第四章会议管理.ppt

会议管理 第一节会议的概念与作用第二节会前准备第三节会中事务第四节会后工作 学习目标及任务 了解 会议的作用 熟悉 会前准备工作 熟悉 会中事务服务 熟悉 会后工作的内容 一份美国的调查统计经理级干部和专业人员每周约花1 4的时间在开会上 中上级的经理约1周2天 资深行政人员则多达1周4天 研究显示 除了一对一的会议 三人以上的会议平均所占的时间最多 第一节会议的概念与作用 一 会议的涵义会议是有组织 有目的地召集人们商议事情 沟通信息 表达意愿的行为过程 它需要三人以上共同参与 以一定的方式聚合在一起 目的是为了议事 解决各种问题 而且这种行为和过程是有组织 有目标 有规则 有秩序 有领导的 二 会议的要素 1 形式要素 名称 时间 地点 与会人员 会议方式 2 内容要素 指导思想 议题 目的 任务 作用 3 程序要素 会议准备 会议开始 会议进行 会议结束 会议决定的贯彻落实 4 财务要素 会议经费 会议设备 会议服务设施 最基本的会议要素 会议时间 会议地点 会议议题 与会人员 会议程序 三 会议的种类 1 按组织类型分 内部会议和外部会议 正式会议和非正式会议 2 按会期分 定期会议和不定期会议 3 按出席对象 联席会 内部会 代表会 群众会等 4 按功能性质 决策性 讨论性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性5 按议题性质 专业性 专题性 综合性等 6 按规模大小 特大型 万人以上 大型 数千人 中型 数百人上下 小型 数十人或数人 等 7 按召开方式 常规会 广播会 电话会 电视会 网络会等 8 按与会者的国籍及议题的范围 国内会议和国际会议等 四 会议的作用 一 会议的积极作用1 交流信息 互通情报 2 发扬民主 科学决策 3 增强友谊 促进团结 4 统一认识 协调行动 5 带动消费 促进经济 二 会议的负面作用1 造成时间 精力的浪费 2 金钱的浪费 3 信息的重复 浪费 4 滋长不正之风 你参加过一些什么样的会议 你是否喜欢这些会议 为什么 课堂讨论 第二节会前准备 一 拟订会议议程 日程二 选定 布置会场三 发布会议通知四 会前接站五 准备会议资料 会议用品六 落实好后勤工作 一 拟订会议议程 日程 一 相关知识1 会议议程的内容大中型会议的议程一般安排如下 开幕式 领导和来宾致辞 领导做报告 分组讨论 大会发言 参观或其他活动 会议总结 宣读决议 闭幕式 2 会议日程的内容3 会议议程和日程的作用让与会者更好地了解会议所要讨论的问题 清楚会议顺序计划 即获得有效信息 二 工作程序 1 会议议程的制定程序 1 明确目标和参加者明确目标 在会议议程上陈述目标 列出会议参加者 参加对象的职务或级别 与会者是否具有代表性 参会总人数 2 安排各议程事项的时间会议长短 敏感话题 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序 应预估每一个议案所需要的处理时间并清楚地标示出来 3 确定每一项议程1 目标 2 准备 3 时间安排 4 演讲者 5 提前分发会议议题 4 决定会议讨论形式1 典型的会议形式 2 头脑风暴形式 3 团队列名方法 4 小型团队 5 决定会议决策的方式 三 注意事项1 会议议程和日程的区别会议议程和日程的功能不同 议程的编制应在前 议程一旦确定 就不应再变 会议日程在时间 地点 人员等问题上 如遇变化 可相应调整 2 正确处理会议临时动议 案例 1 帮助丁倩找到议程表的问题所在 2 重新设计这次会议的议程表 讨论 二 选定 布置会场 1 选定会场 主要考虑下列因素 第一 会场大小适中 以每人平均2 3平米为宜 第二 会场地点适中 第三 会场附属设施齐全 包括照明 通讯 卫生 服务 电话 扩音 录音等 2 布置会场 会场形式 多为圆型 椭圆型 长方型 正方型 一字型 T型 马蹄型 日常工作会议 体现民主与团结的气氛 半圆型 马蹄型 六角型 八角型 回字型 座谈会 讨论会 使人有轻松 亲切之感 M字型 扇面型 中型会议 使人有正规 严肃之感 众星拱月式 大型茶话会 团拜会 一般在礼堂召开 大型会议 排列座次 排列座次的几种方法 1 横排法2 竖排法3 左右排列法 会场的气氛布置 灯光 色调 标语 花卉等 三 发布会议通知 书面通知 口头通知 态度庄重严肃 备忘性好 方便 简明 快捷 无论采用哪种方式 通知的内容都要写明会议名称 主持单位 会议内容 会期 地点 与会人员 报到事宜及有关要求 四 会前接站 接站时需要注意事项 设立会议接待站 大型会议 设置临时接站牌 小型会议 自我介绍 再询问对方 五 准备会议资料 