2012年度工资统计软件操作方法概述.doc

工资统计软件GPTS操作方法概述自从 2001年以来，我市机关和事业单位一直使用北京金益康新技术有限公司编制的工资统计软件GPTS完成工资统计报表的填报工作。为了向从事工资统计报表工作的人员提供便利，现将工资统计软件GPTS的操作方法概述如下：一工资统计软件GPTS的安装方法见 2012 年度工资统计报表软件安装说明。二工资统计软件GPTS的使用方法（一）. 建立单位名称建立单位名称是录入、接收、汇总数据的前提。操作方法包括：1.在桌面双击工资统计软件GPTS，即可进入“报表汇总”界面。2.单击“报表汇总”界面中的“单位”图标，即可进入“单位管理”界面。3.单击“单位管理”界面中的“新建”图标，右侧“详细信息”的4个栏目即被激活。4.在“填报单位”栏目中直接录入单位名称。其他项目如“负责人、填表人、电话”栏目可以是空白。录入单位名称以后单击“保存”，这时出现提示信息“单位信息保存成功，请设置该单位所用的报表组！”。5.单击“确定”，这时出现提示“设置报表组”。单击“报表汇总”最左侧方框内的加号，这时“报表汇总”下方出现“2011工资统计年报”。单击“2011工资统计年报”最左侧方框，方框内将出现对钩。这时单击“确定”，即返回了“单位管理”界面。建立第一个单位名称的操作即完成。6.如果需要建立多个单位（例如：一个主管局除局机关以外，有10个所属单位，再加上汇总单位作为本系统的汇总表，总共需要建立12个单位，其中1个用于录入局机关的数据，10个用于接收所属单位的数据，1个用于全局各单位数据的汇总），可以重复上述的步骤。（二）. 修改单位名称操作方法包括：1.在桌面双击工资统计软件GPTS，即可进入“报表汇总”界面。2.单击“报表汇总”界面中的“单位”图标，即可进入“单位管理”界面。3.单击“单位管理”界面中需要修改的单位名称。4.单击“单位管理”界面中的“修改”图标，右侧“详细信息”的4个栏目即被激活。这时在“填报单位”栏目中出现需要修改的单位名称。5.在“填报单位”栏目中删除需要修改的单位名称，录入修改以后的单位名称。然后单击“保存”，即返回“单位管理”界面。（三）. 删除单位数据操作方法包括：1.在桌面双击工资统计软件GPTS，即可进入“报表汇总”界面。2.单击“报表汇总”界面中的“单位”图标，即可进入“单位管理”界面。3.单击“单位管理”界面中需要删除的单位名称。4.单击“单位管理”界面中的“删除”图标，这时出现确认删除该单位数据的提示。5.单击“确定”，即可删除选中的单位，并返回“单位管理界面”。（四）. 进入具体的报表界面操作方法包括：1.在桌面双击工资统计软件GPTS，即可进入“报表汇总”界面。2.单击“报表汇总”界面中的“设置”图标，即出现由6个图标组成的列表。3.单击6个图标中的“当前单位”，即出现提示“设置单位”，在框中“单位管理”的标志下出现单位名单，其中第一个单位名称为“统计汇总单位”，这个单位名称不能使用，需要原封不动地保留。在“统计汇总单位”下面是自己按照上述第（一）部分的提示建立的各个单位名称。4.选中一个准备录入数据的单位名称，单击“确定”，即返回“报表汇总”界面。这时单击界面中的“2011工资统计年报”图标，再单击“打开”图标，这时出现从封面到表二十三的报表目录。5.单击准备录入数据的任意一个报表名称，再单击“打开”，即可进入这个报表的界面。（五）. 录入数据操作方法包括：1.按照上述第（四）部分的提示进入需要录入数据的具体的报表界面。2.进入具体的报表界面以后，即可直接录入数据。3.一张报表的数据录入完成以后，应当单击“保存”图标，这样才能将录入的数据保存在系统中。4.单击“校核”图标，即可完成本张报表数据表内逻辑关系的校核，这时屏幕将出现“校核信息”界面。如果本张报表数据表内逻辑关系正确，则校核信息共有3行，包括：开始校核（本张报表的表号和名称）统计表的数据开始校核（本张报表归属的单位名称）的数据（本张报表归属的单位名称）的数据表内校核通过。如果本张报表数据表内逻辑关系存在错误，则校核信息将提示错误所在位置，提示内容的行数不限。例如：在机关、事业单位职工人数和工资情况统计表（表一）中，假设需要反映出1个市级机关单位、10个市级一类事业单位的数据，而且这10个事业单位都属于公共管理行业，则表一第1行第1列应当填“11”，第2、3行第1列应当填“1”，第8、10、11、16、17、21、41行第1列应当填“10”。如果在第1行第1列错填为“10”，校核信息将包括：行校核公式:1=2+8第1列不符合校核公式左边=10右边=11单位的数据表内校核未通过这段信息的含义是：第1行数据等于第2行数据与第8行数据之和，现在第1列不符合这个要求。左边（第1行第1列）=10，右边（第2行第1列与第8行第1列之和）=11，1个机关单位加10个事业单位的单位个数之和是11，但是现在填成了10，所以没有通过校核。将第1行第1列的数据改为11以后，校核就可以通过。如果提示出现错误信息，均应按照提示进行订正。