时间管理终稿[]PPT课件.ppt

时间管理主讲 耿占国 1 授课方式 讲演 案例分析 测试题 小组讨论 分享必备条件 数字投影仪 便携电脑 2 培训目标 学完本课程后 学员能够达到 1 在今后的工作中减少浪费时间的现象 学会正确的时间分配并充分有效地利用时间 2 掌握制定有效学习和工作计划的方法和过程 3 课程要点 一 时间管理的概念和误区二 时间管理的基本准则1 20 80原则2 目标ABC3 排出优先顺序4 制定计划5 养成习惯三 时间管理的方法和技巧 4 一 时间管理的概念和误区 1 什么是时间 时间是物质运动的顺序性和持续性 其特点是一维性 是一种特殊的资源 2 什么是 时间管理 时间管理 所探索的是如何减少时间浪费 以便有效地完成既定目标 5 时间的四项独特性 1 供给毫无弹性 时间的供给量是固定不变的 在任何情况下不会增加 也不会减少 每天都是24小时 所以我们无法开源 2 无法蓄积 时间不象人力 财力 物力和技术那样被积蓄储藏 不论愿不愿意 我们都必须消费时间 所以我们无法节流 3 无法取代 任何一项活动都有赖于时间的堆砌 这就是说 时间是任何活动所不可缺少的基本资源 因此 时间是无法取代的 4 无法失而复得 时间无法象失物一样失而复得 它一但丧失 则会永远丧失 花费了金钱 尚可赚回 但倘若挥霍了时间 任何人都无力挽回 不要企图偷窃时间 6 时间管理的重要性 时间管理 一直是个重要的问题 但从来没像今天这么重要过 为什么 原因如下 时间就是生命 管理时间实际上是管理人生 金钱不过是时间管理的副产品 管理时间和管理金钱的本末倒置 有效的管理者不以计划为起点 认清楚自己的时间用在什么地方才是起点 寻求事业 家庭与社会生活平衡的需要 信息爆炸 信息时代 竞争的压力 你的客户对交期的要求 7 2 时间管理的误区 我们探索克服时间浪费的途径便是 培养克服时间管理误区的技能 所谓时间管理的误区 是指导致时间浪费的各种因素 8 我们为何忙乱 自己的许多思想 宏图大志等都只有在梦中实现 没有时间与家人多处一会儿 没有时间多读书 没有时间尝试新的事物 没有业余爱好的时间 总之 没有在有限的时间里做自己应该做的事情 每一天都忙却忙的不是地方 9 案例 任经理的一天 8 30上司打电话让任经理去谈话 谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题 中间总经理接听电话 有客人来访等 使他们的谈话一直延续到10 00 10 00准备布置下属工作 又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题 解释到10 20 10 20找来下属布置招聘工作 中间不断有其他下属进来请示工作 任经理的思路和时间被分割和耽误 布置工作一直延续到11 00 11 00对秘书报上来的文件等进行批示 处理 阅读文件 各类的报告 建议书等 到12 00 还有一部分没有过目 12 00匆匆吃过饭 看了一会儿报纸 与同事聊了一会儿天 猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成 明天就要上交的 于是赶紧冲进办公室 10 14 00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜 由于对招聘主管的工作不放心 本应是下属的职责 任经理却又全包了下来 包括招聘计划 招聘人员资格的具体要求等 都由任经理自己确定 此项工作又占去时间2个小时 16 00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告 一个下属又进来请示和审批 同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻 16 30召集下属开会 因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作 任经理必须就此事同下属强调一下 但会议不仅没有达到任经理的预期目的 还拖延了时间 一直持续到17 00 17 00下属走后 任经理一看已经过了下班时间 已经没有时间来完成报告 只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中 看样子今晚上又得加班到午夜了 11 我们仔细分析一下 任经理的时间为什么不够用 12 电话干扰 对公司员工解释有关薪酬问题 这本不属于任经理的事 有薪酬主管吗 会议安排没有计划 会议拖延 主题不明确 对会议没有实行有效控制 上司不定期的召见 使中层经理的时间具有很大的随意性 喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风 下属的不断请示和汇报 使自己成为下属任务的执行者 大大浪费了自己的时间 对下属工作不放心 替下属做工作 结果整天被埋在事务性的工作里 凡事事必躬亲 有许多不需要看和处理的文件等耽误时间 13 缺乏一份详尽的计划 工作没有目标 没有程序 所以就没有自己主动的行动 做事情没有轻重缓急和主次之分 经常本末倒置 终日埋头于无关重要的事务上 只注意细节和小事 事事过问 事事关心 就像一个多事的婆婆 结果下属没有事情可做 不知道中层经理是可以说 不 的 经常听命于上司的召唤 对下属的打扰也不加以控制 结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上 对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完 对于棘手的问题拖延进行 只有通过加班来完成 不舍得放权 不授权 下属轻松自在 自己却忙得要死 14 误区之一 学习缺乏计划 表现 时间管理没用 计划赶不上变化 尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处 