招标工作手册

XX集团控股有限公司招标工作手册（文件 ：编号 SG-C-ZB03002-021）版本 ：号 2003-08-10-04中国上海2003年8月 招标工作手册1. 说明为了加强公司对招标活动的管理和监督，提高工作效率，降低劳动强度，结合公司实际，根据公司招标管理规定和公司的规章制度要求，控股公司商务科特制定本工作手册，经批准后用于规范商务招标活动。本手册按照XX控股有限公司招标业务流程图编写，作为商务经理操作的依据。商务经理、项目指挥长是本手册的主要执行者，接受发展工程办、商务科、技术科的管理和监督，发展工程办的招标活动接受XX控股公司审计监察部、财务部的监督。招标业务一般涉及以下部门和小组：1. 商务科/商务经理：商务科是招标业务的职能管理部门，商务经理是商务科派驻项目上主管招标活动的主持人，在业务上接受商务科的指导和监督，在招标活动的日程安排、技术条件等内容上接受项目指挥长的指导和安排。商务经理主要负责招标的程 工作，按照本手册和招标管理规定的要求实 招标 程。2. 项目组/项目指挥长：项目组是按照控股公司管理规定 的 项目，项目指挥长是项目组的执行 ，在招标活动 负责有 技术条 的 定，在招标活动 商务经理 监督。3. 招标工作小组：为 项招标项目 的 ， 组长 公司 定。 有招标项目招标工作小组 财务人、项目指挥长和商务经理。 有 技术currency1、商务、“人， 招标工作小组组长指定。4. 部门：是指财务部门、控股公司 办、审计监察部、控股招标办、控股 fi等 fl ，部门为招标工作提 ：“、”审 、招标工作监督等。5. 主管导：指 。 2. 招标工作操作手册以下招标工作操作手册序号按照招标业务流程图相同序号排列。根据招标管理规定必须招标的项目，商务经理和项目指挥长按照以下的手册要求的步骤进行项目招标。1. 编制项目招标计划合 项目，根据度计 安排 项目指挥长和商务经理制定项目招标计 招标计 一，在 计 批准后 商务部门 小组按批准的计 安排招 标。项目招标计 的制定 批准，定了招标项目的主要责人主要是招标小组的组长和招标 的人，以 的 审批。在招标计 要定项目的合结 、标 、度 、发 、合 的 。要点：项目招标计 的编制 要根据项目度计 、 工图 图 ，合理 标、发 。发 的 ： 行发 、 工 、 业 、计 工一的 度、 、控制的 度， 公司有 强的技术、管理能 ，一般 用 行发 公司技术、管理 ，以 用 工 业 公司能 业 商， 对项目的度、 、 的控制是有 的 计 工一 于 计 工结合，对项目的经 以 提高，对公司有 ，但是评标难度大，对 发双的风险 应增大，一般适合于市政工程、标准厂房、钢结 工程、幕墙工程、装修工程和园林绿工程等。合 的定：是 “合、fl“合 是 本+酬金合“合要求标的物 、要求、范围明，对具备完 工图的工程且预计今后变不大的工程适宜 用 在 工图不完 准备发的项目内容、技术规范一 尚不能明予以规定 ，往往 用fl“合 工程内容及 技术指标尚未全面定， 标报“的依据尚不充 的 下， 工期要求紧迫必须发 者 公司之间有高度， 在 面具有独特的技术、特长和经验 ，以 用 本+酬金合。计“ 的 定：是 用工料fl“” 是 合fl“”。材料 备的应 ：是 工程 工 自行 购、业主 购应、业主指定， 工 购 是 工 购，业主认。 一 项目招标计 XX*有限公司*项目招标计 审批 前言: 为了高效率、有计 的完 *项目 务，对该项目 的招标作 以下标的 和 间安排，并预测了标的数额。本 批准后作为发展工程办项目组和商务科实 项目招标工作的依据和指导招标工作的纲 文件，在实 程 的变更 要 导的批准。