总务工作流程.doc

总务工作流程目录（一）总务工作指引及主要工作范围1.1工作指引1.2主要工作范围（二）有关工作细则2.1固定资产/低值易耗品定义及介定指引2.2固定资产及低值易耗品申购2.3固定资产/低值易耗品采购2.4固定资产/低值易耗品的验收及领用2.5固定资产/低值易耗品编号2.6固定资产/低值易耗品管理调整转移2.7固定资产/低值易耗品报废2.8固定资产/低值易耗品输入标准2.9固定资产/低值易耗品盘点2.10固定资产/低值易耗品月结程序2.11物料/文仪用品申购流程2.12物料/文仪用品发放流程2.13物料/文仪用品盘点流程2.14支票/现金支出申报程序2.15印刷品申请程序（三）费用回收流程3.1水、电费用回收流程3.2电话费回收流程3.3清洁费用回收流程3.4维修费用回收流程3.5文仪费用回收流程3.6促销物料管理费用回收之流程（四）馈赠礼品账务管理程序4.1接收馈赠礼品程序4.2发放馈赠礼品程序（五）废旧物料的管理流程（六）信件及包裹邮递流程（七）报装电话流程（八）配制钥匙流程（九）办公区报纸杂志订阅流程（十）附件清单总务工作流程(一) 总务工作指引及主要工作范围1.1工作指引提供办公室行政管理服务做好公司内部管理制造优质的办公环境以快捷准确品质優良的服务为公司提供良好的后勤支持。1.2主要工作范围1.2.1负责编写总务工作之政策及规定制订各种申购领用等程序（如固定资产低值易耗品物料等）。1.2.2负责公司各部门日常费用的统筹及核算（如文仪用品维修物料清洁物料促销物料邮费电话费用等）。1.2.3负责统筹应回收各专柜之费用（如文仪用品水电费用促销物料等）。1.2.4负责公司各部门所需之固定资产文仪用品消耗性物料的订购发放记录及跟进等工作。1.2.5负责公司及办公设备的管理保养及维护（如复印机传真机办公家俱等）。1.2.6负责公司各部门钥匙配制工作。1.2.7负责公司各部门报刊杂志的订购。1.2.8负责公司电讯器材的管理。1.2.9负责对总务各项报表的编制及存盘工作1.2.10负责对公司内所有固定资产低值易耗品等编号列表及记帐工作。1.2.11负责定期对固定资产低值易耗品进行盘点工作。1.2.12负责各部门文件表格及促销所需宣传品进行印刷。1.2.13对公司馈赠礼品进行帐务管理并定期清点。1.2.14负责公司所有印制名片刻章外出采购等其它总务性质的事务。(二)有关工作细则2.1定义及介定指引2.1.1固定资产定义及介定指引 1.定义： 固定资产：资产设备每单位单价在2000元以上（含2000元），使用年限在两年以上的属固定资产。 2.房屋及建筑物（LB）： 包括百货自购的厂房、营业用房、办公用房、库房、广场、车场、饭堂、宿舍等房款、建造费用、产权及其它税项。 3.机器设备(PM)(包括机器、机械及各动力设备)： 1）清洁机器：抛光机、洗地机、槢合架、冷热水压机、吸尘（吸水）机、铲雪机等; 2）游戏机； 3）发电机； 4）其它：改衣车、印刷机、外墙吊船等 4.电子设备（CE）包括应用电子技术（例如软件）、计算机及配套设备： 1）计算机硬件：微机及配件、扫描机、计算机卡钟、集线器等； 2）计算机软件：POS系统、会计系统、电子邮件系统、人事管理系统、其它软件及安装费 3）打印机：打印机、刻字机、收银条形码打印机等 4）收款机：卖场收款机及其配件及安装费 5）其它：UPS后备电源、网络线等 5.运输设备(MV)： 包括运输用客货车、运货车、轿车等各种运输工具。 6.装修、装璜及改良（LI）： 整体包括营业场所、办公场所、员工设备（饭堂、更衣室、员工信道等）、广场、仓库、宿舍等有关场所的装饰装璜工程 7.家私及装置（FF） 包括营业、办公、仓库、饭堂等地用柜、桌、椅等家具 8.办公设备(OE) 1）通讯设备：传真机、电话系统、手提电话、传呼机、对讲机等 2）空调：独立式冷暖及空调、风闸 3）摄录及广播系统：电视机、录象机、相机、ID拍摄系统、广播系统 4）宿舍电器：宿舍内所有家电如空调、冰箱、电视、洗衣机等 5）其它：夹万、金库、保险柜、防伪点钞机、打字机、手动卡钟、射灯、碎纸机、干手机等 9.其它设备（OT） 包括无法归入上述类别的固定资产设备如：维修设备、防盗及防火设备、饭堂煮食设备等。2.1.2低值易耗品之定义 资产设备每单位单价为200-1999元之间（含200元）及使用一年以上的或每单位单价为2000元以上及使用年限在两年以上的为低值易耗品。