第一章会议概述.ppt

会议组织与服务 大家谈 你参加过一些什么样的会议 你是否喜欢这些会议 为什么 请你尝试思考并回答 文秘工作者应当为会议提供哪些服务 秘书的工作职责 之 会议组织与服务 会务工作流程图 会前 会务工作流程图 会中 会务工作流程图 会后 会议组织与服务 理论导入 会议文书 会议环境 会议信息 会议生活 会议礼仪 会议接待 会议保障 第一章会议概述 第一节会议的含义与功能 第一节会议的含义与功能 一 会议的起源与发展会议 是人类社会古已有之的社会行为 早在原始社会阶段 部落首领召集氏族议事 选举酋长等就已经采用了会议方式 会议概述 什么是会议 人类开会的历史可谓是源远流长 公元前2198年 大禹在浙江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领 庆功封爵并商讨全国的财政问题 据说 会稽山原名茅山 因召开此会而更名 公元前681年 齐桓公召集宋 陈 蔡 邾四国 在北杏会盟 首开国际会议的先河 随着齐国国力和国际地位的逐渐升高 齐国召开的国际会议的频率和规模也越来越高 因此 齐桓公也被誉为是 文山会海 的祖师爷 会议起源 大地湾遗址 有据可考的中国最早的会议遗址 2020 1 23 会议概述 什么是会议 部落联盟首长召开的由部落联盟管理者和各部落酋长参加的议事会战争动员大会庆祝大会礼仪性质的朝见大会 1 诸侯列国之间的盟约会议2 封建王朝礼仪性盐铁之议政事堂会议 1 常朝会2 大朝会3 军礼大典会4 皇帝会见被 引见 官员的会议5 外交活动举行的各种会议6 探讨统治方略的会议 会议的异化 1 会议与意识形态结合2 会议和权力结合3 会议和商业结合 产业化 调查统计表明 领导者与管理者的工作时间 一般有30 甚至80 是在会议中消耗掉的 全世界每天至少有7500万个事务性会议 而在中国 会议数量之多 会议规模之大 会议时间之长 举世罕见也 总之 在现代社会里 只要你在工作 就一定离不开会议 会议概述 第一节 什么是会议 中国的会有多少 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界 中国的会有多少 从中央到地方一年要开多少会 这是一个无法统计的数字 现代快报 2005年7月9日报道了来自会议市场上的信息 1999年 北京只有一二百家服务于会展的专业公司 而2005年竟达到4000家以上 会议养活了如此之多的服务公司 形成了滋生腐败的温床 2011年 中国首个 中国会议蓝皮书 在京发布 蓝皮书指出 目前我国每年举办的各种会议多达几千万个 年均增长20 会议概述 什么是会议 2012年版会议蓝皮书 参与会议统计城市234个 比2010年上升1 54倍会议统计数据15980个 比2010年上升1 93倍 会议概述 什么是会议 在白领中 会议恐惧症已经不是个新词儿了 对于现在很多商政人士而言 在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事 似乎每天都有开不完的会 2011年 中国青年报社会调查中心通过民意中国网和网易新闻中心 对2223人进行的一项调查显示 53 6 的人表示自己在日常工作中参加的会议过多 具体而言 57 4 的人每星期平均开会2次以上 受访者中 40 8 的人是企业职员 300 的人是事业单位员工 12 9 的人是政府机关工作人员 另外 只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义 而剩余的大多数白领均表示厌烦开会 甚至有人为此变成职场 恐会族 会议概述 什么是会议 2012年12月14日中共中央政治局通过了关于改进工作作风 密切联系群众的八项规定二 