_公用品管理制度.doc

宇謙木器（東莞）有限公司辦公用品管理制度一、 目的：為了加強公司辦公用品的管理，本著厲行節約、計畫控制、合理配發、保障供給、杜絕浪費的原則，減少辦公用品的費用，有效利用辦公用品。特對辦公用品的申購、領取與使用作出如下規定，請遵照執行。二、適用範圍：公司內所有部門辦公用品的申購、領取與使用的管理。三、辦公用品的申購：【申請程式】：1、 各部門需掌握本部門辦公用品的使用和需求情況，根據常規用量編制本部門辦公用品需求計畫。2、 各部門根據需求計畫於每月31日前，填寫請購申請單，經部門最高主管批准後，轉至總務組。3、 各部門在填寫請購申請單時，應注明申購原因及其用途，不得無故申請與工作無關的物品。4、 一般不臨時購買辦公用品，若確有急需，需在請購申請單上說明急需採購的原因，經部門經理批准後交由總務組購買。【採購程式】：1、 總務組對各部門的物品申請單進行匯總，並核查庫存狀況後填寫訂購單，經管理部主管審核，副總批准後方可購買。2、 辦公用品的購置實行計畫管理,總務組應根據各部門的日常使用量，在每月月初和月中統一進行採購,平時進行常規清點做好安全庫存用量。3、 辦公用品由總務組統一購買，任何部門和個人不得以公司的名義私自購買。4、 採購時應先進行詢價、比價、議價，並將最終議定價格呈報管理部主管同意後，方可進行採購。對專業性物品的採購，由所需部門協助總務組共同進行採購。5、 總務組應與市內兩至三家辦公用品商店建立聯繫，應對所採購的物品進行定期或不定期詢價，確保購買到質優價廉、價格合理的辦公用品。四、辦公用品的使用管理：1、 有形的易耗品要以舊換新。如：圓珠筆、簽字筆使用期限為一個月/支（如外殼無損只需領換筆芯即可）；螢光筆、修正液使用期限為二個月/支。2、 無形的易耗品如：橡皮擦、鉛筆使用期限為二個月/支。筆記本、記事本使用期限為二個月/本。便條紙使用期限為二個月/本。訂書針使用期限為二個月/盒（生產另定）。3、 文件夾、文件袋、迴紋針、長尾夾、鐵夾子、原子夾、相片紙、複寫紙等可根據需要領取，必須注明使用情況及其用途。4、 特殊辦公品如：計算器、剪刀、直尺、卷尺、美工刀、釘書機、打孔機、磁片、光碟可根據使用人需要領取，需專人負責保管。5、 列印硒鼓、墨水匣各部門應限量使用，由電腦管理員負責領取。6、 打印紙的使用以節約為原則，除正式文及合同外，其他列印檔儘量雙面使用，如需大量使用應儘量印刷以降低成本。7、 辦公用品使用時如因個人原因導致辦公用品丟失或損毀等其他原因，在該辦公用品領用期限內不得再次領取，應由個人或部門照價賠償、自購。8、 各部門應做好辦公用品登記工作，每月30日將本部門的辦公用品領用記錄交由管理部備案查核。9、 人員離職時，各部門應根據辦公用品領用記錄，收回離職人員的辦公用品。如：圓珠筆、簽字筆、計算器、剪刀、直尺、卷尺、美工刀、釘書機、打孔機、磁片、光碟。五、辦公用品的領取：【各部門總務組】：1、 各部門領用辦公用品時以部門為單位，集中領取。領取時須提前填寫領料單,經部門最高主管審核後，轉至總務組到領取時間時領取。2、 各部門應設專人負責領取，否則總務組有權拒絕發放。只限領用本部門常用的辦公用品，不得領用與本部門無關的的辦公用品。發放時間：辦公用品的發放每週二次，發放時間為每週二和週五的下午15：0017：00，其餘時間無特殊原因一律不領取。【各部門使用人本部門】：1、 各部門在發放辦公用品時，應填寫辦公用品領用記錄，須經領用人、發放人簽字。2、 各部門應設專人對辦公用品進行管理，嚴格控制本部門的辦公用品