2.2固定资产及低值易耗品的申购2.2.1每年年底(即6月底)由各部门作出下年一整年的固定资产购置计划及预算、填写部门固定资产添置预算表，经部门经理审批后交财会。2.2.2财会部汇总各部门固定资产预算，经财会经理、执行总经理审批后交上海管理中心、经营运总监、财务总监及董事总经理批核后作为下年的购置预算。2.2.3每一类已批核的固定资产添置预算已编订一个预算编号，并分部门交各部门经理作为下年的批核标准。2.2.4需购买固定资产及低值易耗品时，部门申请人须认真填写资产设备申购表，特别是填写以上资料以便审批。 *固定资产类 *预算项目编号 *数量2.2.5申购部门经理签批交总务科。2.2.6总务取报价单及进行比价，并在资产设备申购表上填写报价，同时由总务主管在申购单上签字确认，行政經理簽字。2.2.7将报价后的申购单交至财会部，由财会部核算有否超支；*如因超支或其它原因，可取消申购；*或继续申购程序，由申购部门经理签批超预算申购表并填写超支原因，交予财会部审核。2.2.8财会部审核超预算申购表是否令全店在该预算编号内超支，如发生超支，财会部有权拒绝该资产设备申请，除非申请部门提供合理解释并取得执行总经理及上海管理中心之签批。2.2.9执行总经理签批申购，有以下二种情况不同处理程序： 1.申购固定资产金额五万元以下（含五万）：由区域总经理申请，营运总监批准后即可购买。适用申请表：资产项目超出预算申请表向总部申请 2.申购固定资产金额五万元以上，需到总部审批，经董事总经理批准后方可购买。适用申请表格资产项目超出预算申请表向总部申请2.2.10上海管理中心签批完成以上第2.2.9项，传回分店执行总经理，再转交财会部作开支预算同时给予已审批申请表之申请编号后交总务进行采购。2.2.11总务采购到货后，申购部门领用时在申购表上签收。2.2.12总务在报销时，将原稿申请表、已签收的物品验收单财会联附发票后一同交至财会部存盘，总务复印一份存盘。2.3固定资产/低值易耗品的采购2.3.1所有固定资产及低值易耗品应由总务统一采购。2.3.2除专业性较强的固定资产及低值易耗品，如计算机等，可由相关部门经办人直接根据需要，经部门经理及总经理批准后（需在资产设备申请表上注明）方可自行采购。2.4固定资产/低值易耗品的验收及领用2.4.1所有固定资产和低值易耗品购入后，需由其使用部门及总务共同检验合格，并及时进行领用程序。2.4.2领用时，由总务根据运货单填写物品验收单，使用部门资产责任人或部门主管确认数量、质量并在物品验收单上做签收，并由总务进行统一编号。2.4.3资产购入后，总务应将说明书、质保书等做好登记和归档工作。2.4.4任命资产购入，必须经其使用部门及总务科共同检验合格后，方可做请款事宜。请款时，必须附有发票、送货单、已签收的物品验收单财会联交财会部，以便请款入账。2.5固定资产/低值易耗品编号2.5.1固定资产 1.固定资产的编号：共由九位数组成。 1）第一、二位数按类别分为： LB:房屋及建筑物 Land&Building PM：机器设备 Plant&Machinery CE：电子设备 Computer&Equipment MV：运输设备 Motor Vehicle LI：装修、装璜及改良 Leasehold Imporovement FF：家私及装置 Furmiture&Fixture OE：办公设备 Office Equipment OT：其它设备 Others 2）第三、四位数为购买年份。 3）第五、六位数为购买月份 4）最后三位数为当月购买该类别的第几件数编号。 如：一九九六年十一月份购入的一台计算机为当月购买的电子文仪设备的第五件，则其固定资产编号为CE9611005。 2.固定资产添置预算编号：共由九位数组成。 1）第一、二位代表各分店简称 2）第三、四位代表预算年份 3）第五、六位代表母类别编号（具体代号见1.2所示） 4）后面三位为子类别编号。 2.5.2低值易耗品 1.低值易耗品的编号：共由九位数组成。 1）第一、二位数为DZ 2）第三、四位数为购置年份 3）第五、六位数为购置月份 4）最后三位数为该分店当月购入低值易耗品的第几件数编号。2.5.3资产使用部门编号： 10：总经办 20：行政部 30：财会部 40：卖场管理部 50：商务部 60：市场推广部 70：公共2.6固定资产/低值易耗品管理、调整、转移2.6.1总务将资产按使用部门划分，并在每个科、组选定资产管理责任人，凡资产发生资料调整或使用部门转移，资产责任人应立即填写资产设备资料修正表经部门经理确认后交总务核查及行政部经理批准。