要精简会议活动 切实改进会风 严格控制以中央名义召开的各类全国性会议和举行的重大活动 不开泛泛部署工作和提要求的会 未经中央批准一律不出席各类剪彩 奠基活动和庆祝会 纪念会 表彰会 博览会 研讨会及各类论坛 提高会议实效 开短会 讲短话 力戒空话 套话 我国政府会议 企业会议 社团会议和事业单位会议四大会议市场中 2011年政府会议数量比2010年下降了3 3 这也正是我国限制使用财政经费开会政策得以体现 中国特色的会议 1 会议政治化 影响历史方向 2 斗争性强 打棍子 扣帽子 3 会议数量多 规模大 4 政府会议比重过高 5 形式主义 空洞化 6 产生了一个会议食利阶层 7 奢靡和腐败的蔓延 1 会议是维持意识形态 实行思想统一的基本工具 2 会议是官僚体制运行和调整政治结构的重要方式 3 会议和商业利益紧密结合 现代会议的始祖 维也纳会议 1814 9 1815 6 会议目的 拿破仑战争后重新划分欧洲国土与会代表 包括当时所有大国的领导人会议局出现1896 美国密执安州底特律市 会议在今天已经成为一种产业 会议业产生的基础 一 会议业协会的成立会议业起源于前几个世纪的政治性和宗教性的会议 以及之后的商业会议和美国的贸易与专业会议 因此 很难判断出它真正的产生时间 而通常 判断一种产业是否真正形成的客观标准是该产业协会的成立 因此 会议业协会的成立标志着会议作为一种产业而存在 主要会议业协会及成立时间 二 会议基础设施建设随着会议业的发展 各国对于会议基础设施的投资也在加速增长 1990年以来英国对主要会议中心的投资情况 会议业的价值会议业被认为是高收入 高盈利 带动力强的环保型朝阳产业 并且还可以带动商贸 影视 信息 餐饮 宾馆 交通 娱乐 服装 旅游 广告和印刷等相关产业的发展 据测算 国际上会展业的产业带动系数大约为1 9 会议在今天已经成为一种产业 财富 论坛在上海召开 产生了巨大的轰动效应 仅会议期间的广告 宣传收入就达到亿元以上 昆明召开的世界园艺博览会接待的中外游客超过930万人次 当年云南省旅游总收入突破200亿元 福布斯全球行政总裁论坛仅与会人士交的注册费用就达到1600万元 会议业的价值直接收益 场租收益 城市交通 航空运输 城市建设 间接收益 服务业 饭店业 餐饮业 旅游业 零售业和手工业 通信业 世界会议业概述会议业因其广泛的影响 高额的利润和巨大的潜力 引起了越来越多的国家和地区的注意 市场竞争亦愈演愈烈 根据国际会议协会ICCA的统计 每年全世界的会议收入约在2800亿美元以上 其中国际会议收入为76 2亿美元 会议业每年以8 10 左右的速度增长 一 欧美地区会议业欧美会议业发展较早 产品较成熟 市场机制健全 操作规范 市场份额较大 据国际协会联盟 UIA 进行的调查显示 1999年 在全球范围内举行的国际会议达9 465个 其中 1 420个在美国举行 5 383个在欧洲举行 著名的会议城市有巴黎 它每年都要承办超过300个大型国际会议 被誉为 国际会议之都 还有布鲁塞尔 维也纳 伦敦 瑞士等 美国更是占联合国之地利 国际会议连绵不断 二 亚太地区会议业90年代以来 亚太地区经济一度持续发展 洲内洲际交往日益增多 各国和各地区也都开始重视会议产品的开发 宣传和促销 纷纷设立专门机构 命名会议城市 增加经费 采取倾斜政策 招徕会议 会议活动迅速增加 所以 虽然欧美的会议业务占会议市场一半以上 但份额已有所减少 与此同时 亚太地区的市场份额却稳步增长 香港已成为亚太地区最重要的会议中心之一 近年来 香港每年举办的大型会议超过420个 来自世界各地的与会代表多达3 7万人 香港已连续多年被英国 会议及奖励旅游 杂志评为 全球最佳会议中心 2004年 中国香港和澳门地区更跻身全球10大会议城市行列 