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办公自动化实用技术办公自动化（Office Automation, 简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。 了解办公自动化就要熟悉一些常用的办公设备与办公软件的使用，下面简单的介绍了一些办公设备与办公软件的使用：办公设备的使用一、打印机常见故障与解决办法1、墨盒中产生气泡故障现象：供墨系统已正常工作几个月，而现在不能打印了。每天在正常打印前要执行很多遍清洗命令。打印的测试线总是有不固定的断线。刚开始打印的测试线正常，但在打印几页后就出现断线。打印总是缺一色（通常是黑色）外置墨盒放在低位已经很长时间，现在输墨管线不进墨了解决办法：把供墨系统从打印机上拆下来，拆除后，打印墨盒不要倒置，要放在与外置墨盒相同的水平面上。对于不带芯片的墨盒，由于出墨口不带阀门。因此墨盒位置要高于外置墨盒高度。在打印机上安装一个新的或正在使用的原装墨盒，这个墨盒必须是未开过孔、未注过墨、标签未损坏的原装墨盒，正品的原装墨盒在测试时能保证正确的测试结果，这一步必不可少。打印墨车归位后，打印机会执行自然清洗一次，请执行喷嘴检查打印测试线。可以再重复执行清洗与打印测试线3次，直到测试线完全正常。然后打印四色或六色色块测试图（视您的机型而定，打印设置在360DPI/普通纸方式），色块测试图必须连续打印35张，同时观察打印机工作是否正常。如果打印有异常，可重复以上步骤。如果执行了912次的清洗后，打印机仍然不正常，可让打印机休息12小时再测试。多数情况打印机可以恢复正常。2、管路堵塞故障现象：多次执行抽墨过程时，注射器抽力需要很大，而且抽出来的多数是空气。有一色完全断线（通常是黑色）解决方法：以下是几种导致管路堵塞现象的情况及其处理方法，请按顺序检查并排除故障。出墨口堵塞。检查方法：将外置盒上面密封塞塞好，倒置。从内置墨盒出墨口用注射器抽出墨水，此时导墨管中应会进空气。排除方法：用注射器的针头插入出墨口抽出墨水，即可疏通。注墨弯头堵塞。检查方法：将注墨弯头从墨盒上拔出，检查是否堵塞。排除方法：用清水将弯头清洗干净，用注射器疏通即可。输墨管线堵塞。检查方法：在确保出墨口与注墨弯头都没有堵塞的情况下，用注射器从墨盒出墨口抽墨，如果外置墨盒中的墨水液面不下浮，可推断是输墨管线堵塞。排除方法：先检查输墨管线两端是否有异物造成堵塞。如果有短小的结晶或异物，可用拉直的曲别针将它剔除。外置墨盒的空气过滤器是否堵塞。检查方法：在以上三种可能都已排除的情况下，可判断是外置墨盒的空气过滤器堵塞。排除方法：清洗空气过滤器，甩干水，即可。3、墨水自流现象故障现象：打印时纸上出现小的墨点。打印时纸上经常出现大的漏墨斑点。不论用什么纸打印，纸的边沿总有一些剩墨。打印机进纸滚轮上总是有些墨渍。打印的测试线总是有断线，并且有颜色互串的现象。以下情况会导致墨水自流现象导致打印不正常：第一，外置墨盒抬高第二，打印墨盒注墨量太多第三，外置墨盒抬高第四，外置墨盒放低，空气会从打印喷头进入打印墨盒，此时打印就会出现断线、颜色互串等非常严重的情况。如果您的打印机出现上述故障，请先检查是不是因为外置墨盒抬高或放低引起的故障。警告：供墨系统在使用时要求外置墨盒必须与打印机放置在同一水平面上！解决方法：排除以上第一、三、四种情况引起的故障的方法很简单：将外置墨盒放置在与打印机放同一水平面上，等待2小时后再打印就自然正常。而对于第二种情况引起的故障，可执行以下步骤予以排除：把注墨弯头从打印墨盒上拨出，放在高处，注意，不要放低了，墨水会从弯头处流出。