沿海地产集团采购管理规定.doc

沿海集团 管理制度 供应链与采购管理模块 沿海地产投资（中国）有限公司管理体系文件文件类型管理制度文件名称集团采购管理规定文件编号BR100目前版本2008-1版发布日期2008.1.5修订记录版本修订时间修订内容编制人： 日期：2007.12.15审核人：李 霆杨炯轩日期：2007.12.25审批人： 总裁联席办公会日期：2007.12.286目 录1.总 则11.1 目的11.2 适用范围11.3 管理原则12. 定义12.1 采购12.2 货物12.3 工程12.4 服务23. 采购方式24.供应商的选择25.采购组织形式及工作程序35.1 采购组织形式35.2 集中采购工作程序35.3 分散采购工作程序35.4 单一来源采购工作程序45.5 询价采购工作程序45.6 供应商履约验收45.7 采购文件存档46.采购合同57.监督检查58.附则6集团采购管理规定1.总 则1.1 目的为了规范集团范围内的采购行为，建立健全集团采购运行机制，提高集团采购效益，维护集团的合法权益，特制定本规定。1.2 适用范围本规定适用于沿海地产投资（中国）有限公司（以下简称集团）及下属独资、合作、合资的子公司和所属管理的公司。1.3 管理原则（1） 采购应当遵循公开、公平、公正、效益、效率和诚实信用原则。（2） 按要求，采购须以招标方式进行的,参阅招评标管理细则。（3） 在采购活动中，相关人员与供应商有利害关系，可能会影响到评标结果公正性的，必须事前声明并回避。相关人员包括招标采购中评标人员，议标采购中谈判人员，询价采购中询价人员等2. 定义2.1 采购指在集团范围内（包括集团集中采购和各地区分散采购）以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。2.2 货物指各种形态和种类的物品，主要包括：甲供材料、设备（含集团集中采购）等。2.3 工程指建安工程，包括土建、安装、装饰、道路建设、场地绿化景观等工程及其附带服务。2.4 服务指利用设备、工具、场所、信息或技能为社会提供的劳务，包括勘察、设计、咨询顾问、营销策划/代理/模型/楼书等。3. 采购方式3.1 集团采购采用以下方式：（1）邀请招标采购；（2）战略采购；（3）议标采购；（4）单一来源采购；(5）询价采购；3.2 邀请招标为集团目前采购的主要方式，集团根据战略发展的需要，经批准后可以采用战略采购的方式向行业知名供应商及合作良好的供应商进行采购。因特殊情况需要采取议标、询价和单一来源等采购方式的，应当在采购活动开始前报集团授权管理部门或领导的批准。3.3 符合下列情形之一，可以依照本规定采用议标方式采购：（1) 营销策划类合同标的在10万元以下的（不含10万元）或未约定合同金额但预计年度内采购金额在10万元以下的，其他合同标的在20万元以下的（不含20万元）；（2) 技术复杂或者性质特殊等特殊情况，不能确定详细规格或者具体要求。3.4 符合下列情形之一，可以依照本规定采用单一来源方式采购：（1) 只能从唯一供应商处采购；（2) 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十。3.5 采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以依照本规定采用询价方式采购。4.供应商的选择供应商的选择原则、选择方式及供应商的系统管理方案详见供应商管理细则。5.采购组织形式及工作程序5.1 采购组织形式采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。5.2 集中采购工作程序集中采购应当遵循以下工作程序：（1) 编制计划。各地区/专业公司负责编制各自的采购计划，并须向经典公司采购部提交实行集中采购项目的采购清单。采购清单应当标明采购项目的详细品名、技术规格和数量、成本标准、交货时间或开工竣工时间和其他有关事项；（2) 制定采购方案。经典公司汇总编制集中采购实施计划，并与相关的各地区沟通后，制定具体采购方案，包括招标采购、战略采购方案。（3) 组织采购。经典公司采购部按照批准的采购方案，遵照集中采购管理细则进行采购。（4) 确定中标或成交结果，签订框架协议或采购合同。经典公司在每项集中采购工作完成后一周内，将采购结果通知相关各地区，并上网发布中标或成交公告。在授权签署的项目合同签署后一周内，经典公司采购部应完成合同交底工作。5.3 分散采购工作程序分散采购应当遵循以下工作程序：（1）各地区/专业公司负责编制相关的项目采购计划，计划主要内容包括采购项目的技术要求、数量、成本标准、采购时间要求等。项目采购计划的审批，由各地区/专业公司总经理审批。（2）采取邀请招标方式采购的，应当遵照招评标管理细则进行采购。（3）采用议标方式采购的，应当遵循下列程序：(a) 成立谈判小组。谈判小组由各地区/专业公司批准的有关二个部门共至少三人以上的单数组成。(b) 制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并报批。(c) 确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组应与具备相应资格条件且经批准的不少于三家的供应商谈判，向其提供谈判文件。(d) 谈判。谈判小组所有成员集中与每家供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。 (e) 确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，各地区从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。5.4 单一来源采购工作程序采取单一来源方式采购的，各地区应当遵循本规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。5.5 询价采购工作程序采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：（1） 成立询价小组。询价小组由各地区/专业公司二个有关部门共三人以上的单数组成。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。 （2） 确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。（3） 询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。（4） 确定成交供应商。各地区/专业公司根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。 5.6 供应商履约验收各地区应当组织对供应商履约的验收。大型或者复杂的采购项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收工作。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。 5.7 采购文件存档5.7.1 各地区、专业公司对集团采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存五年。集团对口管理部门可随时检查采购过程文件的完整性。5.7.2 采购文件包括采购活动记录、成本标准、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明及其他有关文件、资料。 采购活动记录至少应当包括下列内容：（1） 采购项目类别、名称；（2） 采购项目成本标准和合同价格； （3） 采购方式；（4） 邀请和选择供应商的条件及原因；（5） 评标标准及确定中标人的原因；（6） 废标的原因；（7） 采用招标以外采购方式的相应记载。6.采购合同6.1 合同管理遵照集团合同管理规定执行；6.2 合同各方应当全面履行合同的约定，任何一方不得擅自变更或者解除合同。涉及集中采购和战略采购的合同，经合同各方协商一致，对实质性条款进行变更的，各地区必须事先将变更的内容报集团对口管理部门同意。6.3 采购合同自签订之日起一周内，各地区应当上载集团相关资讯系统。7.监督检查集团对口管理部门应当加强对集团采购活动的监督检查。监督检查的主要内容是：(1) 集团采购的规章制度、流程的执行情况；(2) 采购实施计划的执行情况；(3) 采购相关信息、资料的上载情况；