一品天下酒楼会员卡管理运作.doc

一品天下酒店投资公司 致：执行董事 To：C E O由：财务经理From：Financial Manager主题：会员卡操作Subject：日期：2012-2-15Date：2012-2-15为吸引客户，稳定客源，激励客人消费，酒店对常客发放会员卡，以便于客人在消费时能享受到更好的服务及更多的优惠。会员卡的种类按优惠等级由底到高分别为银卡、金卡、钻石卡银 卡：一次性存款20000元（含20000元）以上者，按酒店政策享受相应折扣，卡号均以NO:6开头金 卡：一次性存款50000元（含50000元）以上者，按酒店政策享受相应折扣，卡号均以NO:8开头钻石卡：一次性存款100000元（含100000元）以上者，按酒店政策享受相应折扣，卡号均以NO:9开头会员卡的领取 所有会员卡由财务部统一管理，销售人员需领用时到财务部办理领用手续，各类卡的优惠政策由财务运作经理按文件输入电脑系统中，任何情况下不可更改，销售人员也应根据已定的政策向客人销售。1、 办卡流程： ， 由发卡人到财务部领取会员卡申请/变更表（附后，以下简称表）发放会员卡时，应先请客人填写表（可由各部门到销售部领取）详细填写客人的各项资料填写完毕后到财务会计处领取金卡（限一张表发一张卡）并将所发放的卡号登记在表上然后到出纳处交费，由出纳开出收款收据收银员根据客人填写的表及出纳开出的收据，根据客人预付金额选择相应的卡类及卡号，制作会员卡并充入金额（会计监督）备注：（原始卡密码均为“888 888”，在客人消费时或自行在收银处更改密码，更改的密码仅限顾客个人知道，酒店方无法了解顾客密码，为此，必须敬告顾客牢记密码，以免丢失密码后无法找回）。当客人确认领取会员卡后在表上签收。2、（1） 银卡的客人也可通过累积消费积分来升级到高一级的会员卡，每升一级需积分30000分，升级以后积分清零并按相关政策给予返佣（附后）。每月月底由财务部打印出会员明细表交销售部，由销售部按客人积分情况，通知已达到换卡标准的客人到财务部办理手续，升级同样需要填写表，并交回旧卡，由财务运作经理核查消费积分后，当场制作高一级的会员卡交客人，同时将旧卡的金额冲出，注入新卡，并由客人在表上签收。（2） 会员卡在预付消费款时由客人决定是否需要开出发票，如需即时开出发票，由商务部经理在发出卡后带客人到前台开出发票，并在电脑中客人资料内注明。如不需开发票的可在以后每月由财务部与客人核对消费后，打印该客户消费资料，交由客户验签后，按当月消费额开出给客人。（3） 因客户要求，同一客户可办理多张卡将预付金额分别充入卡内（原则上同一公司名下不可超过三张卡，特殊情况须报经总办同意后方可执行）同时，各卡均可享受该卡类的相关政策（注意：该类客户的持卡人名称，应填写顾客总名称后用括符分别填写各类持卡人编号或名字。如：中国银行一次性预付30000元消费款，但需提供三张卡同时在酒店消费,则每张卡客人名称分别为“中国银行（AAA）卡内充值金额为10000元” 、“中国银行（BBB）卡内充值金额为10000元” 、“中国银行（CCC）卡内充值金额为10000元”）。（4） 所有会员卡发卡后的一个工作日内，财务部应将表输入电脑，并将客人签名模式复印件存于收银处备查。会员的卡返佣 按照酒店促销推广政策，酒店给予达到指定消费积分的金卡及钻石卡1、 消费积分是指客人在平时消费时所累积的分数，一般情况与消费额的比例为1：1，在酒店有特别推广活动时，消费积分与消费额的比例为2：1（即消费1元积2分，由运作经理根据促销政策在电脑内修改积分指数来完成电脑的自动积分）消费积分总返佣比列客户所占返佣比例销售员所占返佣比例20000分2.5%2%0.5%50000分4%3%1%100000分6.5%5%1.5%2、 积分返拥比例3、 客人在办卡时，如一次性开出发票，可按其预付金额即时给予返佣4、 如客人在预付消费款后不需开出发票，而是在每月对帐后由酒店提供发票，该类客人按其实际消费积分进行返佣，每积30000分进行返佣一次，返佣后由财务部将积分清零。客人也可累积积分一起返佣，其累积的总分按以上比例给予返佣。5、 客人累积积分达到升级标准时，客人应确认是否升级换卡，如换卡，酒店将按其当前的积分给予返佣并办理换卡手续，换卡后积分清零重新开始6、 销售人员可根据实际情况的需要，可适当让出返佣的百分比给客户。任何情况下销售人员不可占有客人返佣比例。7、 如客人需销售人员代其领取返佣款，必须书面授权销售人员到财务部进行操作。8、 如付款后开出发票的即时返佣，销售人员应协助客人将发票复印，财务部在复印件上注明卡号、返佣比例及返佣金额并签名确认并打印出该卡充卡后的余额清单。由销售人员代客人填写付款申请书（返佣专用）并将发票复印件及余额清单附上，按酒店付款程序审批后给予返佣。返佣后由出纳通知财务运作经理在电脑中注明9、 如客人为积分返佣，由财务部打印其消费明细清单及该卡的统计报表并签名确认，客人同样需填写付款申请书（返佣专用）并附上消费明细清单及统计报表，按酒店付款程序审批后给予返佣。