让打印机开始工作，打图片A4 5-10张，再将弯头插入到打印机墨盒中即可，注意不要插错颜色。如果有必要，再执行应用程序中的清洗及打印测试程序，将打印机调试正常。如果进纸通路中有很多不易擦去的残墨渍，可以找一张彩喷纸，用酒精把纸面打湿，再按打印机上的进纸键，让这张浸有酒精的纸反复进出10遍，可以起到很好的清洁作用。4、墨盒漏气故障现象：正常使用中，一条输墨管线出现了整段的空气。正常使用中，每条的输墨管线都充满了空气段。解决方法：。如果是一条输墨管线出现了整段的空气，请检查注墨弯头与打印墨盒接口处的密封情况。可以把注墨弯头拆下来检查一下，再重新插上就好。如果是每条的输墨管线都充满了空气段，请检查打印墨盒是否漏气并更换墨盒（多数情况是墨盒标签不密封）。5、安装故障故障现象：打印进行中红灯亮。打印过程中输墨管线与打印机两侧的机壳边缘摩擦。管线架上的背胶粘不牢。解决方法：输墨管线不宜太长。请调整从管架到打印墨盒的管线长度，至最佳位置。如果管架到打印墨盒的输墨管线长度太长，就会造成输墨管线在打印中与打印机两侧机壳的磨擦。应该收回到最佳长度。办法是执行打印的过程中拔掉打印机电源，手动拉动墨车到最左侧、再到最右侧，在保证打印墨车行程的前提下将这段墨管线调至最短。如果管线架到打印墨盒的输墨管线长度太短，也会造成打印进行中红灯亮。应按照上一步骤的调整办法将其调整至最佳长度。打印过程中输墨管线与打印机两侧的机壳边缘摩擦的情况多发生在EPSON780/790/810/820/830/C61等机型上，这些机型都有共同的特点：机壳上部两侧是弧形的。虽然采用更细和更软的输墨管线可以避免这种摩擦，但细而软的输墨管线容易出现堵塞、供墨不畅等现象，因此不符合供墨系统要求。管线架上的背胶粘不牢时，可更换新的背胶，再重新粘贴。6、墨水故障故障现象：自动供墨系统在初装时或正常使用一段时间后，打印测试页总是有一种或几种颜色断线，而其它颜色正常，反复清洗测试的结果相同。使用中发现某些颜色（比较固定的颜色）经常出现堵塞管路、堵塞喷头和断线。打印的色彩与原稿相比偏色很大，或黑色不够黑，或灰色偏绿、偏红。打印人像照片时层次不够细腻、不够丰富，出现“戴头套”现象。从外置墨盒中经常能看到墨水中有沉淀物。解决方法：以上故障是由于墨水选用不当而引起的，应选用品质好的墨水。7、清洗故障故障现象：打印墨盒下方出现积墨，文稿开始的打印部分有杂色。执行清洗命令时发出异样的响声。无人干预的情况下，打印机有时自动执行清洗命令。打印机面板上的红灯与电源绿灯交替闪烁。解决方法：更换打印机内部的废墨盘，并将墨水保护计数器清零后才可以正常工作。所以打印机使用中要尽量避免太多的清洗，清洗次数太多，清出的部分墨水会渗到打印墨盒下方，出现积墨而影响打印质量。有些打印机还会在清洗时发出异样的声音。此时应停止清洗，用纸巾将积墨擦干净，放置30分钟后再继续工作，问题自然消除。而对于墨水保护计数器，如果您的打印量很大的话，建议您每次使用完一组600毫升的墨水后进行清零维护。二、扫描仪常见故障与维修1、开启扫描仪时出现“SCSI card not found”提示SCSI卡上设置了保险丝，当遇到不良电路状况(电压不稳或短路等)会自动断开，待线路良好或测得温度降低后会自动连接。我们避免不良电路状况对扫描仪造成的损害。2、找不到扫描仪确认是否先开启扫描仪的电源，然后才启动计算机。如果不是，可以按“设备管理器”的“刷新”按钮，查看扫描仪是否有自检，绿色指示灯是否稳定地亮着。假若答案肯定，则可排除扫描仪本身故障的可能性。如果扫描仪的指示灯不停地闪烁，表明扫描仪状态不正常。