5.单击“文件”图标，这时出现一个由9个标志组成的列表，再单击其中的“返回”图标，这时回到从封面到表十二的报表目录。6.重复上述步骤，即可依次完成每张报表的录入。（六）. 数据校核工资统计软件GPTS设计了校核功能，以便检验报表内部和报表之间数据的逻辑关系。其中，表内校核可以通过上述第（五）部分的办法进行，也可以通过批校的办法进行，表间校核则须通过批校的办法进行。操作方法包括：1.按照上述第（五）部分的提示回到从封面到表十二的报表目录。2.将从封面到表十二的报表目录全部选中（在报表目录的右侧用鼠标左键拖放即可）。3.单击界面上的“批校”图标，这时出现“批量校核”提示。在框中“单位管理”的标志下出现单位名单，其中第一个单位的名称为“统计汇总单位”，对这个单位名称仍然不能使用，需要原封不动地保留。在“统计汇总单位”下面是自己按照上述第（一）部分的提示建立的各个单位名称。4.单击需要进行批校的单位名称左侧的方框，方框内出现对钩。这时单击“表内”，即开始进行该单位每个报表表内数据逻辑关系的校核，并显示校核信息。这时应当认真阅读校核信息，如果其中有关于错误的提示，应当按照提示逐一进行订正，在表内数据逻辑关系全部符合校核条件的要求以后，单击校核信息界面右上角的“”图标，这时回到“批量校核”提示。请留意：表内校核通过以后，才能进行表间数据逻辑关系的校核。5.这时单击“表间”，即开始进行该单位各报表之间数据逻辑关系的校核，并显示校核信息。这时应当认真阅读校核信息，如果其中有关于错误的提示，应当按照提示逐一进行订正，在表间数据逻辑关系全部符合校核条件的要求以后，单击校核信息界面右上角的“”图标，这时回到“批量校核”提示。这时再单击“退出”，即可回到从封面到表十二的报表目录。在阅读表间校核的错误信息时请注意：表间数据逻辑关系的校核条件如填表说明中所述，都是某表某行某列的数据等于另一表某行某列的数据，如果逻辑关系发生错误，错误信息是用：的方程式来表达的。在这个方程式当中，代表报表的表号，代表行号，代表列号。代表另一表的表号，代表行号，代表列号。下面举例说明：假设：名称为0000的机关单位中有正处级公务员10人，其中领导职务5人，非领导职务5人，级别工资档次均为15级1档，任职年限为5年及其以下5人，工龄均为1115年，任职年限为610年5人，工龄均为2125年。再假设这个单位没有其他人员。在这样的条件下，在单位0000的机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表（表二）中，第30行第1列应当填10，即表示级别为15级的正处级公务员共有10人，第30行第2列应当填5，即表示级别为15级的正处级公务员中有5人是领导职务，第30行第3列应当填5，即表示级别为15级的正处级公务员中有5人是非领导职务，第30行第4列应当填10，即表示级别为15级的正处级公务员中有10人级别工资档次为 15级1档。同时，在第1行第14列也应当分别填10，5，5，10，反映出由于没有其他人员，所以执行公务员工资制度的人员合计数字与级别为15级的正处级公务员数字一致。在单位0000的机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四）中，第23行第1列应当填5，即表示任职年限为5年及其以下的正处级公务员共有5人，第23行第4列应当填5，即表示任职年限为5年及其以下的正处级公务员中有5人的工龄是1115年。第24行第1列应当填5，即表示任职年限为610年的正处级公务员共有5人，第 24行第6列应当填5，即表示任职年限为610年及其以下的正处级公务员中有5人的工龄是2125年。同时，在第1、2行第1、4、6列中也应当分别填10，5，5，反映出由于没有其他人员，所以机关工作人员合计数字和公务员数字都与正处级公务员数字一致。如果按照上述要求填表，表间校核将顺利通过。假设在单位0000的机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四）中，第24行第1列填成了6，即表示任职年限为610年的正处级公务员共有6人，第 24行第6列填成了6，即表示任职年限为610年及其以下的正处级公务员中有6人的工龄是2125年。同时，在第1、2行第1、4、6列中分别填了11，5，6，反映出由于没有其他人员，所以机关工作人员合计数字和公务员数字都与正处级公务员数字一致。在这种情况下，单位0000的机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表（表二）和机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四）各自的表内校核仍然可以通过，但是表间校核则不能通过。表间校核结果将出现以下提示：开始校核32:02.机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表的数据.