范惠珊年终总结.doc

范惠珊年终总结进入广东科展工作已有半年多，手头上的每一件工作都从生疏到熟练，公司里的每一个人都渐渐地从陌生到熟悉。目前，我主要负责音响乐器项目部的综合工作，由于展览行业的特殊性，我要到明年3月展会结束后才真正经历一个工作周期。但这半年来得到了公司领导和同事的大量指导和帮助，我获得了许多宝贵的工作经验，相信这些积累对于保证我下一阶段工作的顺利完成有非常重要的作用。现将已完成的工作内容，工作中遇到的问题及未来规划总结如下：已完成工作主要有以下几项：1. 展商服务方面：1) 展商管理服务系统的录入。具体包括音响乐器展约500份展商合同及付款信息的录入和导出，净场地客户用电及管理费信息，广告信息的录入。由于展览规模的扩大，录入信息总量比2009年增加了30%左右。 该系统的准确无误能有效协助项目经理对展商规模，付款情况等及时监控并采取相应措施。2) 撰写项目组所需的各种文案。已完成的有2010乐器展中英文招展书，音响乐器展参展商手册，乐器展网站和杂志报道新闻稿，及项目所需的各种通知等，尚待完成的有会刊，参观指南和2011年招展书。这些文案得到了部门领导的肯定，在一定程度上加强了乐器展的招展效果，增加了乐器网站的点击率。3) 展商后期服务工作。服务范围包括个人的客户，乐器展国外展商及项目经理乐器展客户共40家。具体包括催交展位费，邮寄参展商手册，征集参展所需的各类信息，现场展商服务等。2. 乐器展招展方面：在保证综合工作完成的基础上招展。日常招展包括在乐器的相关杂志，网站，B2B平台，黄页等收集潜在客户信息，建立客户资料库，并通过定期的电话，传真，电子邮件等方式与客户取得联系；在行业相关网站上发布展会资料，让更多的潜在客户获得参展信息。另外， 在上海乐器展上了解乐器行业基本状况，深入与潜在客户交流，收集名片并打电话跟进客户。3. 配合市场部工作方面：为市场部提供可以与乐器展进行媒体合作的网站或杂志，提供乐器展广告的部分内容等。为市场部制作的中英文宣传广告稿，参观票等观众服务方面的稿件提出修改意见并校稿。4. 迎春酒会的筹备工作方面：主要负责管理酒会所需资金，采购食品，及现场签到。5. 协助交流中心工作方面：除本职工作外，我还在11月初交流中心举办的传统中医药大会上负责车辆调度工作，前后工作时间为8日。在接到任务后，我积极着手写调度方案，与相关领导，工作人员作好沟通协调，最终顺利完成工作并得到了中心领导的好评。在完成上述工作的过程中发现了一些问题，归纳如下：1. 关于云达系统。1）云达系统导出的Excel表，所有展位号含E的均不能正常显示，需人工纠正而影响效率。2）录入财务收入信息后如需修改，要将原来的信息全部删除再添加，非常不便。3）如有展位号或展位面积等信息变更，必须先取消展位确认信息，再重新录入所有新的展位信息。系统存在的漏洞较多，希望能尽早修复。2. 音响和乐器展两个网站的内容更新少，利用率低，点击率低。项目组可利用网站平台及时发布招展进度信息，以及展商服务的各种资料征集通知等。另外，开辟行业最新资讯，转载各大乐器网站上点击率高，且对行业发展十分重要的新闻内容，能够在一定程度上增加网站的访问量。 3. 会刊，展商工作证申请，网上展览申请，用电申请等常用表格目前仍然由各业务员通过邮件，传真征集，由我和市场部分别汇总的方式进行。结合本项目实际，建议可采取网上递交为主，其他方式为辅的资料征集方法。通过与展商的交流，大部分客户并没有认真翻阅我们邮寄过去的参展商手册，一般需要业务员电话催促递交资料。