而中国内地也凭借其广阔的市场与经济发展潜力 逐渐成为亚洲地区会议业的新秀 总体来讲 亚太地区因其高质量的会议产品令人瞩目 但劣势也有 那就是协会基础较弱 软件素质有待提高 亚太会议市场仍处于初级阶段 亚洲会议业面临着机遇和挑战 2000年国际会议区域分布情况表 资料来源 国际协会联盟 UIA 国际会议协会 ICCA 2001年各洲国际会议情况 资料来源 国际会议协会 ICCA 2004年10大国际会议国与地区 资料来源 国际协会联盟 UIA 我国会议业概述 一 我国会议业的发展历史1 20世纪五十至七十年代 花钱开会为了国际形象特殊的历史条件下 数量有限的一些国际会议 也都是纯粹的政府行为 需要开了 政府部门就掏钱 谈不上投资回报率 会议场所和宾馆聊聊可数 以北京为例 整个北京城 那时可接待外宾 可以举行一定规模会议的饭店宾馆只有北京饭店和友谊宾馆 北京尚且如此 更何况其他城市 那时的国际会议政治意义远远大于经济意义 2 20世纪八十年代 会议产业初露端倪80年代 国门的徐徐拉开 使各种类型的国际会议在中国召开和会议产业的萌芽成为可能 在国际上 旅游与开会密不可分 到神秘的东方古国看看 是整个80年代大多数外国人来中国开会的目的 纯经营型的涉外饭店逐步落成 会议产业开始萌芽 那时较为著名的就是北京的香山饭店 因其设施齐全 先进及极具东方特色而成为很多国际会议的首选之地 然而 饭店增加的速度赶不上需求增加的速度 上规模的会议场所依然还少 3 九十年代以后 国际会议成为一景进入90年代 会多尤其是国际会议之多 几乎成了一景 而主办者也已由政府一家变得更为多元化 政府的 民间团体的 跨国界行业协会 学会的 应有尽有 在会议产业获得突飞猛进发展的同时 具有会议功能的大饭店也如雨后春笋般拔地而起 真正意义上的国际会议中心也建了起来 国际会议数量的增加和国际会议的特殊要求也促进了相关人才队伍 服务公司的壮大成熟 二 我国会议业发展前景我国会议业虽然起步较晚 但发展很快 近年来以年均20 的速度递增 预示了非常诱人的前景 作为WTO组织的成员 我国对外开放的步伐进一步加快 服务贸易壁垒将逐步被拆除 会议经济将会以更快的速度与国际接轨 加上我国会议产业资源十分丰富 空间极为广阔 这些都构成了我国会议产业明显的发展优势 三 我国会议业发展中的不足之处 基础薄弱 行业自律和规范机制尚未形成 发展思路单一 人才缺乏 威斯特伐利亚会议 最早的国际会议 1648年的威斯特伐利亚会议 被认为是世界上最早的国际性会议 它开创了以国际性会议的形式解决国际争端的先例 2020 1 23 会议概述 什么是会议 国际会议 2020 1 23 会议概述 第一节 什么是会议 国际会议 会议概念及要素 以下内容能否称为会议 为什么 1 歌星个人演唱会 2 经贸洽谈 3 新产品研讨会 4 春节庙会 5 红十字会 6 新闻发布会 7 世界华商大会 8 公司业务会 会议概述 什么是会议 会议 讨论 商议 聚会 见面 集会 会议的意思就是人们聚集在一起 围绕特定主题进行讨论 交流的活动 会议是一种群体沟通的方式 会议的含义 有关会议的若干种定义1 凡研究事理而为之解决 一人谓之独思 二人谓之对话 三人以上而循有一定规则者 则谓之会议 孙中山 2 凡一群人在特定的时间 地点聚集 来研商或进行某特定的活动均称之为会议 沈燕云 吕秋霞 3 会议是一些人有组织 有领导地为了某种目的而进行讨论和商议的集会 它有别于三言两语的交换意见 有别于天南海北的漫谈 有别于街头巷尾的议论 更有别于消极的聚众闹事 杨冠群 会议的含义 4 会议是指人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论 交流的活动 马勇 