酒店客房管理系统需求报告

酒店客房管理系统需求报告 1 酒店客房管理系统需求报告 一、项目背景 本项目以如家连锁酒店的运营环境为参照，希望设计出适合酒店管理运用的酒店客房管理系统。 如家酒店目前拥有连锁型旅馆 717 余家，分布于中国 139 个大中城市。 是中国最大的酒店分销商。 随着我国改革开放的不断推进，国内人民生活水平的不断提高，旅游出行的人民越来越多，商务活动也相当的活跃；再加上入境旅游的人也越来越多，入境从事商务活动的外宾也越来越多。传统的手工已不适应现代酒店管理的需要，及时、准确、全方位的网络化信息管理成为必需。在酒店的管理及业务日益复杂、要求在不断提高的现 状下，利用高科技、现代化的电脑自动化管理系统来处理日益繁重的酒店业务，对于大型的酒店是必须具备的管理方式。 酒店客房管理系统是根据酒店对客房管理的实际情况进行编写的，主要目的是为了方便酒店对客房的实际情况进行集中的查询与管理工作，以提高整个酒店的工作。酒店客房管理的科学化、系统化、信息化成为各个酒店追求的目标。因此，而要实现这些 功能，就要求各个酒店配备一套客房管理系统，以便在酒店内实施良好、 完善的管理且以最快地速度响应客户的需求，及时为他们提供服务，为他们提供一个高效、便捷的居住环境。客房管理信息系统（ MIS）是各个酒店软件建设中一个重要的应用系统，它大大了改善酒店管理的基础环境。 传统的酒店管理活动中，把人、才、物作为酒店的主要资源。但是随着社会化大生产的不断扩大和社会对产品多样化的需求，人们越来越重视信息在生产经营及酒店管理中的作用，并把它当做酒店的一种极其重要的资源，人们称之为“信息资源”，信息资源的处理已经成为当今世界上一项主要的社会活动。 目前酒店客房管理系统大多采用传统的 C/S 体系结构，虽然采用的是开放模式，但这只是系统开发一级的开放性，在特定的应用中无论是 Client 端还是 Server 端都还需要 特定的软件支持。由于没能提供用户真正期望的开放环境， C/S 结构的软件需要针对不同的操作系统系统开发不同版本的软件，加之产品的更新换代十分快，已经很难适应百台电脑以上局域网用户同时使用。而且代价高，效率低。因此，一些中小型的酒店无法承受高昂的投资费用和维护成本。 二、 获取用户需求 本项目以如家连锁酒店的运营环境为参照，希望设计出适合酒店管理运用的酒店客房管理系统。 为了获取用户需求，我们制作了针对的调查问卷进行随机调查，内容包括： 1、参与调查人员的年龄层与性别 2、对如家连锁酒店的预定、入住过程满意程度 3、酒店客房管理系统在酒店管理中的必要性 酒店客房管理系统需求报告 2 4、客房管理软件的使用密集度 5、引进酒店管理系统得方式 6、管理系统易用性与功能性的对比 7、客房管理系统所具备的必要功能 8、客房管理系统的操作权限问题 9、客房管理系统的操作培训问题 下面我们分别从用户层面、功能层面获取用户需求 ： （一）用户层面 本次问卷调查针对对象是酒店管理人员及员工、用户。酒店管理人员是指酒店的高级管理人员，他们并不直接操作该系统，但是结合他们多年的管理经验提出自己的需求，使得酒店更好的运行。在使用系统之后，他们能更准确掌握酒店的情况，利于 他们更快地做出决策。员工是指直接使用软件的基础员工，通过对他们的调查，了解员工对系统的需求，例如是否需要培训等等。最后也是最重要的是如家的客户，大部分用户未使用过客房系统软件，但是大家普遍认为酒店客房管理系统在酒店管理中十分必要。用户在调查中提出自己的需求，例如认为系统应该根据如家酒店的情况设计，应兼具有易用性和功能性等等。 （二）功能层面 在问卷调查阶段我们随机调查 10 位。他们因为自己的角色不同提出不同的功能需求。我们在问卷调查中列出的功能有：信息查询、信息管理、信息录入、权限管理、结帐管理、交流平台 、 会 员管理、员工管理。通过对调查的汇总我们从功能方面总结以下功能：基本资料管理，消费结账管理，记录查询。其中基本资料管理包括客房类型管理、客房资料管理。消费结账管理包括预定记录管理、入住记录管理、消费明细管理和消费结账管理。记录查询包括客房类型查询、客房资料查询、预定记录查询、入住记录查询、消费明细查询和消费结账查询。 三、 分析用户需求 根据调查问卷的数据分析，结果如下： 调查目的：了解目标客户使用需求 调查对象：酒店管理人员及员工 调查人数： 10 人 1 你的年龄层是？ A 0 人 B 6 人 C 2 人 D 2 人 2 你的性别： 女 4 人 男 6 人 3 你对如家连锁酒店的预定、入住过程满意吗？ 满意 2 人 不满意 3 人 一般 5 人 4 酒店客房管理系统在酒店管理中是否有必要？ A 8 人 B 1 人 C 1 人 5 是否用过客房管理软件 A 1 人 B 8 人 C 1 人 酒店客房管理系统需求报告 3 或类似软件？ 