但我们有的同事从来不做或是不重视做计划 原因不外乎如下几条 1 因过分强调 知易行难 而认为没有必要在行动之前多做思考 2 不做计划也能获得实效 3 不了解做计划的好处 4 计划与事实之间极难趋于一致 故对计划丧失信心 5 不知如何做计划 15 原因剖析 1 固然有些事情是易行而难料的 但若过分地强调这一点 则有可能养成一种 做了再说 或 船到桥头自然直 的侥幸心理 试问 房子燃烧的紧要关头 消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救 还是应花费少许时间判别风向 寻找火源 分派工作 然后再进行抢救 2 不做计划的人只是消极地应付工作 他将处于受摆布的地位 做计划的则是有意识地支配工作 处于主动地位 并提高工作效率 3 由于目标中拟定假设的客观环境发生变动 计划与事实常常难以趋于一致 所以我们必须定期审察我们的目标与计划 做出必要的修正 寻找最佳途径 但如果是处于无计划的引导 则一切行动将杂乱无章 最终走进死胡同 16 误区之二 时间控制不够 表现 我的习惯就是这样 没法改了 1 习惯拖延时间 2 不擅处理不速之客的打扰 说 不 的技巧 3 不擅处理无端电话的打扰 聊天 4 不擅利用 零碎 时间 17 误区三 整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关 因为杂乱是人为的 杂乱的办公桌显示杂乱的心思 是有道理的 让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌 这个办公桌会变得杂乱无章 即使给他换一个大型的办公桌 不出几日 这个办公桌又会遭遇同样的命运 18 误区四 进取意识不强 人最大的敌人就是自己 有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意 最根本的原因就是他个人缺乏进取意识 缺乏对学习和生活的责任感和认真态度 主要表现在以下几个方面 个人的消极态度 做事拖拉 找借口不干工作 唏嘘不已 做白日梦 工作中闲聊 19 二 时间管理的基本原则 20 2020 1 27 21 原则一 20 80原则 80 的事情只需要20 的努力 而20 的事情是值得做的 应当享有优先权 因此要关于区分这20 的有价值的事情 然后根据价值大小 分配时间 做好的事情比把事情做好更重要 做好的事情 是有效果事情做好仅仅是有效率 首先考虑效果 然后才考虑效率 22 原则二目标ABC 目标 原则 在最有价值的那些项目旁边 标上大写的A字 在稍低价值的项目旁边标上大写的B字 在价值最低的项目旁边标上C字 A 必须做的B 应该做的C 不值得做的 23 原则三排出优先顺序 根据工作的紧急程度按照工作的重要程度问题 到底是先做重要又紧急的事 还是先做重要的事 四象限原理解析 第二象限工作法 24 四象限法则 我们每天所做的事情 可以分类归入四个象限 1 重要并且紧急 它们是危机任务2 重要但不紧急 它们是新的机遇3 紧急但不重要 它们是日常事务4 既不紧急又不重要 它们是杂乱琐事 25 第四象限不紧急不重要 第三象限紧急不重要 第二象限不紧急重要 第一象限紧急重要 紧急不紧急 四象限分析法 26 27 28 原则四制定计划 必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行 去实施必须留出处理不可预计事物的时间 时间管理的重点 待办单 日计划 周计划 月计划表 28 29 原则五养成习惯 你要知道什么是好的时间管理习惯对于职业经理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的好的习惯是可以养成并且是必须要养成的时间管理是一种可以改变的习惯 不良的习惯是无意中形成的 良好的习惯可以在有意中形成 29 感悟 如何决定做事情的优先次序 研究起来确实很复杂 不过我们可以说 在决定哪些应该优先 哪些可以延缓这个问题上 最重要的不是分析 而是拿出应有的勇气来 30 三 时间管理的方法 技巧 学员互动分享 分成两组 一组提出问题 另一组做诊断 给方法 31 时间管理心得分享 工作效率低 办事拖拉时间观念差 工作时磨磨蹭噌工作时眉毛胡子一把抓 经常找不到主次经常被电话 不速之客干扰上班时间不紧凑 晚上加班干什么事情都愿意管 认为自己很忙才好没有目标 没有计划 人云亦云零碎时间都被随意打发掉 不会利用零碎时间没有时间安排表 由别人来安排不会休息 不会娱乐 没有空闲 32 方法技巧总结1 对目标 任务 会议等事件分别按优先级进行排序 2 重要的事放在前面做 而且每次只做好一件事 3 和拖延做斗争 如果事情重要 从现在开始做 4 消除不速之客 5 克服电话干扰 6 找到一个的隐蔽的地方 如图书馆或空闲的办公室 7 当你有重要的事情要处理时 学会对别人说 不 8 有效授权管理 9 归纳相似的事情 把它们放在一起处理 33 10 克服经常救火 11 避免完善主义 记住80 20定律 12 避免作出过多许诺 对你在有限时间内能完成的工作持现实态度 13 不要把时间表排得满满的 为自己留下一定机动时间应付突发事件14 克服工作搁置和拖拉延误 15 聚精会神地做手头的事情 16 处理重要事情时 使用大块的时间 整块时间内的工作效率大于分散时段的工作效率之和 17 迅速处理困难之事 等待和拖延不会使它们变容易 18 文书工作争取只处理一次 19 在行动以前 彻底地思索整件工作 19 第一次就做好 34 五 自我时间管理测评 35 六 组织时间管理初探 浪费时间的主要因素1 由于缺乏制度或远见而造成的时间浪费变危机处理为例行工作 杜绝同一危机重复出现管理好的工厂总是平静无波的 总是轰轰烈烈的工厂 必然是管理不善 36 2 人员过多 造成时间浪费 1 10工作时间处理人际纠纷 问题 一项工作2人2天内完成 4人做几天