5 会议是人们通过不同方式聚集起来 讨论 协议 沟通和商定事情的一种社会活动形式 6 在一定的时间和空间范围内 为了达到一定的目的所进行的有组织 有主题的议事活动 7 会议是 有组织有领导地商议事情的聚会 会议的含义 综合以上各种会议的定义 我们认为 会议是指三人以上的群体为了研究问题 交流信息 获取知识 统一思想等目的中的一个或数个而在特定的时间聚集在特定的地点 围绕一定的主题 按照一定的规则所进行的演讲 发言 讲解 讨论 商议 交流等行为从而集思广益 达成一定结论的活动 会议必须具备四个条件 必须由3个以上的人参与 必须按一定组织原则聚合在一起 必须遵循一定的程序进行 多向沟通 会议的特征 1 针对性会议主题是会议的灵魂 会议的各种议题是紧紧围绕会议的主题来进行的 没有主题 会议就会成为一个无所依归的幽灵 各种会议议题将会变成一盘散沙 整个会议就会变得杂乱不堪 会议的特征 2 规定性三人以上共同参与 扮演不同的角色 以一定方式聚集 为了解决问题而进行的有组织 有目的 有规则 有领导的行为和过程 反映的是会议的各种要素 会议的特征 3 程序性正规程序为会议的动作提供一个现成的框架 采用制定好的程序可以帮助一个会议按照既定的方针达到最终的目的 会议的功能 1 信息交流功能会议的交流功能就是在会议进行过程中 与会人员相互之间通过直接地交换意见 实现相互间信息的瞬间共享 人们在会上进行交流可以一改在个别交谈的情况下信息呈单线传递的情形 而使每个讲话人的信息传递模式都呈辐射状 既提高了信息传递的时效 也避免了因多次传递所可能形成的误差 通过互相交流 可以使每个与会者跳出自己在多方面已有的定式 互相启发 互相了解 以便从一个新的 更广阔的角度来思考问题 2 决策功能会议是通过民主做出决策的一种重要手段 决策功能是会议活动的基本功能 是会议活动在最初出现时就相伴而生的第一功能 随着社会的不断发展 特别是人们的社会和生产活动进入了高度专业化和高度综合化的阶段 在国家管理活动中 行业与行业之间 部门与部门之间的联系比历史上任何时候都更加紧密 更加重要 在这种情况下 会议的功能更是不断的得到充分的体现 按照管理科学化的要求 在全部会议活动当中 有70 的会议应该是用来解决 干什么 和 怎么干 这类问题的 是具有决策指挥功能的会议 所以 会议是决策的重要形式 决策指挥是会议的基本功能 3 协调功能会议的协调功能就是通过会议消除与会人相互之间的差异 并在共同的目标指导之下 达到认识的统一和行动的一致 人们的社会实践活动 特别是在今天 已不表现为个别人的行动 而是千千万万的人为了一个目标所共同进行的实践 所以 就需要通过适当的方式 把人们的许多不同的认识和行动通过协调 使之以 共识 和 合力 的形式表现出来 在这方面 会议恰恰可以显示其独到的作用 会议在进行协调时 并不排除不同意见 也正因为有不同的意见 会议的协调功能也才能得到更加充分的体现 在会议上 大家为了一个共同的目标开诚布公 求同存异 从而达到步调一致 众志成城 将原本是个别的 分散的行为最终形成为一股强大的 定向的影响和改造社会的物质力量 4 宣传教育功能会议的宣传教育功能的具体体现就是通过会议活动本身 通过会议的形式 声势 口号和宣言等来显示会议主体的政治取向 价值取向及感情取向 大凡具有宣传教育功能的会议 大多是有较多人参加的大会 声势规模都比较大 多则可达上千甚至上万人 平时常见的诸如表彰会 庆祝会 纪念会 欢迎会 声援会等会议 即属这种集中体现宣传教育功能的会议 5 监督检查功能许多企业或部门的常规会议其主要目的是为了监督 检查下级对工作任务的执行情况 了解员工的工作进度 同时 借助会议这种 集合 的 面对面 的形式 来有效协调上下级以及工作人员之间的矛盾 会议概述 第二节 