采购管理步骤

采购 管理 步骤 一、请购 各项材料的请购部门如下： ? (一 )常备材料：生产部 (二 )预备材料：采购部 ? (三 )非常备材料： 1. 订货生产用料：生产部 2. 其他用料：使用部门或总经理、董事长直接需采购的 “物资采购计划单 ”的开立 ? (一 )请购部门应依存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立 “物资采购计划单 ”，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项经总经理审核后编号 (由各部门依事业部别编订 )，送采购部。 (二 )需用日期相同或属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应 以 “物资采购计划单 ”附表，一单多品方式，提出请购。 ? (三 )紧急请购时，由请购部门于 “物资采购计划单 ”备注栏 注明原因，送采购部并提醒注意。 (四 )材料检验须待试车方能实施者，请购部门应于 “物资采购计划单 ”上注明 试车检验 及 预定试车期限。 ? (五 )庶务用品由办公室按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制 “物资采购计划单 ”提出请购。 免开 “物资采购计划单 ”部分 ? (一 )下列总务性物品免开 “物资采购申请单 ”，由董事长批准委托办公室办理，其列举如下： 1. 贺奠用物品：花圈、花篮、礼物 等。 2. 招待用品：饮料、香烟等。 3. 书报 (含技术性书籍及定期刊物 )、名片、文具等。 4. 打字、刻印、 报表 等。 ? (二 )零星采购及小额零星采购材料项目。 附注： （一） 各部门要以半月为周期制定物资需求计划，经部门主管核批后，报呈总经理批准。 （二） 各部门要在每年 12 月 15 日之前做好下一年度的生产线或设备修理、物资需求计划，亦经部门主管核批后，报呈总经理批准。 （三） 对于紧缺、急用物资，应至少提前 2 日、持总经理核批后的 “物资采购申请单 ”与采购部取得联系 ，以便及时备货、保证使用。 （四） 尽量避免当日使用，当日采购，一定要做到提前采购。 二、物资采购管理 （一）由总经理批准的计划单下达给采购部。 （二）采购部持计划单或临时采购计划逐一核对库存，然后根据计划与库存情况，填写 “物资采购申请单 ”，部门经理核签后转总经理（附 “物资采购计划单 ”）审批。 （三）采购部按总经理审批后物资采购申请单进行采购程序。 三、采购程序 (一 )比价、议价 1. 采购员在采购时对同一种商品应至少比价三家以上。 2. 采购员通过电话、传真 “询价单 ”、 Email、实地考察等方式进行寻价、比价、议价。 3. 采购员要如实、认真、工整、逐项填写 “比价表 ”，不得虚填，不得空项，无法填写的应在 “备注 ”栏内注明。 4. 采购员将比价结果，连同书面分析报告即时随时转交部门经理。 5. 部门经理对比价表核价、审查完毕后签字确认，呈总经理审核批准后复印一份交采购部。原件整理存档。 (此条仅对重要原材料或是数量金额较大的订单 ) (二 )根据比价、议价结果选定合适的供方 ,采购员需要求供方提供税务登记证、营业执照、机构 代码 证等 ,便于合格供应商的评定 . (三 )每次采购都需要有本公司 采购订单或供方拟定合同 ,便于管理和保护本公司利益 .采购订单包括采购物品规格数量、总价、付款方式、运输方式、到货时间、包装标准、验收方法、开票资料、违约责任等 注 : 1.如果需提供样品的 ,采购部需发样品订单 (具体条例参看第四条样品采购程序 ) 2.付款方式 ,采购员要与部门经理商议后决定 ;对于首次合作或是金额较大的订单 ,由部门经理与董事长、总经理商议后再通知采购员办理 .款到发货的需填写 “办款申请单 ”交由董事长审批。 (四 )订单由双方盖章回传后 ,采购员开始实行订单事项 ,并对采购物品进行跟踪 ,直到采购物到 公司仓储 ,并落实质检单及发票情况 (五 )到货之前 ,采购部应提前一到两天通知仓储准备安排装货位置 ,并由仓储通知质检部门提前做好化验准备 . (六 )货到公