浅谈秘书与文件档案管理.doc

浅谈秘书与文件档案管理内容摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。要做好档案管理工作，秘书需具备知识修养、技能修养、品德修养、作风修养、心理素养方面的要求，也必须具备一些新形势下所要具备的能力对于电子文件档案的操作管理。因此，秘书做好档案管理工作对于促进企业经济的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。关键词：秘书 文件档案 管理 必要性 措施秘书作为领导的助手和参谋，不可避免的会接触许多文件，而文件形成档案，文件档案包括纸质档案和电子档案。做好文书档案工作，为本部门、本单位的中心工作服务，是文书档案工作人员的根本任务。档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。可以看出文件档案管理对于秘书工作具有重要的意义，秘书必须具备良好的修养，才能成为一位优秀的文件档案管理者。秘书工作与文书档案管理工作，从专业上说，虽然有区别，但业务关系上又相互联系，更重要的是二者的工作成果往往又同存于一个载体，可以这样说，秘书的修养是决定文档资料价值，进而搞好文书档案管理，使文书档案发挥应有作用的基础。一、文件档案管理对秘书工作的必要性文书档案管理，主要是做文书材料的立卷、文书档案的收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等环节的工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约，而利用则是诸环节中的中心环节，其它环节都为利用服务，为利用打基础和创造条件。文件归档整理对于秘书工作有着重要的意义。1、科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。2、归档管理有助于维护文件之间的历史联系，便于日后查找利用。在任何社会组织的各项管理活动中每一份文件都有自己特定的使命和作用，就同一问题、同一工作、同一组织的多份文件之间又有着或先后相续，或层层递进的关系。通过文件归档整理能够维护文件之间自然形成的这种历史联系，清楚地显示出活动的全过程，能够提高文件检索的效率，实现文件利用的目的。归档整理有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管。秘书人员应该根据立卷范围的要求将应该归档的文件收集齐全，保持文件的完整性。3、将归档整理的同类文件放入卷皮进行管理，使文件不易磨损和丢失，既有利于维护文件的安全，也有利于文件实体的保管。归档整理有利于秘书人员有意识地收集积累文件为档案工作奠定良好的基础。文件的归档整理是文书工作的结束，同时又是档案工作的开始。由谁来组织这项工作、采取什么样的组织形式、如何保证归档整理的规范性等问题都直接关系到文件整理的质量和效能。秘书作好文书档案管理工作，是为了保证文书档案在中心工作中的作用，即作为机关工作的参谋作用，作为宣传的素材，作为的凭证，作为科学研究的必要基础条件，其重要性是不言而喻的。秘书只有合理的利用了文书档案，这些档案才能发挥作用，体现其价值。而对于企业，因此所获得的效益也是可以明鉴的。例如：被人们所熟悉的海尔集团，它的发展历程中先后合并、兼并了15家企业，产品从冰箱扩展到冰柜、空调、洗衣机，又从“白色家电”扩展到“黑色家电”领域，而在这些过程中就会产生许许多多的文件，也不乏是机密文件，在这个时候秘书对与文件的安全性管理就十分的重要。假如海尔要有新的产品要上市，恰恰在上市前夕因秘书对于文书档案管理不当而导致文件丢失或其他的失误，那么就会给对手创造了机会，相对于产品来说“新”这一价值也就不会再存在了，这样对于企业的扩大、发展等都有许多的弊端。尤其在这个竞争尤其激烈的时代，秘书对于文书档案的保管利用的合理性也就显得更加重要，同时也就体现出文书档案管理对于秘书工作的必要性。二、较好的秘书素质修养，是文书档案管理的重要基础条件 三、在新形势下，加强秘书队伍建设，强化秘书培训制度经过二十年来的努力，作为档案管理的重要方面文书档案的管理有了较大的发展，但文书档案管理队伍的建设，特别是广大基层部门机关的文书档案管理队伍的建设及其文书档案管理的水平还存在着明显的与时代要求不相适应的方面。突出地表现在能胜任秘书又兼文书档案管理的人员数量少、岗位不稳定。针对秘书和文书档案管理的重要性以及在实际工作中存在的问题，应该加秘书强队伍建设，进一步完善培训制度。培养复合型秘书队伍要坚持理论和实践相结合。可以采取一些措施：1、有针对性、有计划地安排政务服务人员到外面各类学校和有关培训班去学习深造，缺什么就培训什么。2、有条件的可以组织他们到外地去考察；还可以请一些国内外知名专家、学者到各单位、部门开展座谈交流活动，以此来拓宽眼界、增长知识、启迪思路。3、可以采用岗位轮换的方式，尽可能多的让每一个人在不同的岗位上熟悉不同的业务，增加阅历见识。这样一来，不仅有利于充分调动他们的工作积极性、激发办公室工作活力，还能让他们学到更多的知识。4、对于电子文件的管理应该适应新形势下的背景条件，加强对电子文件档案管理的技术和手段的掌握。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。随着信息技术达到不断发展，电子政务和电子商务的不断推进，电子文件正在成为各种组织普遍使用的一种高效、经济的管理工具，成为反映和记录各项管理活动过程的重要材料。这里对加强电子文件档案管理工作进行着重阐述。党的十一届三中全会以来，随着党和国家把中心工作转移到建设、改革开放和市场经济的完善，各类部门在机关建设中，对秘书的要求越来越高，对文书档案的管理及其作用的发挥也越来越重视，机关文书档案管理作为党和国家专门档案局的基层和基础工作就显得尤为重要。因此，秘书必须加强培训，熟悉新的时代条件下所要具备的能力对于电子文件档案的操作管理。电子文件是处于动态的数字文件位置并非始终不变，与信息内容和载体比较稳定的纸质文件相比较，电子文件的收集积累工作面临更多的工作内容，需要明确搜集范围，按照更多搜集规范和要求切实做好收集积累工作。电子文件具有不可识别性和非直读性，具有对机器设备和标准的依赖性，物理结构、逻辑机构的复杂性等等。电子文件的归档范围应与纸质文件是一致的，凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应归档保存。对于电子文件的背景信息，元数据要收集齐全，这样才能更好地利用文件，从而为企业更好的服务。为了能更好地利用文件，秘书人员就要保证电子文件暂存环境的安全，对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。具有较高安全性的电子信息化的档案管理能够促进企业的快速发展。秘书做好了档案管理工作，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，秘书人员做好档案管理工作对于促进经济社会