会议有什么作用 先请各位思考一下 您答对了吗 会议概述 会议有什么作用 组织或部门 会议 互为前提 会议概述 会议有什么作用 消极作用 第二节会议的构成要素 第二节会议的构成要素 会议 会议议题 会议人员 会议名称 会议结果 会议地点 会议时间 1 会议人员指参与会议整个过程的人员 包括主办者 与会者 主持人等 主办者 与会者 主办者 承办者 支持单位等 正式成员 列席成员 特邀成员等 主持人 会议秘书等 第二节会议的构成要素 第二节会议的构成要素 1 主办者是会议活动的具体组织者 制定计划 确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 制定会议议程 选择合适的的场所 检查并比较各项设施 安排交通 住宿事宜 协调会务工作人员的活动 制定可行预算或按既定预算安排有关工作 确定各项工作的时间安排 与各有关方面进行接洽 运输公司 旅行社 视听服务公司 印刷公司 安排食品 饮料有关事宜 同会议发言人和各位贵宾进行联系 第二节会议的构成要素 2 与会者是参加会议的正式成员 为了提高会议的高效性 邀请与会者时 应考虑以下因素 第一 能够提供信息 提出意见 做出决定 直接有助于会议达到预期效果的人 第二 对于一些重要的会议 与会者必须具有合法的身份和法定的资格 第二节会议的构成要素 3 会议主持人是会议过程中的主持者和引导者 会议主持人的守则与责任 营造和谐的会议气氛 按照议程推动会议的进行 正确总结讨论内容 解释困惑 帮助与会者理清思路 第二节会议的构成要素 尊重他人 避免会议出现一边倒的状况 避免与议题无关的争辨和讨论 保持中立的态度 第二节会议的构成要素 会议主持人的身份是由其地位或身份决定的 会议主持人往往由有经验 能力和懂行的人担任 当然的主持人 临时的主持人 中国共产党第十七次全国代表大会闭幕 胡锦涛同志主持闭幕式 乔布斯在IPHONE4产品发布会上 第二节会议的构成要素 2 会议的议题议题就是会议所要讨论的题目 所要研究的课题 或是所要解决的问题 举行会议首先要明确为什么而 议 和 议 什么 会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题 是会议活动的必备要素 第二节会议的构成要素 议题的主要作用 准确 具体地体现会议的目标 为目标服务 引导和制约会议的发言 政协第十一届全国委员会第五次会议期间 政协委员 政协各参加单位和专门委员会 认真贯彻大会指导思想 围绕科学发展这个主题和加快转变经济发展方式这条主线 积极运用提案建言献策 截至 年 月 日下午 时 共提交提案 件 比去年同期增加 件 提案委员会根据 中国人民政治协商会议全国委员会提案工作条例 对全部提案进行了审查 经审查 立案 件 作为委员来信转送有关部门研究参考 件 与提案者协商后并案 撤案 件 在立案的提案中 委员提案 件 民主党派中央和全国工商联提案 件 人民团体 界别 小组 政协专门委员会提案 件 两会提案雷人雷语集锦 王全书 全国政协委员 河南省政协主席 雷人建议 将 扫黄 改为 扫色 雷案摘要 中国最不宜将 黄色 作为色情 俗淫秽的代名词 王全书对黄色充满感情 他说 华夏儿女称自己为 炎黄子孙 黄河是我们的母亲河 黄色寓意光明 美好 中国人有太多理由为 黄色 正本清源 网友回应 还不如改成 扫雷 两会提案雷人雷语集锦 张晓梅 全国政协委员 中国美容时尚报 社长兼总编辑 雷人提案 老婆做家务老公须发工资雷案摘要 张晓梅将 建议家务劳动工资化 切实保障女性权益 的提案贴在了自己的博客上供大家讨论 她说家务劳动造成了女性就业困难 影响女性发展 张晓梅建议 婚姻法 明确家务劳动补偿的相关因素 回应 张晓梅委员 你可以不用去开会了 