项目信息资料管理办法.doc

项目信息资料管理办法1、目的规范项目信息资料管理，做好项目各类信息的收集和整理工作，真实反映和记录项目管理的全过程，达到及时汇报、信息共用、资源共享，并为项目管理提供真实详细的现场施工资料。2、工作要求2.1项目部应根据公司的要求，建立满足项目施工管理需要的档案资料室，由项目技术专员负责收集、整理、保管本项目各类信息资料，并向项目负责人汇报。部门商务资料专员应及时监督项目部负责人将信息资料准确、及时、完善地传递回公司，并按规定进行归档、移交工作。2.2项目信息资料管理必须贯穿于项目管理的全过程，项目信息资料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确，并按照项目信息资料管理的要求及时整理。3、信息管理职责3.1项目部由项目技术专员负责项目运营资料及施工资料的编制、整理、保管工作。由项目负责人按时的移交至部门商务资料专员。3.2部门商务资料专员职责。3.2.1负责建立、更新档案信息资料电子管理系统。3.2.2负责及时监督项目部按时提交在项目过程形成的各类信息资料，并根据资料的性质，进行分类管理。3.2.3负责对项目部递交的信息管理资料进行初步审核。3.2.4按照档案管理制度，建立部门档案室借阅登记制度，及时向项目、部门、公司管理部门提供所需资料。4、项目信息资料的内容4.1项目信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、表格、音像资料等。 5、项目前期资料管理 5、1在项目中标后，工程管理部商务资料员因在施工承包合同签订的15个工作日内从总经办借阅招投标文件、中标通知书、设计图纸、施工总承包合同复印，并在部门档案室存档。 6、项目运营资料管理 6.1项目准备阶段 6.1.1各项目小组组长在公司签订施工承包合同后一个月内向商务资料员借阅招投标文件、设计图纸，并经过调研后，由各项目小组组长向部门商务资料员提交项目运营管理计划书，其中内容应包括优化设计方案，进度计划，项目组织架构，人力资源计划，项目管理费预算明细，采购成本分析，资金收支计划表，及本小组现阶段承接工程进度节点及概况等。商务资料员汇总所有项目小组提交的项目运营管理计划书递交至工程管理部负责人进行初步审查。 6.1.2由工程管理部组织召开项目筹备大会，由商务资料员发工作联系函邀请工程部，采购部，财务部，总经办，人力资源部，市场部，设计中心参会。会上由各项目小组阐述其项目运营管理计划书，公司各部门研究分析后形成统一意见决定由某项目小组进驻项目现场进行施工管理工作，并对其小组递交的项目运营管理计划书做出初步批示。会后一周后由商务资料员整理，编写会议资料并报总经理批示。审批后由商务资料员通知部门人员结果并将原件存档。 6.1.3项目筹备大会会议纪要审批后一周内项目小组将审批完成后定案的项目运营管理计划书原件提交商务资料员存档。 6.2项目施工阶段 6.2.1项目部负责人每月5日前向公司提交下个月项目施工计划表，经审批定案后三个工作日内将原件移交商务资料员存档，商务资料员三个工作日内将复印件移交一份与项目采购专员。 6.2.2项目负责人每月15日前根据审批后项目施工计划表向公司提交设备材料预申购表，经审批后三个工作日内将原件移交商务资料员存档。 6.2.3项目负责人每月第三周周三前应将本项目的下月的资金计划(只包括项目管理费)提交部门商务资料员，商务资料员整理汇总后周六资金调度会前将所有项目的资金计划形成资金计划表提交财务部。 6.2.4工程签证完成后一周内项目部应向采购专员提交申购单，并跟进申购单审批流程，待申购单审批后三个工作日内将复印件交予商务资料员存档。 6.2.5项目部在收货后一周内应将收货确认函原件移交采购专员，并将复印件递交部门商务资料专员存档， 6.2.6每月5日前应向公司递交上月施工实际完成表。审批后三个工作日内将原件递交部门商务专员存档。 6.2.7由项目负责人向公司递交分包合同审批表，其中分包单位应提供分包单位资质，人员操作证书，人员联系单，全部人员身份证复印件，团体劳动保险作为分包审批表的附件。经公司批准后三个工作日内将分包合同审批表原件移交部门商务资料专员存档。 6.2.8分包审批表审批后15个工作日内由项目负责人与分包单位以公司所在地为签约地签订分包合同。合同签订后7个工作日内将合同原件移交部门商务资料专员，商务资料专员在3个工作日内将合同原件移交公司总经办，并留复印件存档。 6.2.9施工至分包合同付款节点时，由项目负责人代分包单位递交经项目负责人签字确认后的分包单位支付款申请表。经公司批准后三日内将分包单位支付款申请表原件移交部门商务资料专员，商务资料专员三日内将分包单位支付款申请表原件递交财务部，并留复印件存档。 6.2.10每月底最后一天前，商务资料专员根据当月各项目提交的信息资料整理填写项目情况汇总表（附1），递交部门负责人。 6.3项目竣工阶段 6.3.1项目竣工验收后一个月内项目负责人向接管运维组移交双方签字确认后的维保交接单，并在三日内将复印件递交部门商务资料专员存档。 6.3.2项目竣工后项目负责人在一个月内向公司提交本项目小结，其中要包括对分包单位及供货商的总体评价。 7、施工过程资料管理 7.1施工准备阶段 7.1.1进场一个月内，项目部需进行现场情况调研，由技术专员填写项目各参建单位联系表（附2），并要求相关分包单位提供施工图纸及总进度计划表。 7.1.2由项目部向业主上报施工用地部位，办公区域平面布置，及用水用电方案，业主审批通过后原件在七个工作日内移交部门商务资料专员存档。 7.1.3开工前一周前由项目负责人编写施工组织设计，包含公司资质，人员证书，及总进度计划作为附件。并上报监理、业主签字盖章确认。审批通过后一周内将原件移交部门商务资料专员存档。 7.1.4开工前三个工作日内项目部申报开工报告，上报监理、业主签字盖章确认。审批通过后一周内将原件移交部门商务资料专员存档。 7.1.5开工后7个工作日内向业主上报深化设计方案，内容应包括原技术规范书，深化设计图纸，深化设计清单。7.1.6组织业主及各参建针对深化设计方案进行技术交底及图纸会审，待业主审核通过后3个工作日内应移交回部门商务资料专员存档。7.2现场施工阶段7.2.1设备材料进场后项目经理应邀请监理方进行进场检验，由技术专员编制设备材料进场报验并提交监理方。待业主审核通过后 7个工作日内应移交回部门商务资料专员存档。7.2.2与工程施工进度同步，分部位进行分项检验批报验。如若有需隐蔽的部位，则需要附加隐蔽工程报验单。待审核通过后 7个工作日内应移交回部门商务资料专员存档。 7.2.3按业主方要求递交周/月进度计划表。待审核通过后 7个工作日内应移交回部门商务资料专员存档。7.2.4按时出席由业主组织，各参建方共同列席的工程例会，并收集会议纪要。待审核通过后7个工作日内应移交回部门商务资料专员存档。7.2.5定时召开项目例会，并由技术专员编写会议纪要。部门商务资料专员不定时抽查。7.2.6工程签证7.3工程竣工阶段7.3.1项目部对所有系统进行调试，由技术专员编写系统试运行记录，系统调试报告。7.3.1项目部对业主方派遣的对接人员进行系统培训，编写系统培训记录，并由业主签字确认。7.3