2.6.2如资产发生部门转移，总务科将资产设备资料修正表监督交收，由交接双方在修正表上签字确认及填写交接日期。2.6.3购入固定资产及低值易耗品时，总务按不同使用部门将资产用胶贴进行编号贴在资产上。如资产发生部门转移，应在当天作调账处理。2.6.4总务根据修正表输入资产变动表中修正资产资料。2.6.5总务复印修正表存盘，原稿交财会部存盘编号。2.6.6当资产发生变动时，总务应立即打印最新资产变动表分发各部门及财会部作参考、跟进及入账。2.7固定资产/低值易耗品报废员工在发现资产破损或残缺并有需要报废，应立即报告部门资产负责人。2.7.1资产无残值状况 1.部门资产负责人核实后，填写资产设备报废表，并注明无残值。 2.如部门经理决定执行报废，交予维修填写处理意见部门经理行政部经理财会部经理执行总经理批准后返到总务。 3.总务将报废表输入资产变动表中，然后复印存盘。原报废表交财会部入账，编号及存盘。 4.总务安排报废资产由保安、货管及财会共同销毁，销毁后均需签字确认。2.7.2资产有残值情况 1.除按上述程序2.7.1 13，还需将所有报废资产统一交行政部/货管保管，由总务科做好有关报废资产已转交的登记工作。 2.由货管请废品回收公司来收购，货管科、总务科与会计科三方面共同进行处理，并在残值收入凭证上共同确认签字后，由货管科将收入交出纳。 3.同时货管科应将这部分已处理的资产在总务的登记表上作相应已处理纪录。2.8固定资产/低值易耗品输入标准2.8.1任何固定资产和低值易耗品购入后需由总务根据资产金额、类别、使用部门进行统一编号。2.8.2月底由总务根据当月购入资产，在资产变动表中输入有关该资产资料： *类别 *名称及摘要 *资产编号 *购入金额 *单位 *数量2.8.3若当月固定资产/低值易耗品发生调整、转移、报废时，总务立即在当月资产变动表中进行资产修改，并将最新变动表复印一份至财会部作参考、跟进及入账。2.9固定资产/低值易耗品盘点2.9.1在每季20日至25之间，根据总务提供之各部门资产负责人名单，由会计科做出具体盘点、监点人员安排，并发文给相关部门；2.9.2截至24日停止对上述物资的购入和发放，会计科与总务单据之间的交接必须在此之前完成，若遇有报废之资产，必须在此之前将有关单据报会计科，方便账务处理；2.9.3在24日由会计科与总务进行对账；2.9.4在25日由总务根据会计科确认之总账资产盘点表中按部门整理出一份盘点清单；2.9.5在25日至26日由各科、组资产责任人与总务共同对商场固定资产和低值易耗品进行盘点；2.9.6在28日由会计科根据盘点表监点全部资产。2.9.7盘点出现的盘盈盘亏情形于次月5日前由总务、资产责任人及会计科员工一同查清原因，由会计科编制盘点报告。2.10物料/文仪用品申购流程2.10.1每月5日前依据各部门预估本月所需物料汇总编写当月物料采购计划；2.10.2总务主管行政部经理执行总经理签批。2.10.3采购计划之外的申购流程： 1.申请部门填写物料采购及印刷品申请单（一式两联）； 2.申请部门经理签批； 3.总务报价，总务主管审批； 4.行政经理财会经理执行总经理审批； 5.总务外出采购； 6.总务收货登记，并填写物品入库单入物料系统建账； 7.申请部门凭物品领用单领用申请物料； 8.报销时将物料采购及印刷品申请单第一联连同发票交至财会部，另一联总务保存。2.11物料/文仪用品发放流程2.11.1各部门填写物品领用单交部门经理签批；2.11.2行政部经理、执行总经理签批后返至总务；2.11.3总务每月5日、20日发放各部门物料及文仪用品；2.11.4领用人与发放人在物品领用单上签字确认。2.12物料/文仪用品盘点流程2.12.1每月20日前汇总所有物品入库单及物品领用单，在物料系统中进行物料/文仪的入库及发放；2.12.2每月25日前打印物料/文仪用品报表，交于行政部经理签批；2.12.3总务将每月报表交至财会部；2.12.4每季度25日前会计科根据当月报表同总务对所有物料进行盘点。2.13支票/现金支出申报程序2.13.1填写请款单；2.13.2总务主管审批；2.13.3行政经理审批；2.13.4财会经理审批；2.13.5申请签收。