你老公叫你回家做家务 两会提案雷人雷语集锦 朱军 全国政协委员 央视著名主持人 雷人语录 大学生从事掏粪工作可能会改变中国的掏粪现状 并且无论是在思维 还是掏粪工具的使用上 大学生都具备优势 回应 强烈推荐朱军的儿子去当掏粪工 第二节会议的构成要素 3 会议的名称会议的名称要求能概括并能显示会议的内容 性质 参加对象 主办单位 以及会议的时间 届次 地点 范围 规模等 会议名称必须用确切 规范的文字表达 它既用于会议的 会议通知 使与会者心中有数 做好准备 又用于会议的宣传 扩大会议的效果 第二节会议的构成要素 4 会议的时间会议时间的策划包含了三个方面的问题 一是会议召开的时间段 首先考虑工作的需要 其次是与会者参会的可能性 最后综合考虑自然因素和社会因素 二是会期的长短 三是会议的时间限度 企业内部会议的最佳时间 上午8 9点之间 正是员工从家到公司 准备开始一天工作的时候 这个时候的员工 心绪尚且混乱 还需一段时间才能进入工作状态 因此 试图在这一时间段举行会议 试图让员工回应会议提议或进行业务分析 从人的生理和心理角度来看 是不现实的 上午9 10点之间 员工已经开始进入工作状态 在这个时间段最适合进行一对一的会谈 同样也是进行业务会谈的最佳时机 上午10 12点或下午2 4点之间 最适合调动员工集思广益 大家利用头脑风暴 不断想出新点子 新方法 下午4以后 最好不要安排会议 这个时段的员工开始进入一天当中的倦怠期 人人希望马上回家 在这个时段举行会议往往会事倍功半 上海市两会 众人酣睡我独醒 第二节会议的构成要素 5 会议地点策划会议召开的举办地或举行会议活动的场所 应根据会议的性质 规模 综合考虑会场的大小 交通情况 环境与设备是否适合等因素 选择会议地点的意义 产生良好的政治影响和经济效果 突出会议的主题 营造良好的会议气氛 第二节会议的构成要素 6 会议结果会议结果 即会议结束时实现目标的情况 会议结果通常可以通过会议决议 合同 条约 协定 声明等文件的形式记载下来 可以归档保存 也可以直接传达 成功的会议应当由组织有力的主办者 能为会议达到理想效果提供智力支持的与会者 科学合理的时间设置与地点选择 准确反映主题的会议名称 清晰明确的会议主题 形式丰富的议程安排等因素构成 在本案例中 作为权威机构的企业联合会 企业家协会与文化传媒公司联手为业内人士提供了一个交流展示的平台 它们结合会议主题选择 优秀企业成功经验高层研讨会 作为会议的名称 选择国内知名企业海尔集团所在地青岛作为会议的举办地 并设置了科学合理的会期 会上 邀请到国际国内优秀企业家和学者专家作为嘉宾 共同探讨 企业管理本质 新经济与企业战略 这一主题 并安排了参观 研讨 对话等形式多样的议程 通过主办方精心组织 周密安排 会议取得了圆满的成功 第三节会议的类型和流程 第三节会议的类型与流程 一 会议的类型 一 根据举办单位划分1 公司类会议2 社团协会类会议3 其它组织会议 二 按照会议的规模划分 第二节会议的类型与流程 第三节会议的类型与流程 三 根据会议性质和内容划分1 年会7 研讨会2 专业会议8 专题讨论会3 代表会议9 培训会议4 论坛10 奖励会议5 座谈会11 其它6 讲座 第三节会议的类型与流程 四 根据会议活动的特征划分1 商务会议2 政治性会议3 展销会议4 文化交流会议5 培训会议6 度假型会议7 专业学术会议 第三节会议的类型与流程 五 新式会议1 玻璃鱼缸会议2 辩论会3 角色扮演4 网络会议 第三节会议的类型与流程 二 会议的一般流程 一 会前准备会前要做的充分的筹划准备工作一般包括七个步骤 1 目标设定主要是指确定会议主题与议题 确定议题的主要原则 一是要有切实的依据 二是必须要结合单位的实际 三是要有明确的目的