开始校核0000的数据.表间校核公式:32:1:1=34:2:1单元不符合校核公式左边=10右边=11表间校核公式:32:27:1+32:28:1+32:29:1+32:30:1+32:31:1+32:32:1+32:33:1=34:23:1+34:24:1+34:25:1+34:26:1单元不符合校核公式左边=10右边=110000的数据表间校核未通过这个校核信息提示：表间逻辑关系存在两处错误。第一处错误是第32表第1行第1列应当等于第34表第2行第1列，但是校核结果不符合校核公式的要求，第32表第1行第1列等于10，第34表第2行第1列等于11。对照报表目录界面上的报表编号，可见第32表是机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表（表二），其中的第1行第1列是执行各个级别工资档次的公务员合计数，即本单位公务员的合计数。第34表是机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四），其中的第2行第1列是不同工龄和任职年限的公务员合计数，也是本单位公务员的合计数，所以第32表第1行第1列应当等于第34表第2行第1列，但是校核结果说明：机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四）的公务员合计数比机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表（表二）的公务员合计数多出了1个人，因此需要修改。第二处错误是第32表第2733行第1列之和应当等于第34表第2326行第1列之和，但是校核结果不符合校核公式的要求，第32表第2733行第1列之和等于10，第34表第2326行第1列之和等于11。对照报表目录界面上的报表编号，可见第32表是机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表（表二），其中的第2733行第1列之和是执行各个级别工资档次的正处级公务员合计数，即本单位正处级公务员的合计数。第34表是机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四），其中的第2326行第1列之和是不同工龄和任职年限的正处级公务员合计数，也是本单位正处级公务员的合计数，所以第32表第2733行第1列之和应当等于第34表第2326行第1列之和，但是校核结果说明：机关工作人员工龄、任职年限情况统计表（表四）的正处级公务员合计数比机关执行公务员工资制度人员级别工资情况统计表（表二）的正处级公务员合计数多出了1个人，因此需要修改。对于其他的表间校核错误信息，都可以参照上述办法确定错误数据所在的表号、行号、列号，然后进行修改。（七）.数据发送在报表数据全部录入完毕并校核通过以后，即可向主管部门报送报表。操作方法如下：1.在硬盘或可移动磁盘上建立供存放报表的文件夹。从历年实践的情况来看，用可移动磁盘（盘）比较便利。2.按照上述第（四）部分介绍的办法进入“报表目录”界面。3.将从封面到表十九加上表二十三的报表全部选中（按住Ctrl键，同时用鼠标左键逐个单击报表名称即可）。4.单击“发送”图标，这时出现提示“请选择您想存放发送文件的目录”。在目录中选择存放报表的文件夹，然后单击“确定”图标。5.这时出现提示“数据发送”，其中：“请选择存放发送文件的路径”项下是供存放报表的文件夹。“发送文件”为：GPTSsendReportSend.mdb“主题”为报表数据：单位名称。“备注”为各张报表的名称。单击“发送”图标，这时出现提示“正在加密、压缩数据库，请稍候”的提示，然后出现提示“报表数据发送成功”。单击“确定”图标，可回到“报表目录”界面。如果报表数据发送成功，相关文件夹内将存在2个文件，即文本文件disk.txt和数据库文件ReportSend.mdb。（八）数据接收为了形成本系统的汇总表，主管部门需要接收所属单位的报表并进行汇总。接收报表数据的操作方法如下：1.按照第（一）部分介绍的办法建立所属各单位的单位名称。2.所属单位将存放有本单位工资统计报表数据的可移动磁盘送到主管部门。3.在桌面双击工资统计软件GPTS，进入“报表汇总”界面。4.单击“接数”图标，出现提示“请选择您要接收的文件所在目录”，在目录列表中找到存放有报送单位工资统计报表数据的文件夹并选中，然后单击“确定”。5.这时出现提示“数据接收”，单击“下载”。随即出现提示“正在下载数据，请稍候”，然后出现提示“数据库下载成功，将数据导入数据库中吗”，单击“是”。6.这时出现提示“选择报表数据存放单位”，单击准备存放报送单位数据的单位名称，再单击“确定”。随后出现提示“报表数据导入成功”。数据接收即完成。请留意：数据接收完成以后，应当按照第（六）部分介绍的办法进行数据校核，如果发现有错误信息即可及时订正。（九）数据汇总所属单位的工资统计报表数据接收齐全以后，即可使用汇总功能形