号 项目名称 内 容 计 实间实际实间预计标标级别预计金额(万元)标 招标组长 部参加 招标文件审批标函发合署人招标地 验收 备注类 标 批准 批准 批准 批准 批准 批准 批准 批准 批准 注释: 1. 材料 的管理 法费 办 : 1 ).全部根据施工 算按上海市月度材料市 价信息 行控制，包含在施工 中一起 包。最 按 后的竣工 算 行合同 算图预 场报 标 发 终 审计 书 结 .2 ). 其中的主要 品将 (市 不明确的部分场状 )由 主 立 行招 采业 独 标 购,然后供 乙方使用给 .2. 容代内 码: 1). 方式代 标 码: A 招 小 定中 者， 裁批准为 标 组预 标 报 ； B 需要 董事 通为 经 会讨论 .2). 人或 位代负责 fl 码: 唐 裁 , 展工程发 办, 控股 沙长 , 目指项 挥长,商 理务经3. 署 明：在中 通知函、合同 署前，必 通 示函的形式得到批准后 署。 说 标 须 4. 操作流程按照批准的招 管理 定和招 手 行。标 规 标 册 执编制人： 审 人： 审批人：2. 计 审批项目招标计 编制后，先 项目指挥长和商务经理认后交商务科、工程科审 ， 准后交发展工程办审，最后交 审批。3. 招标实 备案：在具 项 要招标的项目开始前，商务经理 会项目指挥长根据已 批准的项目招标计 填写招标实 报告，内容招标具 间安排 、招标评标小组 名fl、评标办”、招标 内部招标是公开招标、对 标 要求、 标保证金数 标保证金根据招标标的金额大小，一般在5000元 10000元，以是现金、票 银行保函，保函格 件 标保证金银行保函、履约保证金数额格 件，金额为合“的5%报商务科备案。间要求：招标文件发放后，一般根据招标项目的大小、难易程度最 给予 标两天的 间行 标书的编制。项目实 报告样本件。 商务招标实施报告商务2003第 （ 招 ）号 填写 标书编号主 题： 于*项目招标报告呈 报：发展工程办抄 送：商务科内 容：发展工程办：根据*项目的度安排，拟对以下项目行招标：招标内容： 间安排： 日发标书， 日 标 开标。招/评标小组 ： 组长 、 、 、 、 、 。评标办”： 招标项目预计金额： 万元。标保证金： 万元。 接受票。一般用票，操作 以根据 以收 现金。标 要求： 。发 ： 合 ： 计“ ： 材料 备的应 ： 。呈 报 人： 报告时间： 4. 标书制作及 标fl . . 招标文件的编制 制作上，招标文件 用标准文件，标准文件 商务科制 经发展工程办批准后执行。今后报批的招标文件 要对主要商务条 和技术条 行审批。商务经理组 编制招标文件。 商务条 商务经理负责编制，技术条 项目指挥长指定技术人负责编制。审 后的招标文件 的合条 用 件 报XX 办提前审 。招标文件应以下内容具样本：招标 ： XX公司的文 和 能有效说明招标 工程的名称、数 、技术规格等要求及开标日期、地 和招标 、 人、商务监督 等 标保证金的数 和票 填写。 标人须：对招标内容行全面的 ，对 标人提 明的要求 合文件：对合的 有条 作 的规定 标文件要求的格 ：提 标书的 本格 要求 件：提 标人必须 交的 标件格 要求 下：fl独A4：标一 商务条 技术规格 标 项目业主证明 。商务标书： 报“ 标 项报“ currency1物说明一 ”人 “书格 预 银行保函格 证明文件 履约保函格 对应商的业要求 业 料 技术标技术 工案 工组 计。 标书制作fi数为参加 标fl 数 加flfi，一fi项目部 ，一fi商务 ，两fi作为开标、评标 的参。4.2. 标fl 商务经理将 有 fl ， 格 下 。 后报发展工程办，对于不合 要求、业要求、 要求的业在备注注明。 fl 的数 要求：标的额万元 格预审fl 参加 标的fl 备注2 ” ”32 ” ” ” ” ” ” ” ”标fl 的 必须在 注明 ： 项目组 商务科 XX公司 、政有 部门 、 人 *招标项目 标fl 编号 公司名称 注册 金 等级 间 业 主要业 人 / 手 fl 人 备 注填写是 格预审23. 