会议用品 一 会议资料的类型和准备1 会议资料的类型 1 来宾资料 2 会议资料 3 沟通资料 2 会议资料的准备 1 来宾资料袋内容 2 会务资料内容 3 沟通资料内容 会议手册 会议文件资料 分组名单 笔记本 文具 代表证 房号 餐券等 接站一览表 来宾登记表 住宿登记表 用餐分组表 订票登记表 会议讨论分组表 会务组成员通讯录 会议参考文件 会议宣传文件资料 各种记录 各种会议协议和合同以及相关资料 二 会议用品的类型和准备 1 会议用品的类型 1 必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备 1 会议内设备2 常用物资 灯光设备 音响设备 空调设备 通风设备 录音 摄像等设备以及必要的安全设施等 电脑 打印机 复印机 传真机 照相机 摄像机或小型DVD 胶卷 饮用水 一次性水杯 电池 裁纸刀 剪刀 胶带纸 双面胶 回形针 大头针 胶水 白板笔 白粉笔等 2 特殊用品 伴奏带 投票箱 旗帜 仪仗队 鲜花等 2 准备会议用品 1 检查空调设备 2 检查好灯光 扩音设备 3 检查黑板 白板 确保已擦干净 准备好粉笔 指示棒 板擦等用具 4 如有陌生人或外来人参加会议 摆放好姓名牌 5 在每人座位前摆放纸笔 6 多媒体电视需要安放投影机 屏幕 录音设备等 7 如果有选举 表决 表彰的议程 还需要准备好投票箱 计数设备和奖励用品 8 会期较长的会议 要安排好茶水饮料 并指定专人服务 9 如果是电话 广播会议 须提前检查线路 保证音响效果良好 六 落实好后勤工作 1 会议经费项目的预算 即会议成本 坚持勤俭节约原则 精打细算 减少开支 会场租金 场地布置 文件印制 办公用品 住宿 伙食补贴 交通 文娱费用等等 2 制发会议证件 制定会议须知 会议证件 正式证件 工作证件 代表证 出席证 列席证 签到证 旁听证 来宾证 入场证 请柬等 工作证 记者证 出入证 汽车证等 证件的内容包括会议名称 使用者单位 姓名 性别 职务 发证日期 证件号码等 会议须知 会议保密纪律 请假制度 会客制度 安全要求 作息时间和其他注意事项 案例分析 请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会 发了请柬邀请有关部门的领导光临 在请柬上把开会的时间 地点写得一清二楚 接到请柬的几位部门领导很积极 提前来到礼堂开会 一看会场布置不像是开表彰会的样子 经询问礼堂负责人才知道 今天上午礼堂开报告会 某机关的总结表彰会改换地点了 几位领导同志感到莫名其妙 个个都很生气 改地点了为什么不重新通知 一气之下 都回家去了 事后 会议主办机关的领导才解释说 因秘书人员工作粗心 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系 一厢情愿地认为不会有问题 便把会议地点写在请柬上 等开会的前一天下午去联系 才知得礼堂早已租给别的单位用了 只好临时改换会议地点 但由于邀请单位和人员较多 来不及一一通知 结果造成了上述失误 尽管领导登门道歉 但造成的不良影响也难以消除 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢 第三节会中事务 一 会议签到1 簿式签到2 卡片式签到 简便易行 容易造成拥挤现象 比较适合于小型会议或庆典性会议 预先印制卡片 磁卡签到 卡片式签到方式适用于较大型会议 二 协助正确使用会场设备并发放会议用品三 会场服务1 引导座位2 分发会议文件的材料3 内外联系 传递信息4 维持会场秩序5 处理临时交办事项6 其他服务工作 四 协助完成与会人员的食宿安排 一 会议餐饮的常识和工作程序1 会议餐饮的常识 1 餐饮安排的原则是让代表吃好而又不浪费 2 确定好伙食标准和进餐方式 照顾南北不同代表的口味 3 秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况 并事先将座位卡及菜单摆上 4 座位的通知除在请柬上注明外 还可在宴会上陈列宴会简图 标出全场座位以及全体出席者位置 还可用卡片写好姓名席位 发给本人 2 安排会议餐饮 1 根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准 2 就餐方式可根据会议的规模和性质来确定 3 事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点 4 事先设计和确定就餐的凭证 5 要与饭店一起确定菜单 饮食要卫生 可口 品种多 6 事先要准备好干净的饮食用具 7 