会议管理办法.doc

会议、会议室及培训室管理办法第一条 会议管理1、职责与权限： 1.1 行政部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会议室的日常清洁。1.2行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。1.3部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。2、会议的组织：2.1 公司例会由行政部负责组织，行政人事文员负责接待与会后的台面整理工作。2.2 部门会议由各部门自行组织，部门文员负责接待与会后的台面整理工作。2.3 会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。2.4 拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。2.5 确定参会者、决定会议方式、选择开会时间、地点、拟定议事日程。2.6 会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。2.7 会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、议程、注意事项等等。2.8 会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重大的疏漏。2.9 会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问题。2.10 会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、会场秩序。2.11 会议记录。2.12 会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。3会议室使用：会议室使用须向行政部统一提出申请，由行政部统一安排。4会议纪律：4.1 实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。4.2 按时到会，不准迟到和早退。4.3 会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。4.4 会议室内严禁大声喧哗与来回走动。5会议要领：要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 6注意事项：6.1 发言内容不得偏离议题。6.2 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。6.3 个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。6.4 不可取用不正确的资料。6.5 不要尽谈些期待性的预测。6.6 发言不可不懂装懂，胡言乱语。6.7 尽量不要谈到抽象论或观念论。6.8 发言的内容应该朝着结论推进。6.9 主持人应当引导在预定时间内做出结论。6.10 讨论会议发言者不可过于集中于某些人。6.11 小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。6.12 全体会议人员都应专心聆听发言。6.13 不可打断他人的发言。6.14 不可对发言者吹毛求疵。6.15 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。6.16 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。6.17 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。7其他：7.1主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表决、应获得结论。 7.2参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多数人的决定。7.3会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重点。 第二条 会议室培训室1. 会议室、培训室由行政部负责管理。2. 凡因工需要利用会议室和培训室的，必须先提前知会行政部、实行登记手续后，方可使用。3. 使用会议室及培训室的，经行政部批准后，直接于保安室领取钥匙。4. 在会议或培训工作召开前，会议主持人或培训讲师须提醒大家保持纪律、爱护公司财物。在会议室或培训室内不得高声喧哗嬉闹吸烟吃零食等，应保持良好的会议及培训氛围。5. 保持地面及桌面的清洁，不在墙面桌面上随便书写或刻画，不乱扔杂物及破坏公共秩序。6. 会议和培训期间必须确保手机等不发出铃声。7. 会议和培训结束时，应自觉认真地配合管理人员摆放好桌椅，清理杂物，擦干净白板，关闭灯空调，恢复教室内各种物品之原状。8. 会议及培训完毕，经会议主持人或培训讲师进行电气、物品等方面的检查，合格后方可锁门离开。第三条 会议奖惩凡因未遵照规定执行会议室及培训室管理者，将追究责任人失职责任，会议通知未来开会罚款20元一次，第二次罚款40元，依次递增；会议迟到、会场违纪及违反会议室规定第一次罚款10元一次，第二次罚款20元，依次递增，违纪记录并与月度和年终绩效考核挂钩。处罚单由行政部依据会议签到表和会议记录