文件编写作业指导书(1).doc

文件编写作业指导书文件编号: CANASIN/WI4.2.3/4.4.5-01 版次: A/11.1目的 为更好地指导公司基本管理制度和规章及质量环境管理体系文件的编写，保证制度和文件编写的内容符合标准和法律法规规定，备而不繁、简而不漏，逻辑严谨，用语准确，表述简洁，易于理解，不产生歧义，具有操作性，以达到管理目标和内部控制的目的，形式上统一规范便于阅读制订本作业指导书。1.2范围 适用于对公司基本管理制度和规章及质量环境管理体系有关的文件编写。 1.3职责 1.3.1 公司章程由股东会推选或指定董事会秘书编写。1.3.2 公司基本管理制度由总经理或总经理授权职能总监编写。1.3.3 公司具体规章由各职能部门负责人或总经理指定人员编写。1.3.4 部门规定由部门负责人编写。 1.3.6 质量环境手册和程序文件由管理者代表负责组织品质管理部相关人员编写。1.3.7 作业指导书由部门负责人组织具体执行或操作人员编写，或管理者代表组织专业技术人员和具体执行或操作人员编写。1.4 文件编写程序 1.4.1 文件编写计划拟订根据公司经营管理的问题需要和实际管理现状，结合现有制度和文件适时评审和执行效果，确定文件编写计划，文件编写计划包括文件的制定和修订，按制度名称、主要解决的问题，编写负责人，主要起草人，参与起草人、原起草人，起草和颁布的时间进度进行列表，由主要起草人编写，报编写负责人批准，编写负责人负责检查计划的实施。a)公司基本管理制度和具体规章由总经理批准；b)部门规定由分管经营层领导批准；c)质量环境手册和程序文件由管理者代表批准；d)作业指导书由部门负责人批准。1.4.2 调查研究，收集资料。1.4.2.1文件编写计划批准后，由起草人和参与起草人、原起草人，要有针对性地进行调查研究，收集资料和分析研究文件编写具体性工作：a) 调查拟制修订文件和规章制度要解决什么问题，达到什么样的管理目标，也可以简单地说是管什么、谁来管、怎么管、管到什么程度；b) 调查拟规范的事项在管理上存在什么矛盾，与实际管理目标之间存在什么障碍，找出该项制度的重点和难点；c) 研究与拟制修订的文件和规章制度涉及到有关法律、法规、规章，采用的国际标准或国家及行业标准，并做好相关条款的理解，如何恰当地在文件和规章制度中体现，保证文件和规章制度的系统性，控制文件和规章制度缺陷及执行后风险；d)研究企业已有的文件和规章制度与拟制修订的文件和规章制度之间的衔接协调，防止相互之间矛盾和重复；e)收集其他企业类似的文件和规章制度，以供起草参考。1.4.2.2文件的制修订过程中，起草人根据管理的实际情况或管理环境变化作出以下制修订意见：a)增加或补充相关章、条款内容；b)修改相关章、条款内容；c)删除已不在适用的章、条款内容;d)根据需要也可以对相近的制度或文件进行合并;e)同一制度和文件中相对独立的章内容，制订相应的新制度或文件;f)全文废止制度或文件；g)根据管理需要制订新制度或文件。1.4.3编写文件和规章制度制修订草案。编写文件和规章制度制修订草案前，必须对收集到的各种情况和资料进行认真研究，进一步明确拟制修订的文件和规章制度要达到的管理目标、管理手段、管理措施及有关责任部门。在此基础上拟定编写提纲，根据内容复杂程度确定章的组成、条目内容，注意各章条文之间内容的协调性。对于较为简单的文件和规章制度可以不编写提纲。质量环境管理体系文件格式参照GB/T 1.1-2009标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写 标准格式编写，可以参照本作业指导书格式。规章制度具体格式见附录A。 1.4.4 征求意见每一项文件和规章制度都会涉及到具体的执行部门、具体执行人员或业务操作人员，应将文件和规章制度制修订草案送至具体部门和执行人员或业务操作人员、相关技术专家或专业技术人员征求意见，汇总意见后，由起草人作出采纳或不采纳，不采纳必须说明理由。1.4.5 审定发布文件和规章制度发布前应进行审订，以确保文件和规章制度的充分和适宜： a）公司基本管理制度董事会授权董事会秘书负责审查后董事会会议通过，董事长批准发布；b）公司具体规章由管理者代表负责审查后总经理办会会议通过，总经理批准发布；c）部门规定由部门负责人编写、部门内部会议通过，分管经菅层领导批准发布在部门内部实施。