返佣完成后由财务运作经理对该卡积分进行清零。10、 销售人员可在客人返佣完成后进行返佣，其返佣程序同上，但返佣额为总返佣额客人已返佣额会员卡的内部操作程序餐饮1、 客人可在用餐完后出示会员卡，如客人为银卡会员，餐厅收银员在客人电脑帐单中点击“输入VIP资料”，并选出相应的卡号，由电脑系统自动根据客人资料给予折扣。2、 如客人为金卡或钻石卡客户，餐厅收银员在埋单前将帐单放在读卡器上点击“卡支付”，由客人输入密码后，并请客人在账单上已盖“会员确认”处签字，收银员可进行结帐操作。3、 客人使用在忘带卡的情况下，只需报出姓名及卡号，由餐厅收银员在电脑中查询确认后也可享受到应有的优惠，注意：充值卡在此类情况下无法进行扣款操作，故需客人现付。商务部（棋牌、茶艺、红酒）4、 客人到前台开房消费时，应出示会员卡，以享受到相应的优惠。5、 如为金卡客户，前台接待员在电脑中按客人要求选定房间后，在“VIP号”栏输入会员卡号，电脑将自动将会员信息登记在该房中并跳出相应的房价。6、 如客人为金卡或钻石卡会员，前台接待在收到金卡及钻石卡后，按客人要求选取相应房间，并将会员卡在感应器上，点击“读卡”由电脑自动读取客人资料并跳出相应房价。7、 如客人未带会员卡的情况下，只需客人报出卡号，前台接待人员可按第3条手工输入卡号给其享受应有折扣，注意：但客人在结帐时必须以其他方式结帐。其他事项8、 如客人消费额超过卡内余额，收银员应先将超出卡总额部分在电脑中以现金或银行信用卡埋单（具体付款方式视当时实际情况），再将剩余部分用会员消费卡埋单9、 会员卡在消费后在收银处全部不再提供发票。（每月财务部对帐时必须注意各类卡在预付款时是否开出发票，并提供应开发票客户（卡）的清单，交由财务部运作经理及出纳审计后开出发票和对账单，该项工作由财务部运作经理按程序负责执行）10、 第一次充值以后，会员卡可到前台或餐厅直接进行充值。11、 前台接待员及餐厅收银员应在下班时打印当班消费及充值的会员卡明细报表，核对收入报表及帐单金额无误后交由财务部审核。12、 无论使用会员卡的客人在前台或餐厅消费完毕结帐后，收银员应在其消费帐单上盖上“会员确认”章并请客人签名确认金额。退款程序 一般情况下所有充值会员卡交纳预付款后，酒店不再退还其未消费完的预付款，特殊情况下，由执行董事批准可给予退还余款，具体程序如下： 1、由该卡销售人员带领原办卡人提交书面申请报告，并附上会员卡及身份证复印件，到财务运作经理处打印消费明细及余额清单，打印完后财务部将卡暂时收回，并在清单上签名确认余额。 2、申请人持申请报告及余额清单到执行董事处进行审批。 3、执行董事批准后，由申请人持被批准的申请书到财务部注销该卡。财务部将卡内余额以“卡注销”的科目将余额冲为零并再次打印一张余额为零的清单，并在清单上签名后，将清单交申请人。 4、申请人在财务部填写付款申请书（会员卡退款），并将有财务出纳签名的两张余额清单及退款的书面申请书附在付款申请书（会员卡退款）后，按照酒店财务制度给予付款。 5、财务会计将卡在电脑中注销并删除客人资料 会员卡的审核1、 财务部每日打印会员卡的帐务明细报表，对当日会员卡的充值及消费情况进行核查。2、 财务部对当日的充值会员卡帐单应按卡号进行分类汇总。3、 财务部根据电脑报表审核每日财务部及收银员所充值的会员卡金额，与出纳收据以及收银电脑报表核对应收金额与实收金额是否正确。4、 核查每日所办理的会员卡是否合理。5、 核查每日的赠款金额是否都有执行董事批准，并逐笔核对是否与电脑打印的报表一致。6、 每周财务部打印出会员卡的发放数量表，核对各类会员卡的数量及表的数量是否一致，月底通过电脑打印出当月会员卡的发放、充值金额、消费金额以及各张充值会员卡的余额明细报表，进行逐一审查并对收入进行分类汇总。会员卡挂失及密码找回1、 如客人不慎将会员卡遗失，可到酒店办理挂失手续，挂失时先填写表，复印身份证复印件，并在复印件上签名，由财务运作经理核对客人资料及签名无误后，为客人将原卡注销，并补发新的会员卡。2、 客人到餐厅或前台消费后如丢失会员卡密码，收银员应立即通知财务部为客人解除密码，客人应出示身份证，复印后在复印件上签名。3、 财务部核对客人资料与电脑内无误，并核对电脑内所留存签名字迹一致时，可立即为客人删除旧密码并由客人重新输入。如资料及签名均不符合，酒店有权暂时收回会员卡替客人保管，直至该卡的原办理人到酒店办理手续。其他事项1、 所有会员卡不记名，客户遗失后应及时到酒店办理挂失并补办新卡。补卡之前所造成的一切损失由客人自行承担。并应承担20元的工本费。2、 如客人会员卡感应失灵，可到财务部可免费予以重新写卡或更换新卡。3、 会员卡客人可在前台或餐厅收银处随时改变密码4、 已发出之会员卡不可更换资料，如需更换资料需在财务部按程序进行审核、批准。5、 优势：快速融纳资金，增加酒店的现金流，减少账务风险，同时客户已付款，在遇到