如何提高做事效率(学习).ppt

GettingThingsDone尽管去做 2005 8 成都龙泉 你是否为下列问题困惑 工作太多 时间太少要做的事情头绪纷乱 不知道从何入手总是做不完的事情没时间陪家人 没时间享受生活 GTD可以帮助你 更有条理的工作单位时间处理更多的事情工作效率成倍提升员工生产率提高 你需要什么 一支笔一张纸 GTD初级阶段 有效的分类 第一步 写下你心里所有的事情 注意 是所有的哦 详细到什么程度呢 看看我第一次写下了什么吧 1关于删除014那张表的相关文档修改2请求铁路研究院的测试和方案讨论3昨天那个sunglasses的眼镜店很不错 rudyprodection也很全的4赶紧查一个重要的mail 看看我积了多少分5偶是不是不能免俗 最近也要装个QQ什么的 呵呵6蜀山偶还没有看完 最近还想看达芬奇密码呢7leica leicaleicaleicaleicaleicaleica8昨天晚上的那个馆子气氛不错 但是旁边的两个人太能说了 9下周取眼镜10计划十一的旅行 第一次居然列了20多项 第一步 2 为什么强调要全写下来呢 因为 总是装着太多的事情是无法高效率的工作的 最高效的工作方式就是认真做好当前的工作 那么 既要集中精力 又要不忘掉别的事情 怎么办 那就把要做的事情写下来 一件一件的办 少写一些事情无益于让你的大脑解放出来专注于当前的工作 第二步 然后 就到了分类 不用什么软件 纸和笔就好了 先分成4类再说 1垃圾没什么价值的东西 比如 8昨天晚上的那个馆子气氛不错 但是旁边的两个人太能说了 忘掉吧 2将来的打算比如 7leica 先放着吧 钱呀 3信息 或者资源比如 3昨天那个sunglasses的眼镜店很不错 rudyprodection也很全的 4近期可以执行的事情例如1关于删除014那张表的相关文档修改2请求铁科院的test和review4查mail看我的积分5偶是不是不能免俗 也要装个QQ什么的 6蜀山偶还没有看完 7写个关于gtd的贴字讨论一下9下周取眼镜10计划十一的旅行等等 第三步 接下对于4近期可以执行的事情 还是分类 分成3类 2分钟内可以干完的 单步事项 和多步事项 4 1 2分钟内可以干完的比如 4查mail 那就干吧 别放着了 4 2 单步事项你一个人 拿过来就可以一直干完的 如果你还需要等别人的结果 那就不行 如果你还要去别的地方再拿个东西 那也不行 单步事项的例子 1关于删除014那张表的相关文档修改2请求客户的test和review7写个关于gtd的贴字讨论一下9下周取眼镜4 3就是多步事项乐 5偶是不是不能免俗 也要装个QQ什么的 6蜀山偶还没有看完 10计划夏修的旅行他们的共同特点就是不能由你一个人决定 或者要分解成多步在不同的时间和地点完成 现在好了 偶们把近期可以执行的事情分好类乐 接下来 现在好了 偶们把近期可以执行的事情分好类乐 4 1就赶快干吧 4 2再分类 有具体时间安排的 记入PIM 我用outlook 所以我全部建立为appointment 比如 9下周取眼镜 没有具体时间安排的 需要找时间干的 记入todo比如 7写个关于gtd的贴字讨论一下 4 3就是多步事件乐 他一般都是比较麻烦的 比如 10计划夏修的旅行 首先需要确定时间 然后选择备选目的地 并且搞清签证问题 然后和女朋友讨论 然后准备计划 阅读相关说明 并且准备信用卡 定机票 酒店 最后打包出发 怎么办 这个就需要用到一些工程管理软件似乎 不过偶的这些多步事项一般是比较简单的 所以 我就用project里面的项目 再加上memo解决了 总结一下 现在 1垃圾 忘掉了 2将来的打算 放进memo乐 不是意味着你就不看乐 后面还要说道 怎么处理这个类别的 3信息 或者资源 也记下来了 偶是安排到outlook里面的 4近期可以执行的事情 无论单步还是多步 偶都安排到outlook里面乐 你可以用别的管理 强大的软件 甚至仅仅是纸和笔 其实讲这么多 你可能已经发现了 gtd最基本的技巧很简单 就是分类 上面基本上是按照时间和类型分得类 等到了具体实现 gtd又提出了一个新的分类方式 就是按地点 不过初级用户 能把4大类以及4 1 4 2和4 3分好类就不错了 按地点的分类以后再说 之后 我们就可以执行了 GTD进阶训练 按地点分类 从这里开始 上面已经说道 我已经把单步和多步事项放到outlook之中 下面要做的就是执行 而执行的关键在于 在合适的地方 做合适的事 