先检查扫描仪与电脑的接口电缆是否有问题，以及是否安装了扫描仪驱动程序。此外，还应检查“设备管理器”中扫描仪是否与其他设备冲突（IRQ或I/O地址），若有冲突可以更改SCSI卡上的跳线。3、扫描仪Ready灯不亮打开扫描仪电源后，若发现Ready灯不亮，先检查扫描仪内部灯管。若发现内部灯管是亮的，可能与室温有关。解决的办法是让扫描仪通电半小时后，关闭扫描仪。一分钟后再打开它，问题即可迎刃而解。若此时扫描仪仍然不能工作，则先关闭扫描仪，断开扫描仪与电脑之间的连线，将SCSI ID的值设置成7，大约一分钟后再把扫描仪打开。 在冬季气温较低时，最好在使用前先预热几分钟，这样就可避免开机后Ready灯不亮的现象。4、输出图像色彩不够艳丽如果扫描的图像色彩不够艳丽，可以先调节显示器的亮度、对比度和Gamma值。Gamma值是人眼从暗色调到亮色调的一种感觉曲线。Gamma值越高感觉色彩的层次就更丰富。在扫描仪自带的扫描应用软件里，我们可以对Gamma值进行调整。当然，为了求得较好的效果，你也可以在Photoshop等软件中对Gamma值进行调整，但这属于“事后调整”。在扫描仪自带的软件中，如果是普通用途，Gamma值通常设为1.4；若用于印刷，则设为1.8；网页上的照片则设为2.2。还有就是扫描仪在使用前应该进行色彩校正，否则就极可能使扫描的图像失真；此外还可以对扫描仪驱动程序对话框中的亮度/对比度选项进行具体调节。三、刻录机的保养在所有电脑配件产品中，光盘驱动器属于比较容易损耗的配件，一般的使用期限在23年之间，如果使用频繁或运用不当，估计使用寿命还会更短。要使光驱保持良好的运行状态，减少故障并延长使用寿命，日常的保养和维护是非常重要的。 防尘散热 减少震动 由于刻录机具有将数据写入光盘的功能，因而其本身的清洁程度显得尤为重要。在进行刻录时，灰尘很容易被吸附到高速旋转的盘片上，很有可能在光盘上留下或长或短的划痕，从而影响到光盘的刻录质量，甚至使盘片报废。在刻录机工作过程中，会产生相当多的热量，这些热量一定要及时从刻录机内部散发出来，才能保证它的工作稳定性。此外刻录机在工作时会产生震动现象，如果操作不当就容易导致震动现象更严重，这不但不利于刻录机稳定地刻录数据，而且还特别容易损伤激光头。 谨防激光头老化 无论是什么品牌、什么型号的刻录机，在长时间地工作后，都必须要让它得到足够多的“休息”时间，这样可以确保刻录机的激光头工作性能始终处于最理想状态，从而保证刻录机能够常用常新。反之，刻录机如果不停的工作在高温环境下，激光头就特别容易发生老化现象，从而影响它的正常工作性能，最终影响刻录机的使用寿命。 读取、刻录各司其职 对于刻录机来说，盘片的质量对其使用寿命的长短起着很关键的作用，如播放的光盘有划痕，在读取过程中突然失去信号，激光头会频繁启动纠错功能，反复读取，直到找到那部分信号为止。因此在拥有了刻录机以后，建议还是购买一些质量较好的盘片，如果非要进行大量的读盘操作的话，最好能再配一款普通的CD-ROM或DVD-ROM光驱，专门用作读盘使用来延长刻录机的寿命。 注意正确基本操作 由于在光盘入仓后激光头和主轴电机的功率都是最大的，这样如果频繁进出仓自然就会加速这些部件的老化，因此要尽量避免频繁换盘。另外，也不要用手将光盘托盘推进仓门，因为这样做对光驱的进/出仓机械部分危害很大，会加速机械部件的磨损和老化。除此之外光盘不用时不要留在驱动器内、在刻录机的使用中也要尽量保持稳定，不能随意移动刻录机或机箱，以免影响刻录品质。 除了上面提到，还有很多的保护和使用方法，要延长刻录机的使用寿命，主要还是从日常的使用当中多加注意和防护。