商务--email的写作要点.doc

BUSINESS ENGLISH-E-mail写好E-mail的要点 Keys to Email WritingE-mail已经成为商务或个人往来最重要的沟通工具， 因此，如何写出让人看得懂其让对方有所行动的e-mail， 显得更加重要。我们与许多远方的客户虽然通了无数 的e-mail，但彼此可能从未谋面，因此一封合宜的商务 e-mail，不但可以帮你建立正面的形象，也可以避免因 语言隔阂造成争端而伤及与客户的友好关系。清楚鲜明的标题（highlight subject）现代人每天收到的E-mail少则几十封，多则上百封，如何让 收信人能注意到你的e-mail，不被当成垃圾邮件（spam），有 清楚鲜明的标题是很重要的，例如： Sub: Proposed Railway in Sarawak, Malaysia Re: Request to Clarification on PQ FW: Hotel Reservation适当的字体及字号 （appropriate font）现代人的工作都离不开电脑，每天都盯着电脑，如何看到 e-mail的字体太小或字体不美观，就不太有兴趣继续看下去， 因此，就英文e-mail而言，一般建议采用“12磅”的字号（甚 至14磅也无妨）及“New Times Roman”的字体。段落分明 （Distinctive Paragraphs）利用段落来区分不同的主题，每个段落之间应空1或1.5倍行 距，这样便于阅读，一个句子的平均字数要控制在20字以内； 段落的长度，应以79行为上限。检查拼写及标点符号 （Spelling & Punctuation Check）拼写错误会让人觉得不专业，因此在e-mail发送之前务必要 检查拼写。此外，标点符号也需要力求正确。中英文标点符号 基本相同，但需注意： （1）英文中没有顿号（、），都采用逗号（，）代替； （2）英文中没有书名号（），书名通常用首字母大写加 斜体字表示，或者加引号（“”），例如： 施工管理 Construction Management 或 “Construction Management”不要使用大写（Avoid Capitalization）如果e-mail内容全部使用大写，是非常不礼貌的，很容易感 觉是在骂人。除非你是想特别强调某个字或某个句子，才可以 用大写，否则尽量避免。语气礼貌（Courteous Tone）开 场 及 结 尾 都 要 很 客 气 ， 但 不 需 要 客 套 ， 多 用 please ， thank you，could you等词句；如果收信的人不认识你，就应当 先说明你是谁，以及写信的目的。内容简洁扼要（Concise Content）明确表达来意，重点放在想传达的信息即希望对方配合的 事项上，同时尽量使用简短及清楚的句子，一个句子只传达一 个想法，且只用必要的字，不啰嗦。口语化（spoken language）E-mail与正式信函有一定的区别，主要表现在e-mail更口语 化一些，因为其目的是沟通，因此简单口语化的表达能够保证 对方容易理解你所表达的意思。答复时间明确（Specific Time of Reply）在需要对方在一定时间内容作出明确回复时，尽量以明确 的时间为主。尽管at your earliest convenience 或 as soon as possible 比较客气，但反而同意因为目标不明确而增加对方延 迟答复的几率。Tips： 写e-mail最主要的目的有两个，第一是传达信息，其 次是让对方有所行动，因此，只要能够清楚地让对方 知道你向表达什么，不必过分在意表达的巧妙或所谓 的英语式说法。E-mail的写作要素：1. 开场（opening） 提及写本邮件的缘由及目的，并定出全文的主题，如： Thank you for your email on 10th July, requesting Following our phone conversation yesterday about Im delighted to give you the details about 2. 主旨（reason for writing） 具体陈述本邮件的主旨，以一个段落表达一个主题为原则， 如： Attached please find the latest information on In order to expedite our prequalification process, we need to3. 行动（request for action） 主旨说明完后，对方应该已经了解你写这封邮件的目的及背 景，接下来就是要求对方有所行动，例如回信、回电话、表 达意见、交付文件等，如： Please confirm that these arrangements are fine with you. Could you please inform us about the latest status of this project 4. 结尾（ending） 以客气的语气做总结，让对方了解你的期待，如： I look forward to your reply. I hope this information is helpful. Please contact me if your have any questions. Your immediate action is highly appreciated.最常用的句型Starting Im writing to confirm/enquire/inform you 我写信是要确认/询问/通知您 Im writing to follow up on our earlier decision on the participation of prequalification. 我写信来跟踪我们先前关于参加资审的决定 Starting a reference With reference to our telephone conversation today 关于我们今天在电话中的谈话 In my previous email dated on October 5 先前在10月5日所写的信中As I mentioned earlier about 如我先前所提及关于 As your requested/Per your requirement 按照贵方要求 Starting a reference With reference to our telephone conversation today 关于我们今天在电话中的谈话 In my previous email dated on October 5 先前在10月5日所写的信中 In reply to your email dated on April 1, we decided 回复贵方4月1日来函，我们决定 This is in response to your email today. 针对贵方今天来信的回复。As a follow-up to our phone conversation yesterday, I want to get back to you about the pending issues of our agreement. 根据我们昨天的电话交谈，我想答复贵方关于我们协议中待解 决的议题。 Giving information Please be informed/advised that 请被告知 Please note that 请注意 We agree with you on 我们同意贵方关于 Be assured that personal information is not disclosed and this is for internal use only. 请确保个人信息不会外泄，且仅供内部使用。Giving good news We are pleased to learn that. 我们很高兴得知 We wish to notify you that. 我们希望通知贵方 Id like to take this opportunity to congratulate on 我谨借此机会对表示祝贺。 Giving bad news We are sorry to inform you that 我们很抱歉地通知您 Due to circumstances beyond our control 由于情况超出我们所能控制 Unfortunately, its difficult for us to accept 很不幸，我们很难接收Making a request We would be grateful if you could 我们会很感激如果贵方可以. I would appreciate it if you could 我会很感激如果贵方可以 Would you please send us. 