d)文件编写部门应将通过的文件形成纸质文件，作为工作底稿，应清楚地记录原编写人员和现编写人员的信息及相关的起草背景，并将工作底稿由原编写人员、与编写人员签字确认并经审核或审查人员签字，批准人员签字后，作为上传公司网络或OA系统或发放的原始文件，同时对电子文件进行备案存档。e)上传公司网络或OA系统的文件由公司授权管理者代表负责上传制度和文件审查和报批并统一上传和原始文件的保管。各部门上传的制度和文件由各部门负责人审查和报批并统一上传和原始文件的保管。1.5 文件和规章制度上传公司网络或OA系统要求。公司网络或OA系统是公司使用者查阅制度的主要平台，方便阅读和检索是对平台的基本要求，应考虑以下问题：a)阅读平台应建立文件和规章制度目录树，按管理职能进行分类，按行政管理、组织与人力资源、财务与物资管理、技术管理、生产管理、采购管理、销售管理、管理体系文件。犹如一棵大树，有根、干、枝、层次分明，脉络清晰。与文件和规章制度直接相关的流程图，表格也应放入目录树中以便于查找。b)篇幅较长文件和规章制度目录树建立至具体章目录，点击章目录就可直接进入该章内容，以方便使用者查阅。c)文件和规章制度中的内容涉及到其它有关文件和规章制度，可用链接形式直接点击查阅，以方便使用者。1.6相关文件和记录 1.16.1 文件控制程序（CANASIN/ P4.2.4/4.5.4-1） 1.16.2 标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写（GB/T 1.1-2009）1.16.3文件审签单CANASIN/FR4.2.3/4.4.5-08A附录A规章制度编写格式A.1 标题A.1.1 章程标题为“企业名称+章程”。A.1.2 基本管理制度标题为“企业名称+内容+制度或管理制度”。A.1.3 公司具体规章标题为“企业名称+内容+规定”。A.1.4 部门规定标题为“部门名称+内容+规定或办法”。A.1.5对于目前还不完全具备实施条件的试行制度文种统一为“企业名称+内容+暂行办法”。A.2 签署A.2.1 章程签署为“某年某月某日股东会通过，某年某月某日第几次修订”。A.2.2 基本管理制度签署“某年某月某日董事会或董事会扩大会议通过，某年某月某日第几次修订。”A.2.3 公司具体规章签署“某年某月某日总经理办公会议通过，某年某月某日第几次修订。”A.3 正文A.3.1 总分式结构方式一般由总则、分则、附则或序言加具体条项构成。总则或序言一般写明制文依据、目的、适用范围、职责和权限等；分则是主要内容，一般分条列出，不标“分则”二字，而是根据内容冠以小标题；附则通常包括解释权、修改权、生效日期、废止、其他未尽事宜的处置办法等。结构采用“章断条连式”，排列分为“章、条、款、（项）、（目）” 章、条的序号用中文数字依次表述，款不编序号，项的序号用中文数字加括号依次表述，目的序号用阿拉伯数字依次表述。A.3.2条目式结构不分章或分则结构，也没有序言或附则，通篇开门见山，分条分项排列，一贯到底所有内容皆溶于具体的条款之中。排列分为“条、款、（项）、（目）”条的序号用中文数字依次表述，款不编序号，项的序号用中文数字加括号依次表述，目的序号用阿拉伯数字依次表述。A.4 格式示例A.4.1 总分式（章断条连式）。宋体小二号仿宋体四号宋体二号江苏康乃馨织造有限公司总经理办公会议制度仿宋体三号加粗（2009年5月8日董事会扩大会议通过）行距固定值20磅仿宋体三号第一章 总 则第一条 为完善公司管理制度，规范公司治理结构，有效防范经营风险，促进公司经营，持续、稳步、快速发展，进一步推进公司的科学规范管理的进程，根据公司法、江苏康乃馨织造有限公司公司章程，特制订本会议制度。第二条 本制度适用于总经理办公会议，也适用于其它会议。董事会会议和股东会会议按江苏康乃馨织造有限公司章程规定不适用于本制度。第三条 为提高会议效率，降低会议成本，原则上对跨部门协调的会议，尽量在总经理办公会议协调解决，减少会议的频次。第四条 公司鼓励各分公司和部门就管理、技术、人事、财务等具体性问题需要跨部门协调事宜，在小范围内能得到沟通解决；探讨性问题，需形成具体的解决意见或方案，汇报总经理决定；需要董事会决定的，需要汇报董事长决定，由董事长根据具体情况直接决定或通过其它方式征求董事意见后决定。需要召开董事会，履行表决程序的除外。第五条 各分公司和部门内部会议，严格控制，在小范围内解决。具体问题，尽量在生产现场解决。原则上各分公司和部门每周例会不得超过两次，会议时间不得超过一小时，会议时间为7：308：30，确实需要增加会议频次的，须报行政人事部门备案。