标书审批及定 标 fl ：5.1 招标书审批招标书编制后， 商务经理填写招标审批 ， 商务经理、主管工程/技术的工程、招标小组组长项目指挥长及发展工程办主审批后能发放。招标审批 应明审批的项 下： 招标项目名称 招标内容 标fl 要求 主要技术条件 项目实 间 标保证金数 条件等内容。 *项目招标书审批 项目名称招标文件发放 间图发放 间交 标书 间标保证金工期要求报“要求currency1 要求商务科 项目组 工程办主 5.2 定 标fl 招标小组在接 招标项目 标fl 后在2 小 内经内部讨论后定参加 标的fl 。招标小组在招标项目 标fl 上 接 定拟参加的 标fl 后在 上名，名后 件 项目案 ，商务经理 件，商务经理根据 件行下一 。要点：根据招标项目的 ，定参加 标fl 的 下： 按照公司 内 、 、 业 要有 标fl 根据公司规 ，大、小公司 要有 数 不 于 .2 规定的数 实际参加 标的fl 于规定的数 ，商务经理应在最 的 间招标小组组长， 招标小组定是 增加 标fl 。 商务经理、项目指挥长等不能 已经定参加 标的fl ，但是可以增加若干家投标单位。 . 格预审、 收发商务经理自接 经招标小组 定了的 标fl 后，根据 间安排， 标fl 招标 。招标 文件 要保备。招标 内容和 下 。要点： 现以下 的fi理： 拟参加的 标fl 不及开票 ，以先发招标文件，但是 要在 标 日期前将 标保证金交 财务人， 有及 交保证金， 标书作 。 要 认 标fl 有 人已经收 招标 行 。 在 标文件 前将 格预审 格 标fl 、业主证明 、 等交 商务经理fi。 在 标前未提 、在 标文件 并且在要求 提 标fl 不提 的，该 标fl的 标书为 标。招标 样本XX集团控股有限公司招标fl 名称 公司 Http:/FaxTo： From： Fax： Date： Phone： - Pages： Urgent For Review Please Comment Please Reply Please Recycle主 ： 标 XX控股有限公司是一currency1 科技实业 公司。 涉及高实用 备制业、 制业、 备制业及 工程、 务业、材料、 及 业等。XX工股fi有限公司是XX控股 并控股的 业， XX工业有限公司变更 ， 制 地 于 国长 经 技术开发 。XX工主 工程 及 件的开发、生和，具有生拖 混凝土输 泵、混凝土泵 等混凝土 工 、全液压振动压路 、摊铺 等高等级路面 工 、全液压土 、挖掘 等铲土运输和挖掘 八大类50种规格的 类工程 及 套部件的能 。2002 底XX工股fi公司 了 国证监发行审 的审 ，于2003 7 在上交 公开挂牌， 为公众上市公司。股票 码：600031 登陆公司 。 现遵照国currency1及*市 有 文件规定，对招标项目名称行 招标。凡具有 的fl ,均为合格的 标人，按下列项行 标。兹 贵fl 参加我fl 招标， 按以下间、地 安排 我公司 招标文件， 注 ， 招标文件 要提交票人 币元的 标保证金。1、 招标文件编号： 2、 招标项目名称：3、 招标内容及要求：4、 工程 要求：5、 工期： 6、 工程地 ：7、 招标文件在 。招标文件 间： 日 前北京 间 地 ：人： ： ：8、 标地 ：9、 标 间： 日 前北京 间，逾期收 不合规定的 标文件恕不接受。10、 开标 间： 日 。11、 开标地 ：12、 招标文件澄清 间： 在 日前 我 技术面询问 以函 ，我们将于 日前用书面 统一答疑( 提 号)。