财务借支报销制度.doc

XX公司财务借支、报销管理制度为了加强4s店内部资金管理，确保预算费用核算的及时准确性，特制订本制度。一、 借款制度：1、借款原则：前帐未清，再借不行。2、借款流程:经办人填制“借支单” 部门负责人审核总经理签字 会计主管审核(有前帐未清的拒付) 出纳付款。常规借款金额累计超过50000元（4s店总经理权限）的须报营销管理中心领导签字后方可借款。3、“借支单”填写要求：注明用途、金额、归还日期、部门、借款人，并按要求附以下附件。 附件要求：1）出差或培训借支须有经审批后的“出差申请单”或“培训申请单” 2）固定资产及零星采购须有经审批后的相关报告 3）垫支或预付市场广告活动费须有厂家通知及经审批后的相关报告，市场部及客服部4s店常规使用费用须附经审批后的“月度计划书” 4）如需借支备用周转金须将原因及预借金额报营销管理中心备案 原则上借款必须在业务办理完毕后的七个工作日之内归还，逾期不还又无合理理由者，财务部有权在借款人工资中扣回（备用周转金及市场部门代厂家预付的广告费、活动费借款周期较长以除外） 4、代垫等周期较长的借支，财务部列入专项管理，借支人须及时掌握回款状态，每月到财务部进行清理，超过借支期限财务部要求借支人书面上报总经理说明详细情况并采取相应措施。 二、报销制度：1、报销原则：所有申请报销的支出必须符合营销管理中心下发的预算审批权限，真实合理并经过完整的审批手续，方可报销。原则上当月费用当月报销，当年的费用在当年报销完毕，如有特殊原因不能及时报账，须书面报告总经理。2、报销时限说明：（1）、差旅费及培训费：出差或培训归来7个工作日之内（2）固定资产（车辆、机器设备除外）及零星市内采购：采购完毕后7个工作日之内（3）市场（不含广告）及客服月度计划费用：每月28日前（4）招待费、水电费、经警费等各类人力、行政、经营费用：每月29日前3、报销流程：（1）经办人：将所有原始凭证整齐地粘贴在“原始凭证粘贴单”上，如实填写“费用报销单”，差旅费及交通费必须填写“差旅费报销单”。 并在预算归口管理部门录入费用预算系统后将系统申请编号填写在“费用报销单”上（2）部门负责人：根据审核规范对费用开支的合理性和真实性进行逐一审核后，原始单据签字并审核预算系统后交回经办人。（3）财务主管：根据审核规范对“费用报销单”进行审核，在“费用报销单”上签字审核预算系统后交回经办人。（4）总经理：根据审核规范对费用开支进行审核，在每张原始凭据上签字并审核预算系统交经办人。 （5）出纳：凭签字手续齐全的“费用报销单”付款。4、报销要求：A、经办人要将所有原始单据要按性质（如差旅费、招待费、办公费用、加油费等）分类、分次、分页粘贴；差旅费必须分次、按出差地点分开填列；招待费必须附“招待费报备申请单”，报备申请单内容包含招待原因及客户姓名；所有工作车辆实现定点加油，油票由行政部门统一管理，特殊情况的油耗须注明车牌号及公里数，经行政部门报总经理签字；培训费用必须经转训、人力部门签字认可后，所有原始单据必须经手人、部门负责人、总经理签字。B、所有费用凭发票方可报销，不能白条入帐，确因特殊原因经总经理同意后才可用其他发票充抵。充抵要求:经办人将白条收据粘贴在一张“原始凭证粘贴单”，填制一张“费用报销单”，在费用报销单上注明用什么发票充抵。同时将充抵的发票另外单独粘贴，另单独填制一张“费用报销单“。C、为简化报账流程，4s店每月常规费用如：自用车费用、水电费、外包费、社保费、通信费、员工餐费等凡符合公司相关管理规定且在预算范围之内的可由费用控制责任部门（人力、行政部门）审核后，费用使用部门负责人签字后付款，月末财务主管交总经理汇签5、审核规范： （一）、部门负责人审核责任：审核经营活动的真实性；（二）、财务人员审核责任：（1）审核原始单据是否真实有效（2）审核所有原始凭证是否有相关人员签字， （3）审核费用开支是否符合财务及预算管理规定（4）审核固定资产、礼品及零星采购是否有附有相关明细单据且有实物保管人验收签字；（5）审核市场制作费及广告费是否管理中心统一的供应商（6）审核费用是否符合费用报销审核权限，超过4s店审批权限的是否上报审批（三）总经理的审核责任：全部负责6、相关责任（1）经办人如有虚假报帐、收受回扣或多报费用现象，一经查出，处以三倍的罚款，并根据性质做出开除和处分处理。（2）财务报销各环节中，所有审核人员应对报销的费用开支的合理性、真实性和准确性进行严格审核，层层把关，如各环节由于审核不严，根据责任的大小对审核人处以三倍的罚款。7、 其它事项（1）所有广告费必须集团董事长签字后方可报销，财务部只能将款项付营销管理中心财务统一对外结算。宣传制作费必须为管理中心统一的供应商。（2）客户现金折扣按流程及预算审批权限审批完毕，费用申请部门陪同领取人至财务领取。凡未按此规范操作的，由相关责任人承担。（3