 1商洽公务的函。这种函在写作时先写制发函的根据或理由，而后陈述需要商洽的具体事项。最后提出予以复函或予以尽决办理的具体要求。 2询问或答复问题的函。即问函或复函，前者要求集中询问一个问题，方便对方尽快答复。复函要求针对来函内容给予确切答复。先明确表明意见，然后说明理由或提出具体的处理的办。 3请求批准的函。用于向平行或不相隶属的主管机关请求批准有关事项。撰写时，要求理由充分，事项明确清楚。并在最后提出具体要求。 三十五、会议纪要的特点 会议纪要，用于记载和传达会议情况与要求有关单位共执行的议定事项。是机关贯彻会议主要精神与议定事项的重要依据，也是检查议定事项执行情况的凭据。它的特点是： 1会议纪要制成于会议后期或会议结束之后。 2会议纪要具有一定的约束力，要求与会单位或下属单位予以遵守或执行。 3具有知照性、参考性、规定性、协议性、指导性等多种性质。 4会议纪要的结构由标题、成文时间、正文三大部分构成。成文时间一般标注于标题的正下方，外加圆括号。 三十六、会议纪要的分类及其正文的定法 会议纪要，可以为例会、专题性业务会议、座谈会、现场会以及布置全面工作的会议的纪要。其正文可分为三大部分： 1会议的基本情况。各类会议纪要的写法分别是：专题性大型会议适合用归纳叙述法。例会适合用分条列项法。座谈会可在分述发言内容之前，概括介绍有关基本情况。 2会议讲座与决定的事项。专题会概括成若干层次，按小标题分项叙述。座谈会先按逻辑关系分列问题，再按发言顺序分别叙述。例会按会议讨论的顺序整理纪要。 3写明会议的希望，要求或号召。 三十七、会议纪要的写作要求 1要求真实、准确。写成后应提请会主持人审核与签发，