出差管理制度1.1.docx

杭州郑仕服饰有限公司 HANGZHOU ZHENGSHI GARMENTS CO.,LTD.出差管理制度文件编号FC-HR-GK-006秘密等级秘密版本1.1实施时间2017-1-1紧急程度紧急页数共5页第5页1.0目的为适应公司新组织架构，明确管理权限，规范差旅费用申请及报销流程，控制出差费用，提高资源利用率。2.0范围本制度适用于公司总部所有员工（含办事处员工）。3.0职责31行政部负责本规则的起草.修改.废止的执行；32总经办负责本规则起草.修改.废止的审核；33董事长负责本规则起草.修改.废止的批准。4.0制度内容4.1出差申请程序4.1.1出差前应在OA上填写出差申请单，出差期限由派遣部门负责人视情况需要事前予以核定，并依照程序核实。出差流程：回司后一周内报销相关费用按出差申请单出差逐级审批后交人力资源部备案申请人填写出差申请单4.1.2出差人凭核准的出差申请单可向财务部预支相当数额的差旅费（预支差旅费不得超过个人月未发工资的50%，超过的须总经理或总经理授权人批准后方可预支），返回公司后一周内填写差旅费报销单经直接上级审签交人力资源部复核后交财务部结清预支款及差旅费报销；自差旅费发生之日起一个月内必须完成报销，超过一个月报销的扣绩效分2至5分；回公司后未及时报销的，财务部应于当月工资中先扣回预支的差旅费，等报销时再进行核付（上次预支未结算，下次不预支）；人力资源部复核出差人员出勤时间。4.1.3出差的审核决定权限如下：（表示审核 表示审批 ）职 等出差天数部门负责人分管总监/副总董事长或其授权人总监/副总1天（含）以上经理级3天（含）以内3天以上主管级3天（含）以内3天-7天7天（含）以上其他人员3天（含）以内3天-20天20天（含）以上备注：国外出差，一律由董事长核准。4.1.4出差时间的相关规定4.1.4.1出发乘坐车票的时间在当天14：00之后的，早上需来公司上班报到，如有特殊情况不来公司上班需要向上级申请同意后方可直接去车站，需在出差单上注明，以便计算出勤。4.1.4.2返程到杭州时间不超过13：00的，当日赶回公司上班，超过13：00早于21点的，第二日按正常上班时间到公司上班；迟于21点早于1点的，第二天早上可以推迟2个小时上班；迟于1点的，当天上午可以不回到公司上班，下午准时上班。以上时间以实际票据上的时间为准；特殊情况未能及时赶回公司，需提前向直接上司申请同意后方可，回来后须向人力资源部注明，以便计算出勤。4.2出差费用报销范围4.2.1员工外出培训及参加会议的不列入出差范畴。4.2.2长期外派店铺的人员不列入出差范畴，需按外派地区、时间长短做出外派方案另行申请审批。4.2.3出差途中因病或遇意外不可抗力，或因实际工作需要延长出差时间时，须事先电话请示相关主管同意后可延长时间。不得因私事或借故延长出差时间，否则不予报销差旅费并视情节轻重予以处罚。4.2.4差旅费包括交通费、伙食补贴费、住宿费、通讯费等。其标准见差旅费附表规定。4.2.5出差费用的报销：往返交通费根据实际情况按标准报销；市内交通费、伙食补贴费、住宿费、通讯费等在规定标准内报销，超标自付。4.2.6出差人员之交通工具除可乘坐公司车辆外，应以乘坐火车、汽车为主。特急事情经副总经理及以上领导核准后可搭乘飞机。4.2.7已安排招待或由对方提供食宿,或者随同领导出差享受免费食宿的员工，不得另行申报已享受的相关费用。凡出差以参加会议为目的，会议组织单位指定住宿地点应体现在出差申请表上，进行实报。如会议组织单位提供住宿、伙食及交通安排的，出差人员不再享受以上补助（通讯费除外）。4.2.8出差的起始时间以乘坐交通工具的车票票面时间为准，当天12时以前乘车按全天计算；12时（注：包括12时）以后乘车按半天计算，相应的补贴也按一半计算。出差的结束时间以乘坐交通工具到达杭州站为止，当天12时前下车按半天计算，相应的补贴也按一半计算；12时（注：包括12时）以后下车按全天计算。4.2.9使用公司车辆或借用车辆者不得报销长途交通费及市内交通费、出租车补贴费。4.2.10多人出差情况下，同性别住宿应以两人或三人间为主；两人或三人同住一间房时可按入住人员级别较高的住宿标准计算，夫妻关系则以标准间为主。多人出差情况下，按制度规定可以开的房间数来报销。