6 哪种方式使用酒店管理系统？ A 6 人 B 0 人 C 4 人 7 你认为酒店管理系统易用性重要还是功能性重要？ A3 人 B 1 人 C 6 人 8 你认为酒店客房管理系统应该具备哪些功能？ A 9 人 B 9 人 C 7 人 D 7 人 E 8 人 F 6 人 G 8 人 H 5 人 9 你认为酒店客房管理系统应该如何操作？ A 0 人 B 3 人 C 4 人 D 3 人 10 你认为酒店客房管理系统的操作是否需要经过培训？ A 4 人 B 2 人 C 3 人 数据分析结果 如下 ： 用户对如家酒店的预定、入住过程较为满意。虽然大部分被调查者未使用过客房系统软件，但是大家普遍认为酒店客房管理系统在酒店管理中十分必要。用户认为系统应该根据如家酒店的情况设计，兼具有易用性和功能性。通过调查大家认为如家客房管理系统应该具备信息查询、信息管理、信息录入、权限管理、结账管 理、交流平台 、会员管理、员工管理 ，并且工作人员在使用客房系统之前应该进行相关的专业培训，以使得更有效更充分的使用。 通过结合此次问卷调查，我们制定了完整的用户需求分析。 （一）系统可行性分析 通过本次问卷调查结果得知，有六成的人表示相对于自己设计开发及花钱购买，更愿意使用第三方提供的价格合适的在线酒店管理系统。这就为本酒店客房管理系统提供了可行性： （ 1）投资必要性：从长期角度来看 节约公司管理费用 ，因此值得投资； （ 2）技术可行性：客房管理系统需要数据库等技术，目前而言尚未成熟； （ 3）组织可行性 ： 各分 店管理人员必须配合才能； （ 4）财务可行性 ： 有一人专项负责项目财务事宜。 使用酒店客房管理信息系统可以带来以下好处： 1）提高酒店的管理效益及经济效益 应用酒店客房管理系统通过节省大量的人力物力，增加酒店的服务项目，提高酒店的服务档次，减少管理上的漏洞，从整体上提高酒店的经济效益。如完善的预订功能可防止有房不能租或满房重订的情况出现，可随时提供准确的房间使用和预订情况，从而提高客房出租率。正确控制房价，控制客人优惠，从而减少管理漏洞，提高客房收入。 2）提高服务质量 由于计算机处理信息的速度很快，可以大大减 少客人入住、结账的等候时间，提高对客服务质量。快速的客人信息查询手段，使客人得到满意的答复。完善的预订系统，使客人的入住有充分的保证。完善的客史档案管理更使客人的“个性化”服务得以很好的实施。利用计算机保存大量的客人历史资料，通过统计分析，可对常客或消费额达到一定数量的客人自动给予折扣；也可对客人的消费特点进行分析，总结出客人生活方面的要求和特点，研究如何为客人提供更合适的个性化服务，如安排房间、提供就餐等，甚至细致到给客人送什么报纸杂志、生日送什么礼品等。 酒店客房管理系统需求报告 4 3）提高工作效率 计算机管理可大大提高业务运作的 速度和准确性。电脑资料的正确保存避免了抄客人名单的低效工作，严格的数据检查避免手工操作的疏忽而造成的错误 . 4）完善饭店内部管理体制 科学、正规、系统的酒店客房管理系统在饭店管理体系中还发挥着强有力的稳定作用，可明显地减少员工及管理人员的流动对饭店管理运作的不良影响。系统提供的多种安全级别，保证各类数据不被无权过问的人查阅和操作 ,加强了饭店管理。 （二）环境分析 （ 1）硬件要求： CPU PIII800 及以上 ,内存 128M,硬盘 2G 以上，并配置光驱、软驱和打印机。 （ 2）系统环境： 操作系统： Microsoft Windows9X 以上系列 Microsoft .NET Framework1.1 Microsoft Data Access Components2.7 并且由于本系统是在局域网的条件下运行，并不与网络连接，相对于很多在线的酒店管理系统来说，处于一个比较安全的网络环境中，极大地避免了木马病毒等的攻击侵害，保证了系统的安全性与稳定性，可以让酒店管理者放心使用。 （三）时间分析 本项目为期 43 天，共计四个阶段，启动阶段，计划阶段、执行阶段及收尾阶段。 前期的启动控制阶 段主要是设计项目章程以及讨论项目的可行性，了解本项目启动的意义，认识其可发展前景，并且通过制定一定的目标为接下来的行动提供大概的方向。 后续的计划控制阶段主要是通过调查问卷来获取调查人群对本系统的要求、感想及期望，以便制定比较完善的计划书，来符合大众的需求。 项目的执行控制阶段则是根据上一阶段得出的调查结果对系统的功能、布局、数据库等进行设计及实现，并寻找合适的第三方酒店客房管理软件。 最后是项目收尾阶段，对找到的酒店客房管理软件进行测试，投入试用，并进行相应的宣传及发布。 四、 需求文档 通过同客户的 沟通，了解其需求分析后，确定酒店客房管理系统的功能模块，包括：基本资料管理，消费结账管理，记录查询。