四、投影机使用须知多媒体投影机是一种贵重的教学设备，使用和保养中必须养成良好习惯，严格按操作要求去做，以下是投影机使用维护十大注意事项。1、 投影机所使用的电源必须是带有可靠接地的三相电源；在插拔电源插头时，要使投影机电源处于关闭状态（即电源开关处于“0”态）。2、关机时，一定要先关机呈等待状态，等风扇停转后再关掉电源开关，这一点对保护投影机特别重要。3、应尽量减少开关次数，因为开机的冲击电流会影响灯泡的寿命；另外，关机后应等待5分钟以上才能再次开机操作。4、投影机在使用数小时后机内温度很高，所以在使用过程中不要随意搬动。5、投影图像可任意翻转， 但是使用时必须对投影机进行认真调整。首先要选好屏幕的位置，再根据画面大小确定投影机与屏幕的距离，通过调整投影机的高度、水平角度、垂直倾斜度、幕布的高低及幕布与投影机的角度等，来获得不失真的图像。6、在使用中要注意让投影机有良好的通风散热条件。 第一，要保证投影机的通风口畅通，通风口分进风口和出风口，进风口在它的底部，出风口在它的后面，所以不要使其底部和支撑面贴得太近，也不要在通风孔处放置任何东西，以免通风不畅，影响散热。第二，要经常清理空气过滤网。过滤网的网丝很细，很容易损坏，所以拆卸时动作要轻，清洁时切忌用螺丝刀等硬物，最好用吸尘器吸干净网上灰尘杂物，然后重新装好。第三，在天气炎热并且室内通风不好时，可用风扇帮助散热，这样可以保护投影机，延长其使用寿命，并且避免了投影机因过热而自动保护停机，影响正常教学。7、在使用过程中，“TEMP”指示灯变红，表示投影机过热；“LAMP”指示灯变红可能是灯泡过热，以上两种情况下都应停机，待风扇停转后，关掉电源，使其冷却，并检查通风散热情况。如果通风散热良好，等投影机充分冷却后（约20分钟），再开机使用。如果重新开机后，“LAMP”指示灯很快又亮，可能是灯泡老化，应进一步检查灯泡。8、如果投影机上亮度调节已经调到最大，投影图像仍很暗，或是使用中“LAMP”指示灯变亮，可能是灯泡使用时间过长，需要更换新灯泡。可用遥控器上的“TIMER”键来检查灯泡已使用的时间，检查方法是：在投影机开机情况下，连续按住“TIMER”键两秒钟，在投影机下方会显示出灯泡已经使用的小时数。正常情况下，灯泡可使用2000小时，此后，投影图像将无法满足亮度要求，应考虑更换灯泡。更换灯泡时，首先要按投影机要求型号选择灯泡。其次，因机内有高压，要在拔掉电源情况下进行更换，以免受电击。第三，因投影机在使用时会产生大量的热量，更换灯泡要在关掉电源1小时后进行，以免被灼伤。9、在使用过程中，投影机会出现自我保护状态。这时投影机电源无论是开是关，投影机都将处于关机状态，所有键都不起作用。这时投影机并没有坏，而是因自身过热，为避免损坏而产生的一种自我保护状态，过一段时间后（约30分钟）再开机工作，一切将恢复正常。10、不要让投影机镜头直对太阳，以免损坏其内部光学系统。除了上面谈到的问题以外，还需要注意关机后应立即盖好镜头盖。要保持投影机使用场所和存放地的良好卫生环境。只有这样，才能减少投影机故障率，延长其使用寿命，让投影机更好地发挥作用。 办公软件的使用一、 Microsoft WordMicrosoft Word是微软公司的一个文字处理器应用程序。Microsoft Office Word一般用于创建和编辑信件,报告,网页或电子邮件中的文本和图形。下面介绍几种Microsoft Word中的特殊排版方式：1竖排文字打开一篇文档，单击“常用”工具栏上这个“更改文字方向”按钮，整篇文档的文字就变成了竖排的了。再单击这个按钮，文字方向又变回来了。图1在文档的任意位置单击右键，单击快捷菜单中的“文字方向”命令，可以打开“文字方向”对话框，选择任一中格式。 