而70%以上的展商倾向于我们发送电子版表格到其邮箱，或通过QQ传送文件，再回传给我们。因此，纸质版参展商手册似乎没有发挥太大的作用，可以考虑是否只要向有需要的展商邮寄。通过网上递交不仅可以限制字数方面的问题，还可以将表格中的重复内容（公司名称，联系方式等）合并，鼓励展商一次性递交所有表格资料。此外，建议该系统设置记忆功能，方便一些资料更新较少的老客户用回以往的资料，相信这一举措能促进更多老客户进行网上资料递交。4. 与其他项目组综合岗位的人员经验交流较少，而其实很多工作流程可以互相借鉴。通过交流讨论，甚至可以得出更加高效的制度化的流程用于类似的工作。而综合部门如有新的服务方式，也需要及时知会各项目。比如资讯部在某项目的网站建设方面有较好的成效，可与其他项目组讨论是否也应用该实践。5. 国外招展方面困难重重。去上海乐器展招展前，我对向2008年参加上海展的所有国外展商群发邮件；同时在网上收集了美国NAMM展商的email信息，并每日群发50封邮件；在国际知名提琴杂志The Strad的2008企业名录上向欧美及亚洲的300多家提琴公司发送招展邮件。所有邮件的成功率在30-40%之间，有回复的寥寥无几。海度网站分析表明这段时期国外展商对乐器展网站的点击率有所增长，但浏览时间大部分都在1分钟以内，说明网站吸引力不大，客户兴趣也不太高。通过在上海乐器展与国外客户交流发现，他们对于选择参加中国的同类展会比较慎重，一般只选择上海展，其他地区的展会基本不作考虑。原因有多方面，一是我们的展会时间与法兰克福展距离太近，国外展商不愿奔波。另外，我们的规模太小，展商质量不高，吸引力不大。我又重点访问了参加我们展会的那位意大利提琴展商，交谈中了解到他去年第一次参加北京展，虽然规模小，但观众质量高。他很想进一步开拓中国市场，希望到广州参展来增加高质量的客户。2009年北京展仅有10多家国外展商，其中一半为提琴展商。鉴于我们的提琴展商也有相当部分能吸引高端的买家，对国外展商的参展效果有一定的帮助，下届招商时国外提琴厂家应成为重点之一。6. 国内招展业绩欠佳。首先是因为做业务时间相对较少。在工作职责定位上，我的任务是以做好综合工作为前提，再开展业务。综合工作本身所耗时间比较多，而且比较分散注意力，很容易使自己在打电话，发邮件的过程中被打断。此外，综合工作最忙的时间与招展的黄金时间是一致的，二者很难错开进行。而随着展商数量不断增多，展商服务的工作量必然会不断增大，更难腾出时间做业务。从主观角度考虑，个人需要一定的时间积累招展技巧和经验。尽管经常与展商电话沟通，但深入的交流很少，比较难从他们口中了解到行业的情况，或对招展或开展服务有帮助的信息，每次电话都想尽快解决交款，交资料问题。今后会加强培养自己在这方面的沟通意识，同时，在工作时间分配上尽量保证做业务的时间。针对自己已经完成的工作和所发现的问题，我在新的一年将继续发扬优点，弥补不足，向同事和同行虚心请教，使自己的工作效率更高，效果更好。重点要做好以下几个方面的工作：1. 把握各项综合工作的开展时间，合理安排每日工作内容。预计下一届展会展商信息的录入和其他服务工作强度会随规模增大而加重。但必须在保障准确度的前提下，提高录入效率，才能腾出更多时间做业务，写新闻稿和开展其他对项目开拓有创新作用的工作。2. 在招展方面作更多努力，平时多积累客户信息，并大量地接触潜在客户，争取在业绩上取得较大的突破。3. 努力协助项目经理的客户服务工作，除催交款，交资料外，应与客户作更多沟通，深入了解客户需要，巩固