其中基本资料管理包括客房类型管理、客房资料管理。消费结账管理包括预定记录管理、入住记录管理、消费明细管理和消费结账管理。记录查询包括客房类型查询、客房资料查询、预定记录查询、入住记录查询、消费明细查询和消费结账查询。 酒店系统完全采用 Web 方式，由前台和后台管理两个部分组成。前台作为与用户直接交互的可视化界面，由于使用方便，能将系统的各个功能提供给用户，以帮助用户进行客房酒店客房管理系统需求报告 5 管理。 前台在考虑功能实现的同时，也 考虑了操作的简洁和方便性，目的是让大多数客户能够轻松地享受电子商务给他们带来的便利。 为了确保客户和酒店的信息具有更好的安全性，前台管理和后台管理是分离的。前台的各管理模块需要经过权限授权才可以使用，我们为此设计了两个角色：一是酒店管理员，二是前台服务员。其中：酒店管理员享有最高权限，可以使用酒店客房管理系统所提供的所有功能，包括员工信息维护、客房类型维护、客房信息维护、客户信息查询、经营状况统计、个人密码修改以及注销功能。前台服务员的主要职能是负责订房和退房，以及查询入住的客户信息。所有该角色只可以使用 部分功能，包括客房经营管理、客户信息查询、个人密码修改以及注销功能。 后台管理主要由数据库系统作为支持，后台管理的维护工作主要由系统管理员进行，包括完成对各个数据表单的维护、数据库的备份及恢复等工作 。 （一） 功能需求 客房管理系统 需要实现 以下功能： 1、 基本资料管理：完成对酒店的各项基本资料的管理，包括“客房类型管理”、“客房资料管理”和“在住顾客资料管理”。 2、 消费结账管理：由 4 个模块组成，包括“预定记录管理”、“入住记录管理”、“消费明细管理”和“消费结账管理”，在前 3 个模块的基础上，在“消费结账管理”模块 中除了可以对某一顾客的某一次消费记录进行保存、修改、删除外，还可以实现“计算金额”、“交款结账”和“打印账单”等功能，最后进行系统资料更新。 3、 记录查询：对本系统各项资料记录进行查询，包括“客房类型查询”、“客房资料查询”、“预定记录查询”、“入住记录查询”、“消费明细查询”和“消费结账查询”，也可以实现多条件交叉查询。 客房管理系统功能结构图如下： 酒店客房管理系统需求报告 6 客房管理系统总体流程图如下： 记录查询 基本资料管理 消费结账管理 如家连锁快捷酒店客房管理系统 客房类型查询 客房资料查询 预定记录查询 入住记录查询 会员资料查询 消费明细查询 消费结账查询 客房资料管理 客房类型管理 会员资料管理 预定记录管理 入住记录管理 消费明细管理 消费结账管理 酒店客房管理系统需求报告 7 （二） 性能需求 本系统能够在 Win98/2000/XP 环境下运行，目标机器必须具备 5.0 以上版本的 IE。 推荐运行环境 win2000 推荐环境 最低运行环境 操作系统 windows2003 windows2000 + sp3 Windows2000 + sp2 浏览器 IE6.0 + sp1(自带 ) IE6.0 + sp1 IE5.5 数据访问组件 MDAC2.8 MDAC2.8 MDAC2.6 .Net SDK 1.1 正式版 (自带 ) 1.1 正式版 1.0 正式版 系统运行环境 要求 ： （ 1）硬件要求： CPU PIII800 及以上 ,内存 128M,硬盘 2G 以上，并配置光驱、软驱和打印机。 （ 2）系统环境： 操作系统： Microsoft Windows9X 以上系列 Microsoft .NET Framework1.1 是 是 是 是 否 否 是 是 接待客人 预定记录管理 入住记录管理 消费明细管理 计算应收账款 客房类型管理 客房资料 管理 是否预定 是否退房 是否 正确 结账成功 客户交款结账 否 更新客房资料 客房类型查询 客房资料查询 退出系统程序 打印消费账单 酒店客房管理系统需求报告 8 Microsoft Data Access Components2.7 六、 评审需求 （一） 目标性需求 在项目整体规划中，我们的目标是在一个半月内将系统顺利运行。主要包括：项目工作内容的分配、项目资料的全面收集、项目系统整体规划、项目系统的实施等。我们希望在系统设计完成并投入使用后， 能为广大酒店入住客户和酒店管理人员带来便利。 （二） 功能性需求 我们的项目依托系统的形式运行，因此，我们的功能性需求是具备酒店管理系统的基本功能，并在此基础上添加或删除在调查结果中大家认为必要的部分功能板块。确定系统以绿色为主的总体风格及美工效果，给管理者一种界面清新、操作方便的整体感觉。 通过我们的调研可知，用户对如家酒店的预定、入住过程较为满意。虽然大部分被调查者未使用过客房系统软件，但是大家普遍认为酒店客房管理系统在酒店管理