给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜 8 做好饮水 饮料的供应 3 会议餐饮的类型和标准 1 早餐 2 会场休息期间的茶歇 3 午餐 4 正式晚餐 二 会议住宿的常识和工作程序 1 会议住宿的常识 1 要提前编制住房方案 2 长者 尊者 领导要适当照顾 3 具体安排住宿时 要根据与会人员职务 年龄 健康状况 性别和房间条件综合考虑 统筹安排 4 不同标准的房间要作合理分配 5 报经有关领导审定后 按表分配住宿 做到有条不紊 2 会议房间的分配 1 如果由主办方支付费用 则需按其职务标准安排住房 除了部分嘉宾和主办方的领导 其他与会人员的住宿标准应相近 2 年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳 通风 卫生条件较好的房间 3 注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间 4 可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明 请与会者自己选择预订 5 预订住宿地点的工作一定要打出提前量 预订数量上应略有富余 五 会议记录 1 为会议记录做好准备工作 1 准备足够的钢笔 铅笔 笔记本和记录用纸 2 准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录 3 要备有一份议程表和其他的相关资料文件 需要核对相关数据和事实时随时使用 4 提前到达会场 了解与会人员的座位图 便于识别会议上的发言者 5 在利用录音机的同时必须手工记录 这样可以防止录音机中途出故障 2 会议记录的内容 1 会议描述 2 与会者姓名 3 会议过程 4 主席 记录员签名 3 会议记录的方法 1 会议记录的重点应将主要讨论的观点 决议 决定 重要的声明 修正案内容 结论一字不漏地记录下来 而其他的内容可简要概括地记录 2 漏记的内容可事先做出记号 然后对照录音磁带修改 也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释 3 与会者提出的意见 建议 要把人名记录下来 4 会议记录的修改 1 在定稿打字之前 通常向主席提交一份草稿经他签字批准 2 如果某一成员指出会议记录中的一个错误 经会议批准 主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误 3 会议记录一经签名 任何地方都不能再做改动 第四节会后工作 一 会场检查二 会场清理三 会务组退房进行财务结算四 会议效果的调查和总结 实例 会务总结参考格式 1 会议简介包括会议名称 召开地点 主办单位 参加人员 会议议题 会程安排 召开的背景 会议预期效果等 个人总结着重写本人负责的会务内容 2 本次会务工作要点 1 会务组成员名单 2 会务工作安排 3 本次会务主要抓的几项工作 4 本次会务关键要素 要针对本次会议的特点进行分析和安排 5 本次会务与其他会务工作的不同之处 6 本人负责部分工作总结 3 会议满意度调查情况即 会务组织满意度 调查反馈情况 各要素得分统计 评价最好与最差的问题集中点等 4 问题分析参考会务满意度调查结果对整个会议过程进行分析 归纳出本次会务存在的问题 会务组工作的不足之处 从此次会议中得到的教训 相关改进意见等 相关问题提交会务组长协调解决 5 经验总结 1 本次会务工作的成功之处 2 可以推广或可供他人借鉴的地方 五 会议文件的收退 1 重要会议文件清退原因防止遗失和泄密 领导在会议上的即席讲话 与会人员的即席发言不宜扩散 会影响会议精神的传达贯彻 2 会议文件收退工作程序第一步 报发文情况 提出收退文件建议 第二步 下发收退文件目录 并做必要的解释工作 第三步 进行清退 清退要逐份清点 登记 六 会议文件的立卷归档 1 会议文件立卷原则2 会议文件应立卷内容 一会一卷 其目的是便于日后查找利用 包括领导决定开会的批示 会议通知 会议名单 会议主要文件的历次修改稿 会议的议题 日程和程序安排 会议的各种文件 各种发言材料 各种记录 简报 快报 会议纪要 会议总结等 3 会议文件立卷方法大中型会议文件的立卷方法 工作会议立卷方法 先区别文件类别 然后按问题 时间立卷 同一文件的不同修改稿按修改的时间顺序排列 但要把定稿放在前面 按工作顺序排列 领导关于开会的批示 会议通知 会议议题 议程 会议记事表 会议决定事项 会议决定事项所涉及的文件 有些决定事项没有会议文件 应在卷内注明 一次会议决定几个事项 立卷应按决定事项的重要程度