能否请贵方寄给我们 Your clarification is anticipated. 期待贵方的澄清。 Your prompt attention to this matter will be appreciated. 贵方如能立即关注此事，我们将非常感激。 Please advise if you agree with this approach. 请告知贵方是否同意这个方法。 I would really appreciate meeting up if you can spare the time. 如果您能抽出时间，我希望能与您见面。We are expected to have your reply by next week. 我们希望能在下周收到您的回复。 May I have your reply by July 1, if possible 如果可能，我能否在7月1日前收到您的回复？ Offering help If you wish, we would be happy to 如果贵方愿意，我们将乐意 Please let know if you need any further information. 如果您需要进一步的信息，请让我知道。 We are remained available and ready for any further assistance. 我们随时可以提供进一步的协助。Enclosing documents Please find enclosed invoice of our latest payment. 请查阅附件中我方最近一次付款的发票。 Attached hereto 附件是关于 Attached please find the most up-to-date information regarding 附上关于的最新资料。 I hereby enclose. 特此附上 Closing remarks I hope my clarification has bee helpful. 希望我的说明是有帮助的。 In case you have any further questions, please fell free to contact me. 如果您有任何问题，请不要客气与我联系。Referring to future contact Looking forward to seeing you soon. 期待很快能见到您。 Hope this is clear and we are glad to discuss this further if necessary. 希望上述说明已经清楚，如有必要，我们很乐意再进一步讨论。 Ill keep you 我会与您保持联系。 Please keep me informed on the matter. 请随时告知我这件事的进展。 For any comments/suggestions, please contact Mr. KANG at 0086 139 8097 9466. 如有任何意见或建议，请打008613980979466联系康先生。Apologizing I would like to apologize for. 我想就道歉 We are sorry for any inconvenience caused. 对于产生任何不便，我们深感抱歉。 We apologize for not replying you earlier 对于未能早点回复您，我们感到抱歉。 We apologize for the delay, and hope that it doesnt cause you too much trouble. 我们为耽搁道歉，希望不会给您带来太多的麻烦。 Thank you I appreciate very much that you. 我非常感谢您I truly appreciate it. 我真的很感激。 Thank you for your participation. 感谢您的参加。 Congratulations to all of you and thanks for your efforts. 恭喜各位并感谢各位的努力。 Your understanding and cooperation is greatly/highly appreciated. 非常感谢贵方的理解和合作。 Your prompt response will be most appreciated。 贵方如能尽快回复，将不胜感激。 Once again, thank you all for your commitment and support. 再次感谢您的承诺和支持。 Please convey my thanks to all the staff involved. 请向全体参与人员表达我的谢意。常用短语1. First of all 首先 First of all, a warm welcome to our company. 首先诚挚地欢迎你加入我们公司。 2. Meanwhile/ In the meanwhile 同时 In the meanwhile, can you give me some thoughts and come up with any recommendations 同时你能给我一些想法及提出任何建议吗？ 3. From ones point of view /from ones perspective 从.的观点/角 度 Id like to agree with Project Development Divisions suggestions as this will be a great enhancement for our project from a marketing point of view. 我同意经营部的建议，因为从经营角度而言，这对于我们的 项目有很大的改善。4. In conclusion 总之 In conclusion, Id like to thank you for all your efforts. 总之，我要感谢你们所有的努力。 5. In terms of 就而言；在方面 CREGC is the one of most reputable contractors in terms of the railway construction in China. 在铁路施工方面，CREGC是中国信誉最好的承包商之一。 6. Apart from that/ besides/in addition 除之外 In addition, I also need the certificate of incorporation for the registration. 另外，我还需要营业执照进行登记。7. In case 假如、倘若 We also provide the contacts for you in case you have further questions regarding this product. 我们也提供联络方式给你 ，倘若你对这项产品有进一步的问 题（可以联系我们）。8. As far as I know 据我所知 As far as I know，this railway project is still in the stage of feasibility study. 据我所知，这个铁路项目仍在可研阶段。 9. In view of 鉴于，考虑到 In view of the good cooperation before, youll not be requested to participate in this prequalification. 鉴于之前的良好合作关系，此次不要求贵方参与资格预审。10. As a reminder 在此提醒 As a reminder, we shall submit the payment application as per the contract at the end of this month. 特此提醒，我方将在本月底按照合同要求提交付款申请。 11. For reasons outline above 根据上述理由 For reasons outline above, we decided not to participate this project. 根据上述理由，我们决定不参与本项目。 12. Be subject to 取决于 Whether to participate in this project is subject to the