打开“格式”菜单，单击“文字方向”命令，打开的对话框同使用右键快捷菜单打开的是相同的。上面讲的都是对整篇文档的文字方向进行更改，也可以选定一部分内容进行竖排：选中一段文字，在标尺的灰色部分双击，打开“页面设置”对话框，单击“文档网格”选项卡，在“文字排列”一栏中选择“竖排”，在“应用于”中选择“所选文字”，单击“确定”按钮，我们所选择的文字就变成了竖排的格式；而且同其它的文字也分了页(如图2)。图22拼音指南若给新字注上拼音，先选中“新”字，打开“格式”菜单，单击“中文版式”选项，单击“拼音指南”命令，打开“拼音指南”的对话框，Word就自动给这个字添加了一个拼音，其中拼音后面的数字表示的是声调；单击“确定”按钮，文档中的“新”字就有拼音了(如图3)。 图3如果不想要了也可以把拼音删除：选中“新”，打开“拼音指南”对话框， 单击“全部删除”按钮，单击“确定”按钮，文档中“新”字的拼音就消失了。 选中文档中要设置拼音的文字，单击“其它格式”工具栏上的“拼音指南”按钮打开“拼音指南”对话框，单击“组合”按钮，文字和拼音都分别合并到了一个输入框中，单击“单字”按钮，各个字和他们的拼音都分开放置了(如图4)。 图4使用“默认拼音”按钮可以把当前所选文字的拼音设置为Word默认的格式。默认的拼音形式并不是我们所习惯的，可以使用输入法把它们调整成通常使用的形式。 3纵横混排 在文档中选中要混排的文字，打开“格式”菜单，单击“中文版式”选项，单击“纵横混排”命令，打开“纵横混排”对话框，单击“确定”按钮，文档中的数字就是横排的了；可以发现由于选择的字数较多，在文档中根本看不清设置的效果，打开“纵横混排”对话框，清除“适应行宽”复选框，单击“确定”按钮，设置的效果就可以看出来了(如图6)。 如果要恢复原来的样子，就将光标定位在混排的文字中，打开“纵横混排”对话框，单击“删除”按钮，单击“确定”按钮，文档中的文字就变成原来的样子了。 4合并字符合并字符功能可以把几个字符集中到一个字符的位置上。打开“格式”菜单，单击“中文版式”选项，单击“合并字符”命令，打开“合并字符”对话框，在“文字”输入框中输入“天天向上”，单击“确定”按钮，在文档中就可以看到我们设置的效果了(如图5)；同样如果不想合并了，把光标定位在这里，打开“合并字符”对话框，单击“删除”按钮，文档中的合并字符效果就消失了。 图55和双行合一 选中要合并的文字，打开“格式”菜单中的“中文版式”子菜单，单击“双行合一”命令，选定的文字已经出现在了“文字”输入框中，从“预览”窗中可以看到效果，单击“确定”按钮，文档中的这些文字就变成了一行的高度中显示两行的样子；如果不想要了，还是把光标定位到这个双行合一处，打开“双行合一”对话框，单击“删除”按钮就可以了(如图6)。 “双行合一”，它同“合并字符”的作用有些相似，但不同的是，合并字符有六个字符的限制，而这个选项没有，合并字符时可以设置合并的字符的字体的大小，而双行合一则没有。 如果想要“双行合一”后的文字带上括号，可以将“带括号”选项前的复选框选中。 图6 图76断字由于一般为了美观都把段落的对齐设置为两端对齐，而且默认不断字，这样如果在一行的末尾有一个词特别长，在这一行中放不下时，Word就会把它移动到下一行中，这样就会出现文档中有些行的单词的间距太大了，一行的长度越小这种情况就越严重。此问题可以通过设置断字来解决： 打开“工具”菜单，在“语言”项上单击“断字”命令，打开“断字”对话框，选中“自动断字”前的复选框，单击“确定”按钮，这样就可以了(如图7)。 