第二章 总经理办公会议的形式第六条 总经理办公会议主要有以下形式。（一）周工作例会，每周召开一次，会议时间为每周星期三7：408：30。（二）周办公会议，每周召开一次，会议时间为每周星期五15：3017：00。（三）专题会议，除每年五一、十一、春节合理化建议与创新、人员晋升会议单独召开外，原则上与周办公会议合并，可以适当延长会议时间，不能合并的由分管高层领导提出确定具体的时间。1、公司销售、采购会议，每季度召开一次；2、公司年度工作计划制订与发布会议，每年召开一次；3、年度工作计划完成及经济指标实现分析会议，每季度召开一次。4、质量分析、财务成本分析等专题会议，每季度召开一次；（四）总经理特别办公会议。即公司所遇突发或其他特别工作而召开的不定期的总经理办公会议。第三章 总经理办公会议议事规则第七条 总经理办公会议由总经理负责召集和主持，总经理外出不能主持会议时，可指定副总经理或总经理助理主持会议。周三工作例会由总经理助理主持。（一）周工作例会和周办公会议，参加人员为：总经理、副总经理、财务总监和其他总监、各分公司和部门负责人，董事长、董事、董事会秘书列席会议；（二）专题会议和总经理特别办公会议，根据总经理办公会议题及讨论情况，各分公司和部门负责人，接通知后参加会议，也可通知与讨论议题的其它有关人员列席会议。第八条 行政人事部门负责总经理办公会议议题的整理收集、会议安排、并对会议与会人员建立会议签到制度，会议记录、纪要整理和会议资料的保管等工作，并负责监督、检查、落实会议决议。行政人事部门可以根据议题情况，参加会议人员因外出原因等，导致部分或大部分参会人员不能参加会议，影响会议的效率和会议的有效性。可以提出总经理批准，对会议时间作出调整。第九条 总经理办公会议议题由总经理决定；或由副总经理、财务总监和其它总监等在工作分工范围内提出，提交会议讨论的议题应有充分的材料和明确的决策建议。提交会议讨论的议题，讨论前需要跨部门沟通协调的，必须在会议前由分管高层领导与部门负责人及相关人员讨论形成具体意见或方案。无具体的意见和方案的，不得在会议上提出。第十条 总经理办公会议一般应提前一天将会议通知、会议议题及有关材料送达总经理办公会议成员，以便于与会人员及时了解会议义议题，充分准备，提出意见和建议，提高会议质量和效率。第十一条 总经理办公会议讨论决定问题实行民主集中、多数一致、总经理负责的原则，由总经理归纳出席会议成员的多数意见后作出决议，对经会议讨论尚不宜作出决议的议题，总经理有权决定下次再议。在必须作出决议而又不能形成多数一致意见时，总经理提交董事会，由董事长决定，必要时由董事长召集召开董事会会议决定。公司鼓励与会人员就所讨论的议题，发表个人独特的见解，提出建议和意见，广泛征求各方面的建议和意见，在“求大同，存小异”的前提下，有效地实现群策群力，从而保证会议决定的准确性和可操作性及有效性，共同对会议的决定负责并承担责任。总经理办公会议决议以公司文件形式下发执行，同时须报公司董事会、监事会备案。第十二条 总经理办公会议成员必须认真负责地行使职权，遵守保密纪律，维护公司领导班子的团结。第十三条 总经理办公会议的议题及有关材料，会议讨论情况和会议记录为公司核心机密，一切有关人员不得泄露，违者依照有关法规追究责任。第四章 总经理办公会议的议事内容第十四条 总经理办公会议依照公司法和公司章程，总经理办公会议内容为（包括，但不限于）：（一）关系公司经营管理全局的方向性、政策性的问题。1、制定公司董事会决议的实施方案；2、拟订的公司年度财务预、决算方案；3、审定公司与所属人员签订的各种经济责任书和经济指标设定与考评；4、讨论决定公司管理与技术创新、产品开发和市场营销策略等问题。（二）关于公司的重要规章制度1、拟订公司基本管理制度，提交董事会批准；2、审定公司具体规章；3、审定部门管理制度。（三）关于基层管理或技术人员人事安排和员工奖惩1、分公司和职能部门人员的聘任或者解聘及奖惩；2、公司定编定员方案（中层及以人管理或技术人员除外）；3、公司员工奖励和处分（不含中高层管理或技术人员）；（四）拟订的公司内部管理机构设置、变更方案；（五）拟订公司的基建、技改项目、投资等计划并负责实施；（六）拟订公司重大资产购并、重组及处置计划，并报董事会批准后实施；（七）其他应由公司经理办公会议研究决定的事项；第五章 附 则第十五条 组织和召开会议是有成本的，因此应严格控制会议规模、人数、时