4.2.11杭州市（八个主城区内）外出人员只报销市内公交费、地铁费,若遇特殊情况需乘坐出租车的，每张单据背面需注明时间、地点、事由、乘坐人数等，经上司审核批准后方可报销。4.2.12公司稽查人员将对差旅报销的真实情况进行检查：1）一经发现弄虚作假情况（如对方已有招待、领导已付招待费等）,将取消其报销资格,并给予当事人作假金额的10倍处罚，情节严重者（作假金额达到2000元及以上）可作辞退处理，并移交司法机关。如是上司审核过程中不严格或知情不报，负管理失职责任，并承担作假金额的40%的责任。2）不属于报销标准范畴的特殊情况产生费用，由直接上司或分管副总审核后交总经理审批后方可报销，如是上司审核过程中不严格审核，负审核失职责任，可以扣其绩效管理分2-3分。（报销票据上一定要注明：时间、地点、事由、人员）3）人力资源部复核所有报销票据、流程是否按制度标准执行，发现有不符合报销标准的一律退回重新填写报销单，情节严重的可以按4.2.12的前两条款进行相应的处罚。4.2.13凡是出差遇法定节假日及周日的，一律按公司的考勤管理制度执行。回程到达时间超过21：00的按4.1.4.2条执行；外出培训遇法定假日的不算加班或出勤。4.3差旅费支出管理项目及标准4.3.1出差须填写出差申请单，凭出差申请单方可申请预支差旅费，报销时必须附出差申请单方可报销。4.3.2差旅费标准：（杭州市8大主城区以外）4.3.2.1差旅费标准附表：费用项目项目类别董事长/总经理副总/总监总公司部门经理（不含二级经理）二级经理经理级以下的员工长途（区间）交通工具飞机（经济仓）可可审批后可审批后可审批后可火车软卧可可可可不可火车硬卧可可可可可火车软座、高铁（动车）一等座可可可可不可火车硬座、高铁（动车）二等座可可可可可汽车可可可可可住宿费一线城市：北京、上海、深圳、广州实报实销300260240220二线城市：省会城市实报实销260220200180三线城市：地级市以下（含）实报实销220180160150餐费补贴50元/天通讯补贴10元/天公交/地铁实报实销实报实销实报实销实报实销实报实销出租车实报实销实报实销30元/天（凭票）30元/天（凭票）20元/天（凭票）传真、复印、行李寄托、托运实报实销实报实销实报实销实报实销备注：1、原则上出租车费用在额定范围内凭车票报销，不退不补；票据上注明时间、地点、事由、乘坐人数等。 2、因工作特殊需要须超额报销出租车费用的，每张单据背面需注明时间、地点、事由、乘坐人数等，经上司审核并在票据上签字后方可报销。（如因个人原因造成不计入特殊情况） 3、以上附表内的“可”表示可以自由选择乘坐的范围；“不可”表示不在乘坐的标准范围，如有特殊要求必须乘坐，则须由总经理审批后方可乘坐。 4、所有可选择内乘坐交通工具的原则：安全、节约、快捷的原则。4.3.3.2住宿费补充说明：消费较高的地级城市如：温州、宁波、苏州、常州、无锡、大连及广东省的地级市均可参照省会城市住宿标准报销；其它地区如有特殊情况另行审批后报销。4.3.3.3旅程超过800公里可乘坐飞机经济舱，但须先申报，实报实销。4.4差旅费报销的规范要求4.4.1差旅费报销一律使用出差旅费报销单及票据粘贴单报销，出差旅费的车船、机票、住宿费、市内交通费等要用粘贴单粘贴,填写规范。4.4.2出差时的招待费及其他杂费不能跟差旅费中的5项常规费用粘贴在一起，应另填一张（已报销当天招待费的不得再填报当天伙食补助）。4.4.3凭证的粘贴要整齐美观，不得涂改、挖补，交通费、过桥费、过路费、公交费统一用粘贴单分类粘贴。粘贴时按阶梯状或鱼鳞状均匀分布粘贴，所粘贴的单据不得超过粘贴单的边缘，每张粘贴单上要求填明本张粘贴票据的金额及附件张数。(非现金支付，包括网络支付、信用卡、贷记卡等，需将支付凭证截图附发票背面)4.4.4书写一律用钢笔或墨水笔，不得使用圆珠笔、红色笔、铅笔等填写。4.4.5以上所有报销的费用都必须出具相关的正式票据为证，“白条”或无税务印章的票据不得用作报销凭证，因特殊原因未能取得或丢失票据的，应填写丢失或因故未能取得票据报销申请单，报经部门经理及总经理批准后，方可填写出差旅费报销单。4.4.6报销票据上需注明事项：（1）所有住宿票据上必须注明入住日期、入住地点（2）所有车票上必须注明日期、出发时间/到达时间、出发