员工档案管理制度-百度版.docx

A西公司 文件名称：员工档案管理制度文件编号：A-002文件版本：10发行日期：2015年4月15日 核决：审核：拟制：修订记录修订日期修改后版本修改内容修改人审核人核决人文件编号：A-002A西公司第 1 页，共 3 页文件版本：10员工档案管理制度修订日期：2015年4月15日1 目的为了加强及规范员工档案管理，有效保守档案机密，维护A西公司全体员工人事档案材料的完整，为离职人员背景调查提供档案依据，特制定本制度。2 适用范围公司全体人员，包括公司正式员工、试用员工及各种临时性工作人员。3 档案内容包括3.1 档案材料一览表，装入档案的材料，需在本表内详细记录或对应文件后面划勾“”。3.2 员工个人简历（员工提供或公司档案保管人员自行打印）。3.3 应聘人员履历表（公司提供表单，应聘人员手写）。3.4 身份证复印件（员工提供）。3.5 健康证复印件（员工提供有效期内健康证及复印件，公司档案保管人员验原件，收复印件）。3.6 最高学历证书复印件（员工提供）。3.7 最高学位证书复印件（员工提供）。3.8 上一家工作单位离职证明原件（员工提供）。3.9 社保卡复印件（员工提供，并手写卡号，签名）。3.10 银行卡复印件（员工提供，并手写卡号，签名）。3.11 职业资格证书复印件（员工提供）。3.12 其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件等复印件（员工提供）。3.13 员工劳动合同原件（公司保存份）。3.14 职务任免通知、文件（工作中涉及到的，公司档案保管人员后续加入）。3.15 入职表（公司提供，员工手写）。3.16 员工面谈表（公司店长或经理或楼面主管等谈话，形成记录表单，公司档案保管人员加入）。3.17 员工试用期考核表（需要时由公司提供，员工手写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。3.18 员工转正申请表（需要时由公司提供，员工手写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。3.19 员工奖励与处罚类文件（含奖励通告、处罚通告、员工奖惩申请单，工作中涉及到，公司档案保管人员后续加入）。3.20员工晋升/平调/降职审批表（需要时由公司提供，按程序签批，后续加入）。文件编号：A-002A西公司第 2 页，共 3 页文件版本：10员工档案管理制度修订日期：2015年4月15日3.21 工作交接表（含调岗、离职或与其他人员工作交接的记录文件，工作中涉及到，公司档案保管人员后续加入）。3.22 员工离职申请表（员工申请离职时，手工填写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。3.23 离职人员结算表（员工办理离职手续时，手工填写，按程序签字，公司档案保管人员加入）。3.24 其他需装入员工档案的资料（工作中涉及到的，公司档案保管人员加入）。3.25 员工档案基本资料有变动时，如学历证明、个人技术职称、婚姻状况、姓名、银行卡、社保卡等信息，需及时向档案保管人员报备，将相关资料复印后交档案保管人员。档案保管人员验原件后，收取复印件，放在员工人事档案内。4 档案借阅规定4.1 员工档案原则不予借阅。4.2 因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅审批表，严格履行审批手续。4.3 借阅人员申请获批后，可至档案保管人处借阅档案，并在人事档案借阅登记表内签字登记，严格履行登记手续。4.4 下级员工不得借阅上级员工人事档案。4.5 公司领导（总经理）、店长可直接借阅员工档案，但需在人事档案借阅登记表内签字登记，严格履行登记手续。4.6 借阅档案人员必须严格遵守保密原则，严格遵守档案借阅规定；不得在档案文件上涂改，不得抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自扩散档案内容，不得拍照。违者，将处以记大过或严重违反西公司管理制度处理。5 员工档案保存5.1 正常离职人员，离职手续齐备的员工档案，保存五年（员工）至十年（主管级及以上员工）。5.2 非正常离职人员，离职手续不完整的员工档案，原则上永久保存。5.3 员工档案建档后，需对员工档案进行编号，并将档案信息录入员工花名册。6 档案管理人员职责6.1 档案管理人员由西公司店长指定专人负责，日常工作中负责保管、收集、整理、归档、建档及档案资料完善等工作。6.2 档案管理人员要忠于职守，严格执行员工档案管理制度，维护员工档案真实性与保密性。6.3 按照档案归档资料范围，认真收集、鉴别、整理员工资料。文件编号：A-002A西公司第 3 页，共 3 页文件版本：10员工档案管理制度修订日期：2015年4月15日6.4 严格按照制度规定办理员工档案借阅手续。6.5 做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整性与安全性。6.6做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化。7 本制度自签发之日起实施。8 附件项 次表单编号表单名称保存年限备注附件1A-002-001档案材料一览表长期附件2A-002-002应聘人员履历表长期附件3A-002-003入职表长期附件4A-002-004新员工试用期满考核表长期附件5A-002-005员工转正申请表长期附件6A-002-006员工晋升/平调/降职审批表长期附件7A-002-007工作交接清单长期一式两份附件8A-00