手动断字：打开“断字”对话框，单击“手动”按钮，就会出现“人工断字”对话框，Word会自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，光标闪烁的地方是Word默认的断字位置，单击“是”，接受Word默认的断字设置，单击“否”按钮表示不接受Word对这一行的断字设置，对于有多个可以断字位置的单词，将光标移动到任意连字符的位置单击“是”按钮都可以在该连字符处设置断字；单击“取消”按钮则会保留先前设置的断字，而后面的断字不再设置。 取消断字：如果有哪一部分不想设置断字，可以在段落的格式中设置不断字：将光标定位在段落中，打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选中“取消断字”前面的复选框，单击“确定”按钮，这样就可以了。二、Microsoft Excel Excel 是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。下面介绍几种Excel快捷方式：1、快速获取帮助对于工具栏或屏幕区，您只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。2、快速移动或复制单元格先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，按下鼠标左键并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。3、快速查找工作簿您可以利用在工作表中的任何文字进行搜寻，方法为：（1）单击工具栏中的“打开”按钮，在“打开”对话框里，输入文件的全名或部分名，可以用通配符代替；（2）在“文本属性“编辑”框中，输入想要搜寻的文字，最好是您认为是唯一的单词或短语，以便搜寻更容易成功；（3）选择“开始查找”即可。在找到满足条件的文件前，“打开”对话框的状态栏都会显示“找到了0个文件”的信息，您应该耐心等待，只有当“打开”按钮由灰化状态变成可用状态时，才表明搜寻结束。4、快速打印工作表若选择“文件”菜单中“打印”命令来打印，会出现“打印”对话框让您选择，程序繁琐。若要跳过该对话框，您可以单击“常用”工具栏上的“打印”按钮或者按下Shift键并单击“打印预览”按钮。Excel将使用“选定工作表”选项打印。5、快速切换工作表按Ctrl+PageUp组合键可激活前一个工作表，按Ctrl+PageDown组合键可激活后一个工作表。您还可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。6、快速切换工作簿对于较少工作簿切换，可单击工作簿所在窗口。要对多个窗口下的多个工作进行切换，用“窗口”菜单最方便。“窗口”菜单的底部列出了已打开了工作簿的名字，要直接切换到一个工作簿，从“窗口”菜单选择它的名字即可。“窗口”菜单最多能列出9个工作簿，若多于9个，“窗口”菜单则包含一个名为“多窗口”的命令，选用该命令，则出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即可。7、快速插入word表格 Excel可以处理Word表格中列出的数据，您可用以下方法快速插入Word表格：（1）打开Word表格所在的文件；（2）打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；（3）选中Word中的表格；（4）按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要