2.14印刷品申请程序2.14.1各部门如需印刷应提前填写委託印刷通知申请单（一式两联）並打小樣附後；2.14.2申请部门经理审批；2.14.3总务报价；2.14.4总务主管审批；2.14.5行政经理审批；2.14.6财会经理审批；2.14.7执行总经理审批；2.14.8总务联络供货商印刷；2.14.9报销时将一联连同发票交到财会，另一联由总务保存。(三)费用回收流程3.1水、电费用回收流程3.1.1每月月底，维修到各租赁户抄水电用量；3.1.2维修与各租赁户负责人共同核定水电表读数；3.1.3维修纪录相关数据并核定水电费金额后，双方在租户杂费结算表上签字确认；3.1.4总务将收到的租户杂费结算表交商务部确认，商务部确认后将返回此表予总务；3.1.5总务将据此表，汇总成成都新世界百货专柜费用回收统计表于每月28日前交财会部，以便财会部向供货商回收费用。3.1.6水电费回收标准：所有租赁户/专柜水电费用按实际耗用量（以计表为准）及有关政府部门规定进行收取。3.2电话费回收流程3.2.1每月20日，总务根据电信公司专柜电话明细表汇总后，将各专柜及租户的电话费用进行统计3.2.2总务将相关数据填写在租户杂费结算表上，并将此表交给商务部确认，商务部确认后将返回此表给总务；3.2.3总务将此表汇总成成都新世界百货专柜费用回收统计表于每月28日前交给财会部，以便财会部向供货商回收费用；3.2.4电话费回收标准：电话费用电话月租费和每月实际发生话费组成，电话月租费以35元/部计，此费用每月均需向各租户/专柜回收；各租户专柜每月实际发生话费则按市电信公司发票核定。3.3清洁费用回收流程3.3.1专柜若有无法清洁的赃渍赃物，可填写成都新世界百货专柜清洁申请表并由专柜负责人及楼管签字确认后，交给本店清洁组；3.3.2本店清洁组将此单交给清洁公司，并要求该公司按时完成工作.3.3.3在清洁工作完成后，由专柜负责人 清洁公司负责人、本店清洁主管共同签字确认。成都新世界百货专柜清洁申请表之清洁联交本店清洁主管，成都新世界百货专柜清洁申请表之专柜联交专柜负责人留存；3.3.4本店清洁主管根据专柜清洁项目清洁面积及清洁收费标准，核定专柜费用并将清洁联交总务组；3.3.5总务组将据此表，汇总成成都新世界百货专柜费用回收统计表于每月25日前交财务部，以便财务部向供货商回收费用。3.5.6清洁费用回收标准：项目费用联销位置清洗4元/平方米玻璃清洗（2.5米以下）3元/平方米玻璃清洗（2.5米至4米以下）5元/平方米联销位置玻璃清洗3元/平方米不锈钢清洗抛光8元/平方米地板、大理石清洗上蜡抛光9元/平方米地毯清洗去污5元/平方米铜字牌清洗抛新80元/平方米高空抹尘5元/平方米铝合金窗门框清洗60元/平方米灯饰清洗10元/平方米清洁材料每次收取所用物料费用3.4维修费用回收流程3.4.1当专柜自行安装的设备、家具及照明灯具出现故障时，专柜需填写成都新世界百货维修通知单，经专柜负责人及部门主管审核后交维修组；3.4.2维修组接单后应在3个工作日内完成；3.4.3在维修工作完成后，所用材料应一一列举于成都新世界百货维修通知单上并由专柜负责人和维修员共同签字确认。成都新世界百货维修通知单之专柜联交专柜负责人留存，成都新世界百货维修通知单之维修组联由维修组留存，成都新世界百货维修通知单之财务联交总务；3.4.5维修费用回收标准：按一工时（30分钟）收20元计，不足一工时按一工时计算。3.5文仪费用回收流程3.5.1当专柜需要文仪用品时，应填写成都新世界百货物品领用申请表，交专柜负责人及楼管签字确认，并于每月5日及20日到总务仓库领取；3.5.2领取文仪用品后，总务应要求专柜领取人签字确认，回收成都新世界百货物品申请表；3.5.3总务组将据此表，汇总成成都新世界百货专柜费用回收统计表于每月28日前交给财会部，以便财会部向供货商回收费用。3.5.4文仪费用回收标准：以文仪用品购买价加30%3.6促销物料管理、费用回收之流程3.6.1收费标准：花车 300元/月、150元/半月挂通 5元/天巴士站 25元/半月天线架 20元/半月3.6.2领用及费用回收流程：供應商申請（填寫申請表）樓管加簽確認至中央倉領取樓管依賣場狀況調配發放人登記實發花車/挂通數量及編號樓管次日將收發申請表交促銷部登記發領雙方簽字確認數量及完好程度供應商至中央倉辦理退還手續發放人清點歸還數量確認完好發現損壞登記歸還日期，雙方簽字確認維修並核定賠償費用每月匯總費用，28日左右交財會部回