重新翻开 4近期可以执行得事项 吧 看看他们适合在哪里做 6蜀山偶还没有看完 需要在家里把书copy到pda上 看的话 哪里都可以 9下周取眼镜 呢 下班路上 1关于删除014那张表的相关文档修改 当然是在办公室 10计划十一的旅行 偶们必须先分解之后 才能确定执行的地点 10 1备选目的地 在办公室 或者家里 10 2和女朋友讨论 还是在家吧 10 3然后准备计划 在办公室 或者家里 下班路上也行呀 接下来 上面列出来的地点做到outlook事件的分类当中了 注意 outlook支持分类的多项选择 真正执行的时候 偶们知需要看看自己在什么地方 然后选择相应的分类 ok 你应该知道你有什么事情可干了 看看办公室这个分类偶都过滤出了什么事 好像挺忙的说 1关于删除014那张表的相关文档修改2请求客户的test和review7写个关于gtd的贴字讨论一下5偶是不是不能免俗 也要装个QQ什么的 10计划十一的旅行 之网上调查目的地在这里找一个开始做吧 但是 选哪个做最好呢 要做出好的选择 首先应该搞清下面的问题 是什么造成低效率 相信大家都能举出一些例子 背着脚架爬上山顶 赶在落日之前架好之后 却发现没带相机电池 本来好不容易改了程序 兴冲冲的想去看结果 结果发现服务器这时候正好重起 或者很忙的一天之后 又翻出以前一直没有过的推箱子和泡泡堂 以上的种种例子都毫无疑问的造成了低效率 本来可以在一天内完成的几件事 因为这种倒霉的 巧合 不得不在几天后才能做完 而如果我们分析一下这些巧合 就会发现 如果想如GTD的理想目标那样 象流水一样的 完成工作 那么我们要考虑以下几点 1 条件是否具备 所谓条件是一个很广泛的概念 所以也很难保证 不过好在其实GTD的系统 天生的 为我们解决了很多这方面的问题 还记得上面说的吧 GTD对于下一步是按地点分类的 而地点是条件中最重要的因素 可以在一个地方做 却不能其他地方做的事情太多了 但是 只要把下一步放入你的GTD系统 地点就不应该成为问题了 因为在从inbox里面拿出来的时候 已经考虑了 还有就是GTD关于下一步的定义 具体的内容会追加在 基本问题 里面 他决定了你对于一件事情的安排 将到一个很细很微观的层次 那样 象忘带球台这种事 也在把事情从inbox拿出来的时候 解决了 2 时间是否合适 在决定下一步的时候 要考虑时间是不是够用 如果离服务器重起就有30分钟了 那么现在开始改程序还不如出去聊聊天呢 但是要知道时间上的判断也是会出错的 我也不知道如果去吃顿水煮鱼会花掉1个小时还是两个小时 因为虽然有些未知情况是我们可以控制的 比如馆子是不是有地 先打个电话定下来就好了 而有些则很难预料 比如路上会不会堵车 那么我个人的话 在情况未知的时候 喜欢做最保守的估计 会浪费掉时间嘛 不会很多的 如果吃完了饭 却离约定的会议时间还有1个小时 我可以玩玩pda嘛 这样总要好过匆匆忙忙的吃了饭 还误了会议 当然有的时候你会面对压力 让你不得不做出一些在你控制能力边缘上的保证 而我的经验是 你要有说 不 的勇气 有一些冒险也许值得尝试 而大多数最好干净的拒绝 只要你有长久而稳定的表现 拒绝一些无理的时间表不会影响你的评价 却能给你带来宝贵的时间 3 精力能不能胜任 我们的精力总是有高潮和低谷 比如昏昏欲睡的夏日午后 如果我翻出bug一览来看 肯定是自寻烦恼 而如果是一个无所事事的周三早上 情况就会完全不同 在面对下一步的列表时 精力也是必须要考虑的因素 很忙的一天过后 再去网上卷入一场激烈的争论就不明智 你应该去看看jenniferwarnes是不是又有新的mp3可以下了 精力水平是个很难判断的东西 不过 只要没有勉强自己的习惯 一般还是很容易把事情控制在自己的精力水平之内的 很多时候 我们会发现 即使我们用上面3个问题过滤了下一步的列表 仍然还有很多事情 是适合当前的环境 时间和精力水平的 而很明显 长期的看 随便挑一个 和有目的选择一个效率很可能不会一样 4 优先度 凭直觉选择 就是 想做哪个 就做哪个 所以 不要忽视review这个环节 他是最适合做上述评价的步骤 每隔一段时间 翻开你的outlook 或者项目一览 问问自己一些简单却又重要的问题 比如 我在这上忙来忙去的到底是为了什么呀 之类的 做和不做review 其差距如同在车库里面忙着造飞机来特兄弟和滚筒笼子里面终日徒劳奔跑的松鼠之间的区别 我不知道什么是GTD的精髓 但是 至少我知道 让你成为高效率的工作机器 不是