13、 标保证金：人 币 元有效票，票 ： 注：收 后， 认并发回执函 年 月 日 7. 收 标保证金标保证金 参加招标小组的财务人负责接收 标保证金。标保证金一般应该是城票。 地 标fl 并且本地 有办fi的以用现金提交保证金，现金交公司财务部。财务人收 标保证金票/现金后 交钱fl 开具收条收据。在开标前尚未交纳 标保证金的 标书为 标。. 招标文件及 料、图的发放 澄清招标文件 人负责发放。发放招标文件 发放人应检 人的保证金收据和对照该fl 是 为我们 的fl ，并 招标文件的fl 填写招标文件发放登 。有对 的澄清、修改招标文件和答疑一 用书面 ，为招标文件的有效组 部 。在对 公布之前必须经招标小组 项目指挥长和商务经理审 并后发布。招标文件发放后Email 办行合预审。*项目招标文件发放登 招标项目：fl 名称地址 料清fl达间人 手 人 间发放人：间：9. 合文件预审招标书发放后，将最终 版Email 发展工程办、办等负责人行合预审，对合 的主要问 和不妥fi提 ，以便在 合前修正。一般地，项目招标小组不统一组 踏勘项目现场， 标fl 自行 项目组有 人现场踏勘。10. 开标准备、澄清fl、评 在开标前， 商务经理准备好开标 格、开标 、评标报告、评 等 料，以便开标 有条不紊。 料 格后样本。.标的物“开标前， 商务经理 商务科 上、长 、北京等地XX的 fi、招标fi等地 项目的“ 料和技术条件，以便开标后作为评标报告的“件，以便导 策 参。 的标的物 的规格 一致， 间上最好 差不远 在项目招标计 审批后 者项目 之 就以将本项目要的 有“ 料一次 长 、北京和上 fi、招标fi 。 公司将 工程“ 统，在内部公开，以便 地招标部门能便地找 要的“。“报告 。第 号主 题： 于*的 呈 报： 执行 级 别： 紧急 一般内 容：唐 ：您好！*项目招标已经结束，现对招标结果 上、长 和北京的对 下：于 * 目招 的比 告项 标 报目项 北京 沙长 上海 本 目项 比 果结“米fl“含桥梁 “项目内容 做” 赔偿工 期工期奖罚 保修期保金履约保函审！呈报人： XX控股有限公司 *项目部请示 2.标书 达、开标 询标标文件 人负责收 ，收 注 实标书是 合招标文件的 要求密 ，并行标书登，无误后 标fl发放 标文件收据。开标：在评标组长、副组长、财务人在场的 下特 下，最 两人按照招标文件的 间、地 商务经理组 开标。开标 行合 检，检 标书、 标保证金、”人 书、 格证明文件、技术文件、 标 项报“ 是 齐全，填写合 检 ，做 是 合格的结论。并填写开标一 ， 参加开标人认。对合 检合格的 标商 行商务评 ，商务评内容 标商的经 范围、业、工期、 条件和 等。对照招标文件，做 商务评 ，做 商务评 结论。 标时，必须有招标 长 项目指挥长 商务经理 务人 经 人 ， 人。 按照招标计 的安排，有项目的开标， 要提前 XX工/长 XX控股有 技术和经 人参 。 招标组长有不在开标现场 ， 要先 ， 招标组长认 不参加的 以开标 ，以 指派负责人组 开标，开标后， 商务经理 招标组长报开标 。询标：根据商务差 和技术差 评标小组仔 审标书，商务评标组审商务差要求，技术评标组审技术要求和按照评标办”行评 ，要求 标fl 就 键问 工期、报“、 等面行澄清、 。一般地，报“最高的几currency1 标fl 不行询标。评标 评标小组按照招标文件 定的评标办”行，完 后 具评标报告，该报告 评标小组全 。评标 应参长 控股 fi、招标部、北京 fi 标的 类似的 料。合标的物 能、 、“格、交currency1期、运输费用、 标的 及 商务条 等 素，按照公正、科学、严谨和公司 益最大的 及招标文件的要求行评标。评标环 ：合 检、商务评 、技术评 、“格评 、 格后审。评标 逐级淘汰制。即合 检不合格 不能入商务评 商务评 不合格 不能入技术评 技术评 不合格 不能入“格评 。 有在商务和技术上均满足招标文件要求， 格后审且 合 最高的 标商能 标，评标 百 制”。3.技术 商务澄清用 种商务技巧， 标人反 洽谈，报 最低“， 定最优惠的 条件，作为 标内容之一。澄清 以 用 澄清后补书面澄清 澄清。技术要求高和标的金额超 万元的，应 评标小组 fl 标fl 行澄清 的 ， 场制 会 纪要。澄清后， 商务经理 填写预评标报告，对合技术要求的 标fl 要求第二次 标报“。14. 商务谈 、 格后审和察：对于合技术要求， 合评 最好的的两名 标fl 行 格后审和察，行商务谈 。商务谈 技巧 要求： 时，可以要求 称 标fl 报“更低，商务条件更好 在 标书发放之前，要求将 有的商务条 、技术条 和合 条 全部定，定好，在 合前发 。 有 同 经 可以 同的下，currency1送“标，以fifl 的 上不 合前，不 预 标fl 定一定 标 上，在定合 标前， 合准备好。 .合审合谈 结束后，在 合前，将正 合文本填写好合fl 、合金额发 控股 办行”审。 办行”审 ， 要填写” 询fl 以下 。单部： 人： 日”： ：内容： 16. 导合审将 办的反 根据 要修改后，填写商务呈批函，正 的评标报告，报导审批。定标：将评标报告 长 XX工 fi、财务fi 审计监察部已经有的、“等 料一 交 ， 定 标fl 。7.编写评标报告根据实际 填写正 评标报告，正 评标报告以下内容： 招标项目 招标 程 间、 标fl 开标 二次 标 开标一 商务审、技术审 等 评 “报告 商务呈批函等。 件样本。要求 、清 。.评标报告审批 定标商务经理在正 评标报告和准备好商务呈批函、“报告后，收 有应参加开标人、评标人的后报 定标。在规定 间内 标fl 发 标书，办理履约保函， 财务部门 回 标保证金。9. 合在评标报告审批后， 标fl 发 标函 负责人 标fl 合，合内容以谈 后 的 为依据。2.合 、 料 合 后， 项目 料组一fi正本、财务 一fi正本、一fi 件，商务科一fi 件，项目指挥长一fi 件。商务经理负责将招标 的 有 料一套件招标目项目组 料 ，商务经理 一套 件以备。2 .合执行合 后， 项目组负责执行。22. 保证金审批商务经理填写 标保证金 回 ，财务认以开始 回后， 未 标fl 发 为 标书。23.发 未 标书：在 合并收 标fl 的履约保函后， 商务经理 未 标fl 发 未 标书，财务 回 标保证金。 标fl 标保证金收据和履约保函收条、未 标fl 未 标书和 标保证金收据 财务部门 。2 .合执行 合管理项目指挥长负责合的执行，合管理按照公司有 合管理的规定执行。. ：招标 格目1 准备1.1 一：招标计 审批 1.2 招标 书1.3 招标 间安排、人安排、参 fl 、 标保证金数额、履约保证金数额等1.4 招标 文件呈 2 格预审2.1 标 2.2 项目业主证明 2.3 2.4 标fl 2.5 格预审fl 3 发标3.1 招标文件审审批 3.2 招标文件发放登 4 开标4.1 标书 达登 4.2 标文件收据4.3 标文件完 检 4.4 标fl 开标一 4.5 标文件合 检 4.6 评标报告5 收 5.1 标书5.2 未 标书5.3 履约银行保证函5.4 招标 料 目 XX控股有限公司 呈编号：发展工程办报2003第 号 名称 请示 号单位 XX控股工程 日”内容要：相 部主管 ： 长：人： ： 标 编号：fl 名称 章公司地址业 址 间 注册 金公司 ”定 人公司编制人数 银行 证明业执照注册号 经 范围 证书编号期业1、2、3、4、注：填写不下做件及证明本 内容将作为合有效组